Das Nexus Portal umfasst eine automatische Rechnungsanalyse ( auch bekannt als „ Automatische Rechnungsausfüllung“) sowie ein aktualisiertes, sicheres Dokumenten-Upload-System . Dieses System scannt, validiert und extrahiert automatisch Daten aus hochgeladenen Rechnungsdateien mithilfe intelligenter Dokumentenextraktion (IDE). Diese Daten werden anschließend verwendet, um die Übermittlungsfelder vorab auszufüllen. Dadurch wird die manuelle Dateneingabe reduziert und der Rechnungsübermittlungsprozess beschleunigt. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Automatische Ausfüllung“.

Systemkonfiguration & Regelhierarchie

Die Funktion zum automatischen Ausfüllen von Rechnungen kann je nach Kundeneinstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.

Diese Funktion folgt einer strengen Regelhierarchie, die von Systemadministratoren verwaltet wird:

Kundeneinstellung ( Automatische Rechnungsanalyse ): Ein systemweiter Schalter, der die automatische Rechnungsanalyse für alle Lieferanten dieses Kunden aktiviert.

Verwendung der Funktion "Automatisches Ausfüllen"

Wenn die Funktion für Ihren Kunden aktiviert ist, erscheint auf dem Bildschirm zum Hochladen von Rechnungen eine Schaltfläche <Automatisch ausfüllen>.

Schritt-für-Schritt-Arbeitsablauf

Geben Sie den Arbeitsauftrag ein, zu dem die Rechnung/Gutschrift gehört, und klicken Sie auf „Arbeitsauftragsdetails prüfen“.

Sobald der korrekte Arbeitsauftrag bestätigt wurde, laden Sie bitte Ihr Rechnungsdokument hoch.

Sobald das Dokument hochgeladen wurde, klicken Sie neben dem Rechnungsdokument auf <Automatisch ausfüllen>.

Wenn das Pop-up-Fenster erscheint, klicken Sie auf <Ja>, um die Rechnungsfelder auszufüllen.

Das System führt umgehend Dateivalidierungsprüfungen durch (um sicherzustellen, dass das Dokument nicht leer ist und ein unterstütztes Format aufweist).

Wenn die Dateivalidierung erfolgreich ist, führt das System die Inhaltsvalidierung durch und liest das Dokument mittels optischer Zeichenerkennung (OCR).

Das System füllt die unterstützten Felder unterhalb der Schaltfläche automatisch anhand konfigurierter Daten mithilfe eines sogenannten Konfidenzschwellenwerts (standardmäßig größer oder gleich 70 % ) aus.

Neben dem Button wird eine Ergebnismeldung angezeigt, die Sie über das Ergebnis informiert.

⚠️ Haftungsausschluss

„Sie sind selbst dafür verantwortlich, die unten stehenden Daten vor dem Absenden zu überprüfen, da dieser Prozess Fehler und Auslassungen enthalten kann.“ Überprüfen und bestätigen Sie daher vor Abschluss der Übermittlung stets alle vorausgefüllten Werte visuell.

Ergebnis- und Validierungsmeldungen

Indikatoren für Textbenachrichtigungen

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, wird neben der Schaltfläche „Automatisch ausfüllen“ eine der folgenden Meldungen angezeigt:

Erfolg: „Die Rechnungsprüfung war erfolgreich. Bitte prüfen Sie die unten stehenden Werte und senden Sie die Rechnung ab.“ (Alle Daten in der Rechnung wurden erfolgreich analysiert/übernommen.)

Teilerfolg: „Validierung des Rechnungsdokuments erfolgreich, einige Daten fehlen jedoch.“ (Das Dokument wurde gelesen, aber einige Felder lagen unterhalb des Konfidenzschwellenwerts oder fehlten).

Fehler: „Validierung des Rechnungsdokuments fehlgeschlagen, siehe Fehlermeldungen oben“ (Eine kritische Datei oder Validierungsregel ist fehlgeschlagen, Extraktion wird blockiert).

Regeln zum Überschreiben und Zuordnen von Dokumentfeldern

Um zu verhindern, dass Daten durch ungenaue Systemeingaben ersetzt werden, werden die Rechnungsfelder gemäß einer strengen Zuordnungslogik überschrieben:

Konfidenz ≥ 70 % : Der analysierte Wert überschreibt automatisch das Formularfeld.

Konfidenz < 70 % : Das System überschreibt das Feld nicht ; vorhandene Werte bleiben erhalten.

Wert fehlt: Das System behält den vorhandenen Eintrag in diesem Feld bei.

Wertvalidierung fehlgeschlagen: Das System überschreibt das Feld nicht und zeigt eine Fehlermeldung an.

Feldzuordnung (Alle Rechnungen)

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Werden überschrieben, falls vorhanden und die Vertrauenswürdigkeit den Schwellenwert erreicht.

Nettobetrag und Bruttobetrag: Diese Werte werden zwar extrahiert, aber nicht direkt im Formular überschrieben. Stattdessen werden sie im Hintergrund gespeichert, um sie bei der abschließenden Übermittlung mit den berechneten Netto-/Bruttosummen abzugleichen.

Auftragsreferenz : Wird nicht überschrieben (da sie bereits vom Portal bereitgestellt wird). Sie dient zur Validierung des Dokuments anhand des aktiven Auftrags.

Aufteilung der Arbeitsauftragstypen

Je nach Art des Arbeitsauftrags oder der Kundenkonfiguration werden die Kosten automatisch in spezifische Kategorien unterteilt, sofern sie auf der Rechnung aufgeführt sind:

Reaktive Rechnungen / Angebotsrechnungen (mit aktivierter Aufschlüsselung)

Wenn Ihr Kunde detaillierte Angebotsaufschlüsselungen zulässt, ordnet das System die einzelnen Zeilen mithilfe von Stichwortabgleich diesen Feldern zu:

Einsatzgebühr: Formularfelder, die mit „Einsatz“, „Mobilisierung“, „Anwesenheit“ oder „Anwesenheitskosten“ übereinstimmen.

Kosten pro Stunde vor Ort : Formularfelder, die mit „Zeit“, „Zeit vor Ort“, „Arbeit“ oder „Stundensatz“ übereinstimmen.

Teilekosten: Formularfelder, die dem Begriff „Teile“ entsprechen.

Anlagen-/Geräte-/Sonstige Kosten: Formularfelder, die mit „Geräte“, „Anlage“ oder „Sonstiges“ übereinstimmen.

PPM / Angebotsrechnungen (ohne Aufschlüsselung)

Fixkosten: Füllt das Feld für die einzigen Fixkosten. Das System summiert alle Kostenpositionen der Rechnung. Kann keine genaue Aufschlüsselung ermittelt werden, entspricht die Summe den Nettokosten der Rechnung.

Erweiterte Upload-Regeln und -Beschränkungen

Das Portal verwendet ein fortschrittliches Dokumenten-Upload-System, um die Sicherheit zu gewährleisten, Formatierungsregeln durchzusetzen und die Systemleistung an der Quelle zu schützen.

Unterstützte Formate & Sicherheitsprüfung

Beim Hochladen von Dateien erzwingt das System strikte Formatvorgaben. Wird ein nicht unterstütztes Format in den Uploader gezogen, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

"Für hochgeladene Rechnungen MÜSSEN die Dateien in einem der folgenden Formate vorliegen, andernfalls schlägt der Upload fehl ({0})."

Zulässige Standardformate: PDF , PNG , JPG , JPEG , BMP , TIF , TIFF , HEIF für primäre Finanzdokumente.

Arbeitsblätter und sonstige Begleitdokumentation: Es werden erweiterte Formate unterstützt, darunter Excel ( XLSX , CSV ), Word ( DOCX ) und Textformate.

Kundenspezifische Einstellungen: Systeme, die für bestimmte Kunden konfiguriert sind, verwenden für primäre Finanzrechnungen weiterhin ausschließlich PDF-Dateien .

Anti-Spoofing-Prüfung: Der Server führt eine Sicherheitsprüfung durch. Das Umbenennen einer nicht unterstützten Dateierweiterung wird sofort erkannt und beim Hochladen blockiert.

Ein Rechnungs-/Gutschriftsdokument pro Einreichung

Um Abrechnungsfehler zu vermeiden, lässt das System nur ein primäres Rechnungs-/Gutschriftsdokument pro Einreichungsdatensatz zu.

Rechnungsbildschirm: Sie können nicht mehrere Kopien einer Rechnung, eines kombinierten Dokuments oder einer Rechnung und eines kombinierten Dokuments gleichzeitig hochladen. Sobald eine dieser Dateien angehängt ist, entfernt das System diese Optionen automatisch aus dem Dropdown-Menü für Dokumenttypen.

Gutschriftbildschirm: Es kann nur eine Gutschrift hochgeladen werden. Nach dem Hochladen wird die Schaltfläche automatisch ausgeblendet und eine entsprechende Meldung angezeigt.

Duplikate: Sollten Sie versehentlich zweimal dieselbe Datei innerhalb derselben Einreichung hochladen, wird das Portal die entsprechende Zeile rot markieren und die Einreichung verhindern.