FAQ

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Questions et réponses générales

1.1

Référence	Modifications des colonnes et enregistrement des mises en page
Question	Est-il possible de définir des colonnes par utilisateur ?
Répondre	La configuration des colonnes (taille, ordre, etc.) est définie lors de l'installation. Par conséquent, un utilisateur se connectant à une même machine verra toujours la même mise en page que celle qu'il a définie sur cette machine. S'il utilise plusieurs machines, il devra configurer la mise en page séparément sur chacune d'elles.

1.2

Référence	Ordres de travail
Question	Est-il possible de redimensionner les zones de l'écran de la page d'assistance relative aux ordres de travail ?
Répondre	Non, mais vous pouvez masquer certaines sections si vous le souhaitez. Cliquez sur les boutons pour ce faire.

1.3

Référence	Ordres de travail
Question	Les statuts des ordres de travail sont-ils définis par l'utilisateur ?
Répondre	Non, elles sont définies par le système.

Achats - Questions et réponses

2.1

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	La désactivation d'un profil de ressource est-elle pilotée ?
Répondre	Oui, cela dépend des autorisations définies dans le profil. Si vous pouvez modifier une ressource, vous pouvez la désactiver.

2.2

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Comment visualiser les ressources désactivées ?
Répondre	Cliquez sur la colonne « Actif ? » et sélectionnez « Non » pour les afficher. Seules les ressources actives sont affichées par défaut.

2.3

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Est-il possible d'attribuer des ordres de travail à une ressource si celle-ci n'a pas encore fait l'objet d'une préqualification ?
Répondre	Non, une ressource doit être approuvée et active pour recevoir un ordre de travail. Vous pouvez également ajouter la ressource à la liste des exceptions de la préqualification pour activer cette fonctionnalité.

2.4

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Si un entrepreneur (ressource) est de type « Fournisseur », peut-il recevoir des ordres de travail réactifs ?
Répondre	Seuls les entrepreneurs ayant le statut « Entrepreneur » peuvent se voir attribuer des ordres de travail réactifs.

2.5

Référence	Types d'ordres de travail/Données de base
Question	Pouvez-vous déterminer à quel client correspondent les types d'ordres de travail lors de la sélection des types d'ordres de travail pour une ressource ?
Répondre	Non, l'équipe des achats doit utiliser des rapports pour trouver ces informations lors de la création et de la modification des ressources.

2.6

Référence	Types d'ordres de travail
Question	Y a-t-il un inconvénient à sélectionner tous les types d'ordres de travail associés à différents clients ?
Répondre	Associer tous les types d'ordres de travail permettrait à l'utilisateur d'affecter manuellement n'importe quel ordre de travail à une ressource, quel que soit son type. Idéalement, il convient d'affecter uniquement les types d'ordres de travail pertinents aux ressources appropriées.

2.7

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	La déclaration de TVA est-elle obligatoire pour une ressource ?
Répondre	Oui, c'est possible, mais ce champ accepte tous les caractères alphanumériques. Par conséquent, si le code de TVA n'est pas connu initialement, un code temporaire peut être saisi en attendant que l'information soit fournie.

2.8

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Étant donné que différentes devises ont été ajoutées, le champ Devise sera-t-il déjà renseigné pour les précédents prestataires ?
Répondre	Oui. Ce champ est obligatoire. Pour les bâtiments, la devise par défaut est la livre sterling (£).

2.9

Référence	Ressources/Entrepreneurs/Données de base
Question	Les types de contacts d'un contact sont-ils personnalisables ?
Répondre	Oui, et ces éléments peuvent être ajoutés/modifiés dans Données principales > Types de contacts.

2.10

Référence	Rapports
Question	Est-il possible de voir quand des e-mails n'ont pas pu être envoyés ou n'ont pas pu l'être ?
Répondre	Oui, ces rapports sont consultables dans le module Rapports. Chaque rapport est spécifique à un profil.

2.11

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Dans la section Tarifs et disponibilités, la période que vous ajoutez doit-elle couvrir une année entière ?
Répondre	Non, vous pouvez régler cette longueur comme vous le souhaitez.

2.12

Référence	Contrats
Question	Qu'est-ce qui apparaît dans l'onglet Historique d'un contrat ?
Répondre	Toute modification apportée à ce contrat pour laquelle il vous est demandé de fournir une raison est enregistrée dans l'onglet Historique.

2.13

Référence	Contrats
Question	Peut-on rétablir un PPM annulé ?
Répondre	Non, les PPM sont gérés par le biais de contrats et, de ce fait, l'action de rétablissement de l'agent ne fonctionnera pas sur les ordres de travail PPM.

2.14

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Une ressource interne doit-elle obligatoirement disposer d'un questionnaire de préqualification (PQQ) ?
Répondre	Non, seule une ressource externe peut le faire pour pouvoir créer un ordre de travail à leur nom.

2.15

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Si un type de contractant (ressource) est « Fournisseur ? », est-il possible de le sélectionner sur un SRA ?
Répondre	Seuls les entrepreneurs ayant le statut « Is Contractor » peuvent être affectés à un SRA.

2.16

Référence	Ressources/Entrepreneurs/Actifs
Question	Pourquoi l'option « Fabricant » est-elle disponible si elle l'est également depuis l'écran Actif ?
Répondre	Une ressource peut être de plusieurs types. Si un fabricant est créé via l'écran Actifs, il ne sera pas possible d'utiliser cette ressource comme entrepreneur ou fournisseur. Si une ressource est à la fois entrepreneur et fabricant, elle doit être créée via le module Ressources et non via le module Actifs.

2.17

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Existe-t-il un contrôle des doublons lors de la création d'une ressource ?
Répondre	Oui.

2.18

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Impossible de créer une branche ?
Répondre	Cette fonctionnalité est soumise à autorisation. Veuillez contacter votre administrateur système si vous souhaitez l'ajouter à votre profil.

2.19

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Lors de l'ajout d'une adresse à une ressource, le champ « Comté » est-il prérempli ?
Répondre	Non, il s'agit d'un champ de texte libre ; cependant, plusieurs comtés sont présents dans le système, qui vous en suggérera donc lorsque vous commencerez à les saisir.

2.20

Référence	SRA/Contrats
Question	« Réparation temporaire » sur un ordre de travail – cela a-t-il un lien avec « Réparation opérationnelle SLR » et « Réparation temporaire SLR » ?
Répondre	Non. La mention « Solution temporaire » dans l’ordre de travail indique si une solution temporaire est en place au moment de la déclaration de l’intervention par le client. Les valeurs SLR correspondent au temps nécessaire à la ressource pour appliquer la solution.

2.21

Référence	SRA/Contrats
Question	Si vous configurez un SRA sur « PPM uniquement », l'option « réactif » apparaît-elle dans le champ « Type de contrat » du contrat ?
Répondre	Non, cette option ne figurera pas dans la liste déroulante.

2.22

Référence	SRA/Contrats
Question	Valeur « Pièces réactives ». Est-elle prise en compte dans la facturation ?
Répondre	Non. Ces informations sont fournies à titre indicatif uniquement et peuvent faire l'objet d'un rapport sur demande. Il s'agit d'une valeur maximale à utiliser pour la comparaison avec les frais de pièces figurant sur les bons de travail.

2.23

Référence	SRA/Contrats
Question	L'onglet « Histoire » sera-t-il rétroactif ?
Répondre	Oui, les modifications du contrat sont disponibles dans l'onglet « Historique ».

2.24

Référence	SRA/Contrats
Question	Est-il possible de modifier les dates de visite des techniciens de maintenance préventive (PPM) dans le cadre d'un contrat ?
Répondre	Oui, à condition que les PPM n'aient pas déjà été générés.

2,25

Référence	SRA/Contrats
Question	Est-il possible de modifier les dates de visite des techniciens de maintenance préventive (PPM) dans le cadre d'un contrat ?
Répondre	Oui, à condition que les PPM n'aient pas déjà été générés.

Centre d'appels – Questions et réponses

3.1

Référence	Filtres
Question	Quelle est la différence entre « Tout sélectionner » et « Filtre de sélection globale » ?
Répondre	« Tout sélectionner » sélectionne tous les éléments de la liste, tandis que « Filtrer tout » sélectionne tous les éléments qui apparaissent après avoir filtré la liste.

3.2

Référence	Ordres de travail
Question	La fonction « Utilisateur actuel ? » de l’écran Définition de la requête d’ordre de travail permet-elle de rechercher les ordres de travail que l’utilisateur actuel a affectés ou modifiés ?
Répondre	Non, il ne recherche que les ordres de travail créés par l'utilisateur actuel.

3.3

Référence	Ordres de travail
Question	Les listes publiques fournissent-elles des informations sur les clients qu'elles contiennent ?
Répondre	Non, les informations client doivent être saisies dans le nom ou la description de la liste si cela est requis.

3.4

Référence	Ordres de travail
Question	Les emplacements qui apparaissent lors de la création d'ordres de travail sont-ils liés aux types d'équipement ?
Répondre	Les emplacements sont uniquement associés aux bâtiments, et non aux types d'équipements.

3.5

Référence	Ordres de travail
Question	Filtre des ordres de travail – La fonction « copier dans le presse-papiers » copie-t-elle tout le contenu de la liste filtrée ou seulement les éléments mis en surbrillance ?
Répondre	Cela copiera tout ce qui a été renvoyé par votre requête.

3.6

Référence	Ordres de travail
Question	Je ne peux pas supprimer une requête d'une liste de filtres d'ordres de travail publics. Pourquoi ?
Répondre	Cette option nécessite une autorisation. Veuillez contacter votre administrateur système.

3.7

Référence	Ordres de travail
Question	Vérification en double d'un ordre de travail – Jusqu'à combien de jours remonte-t-il ?
Répondre	La durée standard est de 15 jours. Elle peut être modifiée si nécessaire.

3.8

Référence	Ordres de travail
Question	Événements liés au bâtiment – Un message s'affiche-t-il en plus d'être visible sur l'ordre de travail ?
Répondre	L'événement « Bâtiment » apparaît sur la page de vérification. Lors de la tentative d'enregistrement de l'ordre de travail, l'utilisateur est invité à confirmer la prise en compte des événements liés au bâtiment. Cliquer sur « OK » pour confirmer la prise en compte de ces événements les ajoutera au journal des événements.

3.9

Référence	Ordres de travail
Question	Actions de l'agent – La modification de l'appelant, du motif, des ressources, etc. est-elle soumise à des autorisations ?
Répondre	Actuellement, la modification de ces éléments s'effectue via l'autorisation unique « Peut modifier les ordres de travail ».

3.10

Référence	Ordres de travail
Question	Lorsqu'on réactive un ordre de travail, est-ce que cela envoie un courriel à la ressource concernée ?
Répondre	Pas pour le moment. Cependant, l'utilisateur est informé à l'écran qu'il convient de contacter la ressource pour l'informer de la reprise de l'activité.

3.11

Référence	Bons de commande/Devis
Question	Citations dans l'autorisation – Pourquoi l'autorité d'autorisation peut-elle voir les annotations ?
Répondre	Cette opération nécessite une autorisation. Veuillez contacter votre administrateur système.

3.12

Référence	Bons de commande/Devis
Question	Une fois le devis autorisé, est-il automatiquement attribué ?
Répondre	Non, pas pour les citations.

Finance – Questions et réponses

4.1

Référence	Factures
Question	Les factures numérisées sont-elles conservées dans le système ?
Répondre	Non, seules les informations relatives à la facture sont conservées dans le système. Cependant, il est possible d'ajouter un document à la facture ; une copie numérisée pourrait donc être jointe si nécessaire.

4.2

Référence	Ordres de travail
Question	Sur l'écran de requête des ordres de travail, le terme « Ressource » fait-il référence aux sous-traitants ?
Répondre	Oui, « Ressource » désigne les entrepreneurs.

4.3

Référence	Budgets
Question	Est-il possible d'importer des budgets d'investissement depuis Excel ?
Répondre	Pas pour le moment.

4.4

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Si une ressource possède plusieurs devises, faut-il en faire des copies pour appliquer différentes devises ?
Répondre	Oui. Vous attribuez une devise par ressource.

4.5

Référence	Ordres de travail
Question	Les ordres de travail annulés doivent-ils ramener le cumul à zéro ?
Répondre	Non, et ce pour deux raisons. Premièrement, les rapports financiers excluent les ordres de travail annulés, les chiffres ne sont donc pas affectés. Deuxièmement, la fonction de rétablissement des ordres de travail a été ajoutée afin que la provision soit également rétablie si un ordre de travail annulé est réactivé.

4.6

Référence	Factures
Question	Cocher la case « Aucune autre facture attendue » ajoute-t-il un événement de bon de travail ?
Répondre	Non, aucun événement n'est généré.

4.7

Référence	Factures
Question	La fonctionnalité qui empêche d'approuver ses propres factures (séparation des tâches) est-elle codée en dur ou paramétrée par l'utilisateur ?
Répondre	Cette fonctionnalité est intégrée au code source.

4.8

Référence	Factures
Question	Faut-il attribuer un bâtiment lors de la création d'une nouvelle facture non attribuée ?
Répondre	Non, vous n'êtes pas obligé, mais vous avez la possibilité d'en choisir un.

4.9

Référence	Factures
Question	Lorsqu'une facture est soumise au paiement, la valeur des provisions est-elle remise à zéro ?
Répondre	Oui, une fois que toutes les factures d'un ordre de travail ont été marquées comme étant à soumettre au paiement (et qu'aucune autre facture attendue n'est indiquée), le solde est remis à zéro.

4.10

Référence	Factures
Question	Si vous invalidez une facture, celle-ci passe-t-elle alors à l'état non approuvé ?
Répondre	Non, si une facture a été invalidée, elle doit être déplacée manuellement vers la liste des factures non approuvées.

4.11

Référence	Factures
Question	Comment l'ordre de travail sait-il qu'aucune facture n'est attendue ? (Passage au statut 5.02 : Travail terminé – aucune facture attendue)
Répondre	Seuls les ordres de travail générés à partir d'un type de contrat particulier atteindraient le statut où aucune facture n'est attendue.

4.12

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Les entrepreneurs peuvent-ils ajouter des certificats aux bons de commande ?
Répondre	Oui, cela peut se faire via le système ou le portail.

4.13

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Si un entrepreneur télécharge un certificat via le portail, un événement est-il créé ?
Répondre	Oui, et il est spécifiquement indiqué que cela a été fait via le portail.

4.14

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Les conditions de paiement d'une ressource ont-elles une incidence sur certaines parties du système ?
Répondre	Non, ce ne sont que des références, mais elles sont définies par l'utilisateur.

4.15

Référence	Ressources/Entrepreneurs
Question	Est-il possible de consulter les ordres de travail par dates spécifiques ?
Répondre	Oui, cela est possible en utilisant l'onglet Dates de l'écran Définition de la requête d'ordre de travail.

Questions et réponses sur le thème des affaires

5.1

Référence	Données de base
Question	La copie de clients entraîne-t-elle la copie de toutes les ressources associées à ce client ?
Répondre	Non, les clients copiés n'héritent pas automatiquement de toutes les ressources.

5.2

Référence	Données de base
Question	Les niveaux sont-ils associés automatiquement par défaut ?
Répondre	Non, la case « Association automatique ? » est décochée par défaut.

5.3

Référence	Données de base
Question	Lors de la suppression de types de données de base, tels que les types de contact, le système informe-t-il l'utilisateur qu'un élément ne peut pas être supprimé s'il est en cours d'utilisation ?
Répondre	Oui, un message d'avertissement s'affiche pour informer l'utilisateur.

5.4

Référence	Données de base
Question	Pouvez-vous cocher ou décocher les types d'équipement/de service ?
Répondre	Oui. Cela se fait dans le module Core Data.

5.5

Référence	Données de base
Question	Les motifs d'autorisation relèvent-ils des dépenses d'investissement ou des recettes courantes ?
Répondre	Les motifs d'autorisation ne sont pas liés aux codes de dépenses ou de recettes. Si les autorisations sont définies, ils apparaissent lors de l'approbation ou du rejet des ordres de travail.

5.6

Référence	Données de base
Question	Les normes et les législations sont-elles définies par l'utilisateur ?
Répondre	Oui, ces éléments peuvent être définis dans Données de base > Normes et législations.

5.7

Référence	Données de base
Question	Lorsqu'on commence une tâche sans l'accepter, les événements sont-ils mis à jour avec un événement d'acceptation ?
Répondre	Non, seul l'événement « Démarrage de la tâche » est affiché.

5.8

Référence	Données de base
Question	Peut-on réduire et développer la section « Types d'équipement/de service » dans l'écran « Types d'équipement/de service » ?
Répondre	Oui, et cela peut se faire en double-cliquant sur le texte pour le développer ou le réduire.

5.9

Référence	Actifs
Question	Le champ « Ressource de garantie » d'un actif doit-il afficher à la fois le fabricant et la ressource ?
Répondre	Non.

Portail – Questions et réponses

6.1

Référence	Portail - Client
Question	Lorsqu'un client crée une tâche, effectue-t-on une vérification des doublons ?
Répondre	Non.

6.2

Référence	Portail - Client
Question	Lorsqu'une tâche est signalée par le client, est-ce que cela indique que c'est le client qui l'a signalée sur le bon de travail ?
Répondre	Oui, c'est le cas. Cela apparaît comme Web ou Agent dans les événements.

6.3

Référence	Portail - Client
Question	Le portail déconnecte-t-il automatiquement l'utilisateur ?
Répondre	Oui, après 30 minutes d'inactivité.

6.4

Référence	Portail - Entrepreneur
Question	Les entrepreneurs peuvent-ils effectuer l'étiquetage des actifs et télécharger les certificats à partir d'un appareil mobile ?
Répondre	Pas actuellement, mais ce sera le cas dans une version ultérieure.

6.5

Référence	Portail - Entrepreneur
Question	Afficher les notes de construction – Est-il possible de désactiver cette fonction pour les entrepreneurs ?
Répondre	Oui, cela nécessite une autorisation.

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