Ostara Systems Knowledge Base

Werkorder maken

Published December 1st, 2025 by Generic User

Met de tegel ' Werkorder maken ' kunt u kiezen welk type 'Werkorder' u wilt maken <Klik op het type "Werkorder" dat u nodig hebt> "Reactief" - Een type werkorder dat wordt gebruikt voor dagelijkse interventies en reparaties. Dit zijn de meest voorkomende werkorders en worden door veel verschillende gebruikers opgesteld om problemen op hun loca

Werkorder aanmaken - Gezondheid en veiligheid

Published December 1st, 2025 by Generic User

Met de tegel 'Werkorder maken - Gezondheid en veiligheid ' kunt u een werkorder maken voor gezondheids- en veiligheidsincidenten. Als u deze tegel selecteert, navigeert u naar de relevante schermen om een nieuwe werkorder voor gezondheid en veiligheid aan te maken Vereiste: Geen Vereiste rechten : Kan reactieve werkorders aanmaken Tegeltype: Aantal

In afwachting van acties

Published December 1st, 2025 by Generic User

De tegel ' Awaiting Actions ' brengt u naar de verschillende gebieden die verdere actie vereisen voordat ze volledig zijn voltooid. De acties die in deze “ Tegel” kunnen worden weergegeven zijn: “Certificaat” - Werkopdrachten die wachten op het uploaden van een certificaat nadat de werkzaamheden zijn uitgevoerd “Offertebeoordeling” - Werkopdrachten

Contacten van aannemers

Published December 1st, 2025 by Generic User

Met de optie 'Contactpersonen contractant' kunt u de gegevens van contactpersonen binnen uw organisatie bekijken en bewerken. De weergegeven details tonen welke gebruikers binnen uw organisatie toegang hebben tot het Ostara systeem en hun contactgegevens (inclusief e-mailadres en telefoonnummer). Om deze te bewerken, gaat u naar het Avatarmenu >

Vrije tijd / Delegatie

Published December 1st, 2025 by Generic User

De vrije tijd/Delegatie Met deze functies kan een gebruiker geplande vrije tijd toevoegen, bewerken of verwijderen en zijn werk delegeren aan een andere gebruiker. Deze functies zijn toegankelijk via Avatar Menu > Mijn gegevens > Vrije tijd/Delegatie. Hier worden alle data weergegeven waarop de gebruiker afwezig is geweest. De lijst toont de

Voorkeuren

Published December 1st, 2025 by Generic User

Gebruikers kunnen de taal, de portal en het thema aanpassen. Ga hiervoor naar het Avatarmenu > Mijn gegevens > Voorkeuren. De gebruiker kan wisselen tussen een licht en donker thema voor Ostara De beschikbare taal wordt bepaald door de individuele systeeminstellingen van een klant, die over het algemeen worden geactiveerd door de landen waari

Open Gepland

Published December 1st, 2025 by Generic User

De Open Geplande Met ' Tegel' kunt u zien hoeveel ' Geplande werkorders' (voorheen bekend als PPM's) u hebt op basis van uw toegang Als u deze optie selecteert, gaat u naar de lijst Taken (Openstaande PPM) , waar u ' Geplande werkorders' ziet. U kunt hierop klikken voor een meer gedetailleerde specificatie. Wanneer u op het <Vernieuwen>-icoon

Werkorders die moeten worden ingeleverd

Published December 1st, 2025 by Generic User

De tegel Werkorders die moeten worden uitgevoerd, laat een gebruiker zien hoeveel werkorders er moeten worden uitgevoerd. Moeten binnen de komende 30 dagen in actie komen en wat de verwachte aankomsttijd voor elk is. Er worden maximaal 10 werkorders tegelijk weergegeven. Als u een <Werkorder> uit de lijst selecteert, wordt u rechtstreeks naar

Autorisatiestatus

Published December 1st, 2025 by Generic User

De tegel “Autorisatiestatus” toont een gebruiker het aantal werkorders dat geautoriseerd moet worden. Als u een van de bovenstaande opties selecteert, wordt u naar de relevante lijst geleid waarin de toepasselijke werkorders worden weergegeven "In afwachting van autorisatie" - Werkorders die nog moeten worden beoordeeld en die zijn goedgekeurd, afge

Contractant documenten

Published December 1st, 2025 by Generic User

De tegel 'Contractor Documents ' toont een lijst met documenten die speciaal voor aannemers zijn gemaakt en op maat gemaakt. Als u dit selecteert, wordt u doorgestuurd naar een lijst met documenten die u kunt bekijken Vereiste: n.v.t. Machtigingen : Kan documenten van aannemers bekijken Tegeltype: Aantal

Factuur aanmaken

Published December 1st, 2025 by Generic User

Met deze ' Tegel' kunnen gebruikers facturen indienen nadat de werkzaamheden zijn voltooid Klik op het type factuur dat u wilt indienen “Factuur” - Eén enkele factuur per werkorder “Creditnota” - Eén enkele creditnota per werkorder “Geconsolideerde factuur” - Een factuur die is ingediend om meerdere werkorders te dekken “Geconsolideerde creditnota”

Ongelezen berichten

Published December 1st, 2025 by Generic User

De tegel Ongelezen berichten laat een gebruiker zien hoeveel berichten hij heeft ontvangen maar nog niet heeft gelezen. Als u deze optie selecteert, komt u in de lijst met berichten terecht, waar u individueel een bericht kunt openen. Vereiste: Berichten die in de afgelopen 30 dagen zijn gemaakt en nog niet eerder door de gebruiker zijn gelezen. De

Sitedocumenten

Published December 1st, 2025 by Generic User

De portal biedt gebruikers de mogelijkheid om alle documenten (geen certificaten, want deze staan in speciale certificaattegels) te bekijken die zijn geüpload naar hun locaties . Dit kan via de tegel 'Documenten' . Deze documenten kunnen variëren van risicobeoordelingen tot plattegronden en afbeeldingen van het gebouw zelf. Door op het <aantal ce

Offerteaanvragen

Published December 1st, 2025 by Generic User

De tegel Offerteaanvragen laat gebruikers zien hoeveel offerteaanvragen er openstaan die hun aandacht vereisen. Het aantal offertewerkorders dat wacht op een offerte , wordt weergegeven in de tegel. Als u op <aantal taken> (blauw gemarkeerd) klikt, worden alle werkorders die wachten op een offerte, weergegeven op de site(s) van de gebruiker. A

Open offerte

Published December 1st, 2025 by Generic User

Het Open Citaat Met 'Tegel' kunt u zien hoeveel openstaande 'Offertewerkorders' u heeft op basis van uw toegang Als u deze optie selecteert, gaat u naar de lijst Taken (Openstaande offerte ) , waar u 'Offerte werkorders' ziet. U kunt hierop klikken voor een meer gedetailleerde specificatie. Wanneer u op het <Vernieuwen>-icoon in de rechterbove

Lijstindelingen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Sommige gebruikers vinden dat bepaalde lijsten te veel kolommen hebben of dat bepaalde kolommen belangrijker zijn en eerder moeten worden weergegeven dan andere. Dit soort wijzigingen kan worden aangebracht met de functie Lijstindelingen . Ga hiervoor naar Avatarmenu > Mijn gegevens > Lijstindelingen. om een lijst weer te geven met lijsten die

Offertestatus

Published December 1st, 2025 by Generic User

De ‘Tegel’ met offertestatus laat de klant het aantal offertes per status zien. “Niet geselecteerd” - Offertewerkorders die zijn ontvangen en wachten op de selectie van een opdracht om verder te gaan (In afwachting van selectie) “Niet ontvangen” - Offertewerkorders die u naar leveranciers/aannemers hebt gestuurd en waarop u wacht op een reactie (in

Gezondheid en veiligheid

Published December 1st, 2025 by Generic User

De tegel 'Gezondheid en veiligheid' geeft informatie weer over eventuele gezondheids- en veiligheidsproblemen op de locaties Als u een van de koppelingen selecteert, wordt u doorgestuurd naar de lijst met werkorders, waar u elke werkorder afzonderlijk kunt bekijken. Totaal aantal ongevallen/incidenten - Een lijst van alle werkorders die zijn opgeste

Mijn gegevens

Published December 1st, 2025 by Generic User

Wanneer een gebruiker zijn/haar contactgegevens wil bijwerken, kan hij/zij dit doen door in te loggen op het Ostara portaal en te navigeren naar Avatarmenu > Mijn gegevens > Mijn gegevens. Dit bevat de belangrijkste contactgegevens van de gebruiker, zoals naam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze kunnen worden bewerkt door de informatie in de

Veelgestelde vragen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Met de FAQ- tegel kunnen gebruikers de antwoorden vinden op veelgestelde vragen. Deze wordt geconfigureerd op basis van uw toegang en bevat daarom artikelen die aan uw profiel zijn gekoppeld. Wanneer u een van de vragen selecteert, wordt u doorgestuurd naar het betreffende scherm waar u de vraag en het antwoord kunt bekijken. Wanneer u op het <Ve

Escalatiecontacten

Published December 1st, 2025 by Generic User

Op het tabblad Escalaties kunt u de volgorde bepalen waarin escalatiecontacten binnen uw organisatie in het systeem verschijnen, en welke contactpersonen gecontacteerd kunnen worden als uw klant een werkorder wil escaleren. Om deze te bewerken, gaat u naar Avatar Menu > Mijn gegevens > Escalatiecontacten. Met de pijlen aan de linkerkant kunt u

Inkoopfactuur aanmaken

Published December 1st, 2025 by Generic User

Met deze “ Tegel” kunnen leveranciers “Facturen” en/of creditnota’s indienen tegen werkorders Klik op het type factuur dat u wilt indienen “Inkoopfactuur” - Eén factuur per werkorder “Inkoopcreditnota” - Eén creditnota per werkorder 'Aankoop geconsolideerde factuurnota' - Een factuurnota die wordt ingediend om meerdere werkorders te dekken “Geconsol

API-integratie

Published December 1st, 2025 by Generic User

Ostara kan worden geconfigureerd om werkordergegevens naar een eindpunt te sturen wanneer de juiste werkordergebeurtenissen worden geactiveerd Een eindpunt kan een e-mailadres of een webeindpunt zijn. E-mailadressen ontvangen de juiste gegevens in JSON-formaat als bijlage. Webeindpunten krijgen de JSON-gegevens erop gepost. Om toegang te krijgen tot

Lijstindelingen

Published December 1st, 2025 by Generic User

De lay-out van elke lijst met werkorders kan worden aangepast aan de voorkeuren van de gebruiker door te kiezen welke kolommen zichtbaar zijn en in welke breedte en volgorde ze worden weergegeven. Dit doet u door bovenaan de lijst <Lay-out> te selecteren en de kolommen naar wens aan te passen. Er zijn echter bepaalde lijsten die alleen kunnen

Wachtwoord wijzigen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Een gebruiker kan zijn wachtwoord wijzigen door naar Avatar Menu > Mijn gegevens > Wachtwoord wijzigen te gaan Hiermee wordt het scherm Wachtwoord wijzigen weergegeven. Hier wordt de gebruiker gevraagd om zowel het huidige wachtwoord als het nieuwe wachtwoord in te voeren. Let op: Wanneer u het wachtwoord voor uw gebruiker opnieuw instelt of w

Aangepaste lijsten

Published December 1st, 2025 by Generic User

De ' Tegel' Aangepaste lijsten toont vooraf gedefinieerde aangepaste werkorderlijsten op basis van de lijsten op basis van het profiel van de gebruiker. Als u een lijst uit de opties selecteert, wordt u doorgeleid naar de relevante lijst met werkorders Vereiste: werkordergedefinieerde lijsten zijn gekoppeld aan het gebruikersprofiel Machtigingen : K

Open Inkoop

Published December 1st, 2025 by Generic User

De Open Inkoop “Tegel” laat u zien hoeveel openstaande “ Inkoopwerkorders” u heeft op basis van uw toegang Als u deze optie selecteert, gaat u naar de lijst Taken (Openstaande inkoop ) waar u ' Inkoopwerkorders' ziet. U kunt hierop klikken voor een meer gedetailleerde specificatie. Wanneer u op het <Vernieuwen>-icoon in de rechterbovenhoek van

Mobiele app

Published December 1st, 2025 by Generic User

Voor gebruikers die de mobiele app nodig hebben Om werkorders te starten en af te ronden, moeten ze de mobiele app downloaden op hun mobiele apparaat. De ' Mobiele app' kan worden gedownload in de Apple App Store (iPhones) en de Google Play Store (Androids). Als alternatief kan de gebruiker inloggen op de portal en vervolgens met zijn mobiele appara

Apparaatlijst

Published December 1st, 2025 by Generic User

Apparaatbeheer Is een functie in het Ostara systeem waarmee mobiele telefoons die de Ostara Mobile App gebruiken, beheerd kunnen worden. In Apparaatbeheer kunnen gebruikers alle apparaten bekijken die aan hun contractant zijn gekoppeld en twee acties uitvoeren: de geregistreerde naam wissen en mobiele apparaten deactiveren. Apparaatbeheer moet worde