Le portail Nexus intègre une fonction d'analyse automatique des factures, également appelée remplissage automatique, ainsi qu'une plateforme de téléchargement de documents sécurisée et mise à jour. Ce système analyse, valide et extrait automatiquement les données des fichiers de factures téléchargés grâce à l'extraction intelligente de documents (IDE). Ces données servent ensuite à préremplir les champs de soumission, réduisant ainsi la saisie manuelle et accélérant le processus de soumission des factures. Cette fonction est accessible via le bouton <Remplissage automatique>.

Configuration système et hiérarchie des règles

La fonction de remplissage automatique des factures peut être activée ou désactivée en fonction des paramètres du client.

Cette fonctionnalité suit une hiérarchie de règles stricte gérée par les administrateurs système :

Paramètre client ( analyse automatique des factures ) : un commutateur système qui active l’analyse automatique des factures pour tous les fournisseurs de ce client.

Utilisation de la fonction « Remplissage automatique »

Lorsque cette fonctionnalité est activée pour votre client, un bouton <Remplissage automatique> apparaîtra sur votre écran de téléchargement de facture.

Flux de travail étape par étape

Saisissez le numéro de bon de travail auquel la facture/note de crédit se rapporte et cliquez sur « Vérifier les détails du bon de travail ».

Une fois le bon de commande confirmé, téléchargez votre facture.

Une fois le document téléchargé, cliquez sur <Remplissage automatique> à côté du document de facture.

Lorsque la fenêtre contextuelle apparaît, cliquez sur <Oui> pour remplir les champs de la facture.

Le système effectue des contrôles de validation de fichier immédiats (s'assurant que le document n'est pas vide et qu'il s'agit d'un format pris en charge).

Si la validation du fichier est réussie, le système exécute la validation du contenu et lit le document à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Le système remplit automatiquement les champs pris en charge sous le bouton en fonction de données configurées à l'aide d'un seuil de confiance (par défaut supérieur ou égal à 70 % ).

Un message de résultat s'affichera à côté du bouton pour vous informer du résultat.

⚠️ Clause de non-responsabilité

Il vous incombe de vérifier les données ci-dessous avant de les soumettre, car ce processus est susceptible de contenir des erreurs ou des omissions. Veuillez toujours vérifier visuellement et confirmer toutes les valeurs préremplies avant de finaliser votre soumission.

Messages de résultat et de validation

Indicateurs de notification textuelle

Une fois le traitement terminé, l'un des messages suivants s'affichera à côté du bouton de remplissage automatique :

Succès : « Validation du document de facture réussie, veuillez vérifier les valeurs ci-dessous et soumettre » (Toutes les données de la facture ont été analysées/récupérées avec succès).

Succès partiel : « Validation du document de facture réussie malgré quelques données manquantes. » (Le document a été lu, mais certains champs étaient inférieurs au seuil de confiance ou étaient manquants).

Erreur : « La validation du document de facture a échoué, veuillez consulter les erreurs ci-dessus » (Un fichier critique ou une règle de validation a échoué, bloquant l'extraction).

Règles de remplacement et de mappage des champs de document

Pour éviter que les données ne soient remplacées par des estimations inexactes du système, les champs de la facture sont écrasés selon une logique de mappage stricte :

Niveau de confiance ≥ 70 % : La valeur analysée remplace automatiquement le champ du formulaire.

Niveau de confiance < 70 % : Le système ne modifiera pas le champ ; toute valeur existante sera conservée.

Valeur manquante : le système conserve toute valeur déjà saisie dans ce champ.

La valeur n'a pas pu être validée : le système ne modifiera pas le champ et affichera un message d'erreur.

Cartographie des champs (Toutes les factures)

Numéro et date de la facture : Remplacer si présents et si le niveau de confiance est atteint.

Montant net et montant brut : ces valeurs sont extraites mais ne sont pas directement reportées sur le formulaire. Elles sont conservées en arrière-plan afin d’être comparées aux totaux nets et bruts calculés lors de la soumission finale.

Référence de l'ordre de travail : non écrasée (car elle est déjà fournie par le contexte du portail). Elle sert à valider le document par rapport à l'ordre de travail actif.

Division du type d'ordre de travail

Selon le type de bon de commande ou la configuration du client, les coûts sont automatiquement ventilés en catégories spécifiques s'ils sont détaillés sur la facture :

Factures réactives / devis (avec détails activés)

Si votre client autorise le détail des devis, le système associe les lignes détaillées à ces champs en utilisant la correspondance par mots-clés :

Frais de déplacement : Champs du formulaire correspondant à « Déplacement », « Mobilisation », « Présence » ou « Coût de la présence ».

Coût du temps passé sur site : Champs du formulaire correspondant à « Temps », « Temps passé sur site », « Main-d’œuvre » ou « Taux horaire ».

Coût des pièces : Champs du formulaire correspondant à « Pièces ».

Coût des installations/équipements/divers : Champs du formulaire correspondant à « Équipement », « Installations » ou « Divers ».

Factures PPM / Devis (sans détail)

Coût fixe : ce champ unique est renseigné. Le système additionne toutes les lignes de coût figurant sur la facture. Si un détail précis ne peut être déterminé, le total correspond au coût net global de la facture.

Règles et restrictions de téléchargement améliorées

Le portail utilise un système avancé de téléchargement de documents pour garantir la sécurité, appliquer les règles de formatage et protéger les performances du système à la source.

Formats pris en charge et vérification de sécurité

Lors du chargement de fichiers, le système applique des restrictions strictes quant au format. Si un format non pris en charge est glissé dans l'outil de chargement, un message localisé s'affichera :

"Pour les factures, les fichiers téléchargés DOIVENT être dans l'un des formats suivants, sinon le téléchargement échouera ({0})."

Formats standard autorisés : PDF , PNG , JPG , JPEG , BMP , TIF , TIFF , HEIF pour les documents financiers principaux.

Feuilles de calcul et autres documents d'accompagnement : les formats étendus sont pris en charge, notamment Excel ( XLSX , CSV ), Word ( DOCX ) et les formats texte.

Personnalisations client : Les systèmes configurés pour des clients spécifiques restent exclusivement au format PDF pour les factures financières principales.

Contrôle anti-usurpation : Le serveur effectue un contrôle de sécurité. Tout changement d’extension de fichier non prise en charge sera immédiatement détecté et bloqué lors du téléchargement.

Un seul document (facture/note de crédit) par soumission.

Le système n'autorise qu'une seule facture/note de crédit principale par enregistrement de soumission afin d'éviter les erreurs de facturation.

Écran Facture : Il est impossible de télécharger plusieurs copies d’une facture, d’un document combiné ou d’une facture et d’un document combiné simultanément. Dès qu’un de ces fichiers est joint, le système supprime automatiquement ces options du menu déroulant « Type de document ».

Écran de note de crédit : Une seule note de crédit peut être téléchargée. Une fois jointe, le bouton < est automatiquement masqué et accompagné d’un message d’information.

Doublons : Si vous téléchargez accidentellement deux fois le même fichier dans la même soumission, le portail signalera la ligne en double en rouge et empêchera la soumission.