Aufgabenbeschreibung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald alle Erstellungsdetails für den Arbeitsauftrag eingegeben und Ressource und Zeitplan festgelegt sind, kann der Arbeitsauftrag der Ressource zugewiesen werden, damit diese ihn annehmen und daran teilnehmen kann. Sie können einen Arbeitsauftrag über die folgenden Schritte zuweisen: Geben Sie den Namen der Person in der Ressource ein, indem Sie

Weitere Informationen/Keine weiteren Informationen erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mithilfe der Schaltflächen „Weitere Informationen erforderlich“ und „Keine weiteren Informationen erforderlich“ lässt sich feststellen, ob ein Arbeitsauftrag im Status „In Genehmigung“ weitere Informationen benötigt oder ob zuvor benötigte Informationen nun nicht mehr erforderlich sind. Falls weitere Informationen benötigt werden, klicken Sie auf „W

Einführung in die Genehmigungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Modul „Berechtigungen“ Das System kann so konfiguriert werden, dass es Autorisierungs- und Prüfregeln enthält, die zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags anhand festgelegter Kriterien ausgelöst werden können. Diese Regeln können auf mehreren Ebenen definiert sein, und die Genehmiger werden über Profile bestimmt. Die Autori

Einführung in die Registerkarte „Jobs“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über die Registerkarte „Aufgaben“ können Benutzer offene Aufgaben in verschiedenen Gruppen und Status einsehen. Außerdem bietet sie die Möglichkeit, die Listen zu filtern und nach Excel zu exportieren. Die Registerkarte „Aufgaben“ ist in der Regel nur für Systemadministratoren, Genehmiger und Ressourcen sichtbar. Nachfolgend sind die Listen aufgefüh

Absenden - Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald alle Erstellungsdetails für den Arbeitsauftrag eingegeben, der Lieferant und der Liefertermin festgelegt wurden, kann der Arbeitsauftrag an den Lieferanten zur Bestätigung und zum Versand übermittelt werden. Sie können einen Arbeitsauftrag über die folgenden Schritte einreichen: Klicken Sie im Menü „Agentenaktion“ auf die Option „Absenden“. W

Ressource kann keine Arbeit annehmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Zuweisen eines Arbeitsauftrags an eine Ressource kann der Benutzer darüber informiert werden, dass die Ressource den Auftrag nicht ausführen kann. Um dies zu protokollieren, verwenden Sie die Aktion „Ressource kann Auftrag nicht annehmen“ und befolgen Sie anschließend diese Schritte: Geben Sie alle relevanten Details ein, einschließlich des Nam

1.02 – Zuweisung ausstehend – Ressource nicht erreichbar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

API

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Was ist die Ostara API? Die API (Programmierschnittstelle) ermöglicht die Interaktion des Ostara -Systems mit anderen Softwareanwendungen. Sie dient als Kommunikationsmethode zwischen Ostara und anderen Datenquellen. Einführung Die Ostara API wurde entwickelt, um Auftragnehmern, die Ostara derzeit für ihre Kunden nutzen (oder kürzlich dazu aufgeford

Einreichen einer Kundenrechnung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald alle notwendigen Arbeitsaufträge in eine Kundenrechnung aufgenommen wurden, kann diese eingereicht werden. Öffnen Sie die zur Einreichung bereite Kundenrechnung und klicken Sie im Dropdown-Menü „Aktionen“ in der Statusüberschrift auf „Rechnung einreichen“. Daraufhin wird das Fenster „Kundenrechnung einreichen“ angezeigt, in dem Sie die Einrei

Aus Verträgen entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Eingabe eines vertragsverwalteten Enddatums kann der Benutzer die Daten für dieses Gebäude in allen entsprechenden Verträgen entfernen oder verkürzen. Dies kann wie folgt erfolgen: Um die Laufzeit eines Vertrags für das Gebäude zu ändern, für das der Benutzer gerade das Vertragsende eingegeben hat, markieren Sie in der Gebäudeliste das Gebäude,

0,00 - 1,24 - Alle Bundesstaaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einführung in das Untermenü „Rechnungen“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dem Arbeitsauftrag zuweisen Rechnung prüfen Rechnung ungültig machen Rechnungen in großen Mengen prüfen Rechnung zur Zahlung einreichen Rechnung löschen Bestätigung der Rechnungsstellung an den Kunden

Einführung in das Rechnungsmanagement

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Ostara -Anwendung bietet ein zentrales System für die Rechnungserfassung und -verarbeitung. Rechnungsaktionen sind über zwei Tools zugänglich: den Bereich „Finanzen“ auf der Helpdesk-Arbeitsseite und die Menüschaltflächen „Rechnungsaktionen“ im Finanzmodul. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status des aktuellen Auftrags oder der Rechnung ab. J

Maßnahmen zur Leistungserbringung – Reaktiv, Angebot, PPM, Audit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alle Anrufaktionen sind über die Schaltfläche „Anrufaktion“ im Helpdesk zugänglich. Welche Aktionen beim Anruf verfügbar sind, hängt vom Status des Arbeitsauftrags ab. Jede Anrufaktion wird nach Abschluss als Ereignis im rechten Fenster „Ereignisse“ des Helpdesks angezeigt. Dies ermöglicht nicht nur einen schnellen Überblick über alle für die jeweil

Personenübersicht ansehen/bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer alle Personen an einem bestimmten Standort oder für eine bestimmte Ressource anzeigen möchte. Diese und viele weitere Suchvorgänge können über die Schaltfläche „Personenliste“ durchgeführt werden. Mit dieser Funktion können Sie im System nach Personen anhand verschiedener Kriterien wie Kunde, Profil, Kategorie un

1.03 - Annahme ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zuteilung/Übernahme eines Jobs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ressourcen, die Aufgaben zuweisen können, möchten möglicherweise auch welche übernehmen. Anstatt für jede Aktion zwei Schaltflächen zu benötigen, wird Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen die Schaltfläche „Ressource zuweisen/übernehmen“ angezeigt. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ressource zuweisen/abholen“, um

Hinzufügen eines Gebäudes zu einem Vertrag

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wie man ein Gebäude in einen Vertrag aufnimmt Wenn ein Gebäude nicht zu einer PPM-Aufgabe hinzugefügt werden kann, ist es wahrscheinlich, dass es nicht auf der Registerkarte „Gebäude“ des Vertrags vorhanden ist. Beim Anlegen eines neuen Vertrags werden alle Gebäude des zugehörigen SRA automatisch dem Gebäude-Tab des neuen Vertrags hinzugefügt. Werde

Auftrag zuweisen – per E-Mail/Telefon

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benutzer des Portals benötigen möglicherweise die Möglichkeit, Aufgaben den „Ressourcen“ zuzuweisen. Dies kann über eine von zwei Aktionen erfolgen: „Zuweisung per E-Mail“ und „Zuweisung per Telefon“ . 'Per E-Mail zuweisen' Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion „Auftrag zuweisen – Per E-Mail“ aus, um das Popup „Per E-Mail zuweisen“ a

Fragen zu Arbeitsaufträgen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Während der Bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen sowie beim Starten und Stoppen von Aufträgen können je nach Konfiguration durch den Systemadministrator eine oder mehrere Fragen angezeigt werden. Auf der Registerkarte „Fragen“ muss der Benutzer vom Systemadministrator festgelegte Fragen beantworten. Nach Eingabe der Kontaktdaten oder Durchführung

Kataloge ansehen – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Seite „Katalogliste“ zeigt alle Kataloge an, die für den angemeldeten Lieferanten erstellt wurden. Um die Details eines Katalogs anzuzeigen, klicken Sie in der Liste auf den gewünschten Katalog. Daraufhin werden alle Artikel des Katalogs sowie verschiedene Aktionen angezeigt, die für diesen Katalog verfügbar sind. Standardmäßig werden in der Kat

Änderung von Teilen/Ausrüstung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Abschluss eines Auftrags kann es vorkommen, dass beim Stoppen des Auftrags Teile/Ausrüstung fehlten oder falsch hinzugefügt wurden und korrigiert werden müssen. Dies kann über die Aktion „Teile/Ausrüstung bearbeiten“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ (für abgeschlossene Aufträge) die Aktion <Teile/Ausrüstung ändern> aus

Die Anwesenheit neu planen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In bestimmten Fällen benötigen der Mitarbeiter oder der Kunde möglicherweise die Möglichkeit, den Einsatztermin zu verschieben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Auftrag dringlicher geworden ist oder der Mitarbeiter anderweitig beschäftigt ist. Falls eine Terminverschiebung erforderlich ist, kann diese über die Schaltfläche „Einsatzte

Ressource ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Diese Option sollte verwendet werden, wenn die ursprünglich zugewiesene Ressource keine Arbeit annehmen kann oder eine Genehmigung zur Änderung der zugewiesenen Ressource vorliegt. Die Regeln für die Umverteilung, wenn die ursprüngliche Ressource weiterhin zugewiesen ist, sind für jede Managementgesellschaft individuell. Stellen Sie daher sicher, da

Weiterleitung eines Arbeitsauftrags an eine externe Ressource

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen können bestimmte Arbeitsaufträge von der internen Ressource, der sie zugewiesen wurden, nicht abgeschlossen werden. In diesen Fällen kann der Benutzer den Auftrag an eine externe Ressource zur Fertigstellung weitergeben. Dies erfolgt über die Aktion „ An externe Ressource weitergeben“ . Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ di

ETA-Update anfordern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Arbeitsauftrag einer Ressource zugeordnet ist, aber keine voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) angegeben wurde, möchte der Kunde möglicherweise die ETA für deren Eintreffen vor Ort erfahren. In diesem Fall kann der Benutzer eine der beiden Aktionen zur ETA-Aktualisierung verwenden: „ ETA-Aktualisierung anfordern (E-Mail)“ oder „ ETA-Aktualis

Hierarchien und Identitätsdiebstahl

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zwei im System verfügbare Konzepte sind Hierarchien und Identitätswechsel. Hierarchien ermöglichen es Führungskräften, Arbeitsaufträge auf einer niedrigeren Ebene zu genehmigen, ohne an der ursprünglichen Genehmigungsanfrage beteiligt zu sein. Das bedeutet, dass eine Führungskraft nicht jedes Mal eine E-Mail erhalten muss, wenn eine Genehmigung auf

5.11 & 5.12 – Auftrag abgeschlossen – Rechnungsstellung läuft/Keine Rechnung erwartet

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Grund für die Vertragsänderung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem Sie Änderungen an einem Vertrag vorgenommen und auf „OK“ geklickt haben, um die Änderungen zu übernehmen, öffnet sich dieses Fenster: Hier kann der Benutzer den Grund für die Vertragsänderung angeben. Grund für die Änderung Dies ist eine vorausgefüllte Liste, die einen kurzen Überblick über die vorgenommene Änderung bietet. „Zusätzliche Info

Hervorragendes Zitat

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Offene Angebote“ zeigt alle noch nicht abgeschlossenen Angebotsaufträge des Benutzers an. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Aufträge > Listen > Standard > Offene Angebote. Jeder Arbeitsauftrag zeigt ein Fälligkeitsdatum an, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), ob er in den nächsten 15 Minuten fäll

Anforderung zusätzlicher Ingenieure

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Ingenieur bei einem Einsatz feststellt, dass die Arbeit nicht rechtzeitig abgeschlossen werden kann oder für eine einzelne Person zu schwierig ist. In diesem Fall muss er zusätzliche Ingenieure anfordern. Dies kann über die Aktion „Zusätzliche Ingenieure anfordern“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die

Die Anwesenheit neu planen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In bestimmten Fällen benötigen der Mitarbeiter oder der Kunde möglicherweise die Möglichkeit, den Einsatztermin zu verschieben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Auftrag dringlicher geworden ist oder der Mitarbeiter anderweitig beschäftigt ist. Falls eine Terminverschiebung erforderlich ist, kann diese über die Funktion „Einsatztermin

3.00 - Anwesenheitskontrolle begonnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Problem aus der Ferne beheben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal kann ein Mitarbeiter einen Auftrag auch außerhalb des Einsatzortes abschließen. Daher benötigt er die Möglichkeit, den Auftrag aus der Ferne zu stoppen. Dies kann über die Aktion „Fernwartung“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Remote Fix> aus, um das Popup „Remote Fix“ anzuzeigen. Geben Sie Datum und Uh

Einhaltung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal ermöglicht Nutzern die Einsicht in den Compliance-Status ihrer Websites. Dieser wird im Bereich „Compliance “ des Dashboards angezeigt. Dort erhalten Nutzer einen Überblick über die Anzahl der aktuell gültigen Zertifikate und den Gesamt-Compliance-Status ihrer Websites. Im Folgenden werden die einzelnen Statusangaben erläutert: „Erforderl

Anlagenübersicht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Schaltfläche „Anlage“ enthält die Funktion, anlagenspezifische Informationen für den ausgewählten Mandanten zu ändern, z. B. Anlagenbedingungen. Die Schaltfläche „Asset“ umfasst nach dem Anklicken folgende Bereiche: Anlagenbedingungen Vermögensrisiken

Ändern Ihres Passworts

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal muss ein Benutzer sein Passwort aus Sicherheitsgründen, persönlichen Gründen usw. ändern. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Passwort ändern“ im Systemmodul erfolgen. Der Vorgang ist dem erstmaligen Anmelden im System ähnlich. ( Hinweis : Diese Aktion ist nicht sichtbar, wenn Sie sich per Single Sign-On anmelden.) Klicken Sie auf

Registerkarte „Teile“ – Hinzufügen von Teilen zu einem Vertrag

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn es sich beim Vertrag nur um einen PPM-Vertrag handelt, ist die Registerkarte „Teile“ deaktiviert und im Vertrag nicht auswählbar. Wenn es sich jedoch nicht um einen reinen PPM-Vertrag handelt, kann dies wie folgt erfolgen: Klicken Sie auf den Reiter „Teile“. Alle bereits dem Vertrag hinzugefügten Teile werden von hier aus angezeigt. Klicken Sie

Registerkarte „Guthaben“ – Bonusguthaben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Unter dem Reiter „Credits“ kann man überprüfen, ob es Anreize (Rabatte) für die korrekte Ausführung der Arbeiten gibt. Um Details hinzuzufügen oder zu ändern, muss der Benutzer auf die Schaltfläche „Ändern“ klicken. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Bitte beachten Sie: Alle unten aufgeführten Elemente werden ausschließlich für die Berichte

Rechnung – Hinzufügen/Bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bitte beachten Sie das Benutzerhandbuch „Finanzen – Finanzmanagement“.

1.10 & 1.12 & 1.13

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

5.22 - Auftrag abgeschlossen - Keine Rechnung erwartet

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen verfügen Benutzer über Dokumente/Bilder, die sich auf einen Auftrag beziehen und die sie diesem Auftrag hinzufügen möchten, damit andere Benutzer darauf zugreifen können. Dies kann über die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Dokumente hinzuf

Kategorieanweisungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Den RFI-Kategorien können Anweisungen hinzugefügt werden, um Details zum Inhalt des Fragebogens zu erläutern. Dies kann unter anderem Angaben darüber enthalten, was der Benutzer ausfüllen muss und welchen Zweck die Fragen haben. Um einer Fragebogenkategorie Anweisungen hinzuzufügen, gehen Sie bitte wie folgt vor. Anweisungen werden einer Kategorie m

Feedback geben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Abschluss eines Auftrags besteht die Möglichkeit, Feedback zur Ausführung der Arbeit sowie zum allgemeinen Verhalten der Ressource abzugeben . Das Feedback kann positiv oder negativ ausfallen. Informationen zum Abgeben von Feedback finden Sie auf der Seite „Feedback geben“ . Berechtigungen: Kann Feedback zu Arbeitsaufträgen geben

Registerkarte „Gebäude“ – Gebäude entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um ein Gebäude aus einem Vertrag zu entfernen, muss der Benutzer zunächst das zu entfernende Gebäude markieren. Klicken Sie auf der Registerkarte „Gebäude“ auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Gebäude entfernen“. Anschließend öffnet sich das Fenster „Grund für die Vertragsänderung“ . Wenn jedoc

Ich lehnte es ab, ein Angebot abzugeben.

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In einigen Fällen, wenn der Kunde von einer Ressource eine Angebotsanfrage stellt, kann die Ressource möglicherweise keine Angebotsdetails liefern, sei es, weil sie die angegebene Art von Arbeit nicht ausführt oder aus einem anderen Grund. In diesen Fällen kann die Ressource das Angebot mithilfe der Aktion „Angebot ablehnen“ ablehnen. Benutzer der Z

Angebot anfordern und prüfen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen kann der Angebotspreis als zu hoch empfunden werden oder Unstimmigkeiten enthalten. In diesen Fällen kann der Nutzer die Ressource bitten, das Angebot zu überprüfen und zu korrigieren (über die Aktion „ Angebotsprüfung anfordern“) . Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Angebotsprüfung anfordern> aus, um die

Startseite

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Falls Sie zur Startseite zurückkehren oder auf bestimmte Listen zugreifen möchten, die nur dort verfügbar sind, gibt es eine schnelle und einfache Möglichkeit. Durch Klicken auf den Tab „Startseite“ gelangen Sie zurück zu Ihrer Startseite (der Seite, die nach dem Einloggen angezeigt wird). Diese Funktion ist auf jeder Seite des Portals und für alle

Angebotsdetails ansehen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bevor ein Kostenvoranschlag für einen Auftrag genehmigt oder abgelehnt wird, kann der Genehmigende die Details des Kostenvoranschlags genauer prüfen. Dies ist über die Funktion „Kostenvoranschlagdetails anzeigen“ möglich. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Angebotsdetails anzeigen> , um die vollständigen Angebotsdetails an

Verweigern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal stimmt ein Genehmiger dem einem Auftrag zugewiesenen Wert nicht zu und möchte ihn daher ablehnen, sobald er in seiner Liste erscheint. Dies kann über die Aktion „Ablehnen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Ablehnen> aus, um das Popup „Ablehnen“ anzuzeigen. Hier muss der Nutzer Angaben zur Ablehnung des

PPM-Registerkarte – PPM-Gebäudedetails ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist nur auf Aufgabenebene möglich (siehe PPM-Aufgabendetails ändern ). Hier können Sie jedoch Notizen oder Anweisungen hinzufügen (alle hinzugefügten Anweisungen sind im Portal sichtbar). speziell für ein Gebäude. Es ist auch möglich, ein automatisches Startdatum hinzuzufügen, das nur für das jeweilige Gebäude gilt.

Job ablehnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn einem Benutzer ein Auftrag zugewiesen wurde, kann dieser den Auftrag ablehnen. Dies kann mit der Aktion „Auftrag ablehnen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktionsschaltfläche < Auftrag ablehnen> , um das Popup „Auftrag ablehnen“ anzuzeigen. Geben Sie gegebenenfalls <Anmerkungen> zur Ablehnung ein und klicken

Ressource(n) hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Eine Ressource ist ein Auftragnehmer, der die im vorherigen Tab spezifizierten Arbeiten ausführt. Die Zuweisung einer Ressource erfolgt über den Reiter „Ressourcen“ der SRA wie folgt: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Ressource(n) hinzufügen“. Bitte beachten Sie: Wenn in dieser S

Arbeitsauftrag auf Eis legen/die Warteliste entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Arbeitsauftrag in den Genehmigungsstatus „An-“ oder „Wiederherstellung“ zu versetzen, tippen Sie auf der Detailseite des Arbeitsauftrags auf die entsprechende Schaltfläche im Aktionsmenü. Der Bildschirm, zu dem Sie bei beiden Optionen gelangen, sieht bis auf die Überschrift, die entweder „Warteschleife beendet“ oder „Warteschleife“ lautet,

Standortkartierung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Standortzuordnungen werden bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen verwendet, um die zu bearbeitenden Orte festzulegen. Mit der Aktion „Standortzuordnungen“ für ein Gebäude geben Sie diese Details an. Ein neues Gebäude hat standardmäßig keine Standortzuordnungen; diese müssen daher bei der Erstellung eines neuen Gebäudes hinzugefügt werden. Um Stand

0,00 - 1,00 - Alle 0,x-Zustände

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Feste Kosten festlegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Arbeitsauftrag einen festgelegten, bereits vereinbarten Kostenwert hat, kann dieser Kostenwert dem Arbeitsauftrag zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass der korrekte Wert angezeigt wird. Dies erfolgt über die Aktion „Fixkosten festlegen“ gemäß den folgenden Schritten: Durch Klicken auf die Aktion wird das Fenster „Fixkosten festlegen“

Finanzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann Rechnungsdokumente hinzufügen Finanzen Möglichkeit, Dokumenten zu Rechnungseinreichungen hinzuzufügen Rechnungsdokumente einsehen, Arbeitsauftragsrechnungen hinzufügen, Rechnungen bearbeiten, Arbeitsaufträge bearbeiten, Arbeitsauftragsfilter auflisten, Anrufe tätigen und empfangen, Sof

Einführung in Immobilien

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Modul „Immobilien“ Dieses Modul ist nicht nur ein Datenspeicher, sondern die Datenquelle, die im gesamten System verwendet wird. Es enthält unter anderem folgende Informationen: Verkaufsfläche und Gesamtfläche. Verfügbarkeit des Zugangs – einschließlich Belegungs- und Handelszeiten, um die Zuweisung eines geeigneten Zeitpunkts für den Besuc

5.x-Zustände

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsauftrag verknüpfen > Neuen Arbeitsauftrag erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Benutzer kann einen Arbeitsauftrag mit einem neuen Arbeitsauftrag verknüpfen. Hierfür stehen vier Optionen zur Verfügung: Verknüpfung mit einem reaktiven Arbeitsauftrag, einem Angebots-Arbeitsauftrag, einem Prüf-Arbeitsauftrag oder einem Einkaufs-Arbeitsauftrag. Um diese Aufgabe auszuführen, wählen Sie sie in der Liste „Agentenaktionen“ aus und

Registerkarte „Berichte“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Reiter „Berichte“ enthält eine Liste verschiedener Berichte mit Informationen zu bestimmten Auftragsarten, der Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs) und Rechnungen. Die verfügbaren Berichte hängen von den Benutzerrechten ab; daher kann es vorkommen, dass manche Benutzer Zugriff auf bestimmte Berichte haben, andere jedoch nicht. Ganz obe

Feiertage

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im System werden alle gesetzlichen Feiertage in den Planungsfenstern angezeigt, um bei der Arbeitsplanung relevante Informationen bereitzustellen. Die gesetzlichen Feiertage können im Systembereich unter „Feiertage“ konfiguriert werden. Diese Feiertage gelten für alle Kunden im System. Verwenden Sie die Filterkombinationen, um die Anzeige von Jahr/L

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Aufgabenstruktur ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies kann über den Reiter „PPMs“ erfolgen. Auf diesem Reiter werden dem Benutzer alle PPMs und die zugehörigen Gebäude angezeigt. Änderungen, die hier vorgenommen werden, wirken sich nur auf den aktuell bearbeiteten Zeitraum aus; bereits erstellte zukünftige Zeiträume bleiben unberührt. Dies kann über den Reiter „PPMs“ erfolgen. Auf diesem Reiter we

Anzeigen/Bearbeiten eines Asbestprotokolls

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gelegentlich kann es erforderlich sein, einen vorhandenen Asbestdatensatz zu suchen und einzusehen. Dies ist durch Klicken auf die Schaltfläche „Asbest anzeigen“ möglich. Um einen Asbestdatensatz anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor: Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt werden. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Clien

Reaktiven Auftrag erstellen – Einzelansicht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen reaktiven Job in der Einzelbildschirmansicht zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Job erstellen“, dann auf die Schaltfläche „Reaktiven Job erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Reaktiven Auftrag erstellen“ öffnet sich der erste Bildschirm des Prozesses. Je nachdem, ob der Benu

Auftrag zuweisen > Per E-Mail

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Ressource nicht für die automatische Zuweisung von Arbeitsaufträgen eingerichtet ist, aber mindestens eine Person der Ressource zugeordnet ist, die E-Mails empfangen kann, wird die Aktion „Auftrag zuweisen > Per E-Mail-Agent“ verfügbar. Diese Aktion funktioniert ähnlich wie die Aktion „Auftrag zuweisen“, erfordert jedoch lediglich eine N

Einführung in Autorisierungsaktionen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Auf der Seite mit den Autorisierungsdetails können Sie das Aktionsmenü aufrufen, indem Sie auf das Symbol „“ tippen. "-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Anwendung. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung: Foto machen Autorisieren Verweigern In der Warteschleife / Von der Warteschleife Information / Keine Information erforderlich Dokumente a

Registerkarte „Gebäude“ – Gebäude verschieben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um ein Gebäude von einem Vertrag in einen anderen zu verschieben, muss der Benutzer zunächst das zu verschiebende Gebäude markieren. Klicken Sie auf der Registerkarte „Gebäude“ auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Gebäude verschieben“. Anschließend öffnet sich folgender Bildschirm: Wählen Sie d

Arbeitsauftrag an den Kunden in Rechnung gestellt – Zurücksetzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bitte beachten Sie das Benutzerhandbuch „Finanzen – Finanzmanagement“ .

Zählerstand hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wählen Sie über die Schaltfläche „Agentenaktion“ die Option „Hinzufügen/Bearbeiten/Anzeigen/Zählerstände“. Dieser Bildschirm wird angezeigt. Falls keine Zählerstände angegeben wurden, markieren Sie den Zählertyp und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um einen vorherigen Zählerstand zu bearbe

Rechnung anzeigen – Google Chrome-Bereich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einführung in das Anzeigen/Bearbeiten einer Rechnung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine bestehende Rechnung anzuzeigen/zu bearbeiten, muss der Benutzer zuerst die Rechnung, die er bearbeiten möchte, über eine Rechnungssuche finden. Sobald der Benutzer die zu bearbeitende Rechnung gefunden hat, kann er sie entweder durch Doppelklicken auf die betreffende Rechnung oder durch Markieren und Klicken auf die Schaltfläche „Weiter“ öff

Auftragsbestätigung an Kunden – Helpdesk

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Aktion „Arbeitsauftrag an Kunden fakturiert bestätigen“ ist zu verwenden, wenn der betreffende Arbeitsauftrag dem Kunden als Rechnung zugestellt werden soll. Diese Regeln sind für jede Hausverwaltung individuell und müssen mit dem Finanzmanager abgeklärt werden. Um zu bestätigen, dass die Rechnung an den Kunden gesendet wurde, wählen Sie im Menü

1.23 - Annahme ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Registerkarte „Gebäude“ – Gebäude hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebäude werden automatisch aus der SRA abgeleitet. Falls mehrere Verträge in der SRA vorhanden sind, kann der Benutzer auf diesem Bildschirm festlegen, welche Gebäude zu diesem Vertrag gehören. Dies kann wie folgt erfolgen: Klicken Sie auf den Reiter „Gebäude“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“, dann wird dieses Menü angezeigt: Klicken Sie

1.24 – Ausstehende Zuweisung – Zurückgerufen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

2.20 - Anwesenheit ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

E-Mail-Vorlagen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hier finden Sie eine Liste aller verschiedenen E-Mails und SMS-Nachrichten, die über das Menü „Vorlagenkonfiguration“ konfiguriert werden können: E-Mail – Vertrags-E-Mails: Liste der stornierten Arbeitsaufträge – Versendet eine Stornierungs-E-Mail mit einer CSV-Datei im Anhang, die eine Liste aller im Rahmen des Vertrags stornierten Arbeitsaufträge

Katalog erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Katalog zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Katalog erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Durch Klicken auf die Schaltfläche „Katalog erstellen“ (oder „Katalog hochladen“) wird die Seite „Katalog erstellen“ angezeigt. Zunächst muss der Benutzer den Namen des Katalogs und die Katalogartikel angeben. Falls noch keine

Inventardokumente

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benutzer können Dokumente zu bestimmten Inventarartikeln hochladen. Wählen Sie dazu den gewünschten Inventarartikel aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“. Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie auf der Seite „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ .

Einstellungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Option „Einstellungen“ im Menü werden die folgenden Überschriften im Hauptmenü angezeigt: Offline-Aktion aktiviert Startseiten-Startseite Verwenden Sie die Optionen rechts neben diesen Überschriften, um die Einstellungen zu ändern. Offline-Aktionen aktiviert Diese Funktion lässt sich per Schalter ein- und ausschalten. Ist sie akti

Kerndaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Dokumente hinzufügen Kerndaten Ermöglicht das Hinzufügen von Dokumenten im gesamten System. Kann dynamische Ausführung dem Profil zuweisen Kerndaten Kann mit Asbestrisiken in Verbindung gebracht werden Kerndaten Kann mit Asbeststatus in Verbindung gebracht werden Kerndaten Möglichkeit zum A

Anerkennen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Lieferant die Bestellung bestätigen und annehmen möchte, muss er eine bestimmte Aktion ausführen. Dies kann über die Schaltfläche „Bestätigen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Bestätigen“, um das Bestätigungs-Popup anzuzeigen. Geben Sie gegebenenfalls Anmerkungen zur Bestellung ein und legen Sie Liefert

Einführung in die Vorlagenkonfiguration

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im gesamten System werden verschiedene E-Mails und SMS-Nachrichten verwendet, um unterschiedliche Benutzer zu informieren. Sollten die Angaben in diesen E-Mails jedoch nicht korrekt sein oder geändert werden müssen, kann dies über das Menü „Vorlagenkonfiguration“ erfolgen. Im Menü „Vorlagenkonfiguration“ gibt es drei Hauptbereiche, die die verschied

Einführung zu Duplikaten/Ereignissen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Erstellen eines Auftrags kann es vorkommen, dass bereits bestehende Aufträge potenzielle Duplikate enthalten oder dass für das betreffende Gebäude ein Gebäudeereignis registriert ist. Trifft eines oder beides zu, wird während der Auftragserstellung der Tab „Duplikate/Ereignisse“ angezeigt. Gegebenenfalls werden auch anstehende PPMs angezeigt, m

Lieferkosten bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Aufrufen einer Bestellung kann es vorkommen, dass die Lieferkosten bereits festgelegt wurden. In diesem Fall muss der Lieferant die Lieferkosten aktualisieren. Dies kann über die Schaltfläche „Lieferkosten bearbeiten“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Liefergebühr bearbeiten“, um das Popup „Liefergebühr bear

Kunden hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Kunde(n) hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster: Dieses Fenster enthält alle zur Auswahl stehenden Mandanten (diese Daten variieren je nach den vom Benutzer angezeigten Mandanten und den für diese SRA ausgewählten Aufgabentypen). De

Angebotsdetails ansehen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bevor ein Kostenvoranschlag für einen Auftrag genehmigt oder abgelehnt wird, kann der Genehmigende die Details des Kostenvoranschlags genauer prüfen. Dies ist über die Schaltfläche „Kostenvoranschlagsdetails anzeigen“ möglich. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Angebotsdetails anzeigen“, um die vollständigen Angebotsdetails

Kostenschätzung festlegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Während der Ausführung eines Auftrags kann es erforderlich sein, dass der Benutzer den geschätzten Auftragswert festlegt, um dem Kunden eine Vorstellung von den voraussichtlichen Kosten zu geben. Dies kann über die Schaltfläche „Kostenvoranschlag festlegen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Kostenvoranschlag fest

Registerkarte „Gebäude“ – Einführung zur Änderung von Baudaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Start- und Enddaten eines Gebäudes zu ändern, muss der Benutzer zunächst das Gebäude markieren, dessen Daten er ändern möchte. Klicken Sie auf der Registerkarte „Gebäude“ auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Gebäude ändern“ (diese Funktion ist auch durch Doppelklicken auf das Gebäude err

Registerkarte „Angebot erstellen“ – Assistentenansicht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Angebotsauftrag mithilfe der Assistentenansicht zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Auftrag erstellen“, dann auf die Schaltfläche „Angebotsauftrag erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Durch Klicken auf die Schaltfläche „Angebotsauftrag erstellen“ wird der erste Schritt des Angebotserstellungsprozesses angezeigt:

Symptome

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hier können Benutzer Symptome konfigurieren. Symptome beschreiben, welches Problem bei Arbeitsaufträgen aufgetreten ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Symptome“, um die aktuell im System vorhandenen Symptome anzuzeigen. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt werden. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Clientauswahl“

Arbeitsauftrag für die Audit-Einführung auswählen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn Datenprüfungen erforderlich sind, um die Integrität der im System eingegebenen Daten sicherzustellen, kann ein Desktop-Audit erstellt werden. Nach der Erstellung kann der Benutzer die Arbeitsaufträge auswählen, die in den Audit einbezogen werden sollen. Durch Klicken auf „Arbeitsaufträge für die Prüfung auswählen“ öffnet sich das Fenster „Arbei

Einchecken im Gebäude

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen von „Im Gebäude einchecken“ wird der Nutzer aufgefordert, die jeweilige Check-in-Methode des Kunden zu verwenden, um zu bestätigen, dass er sich am richtigen Standort befindet. Je nach Kunde muss der Nutzer eine der folgenden Aktionen ausführen, um fortzufahren: Bluetooth GPS QR-Code Bluetooth Die Bluetooth-Funktion ermöglicht es dem

Asbest-Tab

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In einigen Gebäuden können Asbestspuren vorhanden sein. Entsprechende Asbestdatensätze müssen gegebenenfalls von einer Fachkraft oder einem bestimmten Benutzer eingesehen werden. Dies ist über den Reiter „Asbest“ möglich. Nach Auswahl dieses Reiters werden alle Asbestdatensätze für die Gebäude angezeigt, auf die der Benutzer Zugriff hat. Jeder Daten

Einführung zum Anzeigen/Bearbeiten einer Ressource

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass Informationen zu Ressourcen eingesehen oder bearbeitet werden müssen. Dies ist ganz einfach per Klick auf die Schaltfläche „Ressourcenliste“ möglich. Nach dem Klick wird die Ressourcenliste angezeigt. Hier können Sie eine Ressource durch Doppelklicken auf einen Eintrag oder durch Auswählen eines Eintrags und Klicken auf die S

Stoppen eines Arbeitsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Mitarbeiter benötigen die Möglichkeit, ihre Arbeitsaufträge über das Portal zu stoppen. Je nachdem, ob der Maschinenstandort festgelegt wurde, kann dies mit zwei Aktionen erfolgen: „ Auftrag stoppen“ und „ Auftrag stoppen – Administrator“ . Job stoppen Wählen Sie im Bildschirm „Arbeitsauftragsdetails“ die Aktion „ Auftrag stoppen“ , um den Bilds

Zuteilung/Übernahme eines Jobs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ressourcen, die Aufgaben zuweisen können, möchten möglicherweise auch welche übernehmen. Anstatt für jede Aktion zwei Schaltflächen zu benötigen, wird Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen die Aktion „Ressource zuweisen/Übernehmen“ angezeigt. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Ressource zuweisen/abnehmen> aus, um

Angabe einer voraussichtlichen Ankunftszeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Mitarbeiter müssen gegebenenfalls eine voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) angeben, wann sie zur Ausführung ihrer zugewiesenen Aufgaben eintreffen werden. Dies kann über die Aktion „ETA angeben“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Voraussichtliche Ankunftszeit angeben> aus, um das Popup „Voraussichtliche Ankun

0,00 - 0,15 - Alle Bundesstaaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Reise für Job starten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Auswahl der Schaltfläche „Reise für Auftrag starten“ im Menü „Aktionen“ wird die Seite „Reise für Auftrag starten“ geöffnet. Auf dieser Seite kann der Benutzer bestätigen, dass er die Reise zu diesem speziellen Arbeitsauftrag begonnen hat, und hat Zugriff auf die Einstellmöglichkeiten, um die voraussichtliche Ankunftszeit für diesen Auftrag fe

Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Betrachten eines Assets können Benutzer Dokumente/Bilder hochladen, die sich auf das Asset beziehen und weitere Details dazu liefern. Dies kann für Ressourcen hilfreich sein , die zukünftig an dem Asset arbeiten . Dies ist über die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ möglich. Dies funktioniert auf die gleiche Weise wie die A

Abschnitt 4 – Fertigstellung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Kostenstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Bildschirm „Kostenstellen“ zeigt die verschiedenen Kostenstellen der ausgewählten Ressource sowie deren Gültigkeitsdaten an. Diese werden üblicherweise von Kunden verwendet, um Ostara mit ihren eigenen Finanzsystemen zu verknüpfen. Bei nur einem Kunden wird dieser Bildschirm direkt angezeigt. Bei mehreren Kunden erscheint zunächst die Kundenausw

3.10 - Beginn der Anwesenheitskontrolle

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

1.22 – Zuweisung ausstehend – Ressource nicht erreichbar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Angabe einer voraussichtlichen Ankunftszeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Mitarbeiter müssen gegebenenfalls eine Schätzung ihrer voraussichtlichen Ankunftszeit für den ihnen zugewiesenen Auftrag abgeben. Dies kann über die Schaltfläche „Voraussichtliche Ankunftszeit angeben“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Voraussichtliche Ankunftszeit angeben“, um das Popup „Voraussichtliche Ank

Gebäude-SLRs ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies kann erfolgen, indem man das Gebäude markiert und auf die Schaltfläche "SLR ändern" im Abschnitt "Gebäude" der SRA klickt. Weitere Anweisungen zum Ändern von Gebäude-SLRs finden Sie unter „Ändern des Aufgabentyps SLRs“ .

Job annehmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn einem Benutzer ein Auftrag zugewiesen wurde, kann dieser den Auftrag annehmen. Dies kann mit der Aktion „Auftrag annehmen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Auftrag annehmen“, um das Popup „Auftrag annehmen“ anzuzeigen. Geben Sie Datum und Uhrzeit der voraussichtlichen Ankunftszeit (ETA) manuell oder über de

Rechnung löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung nicht mehr benötigt wird und aus dem System entfernt werden muss. Dies kann über die Schaltfläche „Rechnung löschen“ erfolgen. Suchen Sie die Rechnung mithilfe der Rechnungssuche , markieren Sie die zu löschende Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung löschen“. Es erscheint eine Bestätigungsmeldu

Vertragszeiträume - Vertragszeitraum anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem ein Vertrag in den Suchergebnissen ausgewählt wurde, wird die Vertragsübersicht angezeigt. Hier kann der Benutzer Vertragszeiträume hinzufügen, bearbeiten und einsehen. Um einen Vertragszeitraum anzuzeigen, wählen Sie ihn im Bereich „Vertragszeiträume“ aus und klicken Sie auf „Anzeigen“. Alternativ können Sie den gewünschten Zeitraum auch pe

Autorisieren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Auftrag erforderlich ist und alle Voraussetzungen erfüllt sind, muss der Genehmiger den Auftrag freigeben, damit er von der Ressource ausgeführt werden kann. Dies kann mit der Aktion „Genehmigen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion <Autorisieren> aus, um das Popup „ Autorisieren“ anzuzeigen. Hier muss der B

Zuzuweisende Ressource

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Vertrag als interner Vertrag eingerichtet wurde, steht beim Ändern der Daten eines Gebäudes ein zusätzliches Feld zur Verfügung. Dieses Feld heißt „Zuzuordnende Ressource“. Hier kann der Benutzer auswählen, ob Arbeitsaufträge für dieses Gebäude an die standardmäßig im Vertrag ausgewählte Ressource der Stufe 1 oder an eine Ressource der Stuf

Einführung in Finanzmaßnahmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsauftrag an den Kunden in Rechnung gestellt – Bestätigung Arbeitsauftrag an den Kunden in Rechnung gestellt – Zurücksetzen Rechnung – Hinzufügen/Bearbeiten Rechnung – Löschen

Teilearten – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Teilearten werden im System in zwei Bereichen verwendet. Erstens sind Teilearten in den Kerndaten mit Gerätearten verknüpft und können daher während des Stoppvorgangs eines Arbeitsauftrags von einem Benutzer verwendet werden, um anzugeben, welches bestimmte Teil oder welche Komponente eines Geräts hinzugefügt/ausgetauscht/repariert usw. wurde. Zweit

Benachrichtigungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nutzer können Benachrichtigungen abonnieren. Die Abonnements werden über das Modul „Personen“ verwaltet. Durch das Abonnieren von Benachrichtigungen erhalten die abonnierten Personen diese dann je nach ihren Präferenzen per SMS oder E-Mail. Auf dieser Seite können Sie die Benachrichtigungen konfigurieren. Hier können Sie festlegen, welche Benachrich

Einführung in die Ressourcen-Untermenüs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Neben dem Anzeigen und Bearbeiten externer und interner Ressourcen bietet das Ressourcenmodul weitere Funktionen, wie das Hinzufügen von Dokumenten, das Erstellen von Zweigstellen oder Ressourcen der zweiten Ebene sowie das Hinzufügen von Arbeitsaufträgen zum Planer. Diese Funktionen finden Sie im Menüband „Aktionen“ des Ressourcenmoduls. Dies sind

Einführung in die Erstellung eines Assets

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Anlagen können in reaktiven, angebotsbasierten und vorbeugenden Arbeitsaufträgen verwendet und einfach erstellt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlage erstellen“, um eine neue Anlage anzulegen. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Mandant ausgewählt werden. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Mandantenauswahl“. Nach Auswahl e

Reaktiven Job erstellen – Assistentenansicht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen reaktiven Job mithilfe der Assistentenansicht zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Job erstellen“, dann auf die Schaltfläche „Reaktiven Job erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Durch Klicken auf die Schaltfläche „Reaktiven Auftrag erstellen“ wird der erste Schritt des Prozesses angezeigt: die Registerkarte „Gebäud

Registerkarte „Bestellung erstellen“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bestellungen werden erstellt, damit Benutzer alle für sie und ihren Standort benötigten Artikel erhalten können. Um eine Bestellung zu erstellen, klicken Sie auf den Tab „Auftrag erstellen“, dann auf die Schaltfläche „Bestellung erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Durch Klicken auf die Schaltfläche „Bestellung erstellen“ wird das Fenster „Be

Durchführung einer Nachkontrolle

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einige Benutzer müssen möglicherweise eine Überprüfungsanfrage (RFI) zu Arbeitsaufträgen für ihre Standorte durchführen. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Nachprüfung“. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Annehmen“, um das Popup „Annehmen“ anzuzeigen. Daraufhin wird der Bildschirm zur Bestätigung des Besuchs angezeigt. Bea

Änderung – Gerätetyp/Dienstleistungsart

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Falls die Art der Ausrüstung/Dienstleistung im Auftrag falsch ist, sollte die Schaltfläche „Ändern – Art der Ausrüstung/Dienstleistung“ verwendet werden, um dies zu ändern. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ändern“, um die zusätzlichen Änderungsoptionen anzuzeigen. Klicken Sie auf „Ändern – Geräte-/Dienstleistungstyp“, um

Foto machen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Schaltfläche „Foto aufnehmen“ in der Aktionsliste auf dem WO-Detailbildschirm wird der Bildschirm „Foto aufnehmen“ angezeigt: Bitte beachten Sie, dass ein Bildtyp aus dem Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Bildtyp auswählen…“ ausgewählt werden muss. Folgende Standardoptionen stehen zur Verfügung: Fehler: Vor Fehler: Beitrag Diese

Verriegelung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Systemfunktion „Sperren“ ermöglicht es mehreren Benutzern, gleichzeitig eine SRA/einen Vertrag einzusehen. Sobald ein Benutzer jedoch mit der Bearbeitung der SRA oder des Vertrags beginnt, werden alle anderen Aktionen gesperrt, sodass kein anderer Benutzer gleichzeitig Änderungen an der SRA/dem Vertrag vornehmen kann. Dies ist eine sehr nützlich

Ablaufdiagramm des ATAS-Systems – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wählen Sie aus den folgenden Links, um die Flussdiagramme für das ATAS-System anzuzeigen: Abschnitt 1 – Anmelden Abschnitt 2 – ETA-Bestimmung Abschnitt 3 - Anwesenheit Abschnitt 4 – Fertigstellung

Zahlungsbedingungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die „Zahlungsbedingungen“ sind ressourcenspezifische Daten, die es einer Ressource ermöglichen, ihre Zahlungsbedingungen im System anzuzeigen. Im Fenster „Zahlungsbedingungen“ kann der Benutzer die Zahlungsbedingungen konfigurieren, die beim Anlegen einer Ressource verwendet werden. Um die „Zahlungsbedingungen“ anzuzeigen, klicken Sie auf die Schalt

Einen Job annehmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mitarbeiter sehen gelegentlich Aufgaben, die ihnen von der Zentrale oder anderen Mitarbeitern zugewiesen wurden, und möchten diese möglicherweise übernehmen, da sie zu ihrem Aufgabenbereich passen. Dies kann über die Schaltfläche „Übernehmen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Annehmen“, um das Popup „Annehmen“ an

Arbeitsauftragsliste

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Nummer des Arbeitsauftrags nicht bekannt ist oder eine vollständige Suche im System erforderlich ist, um eine Reihe von Arbeitsaufträgen zu finden, dann sollte die Funktion Arbeitsauftragsliste verwendet werden. Der erste Tab im Bildschirm „Abfragedefinition für Arbeitsaufträge“ ist der Tab „Allgemein“. Der Benutzer kann anhand eines oder m

Asbeststatus

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Asbest-Datensatz benötigt einen Status. Die in Ostara standardmäßig hinterlegten Status sind „Bestätigt“, „Verdacht“ und „Entfernt“. Im Abschnitt „Asbeststatus“ der Kerndaten kann der Kunde weitere Asbeststatus festlegen, falls erforderlich (oder die vorhandenen Status umbenennen). Wählen Sie im Menü „Kerndaten“ die Option „Gebäude > Asbestst

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal ermöglicht es dem Nutzer , häufig gestellte Fragen (FAQ) zu seinem Unternehmen sowie die dazugehörigen Antworten einzusehen. Auf Wunsch des Kunden können hier auch Benutzerhandbücher und Kontaktnummern des Helpdesks angezeigt werden. Dieser Bereich ist vollständig anpassbar. Diese Fragen werden speziell für den Kunden konfiguriert. Die vo

Gebäudereplikation

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem Änderungen an einem Gebäude im Rahmen einer PPM-Aufgabe in einem Vertrag vorgenommen und die Änderungen mit „OK“ bestätigt wurden, öffnet sich folgendes Fenster, falls der Rechnungswert, die Perioden oder die Periodenstruktur einer PPM-Aufgabe geändert wurden: Hier kann der Benutzer die Änderung auf andere Gebäude dieser PPM-Aufgabe übertrag

Hinzufügen eines neuen Inventargegenstands

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Teile werden beim Stoppen eines Arbeitsauftrags verbraucht und können dem Lagerbestand hinzugefügt werden. Um einen Lagerartikel hinzuzufügen, klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Neuen Lagerartikel erstellen“. Durch Klicken auf „Neuen Lagerartikel erstellen“ wird die Detailansicht des Lagerartikels angezeigt. Hier werden alle für den Artikel

Profilverwaltungsebenen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Profile verfügen über einen Stufenwert, die sogenannte Administrationsstufe. Die Administrationsstufe eines Profils bestimmt, auf welche Funktionen/Berechtigungen dieses Profil (und damit die Benutzer) Zugriff haben. Dies wird durch die Zuweisung eines Wertes zwischen 1 und 10 zu einem Profil bestimmt. Hat ein Profil den Wert 10, kann es nur auf die

Erstellung eines reaktiven Arbeitsauftrags – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen reaktiven Arbeitsauftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Reaktiven Arbeitsauftrag erstellen“. Im ersten Schritt wählen Sie den gewünschten Mandanten aus. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Mandantenauswahl “. Diese Seite wird nur angezeigt, wenn mehrere Mandanten zur Auswahl stehen. Ist nur ein Mandant verfügbar, w

0,14 - Angebotseingang ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Auftrag zuweisen – per E-Mail

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nutzer des Portals benötigen möglicherweise die Möglichkeit, Ressourcen Aufgaben zuzuweisen. Dies kann über zwei Aktionen erfolgen: Zuweisung per E-Mail und Zuweisung per Telefon. Im Folgenden wird die Zuweisung per E-Mail erläutert: Wählen Sie auf dem Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Auftrag zuweisen – Per E-Mail“, um das Popup „Auftr

Job erstellen – Ressourcenauswahl

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Während der Auftragserstellung kann der Benutzer die Ressource auswählen, die den Auftrag ausführen soll. Dies erfolgt über die Registerkarte „Ressource“. Dort wird eine Liste der verfügbaren Ressourcen angezeigt, aus der der Benutzer die gewünschte Ressource auswählen kann. Falls eine Ressource aufgrund eines Vertrags für diesen Auftragstyp im ausg

Neue Kundenrechnung erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Erstellen einer Kundenrechnung ist ein einfacher Vorgang und kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Kundenrechnung erstellen“ erfolgen. Im ersten Schritt wählen Sie den zu verwendenden Mandanten aus. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Mandantenauswahl“ . Wenn der Benutzer nur Zugriff auf einen Mandanten hat, wird dieser standard

Profile – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Jeder Person, die Zugriff auf das System benötigt, wird ein Profil zugewiesen. Weitere Informationen zu „Personen“ finden Sie im Abschnitt „ Personen “. „Profile“ gruppieren Benutzer, d. h. jedem Profil sind unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen. Die Berechtigungen eines Profils werden an die zugehörigen Benutzer weitergegeben. Verschiedene Pro

Registerkarte „Arbeitsauftrag“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Registerkarte „Arbeitsauftrag“ im Rechnungsbildschirm zeigt zusammenfassende Informationen zum mit der Rechnung verknüpften Arbeitsauftrag an. Bei Standardrechnungen wird folgender Bildschirm angezeigt: Im Abschnitt „Arbeitsauftrag“ auf der linken Seite werden die relevanten Informationen aus dem Arbeitsauftrag aufgeführt, zu dem die Rechnung ge

Angehaltenen Auftrag abgeschlossen – Kein Besuch

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Mitarbeiter einen Arbeitsauftrag pausiert, um ihn später abzuschließen, der erste Besuch aber tatsächlich zur Behebung des Problems/der Dienstleistung führt, kann der Auftrag ohne zweiten Besuch mit der Aktion „Pausierten Auftrag abschließen – ohne Besuch“ beendet werden. Diese Option ist nur für pausierte Arbeitsaufträge verfügbar. Wählen

Details zu den Autorisierungen Einleitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen eines Eintrags in der Liste „Genehmigungsaufträge“ wird die Seite „Genehmigungsdetails“ angezeigt. Diese Seite enthält die folgenden Unterüberschriften: Gebäudedetails Arbeitsdetails Standortinformationen Anmerkungen Gebäudehinweise Erforderlich ETA Die Daten unter den einzelnen Unterüberschriften sind schreibgeschützt und können auf

Registerkarte „Gebäude“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im Tab „Gebäude“ können Benutzer QR-Codes und Anwesenheitscodes für bestimmte Gebäude erstellen. Mobile Benutzer scannen diese Codes, um sich im Gebäude anzumelden und dort Arbeiten zu beginnen. Der Tab „Gebäude“ ist berechtigungsabhängig. Um einen QR-Code/Anwesenheitscode für ein Gebäude zu erstellen und auszudrucken, wählen Sie den Tab „Gebäude“ a

Änderung von Teilen/Ausrüstung/Materialien

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Abschluss eines Auftrags kann es vorkommen, dass beim Stoppen des Auftrags Teile fehlten oder falsch hinzugefügt wurden und korrigiert werden müssen. Dies kann über die Schaltfläche „Teile/Ausrüstung/Materialien bearbeiten“ erfolgen. Auf dem Bildschirm „Auftragsdetails“ (für abgeschlossene Aufträge) wählen Sie die Schaltfläche „Teile/Ausrüstung

Zweigstellen und Tier-2-Systeme

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann Situationen geben, in denen eine hierarchische Struktur für bestimmte Ressourcen erforderlich ist. Eine solche hierarchische Struktur sieht vor, dass eine Zentrale (Ebene 1) eine oder mehrere Niederlassungen (Ebene 2) untergliedert hat. Externe Ressourcen werden in Zentralen und Niederlassungen aufgeteilt, während interne Ressourcen in Ebene

Erinnern Sie sich an einen Job

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer die Ressource aus einem bestimmten Grund für einen erneuten Auftrag benötigt, beispielsweise wenn die abgeschlossenen Arbeiten den Fehler nicht behoben haben oder der Fehler nach kurzer Zeit wieder aufgetreten ist. Dies kann mit der Aktion „Auftrag wiederaufnehmen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdeta

Job starten > Admin

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass die Zentrale des Ingenieurbüros Sie anruft und Ihnen mitteilt, dass sich ihr Techniker vor Ort befindet. Zunächst muss der betreffende Arbeitsauftrag gefunden werden . Nach dem Klick auf „Auftrag starten“ > „Admin“ wird dem Benutzer ein Asbestregister angezeigt. Dieses listet alle Asbestfälle im Gebäude

Löschen einer Kundenrechnung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal wurde eine Kundenrechnung fehlerhaft erstellt oder wird nicht mehr benötigt. In diesem Fall kann sie gelöscht werden. Öffnen Sie die zu löschende Kundenrechnung und klicken Sie im Dropdown-Menü „Aktionen“ in der Statusüberschrift auf „Rechnung löschen“. Daraufhin wird das Fenster „Kundenrechnung löschen“ angezeigt, in dem Sie die Löschung b

SRA-Einführung erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine neue SRA zu erstellen, klicken Sie auf die Menüschaltfläche „Neue SRA erstellen“. Anschließend öffnet sich dieser Bildschirm. Die einzelnen angezeigten Felder werden im Folgenden beschrieben: Bei „Name“ handelt es sich um ein Freiformfeld, das zur Benennung der SRA verwendet werden sollte; dies kann mit der SRA-Beschreibung übereinstimmen od

Weitere/Keine weiteren Informationen erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal benötigt ein Auftrag im Status „Autorisierung“ weitere Informationen, oder zuvor benötigte Informationen sind nun nicht mehr erforderlich. Diese Änderungen können mit den Aktionen „Weitere Informationen erforderlich“ und „Keine weiteren Informationen erforderlich“ vorgenommen werden. „Weitere Informationen erforderlich“ Wählen Sie im Bildsc

Vertragszeiträume - Vertragszeitraum löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ermöglicht es dem Nutzer, einen zukünftigen Vertragszeitraum zu löschen. Bitte beachten Sie: Hat der Vertragszeitraum bereits begonnen, muss der Nutzer den Vertrag kündigen und neu erstellen. Um einen Vertragszeitraum zu löschen, markieren Sie den zu löschenden Zeitraum und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“. Wenn der Zeitraum bereits b

Aktualisierung der Kontaktdaten eines Benutzers über das Portal

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Benutzer seine Kontaktdaten aktualisieren muss, kann er dies tun, indem er sich im Ostara Portal anmeldet und oben rechts auf der Seite auf „Meine Daten bearbeiten“ klickt. Nach dem Klicken auf den Link „Meine Daten bearbeiten“ werden die aktuellen Kontaktdaten des Nutzers angezeigt. Es stehen drei Registerkarten zur Auswahl, die jeweils un

Hinzufügen eines Teiletyps

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In diesem Abschnitt können die Teiletypen konfiguriert werden. Hier können Benutzer festlegen, welche Teiletypen im System verwendet werden und welche Eigenschaften jeder einzelne hat. Klicken Sie im Modul „Teile“ auf die Schaltfläche „Neuen Teiletyp erstellen“. Es öffnet sich der folgende Bildschirm mit den Teiletypdetails. Im nächsten Schritt wird

Dokumenttypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dokumente können in den meisten Bereichen des Systems hinzugefügt werden. Beim Hochladen eines Dokuments wird der Benutzer aufgefordert, einen Typ (und oft auch einen Untertyp) anzugeben. Klicken Sie auf „Dokumenttypen“, um die im System verfügbaren Dokumenttypen anzuzeigen und zu bearbeiten. Dies ist die Schaltfläche „Dokumenttypen“: Der erste Schr

Bearbeitungsgebühren und Verfügbarkeit - Stunden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Preise und die Verfügbarkeit einer Ressource zu bearbeiten, wählen Sie die Ressource in der Ressourcenliste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Preise und Verfügbarkeit“. Als erstes erscheint die Ansicht „Tarife und Verfügbarkeit – Kundengruppen“. Wählen Sie hier die Kundengruppe für den gewünschten Kunden aus und doppelklicken Sie, um

Verknüpfung von Arbeitsaufträgen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen können bestimmte Arbeitsaufträge mit anderen Arbeitsaufträgen in Zusammenhang stehen und müssen daher miteinander verknüpft werden. Dies kann über die Schaltfläche „Arbeitsauftrag verknüpfen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Arbeitsauftrag verknüpfen“. Nach Auswahl der Schaltfläche erscheinen z

Gekaufte Artikel werden versandt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Lieferant muss der Website mitteilen, sobald seine Artikel versandt wurden. Dies kann über die Schaltfläche „Artikel versandt“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Versendete Artikel“, um das Popup „Versendete Artikel“ anzuzeigen. Dies funktioniert ähnlich wie die Bestätigungsfunktion. Geben Sie hier alle Anmerk

FAQ-Registerkarte

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Reiter „FAQ“ (Häufig gestellte Fragen) zeigt alle häufig gestellten Fragen und Antworten auf einer Seite an. Die angezeigten Fragen hängen vom angemeldeten Benutzer ab. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „ Wie mache ich das? “.

SRA-Listenbildschirm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach dem Klicken auf OK wird eine Liste aller SRAs angezeigt, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen (falls die Liste zu groß ist, muss der Benutzer seine Suchkriterien möglicherweise weiter präzisieren). Sobald der Benutzer die SRA gefunden hat, die er anzeigen/bearbeiten möchte, kann er sie entweder markieren und auf die Schaltfläche „Weit

Einnahmen Ausgaben im Vergleich zum Budget

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal ermöglicht dem Benutzer, die Finanzausgaben seiner Gebäude im Verhältnis zum verfügbaren Budget einzusehen. Dies wird in der Kachel „ Einnahmen/Ausgaben im Verhältnis zum Budget “ dargestellt und zeigt das Einnahmenbudget für einen Zeitraum als 3-Balken-Diagramm an: Aktueller Monat – Wie viel wurde diesen Monat ausgegeben? Wie hoch ist da

Rückstellung auf Null setzen – Helpdesk

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Informationen zum Setzen der Rückstellung auf Null finden Sie unter Rückstellung auf Null setzen

Notizen zur Stellenbeschreibung hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung, die für die Ressource oder andere Benutzer hilfreich sein können. Dies kann über die Funktion „Notizen hinzufügen“ erfolgen. Wählen Sie auf dem Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Notizen hinzufügen – Öffentlich“, um das Popup „Notizen hinzufügen“ anzuzeigen. Geben Sie die gewünscht

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – SLAs für Gebäude ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die SLAs für das Gebäude zu ändern, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte: Sobald die Gebäude dem Vertrag hinzugefügt wurden, kann der Benutzer die einzelnen Gebäude-SLAs jederzeit ändern. Markieren Sie die Gebäude, die verändert werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gebäude-SLAs ändern“. Anschließend öffnet sich dieses Fenster: Hi

Nachhilfe – „Nicht bestanden“ auf „Bestanden“ setzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn für einen PPM-Arbeitsauftrag ein Fehlerzertifikat hochgeladen wurde und die durchgeführten Nachbesserungsarbeiten den Fehler in einen erfolgreichen Abschluss umwandeln, kann dies erfolgen, sobald der Nachbesserungsauftrag gestoppt ist. Dies kann entweder über ein Popup während des Stoppvorgangs oder über die Agentenaktion „Nachbesserung – Fehle

Bestellung nicht erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Nutzer die Artikel dieser Bestellung nicht mehr benötigt, kann er die Bestellung stornieren und dies angeben. Dies erfolgt über die Aktion „Bestellung nicht mehr erforderlich“ . Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Bestellung nicht erforderlich> aus, um das Popup „Bestellung nicht erforderlich (Abbrechen)“ anzuzeige

Kopier-Client

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mit der Funktion „Mandant kopieren“ können Sie einen neuen Mandanten aus einem bestehenden Mandanten (dem sogenannten Referenzmandanten) erstellen. Um einen Mandanten zu kopieren, klicken Sie im Menü auf die Schaltfläche „Mandant kopieren“. Hinweis: Beim Kopieren eines Mandanten werden nicht automatisch alle Ressourcen und Hersteller des kopierten M

Registerkarte „Details“ – Zuweisungs- und/oder Annahmeeinstellungen ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im Reiter „Details“ kann der Benutzer die Zuordnungs- und/oder Abnahmearten für alle erstellten Arbeitsaufträge ändern oder hinzufügen. Dieser Bildschirm ist in drei Bereiche unterteilt (Reaktiv, Angebot und PPM) und dient zur Bestimmung des erforderlichen Automatisierungsgrades bei der Zuordnung und Abnahme von Arbeitsaufträgen. Durch Klicken auf d

Rechnung ungültig machen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass eine bereits validierte Rechnung aus einem bestimmten Grund ungültig gemacht werden muss. Dies kann im System erfolgen. Um eine Rechnung zu ungültig zu machen, gehen Sie wie folgt vor: Suchen Sie die Rechnung mithilfe der Rechnungssuche (die Rechnung muss den Status „Validiert“ haben) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Rec

Arten von Arbeitsaufträgen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dieser Bildschirm ermöglicht die Konfiguration von Arbeitsauftragsarten. Mit den „Arbeitsauftragsarten“ legen Sie fest, welche Art von Arbeitsauftrag erstellt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Arbeitsauftragsarten“, um die aktuell im System vorhandenen Arbeitsauftragsarten anzuzeigen. Hinweis: Arbeitsauftrags- und Unterarbeitsauftragsty

Beendigung einer Arbeitsstelle

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Ressourcen benötigen die Möglichkeit, ihre Jobs über das Portal zu stoppen. Je nachdem, ob der Maschinenstandort festgelegt wurde, kann dies mit zwei Aktionen erfolgen: „Job stoppen“ und „Job stoppen – Administrator“. Job stoppen – Außendienstteam Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Auftrag stoppen“, um das Popup „Auftra

Katalog hochladen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem der Lieferant die Änderungen an der Datei vorgenommen hat und die Anpassungen im System anwenden muss, benötigt er die Möglichkeit, den Katalog hochzuladen. Dies kann über die Schaltfläche „Katalog hochladen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Katalog anzeigen“ die Schaltfläche „Katalog hochladen“, um die Seite „Katalog hochladen“ anzuzeige

Auftrag stoppen > Außendienstteam – Anlagen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald die Ressource die Arbeiten abgeschlossen hat, muss dies im Arbeitsauftrag vermerkt werden. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen; eine Möglichkeit besteht darin, dass der Techniker direkt vom Einsatzort aus anruft. Als Erstes muss der betreffende Arbeitsauftrag gefunden werden . Wählen Sie im Menü „Agentenaktionen“ die Option „Auftrag sto

Assets erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal ermöglicht Benutzern das Erstellen von Assets, die sich vor Ort oder an einem anderen Ort befinden. Diese Assets können über die Registerkarte „Assets“ mithilfe der Funktion „Asset erstellen“ angelegt werden. Im Folgenden wird die Erstellung eines Assets detailliert beschrieben: Durch Klicken auf den Tab „Assets“ wird die Assets-Seite zus

WO-Listenseite

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Auf der Seite „Auftragsliste“ werden bis zu 25 Aufträge angezeigt, die dem angemeldeten Benutzerprofil zugewiesen sind. Um mehr als 25 Aufträge anzuzeigen, scrollen Sie bitte zum Seitenende und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere laden…“. Dadurch werden bis zu 25 weitere Aufträge geladen, maximal jedoch 200. In der Liste sieht der Benutzer ein

Registerkarte „Kataloge“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Reiter „Kataloge“ enthält eine Liste der für den angemeldeten Lieferanten relevanten Kataloge. Durch Klicken auf einen Katalog wird eine Liste aller darin enthaltenen Artikel angezeigt. Hier ist ein Beispiel für eine Katalogseite: Katalog erstellen Kataloge ansehen

Katalog herunterladen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Lieferant aufgrund von Preiserhöhungen oder -senkungen lediglich die Kosten seiner Artikel im Katalog anpassen muss, kann er die Werte aller oder mehrerer Artikel gleichzeitig ändern. Dies ist über die Funktion „Katalog herunterladen“ möglich. Navigieren Sie zu Menü > Kataloge > Liste . Dadurch wird eine Liste aller Kataloge angezeigt

Einführung zu den Asset-Details

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Details eines Assets anzuzeigen, tippen Sie auf der Asset-Listenseite auf das gewünschte Asset. Daraufhin wird die Asset-Detailseite angezeigt. Diese Seite enthält alle bekannten Informationen zum Asset, z. B. Seriennummer, Standort, Gerätetyp und Zustand. Das Menü „Aktionen“ oben rechts auf der Seite bietet weitere Optionen zum Anzeigen der

Job ablehnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn einem Benutzer ein Auftrag zugewiesen wurde, kann dieser den Auftrag ablehnen. Dies kann mit der Aktion „Auftrag ablehnen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Auftrag ablehnen“, um das Popup „Auftrag ablehnen“ anzuzeigen. Geben Sie gegebenenfalls Anmerkungen zur Ablehnung ein und klicken Sie auf „Speichern“, u

Ressource unterwegs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

So wie ein Nutzer der mobilen App eine „Reise zum Auftrag starten“ kann, steht auch einem Portalnutzer die Möglichkeit zur Verfügung, einen Arbeitsauftrag als „Ressource unterwegs“ zu markieren. Dadurch werden die Endnutzer vor Ort darüber informiert, dass ein Mitarbeiter unterwegs ist. Im Rahmen dieser Aktion kann eine voraussichtliche Ankunftszeit

Einführung in die Stapelverarbeitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Batching-Modul Das Batching-Modul von Ostara bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der im Arbeitsauftragsmodul Regeln definiert werden können. Diese Regeln ermöglichen es, reaktive Arbeitsaufträge für ein einzelnes Gebäude zu bündeln, bevor sie an die Ressource gesendet werden. Das System speichert alle Arbeitsaufträge (untergeord

Ausnahmen von Leistungskennzahlen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Leistungs-Dashboard-Berichte ermöglichen es Kunden, Daten wie die Quote der Erstreparaturen und die Einhaltung der Service-Level-Vereinbarungen zu analysieren. Gelegentlich müssen bestimmte Arbeitsaufträge von den Berechnungen im Leistungs-Dashboard ausgeschlossen werden. In diesem Fall werden die entsprechenden Arbeitsauftragsnummern in die Aus

An-/Ablegen Halten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal kann ein Auftrag aus bestimmten Gründen erst genehmigt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, der Genehmigende möchte ihn aber nicht ablehnen. Dies kann über die Schaltfläche „Zurückstellen“ erfolgen. Durch das Zurücksetzen eines Auftrags wird deutlich, dass er bearbeitet wird, auch wenn derzeit keine Fortsetzung angestrebt wird.

Arbeitsauftrag an den Kunden in Rechnung gestellt – Bestätigung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bitte beachten Sie das Benutzerhandbuch „Finanzen – Finanzmanagement“.

An-/Ablegen Halten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal kann es Gründe geben, warum ein Auftrag zum jetzigen Zeitpunkt nicht genehmigt werden kann, bis bestimmte Bedingungen erfüllt sind, der Genehmiger ihn aber nicht ablehnen möchte. Dies kann mit der Aktion „ Auf Eis legen“ erfolgen. Durch das Setzen eines Auftrags auf „Wartestellung“ wird deutlich, dass er bearbeitet wurde, auch wenn derzeit

Feedback geben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Abschluss eines Auftrags besteht die Möglichkeit, Feedback zur Qualität der Arbeit und zum allgemeinen Verhalten der Ressource abzugeben. Das Feedback kann positiv oder negativ ausfallen. Informationen zum Abgeben von Feedback finden Sie auf der Seite „Feedback geben“ .

Anforderung zusätzlicher Ingenieure

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Techniker bei einem Einsatz feststellt, dass die Arbeit nicht rechtzeitig oder zu schwierig für eine einzelne Person erledigt werden kann. In diesem Fall muss er zusätzliche Techniker anfordern. Dies kann über die Schaltfläche „Zusätzliche Techniker anfordern“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schal

Notizen für Autorisierungen hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung, die für den Auftragnehmer oder andere Nutzer hilfreich sein können. Diese können über die Funktion „Notizen hinzufügen“ hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Notizen zu einem Auftrag hinzufügen “. Berechtigungen : Kann öffentliche Notizen zu Arbeitsauftragsaktivit

Auftrag zuweisen – per Telefon

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nutzer des Portals benötigen möglicherweise die Möglichkeit, Ressourcen Aufgaben zuzuweisen. Dies kann über zwei Aktionen erfolgen: Zuweisung per E-Mail und Zuweisung per Telefon. Im Folgenden wird die Zuweisung per Telefon erläutert: Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Auftrag zuweisen – Telefonisch“, um das Popup „Auftrag

Exportieren der Arbeitsauftragsliste

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal ist es für den Benutzer erforderlich, alle Arbeitsaufträge seiner Arbeitsauftragsliste in einer einzigen Liste anzuzeigen, ohne zwischen Seiten wechseln zu müssen. In diesem Fall kann er die Funktion „Exportieren“ verwenden. Mit der Funktion „Exportieren“ können Sie die gesamte Arbeitsauftragsliste in eine CSV-Datei exportieren. Diese Optio

Einführung in die Registerkarte „Reaktiven Job erstellen“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Erstellen eines reaktiven Jobs gibt es je nach Benutzerberechtigungen zwei Möglichkeiten: Reaktiven Job erstellen – Assistentenansicht Angebotsauftrag erstellen – Einzelansicht

Zitate hinzufügen oder ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Angebotsauftrag erstellt wurde, kann der Benutzer die Angebotsanfragen dieses Auftrags hinzufügen und ändern. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Angebote hinzufügen oder ändern“. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Angebote hinzufügen oder ändern“, um die Seite „Angebote hinzufügen oder ändern“ anzuzeigen. Auf di

Einführung zu Asbestaufzeichnungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Asbestmodul Die Erstellung eines Asbestregisters für Ihr Objekt in Ostara ermöglicht den einfachen Zugriff auf diese Daten. Das Asbestregister wird allen Beteiligten im Rahmen des Genehmigungsverfahrens für Arbeitsbeginn angezeigt, um vollständige Transparenz vor Arbeitsbeginn zu gewährleisten. Voraussetzungen für die Einrichtung von Asbest

Vertragslaufzeiten - Vertrag kündigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Vertrag gekündigt werden muss, muss der Benutzer zunächst den betreffenden Vertrag mithilfe der Funktion „Vertrag suchen“ finden. Wählen Sie den zu kündigenden Vertrag durch Doppelklicken auf den entsprechenden Vertrag in der Vertragsliste aus. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Der Nutzer muss nun auf die Schaltfläche „Vertrag kün

Einnahmenbudgets

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einnahmenbudgets dienen der Überwachung der Ausgaben für nicht aktivierte Arbeitsaufträge. Um ein Einnahmenbudget festzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Umsatzbudgets“ und wählen Sie einen Kunden aus. Informationen zur Kundenauswahl finden Sie auf der Seite „Kundenauswahl“ . Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Finanzze

E-Mail-Berichte

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Diese wurden nun in den System-Tab verschoben. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite „E-Mail-Bereich“ .

Einführung in die Audits

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Modul „Audits (RFI – Informationsanfragen)“ Dieses Modul dient dazu, einen Mechanismus bereitzustellen, mit dem sich Fragen für beliebige Benutzergruppen zu einem bestimmten Zeitpunkt während des Arbeitsauftragsprozesses erstellen lassen. Die Antworten werden anschließend zur Generierung von Kennzahlen verwendet, die unter anderem folgende

Aufgabentyp ändern SLRs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald die Geräte-/Dienstleistungstypen festgelegt wurden, wird der Hauptbildschirm „SRA – Erstellung ausstehend“ angezeigt, und die Geräte-/Dienstleistungstypen sind nun sichtbar. Die Service-Level-Anforderungen (SLR) für jede Aufgabenzeile können jetzt festgelegt werden. Wenn die SRA ausschließlich für PPM-Zwecke eingerichtet wurde, können die SLR

Zitate

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann Angebote erstellen Zitate Ermöglicht Benutzern das Erstellen von Angebotsaufträgen. Aktiviert die Option „Angebotsauftrag erstellen“ auf der Registerkarte „Aufträge“. Kann Angebote bearbeiten Zitate Ermöglicht Benutzern die Bearbeitung von Angebotsaufträgen Kann Ressourcen-Markup angeb

Vertragszeiträume - Vertragszeitraum verlängern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ermöglicht es dem Nutzer, einen Vertrag zu verlängern, indem er einen neuen Zeitraum mit allen bestehenden Daten des letzten Zeitraums erstellt, beginnend an einem vom Nutzer festgelegten Tag. Mit „Vertragszeitraum hinzufügen“ kann der Nutzer hingegen einen neuen Vertragszeitraum von Grund auf neu erstellen, ohne Daten zu kopieren. Klicken Sie

Angebot auswählen/abwählen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald Angebotsanfragen eingegangen sind, muss der Benutzer das passende Angebot auswählen, damit der Mitarbeiter den Auftrag ausführen kann. Um ein Angebot auszuwählen, gehen Sie zum Menü „Agentenaktionen“ und wählen Sie die Aktion „Angebot auswählen“. Um ein bereits angenommenes Angebot abzuwählen, wählen Sie die Aktion „Angebot abwählen“. Der fol

Preise und Verfügbarkeit – Einleitung zur Antwort

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Tarife und die Verfügbarkeit können nur in der Listenansicht festgelegt werden, um Konflikte zu vermeiden, die bei Änderungen der Arbeitsauftragstypen in der Ressource auftreten könnten. Um die Tarife und die Verfügbarkeit einer Ressource festzulegen, wählen Sie die Ressource in der Ressourcenliste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Tarif

Menschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann eine Passwortzurücksetzung durchführen. Menschen Bietet dem Benutzer die Aktion „Passwort zurücksetzen“ aus einer Personenliste an. Kann Personen ansehen Kann einen Passwortsatz verwalten Menschen Ermöglicht dem Benutzer die Aktion „Passwort festlegen“ sowohl in einer Personenliste als

1.00 - Zuweisung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aktien bewegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal müssen Lagerbestände zwischen verschiedenen Lagerorten verschoben werden. Dies kann über die Schaltfläche „Lagerbestand verschieben“ erfolgen. Nach Auswahl der Schaltfläche „Bestand verschieben“ wird der Bildschirm „Bestand verschieben“ angezeigt. Hier wählt der Benutzer in den entsprechenden Feldern das Gebäude und den Standort aus, von de

Auftrag erstellen – Ressource verfügbar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Während des Prozesses „Auftrag erstellen“ kann es vorkommen, dass der Fehler/das Problem, für das der Auftrag erstellt wird, mit einem bestimmten Asset zusammenhängt. Führen Sie in diesem Fall die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass das Asset bei der Auftragserstellung ausgewählt wird: Durch Klicken auf den Tab „Auftrag erstellen“ wird

Normen und Gesetzgebung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zunächst müssen Normen und Gesetze erstellt werden, um die Erstellung von Zertifizierungsanforderungen zu ermöglichen, die anschließend in PPM-Verträgen auswählbar sind. Klicken Sie auf „Normen & Gesetze“, um die im System verfügbaren Normen und Gesetze anzuzeigen und zu bearbeiten. Dies ist die Schaltfläche „Normen & Gesetzgebung“: Im erste

Einstellung der Anwesenheitszeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bei der Angabe einer Startzeit wird zunächst die PTW-Nummer (Arbeitserlaubnisnummer) benötigt. Diese sechsstellige Nummer befindet sich unten im Arbeitserlaubnisheft. Die Bezeichnung kann je nach Kunde variieren, da sie bei Bedarf geändert werden kann. Das System prüft die Gültigkeit der eingegebenen Genehmigungsnummer. Sollte die Nummer falsch sein

Ressourceneinführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Ressourcenmodul Das Ressourcenmodul ist nicht nur ein Datenspeicher, sondern die zentrale Datenquelle des gesamten Systems und unerlässlich für den Helpdesk-Betrieb sowie die effiziente Zuweisung, Beschleunigung und Eskalation von Arbeitsaufträgen. Es enthält ressourcenspezifische Informationen wie beispielsweise: Kontakt- und Personaldaten

0,15 – Angebotsauswahl ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zugriff auf die Anwendung – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über die Anwendung Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt über eine Kombination aus Benutzername und Passwort. Die Stärke des Passworts wird durch das Benutzerprofil bestimmt. Nach der Anmeldung in der Anwendung wird das Systemmodul angezeigt. So sieht das Systemmodul aus: Anmeldung bei Ostara Ostara Hauptmenü Ostara Logo Menü Ändern Ihres Passworts

Einen Auftrag abschließen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Abschluss eines Auftrags werden Sie als Erstes gefragt, ob ein Nachbesuch erforderlich ist. Falls ja, drücken Sie 1, falls nein, drücken Sie 2 und falls Sie Unterstützung benötigen, drücken Sie 0. Wird Option 2 ausgewählt, wird der Arbeitsauftrag aktualisiert und das System beendet das Gespräch. Die Auswahl von Option 0 führt die gleiche allgem

5.21 – Auftrag abgeschlossen – In Rechnungsstellung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

2.20, 3.20 und 4.22 – Anwesenheit ausstehend/Anwesenheit begonnen/Auftrag unvollständig

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Menschen erschaffen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es gibt verschiedene Gründe, eine Person anzulegen. Manche Personen greifen auf das System zu, um bestimmte Aufgaben zu erledigen, andere fungieren als Ansprechpartner für Gebäude, wieder andere als Ressourcen- oder Auftragnehmerkontakte. Personen können im System gespeichert werden, ohne dass dafür ein Systemzugriff erforderlich ist. Um eine Person

Preise und Verfügbarkeit – Einführung in die Servicelevel-Erreichung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Tarife und die Verfügbarkeit können nur in der Listenansicht festgelegt werden, um Konflikte zu vermeiden, die bei Änderungen der Arbeitsauftragstypen in der Ressource auftreten könnten. Um die Tarife und die Verfügbarkeit einer Ressource festzulegen, wählen Sie die Ressource in der Ressourcenliste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Tarif

Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Benutzer möchte möglicherweise einen verknüpften Arbeitsauftrag entfernen. Dies ist an verschiedenen Stellen möglich – unter „Agentenaktionen“, „Anrufe“ und „Abmeldungen“. Klicken Sie auf die Menüoption „Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen“. Daraufhin öffnet sich die Ansicht „Verknüpfte Arbeitsaufträge“. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen in

Bestellung nicht erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Nutzer die Artikel dieser Bestellung nicht mehr benötigt, kann er die Bestellung stornieren und dies über die Schaltfläche „Bestellung nicht mehr erforderlich“ angeben. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Bestellung nicht erforderlich“, um das Popup „Bestellung nicht erforderlich“ anzuzeigen. Geben Sie hier gegebene

Aktionen ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Wartende Aktionen“ zeigt alle Arbeitsaufträge an, die weitere Informationen oder Eingaben des Benutzers erfordern, bevor sie abgeschlossen werden können. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Arbeitsaufträge > Listen > Standard > Ausstehende Aktionen. In dieser Ansicht kann der Benutzer das „ Abschlussdatum“ eins

Ressourceneinführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Schaltfläche „Ressource“ enthält die Funktionalität, ressourcenspezifische Daten wie Zahlungsbedingungen und Ressourcengruppierungen zu ändern und zu erstellen. Die Schaltfläche „Ressourcen“ enthält nach dem Anklicken folgende Bereiche: Zahlungsbedingungen Ressourcengruppierungen

Funktion zum Kopieren in die Zwischenablage

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Eine häufig genutzte Funktion in vielen Listenansichten des Systems ist das Kopieren in die Zwischenablage. Damit können Benutzer beliebige Listen- oder Tabellenansichten kopieren und in Excel einfügen, um die Berichtserstellung zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Um diese Funktion zu nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wechseln Sie in der Anwend

Angebotsauftrag erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Angebotsauftrag in der Einzelbildansicht zu erstellen , wählen Sie im Menü „ Auftrag erstellen“ die Option „Angebot “ aus. Klicken Sie auf die Kachel oder navigieren Sie zu Menü > Arbeitsaufträge > Neu > Angebot Auswahl eines Standorts Je nachdem, ob es sich beim Benutzer um einen Benutzer eines einzelnen Standorts oder um einen Be

Asset-Historie anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Anzeigen eines Assets werden dessen Details angezeigt. Der Benutzer kann außerdem den Verlauf der Arbeitsaufträge einsehen, denen das Asset zugeordnet ist. Klicken Sie auf der Asset-Detailseite auf die Registerkarte „Verlauf“, um die Verlaufsseite des Assets anzuzeigen. Auf dieser Seite wird dem Benutzer eine Liste der Arbeitsaufträge angezeigt

Benutzerdefinierte Daten hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Betrachten des Assets können Benutzer Daten hinzufügen, die sich auf das Asset beziehen, um Details bereitzustellen, die nicht in andere Bereiche der Asset-Details passen. Dies geschieht über die Funktion „Benutzerdefinierte Daten“, die über die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Daten hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ aufgerufen wird. Nach dem Kli

Chase-Angebotsanfrage

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen wurde ein Dienstleister um ein Angebot für einen Auftrag gebeten, hat aber nicht geantwortet, woraufhin der Kunde eine Statusaktualisierung wünscht. Dies kann über eine der beiden Aktionen zur Angebotsnachverfolgung erfolgen: „Angebotsanfrage nachverfolgen (E-Mail)“ und „Angebotsanfrage nachverfolgen (Telefon)“ . Im Folgenden wird

Zusätzliche Ingenieure annehmen/ablehnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem ein Techniker eine Anfrage für zusätzliche Techniker gesendet hat, kann der Kunde diese entweder annehmen oder ablehnen. Dies erfolgt über die Option „Zusätzliche Techniker annehmen/ablehnen“ im Menü „Agentenaktionen“. Klicken Sie auf der Helpdesk-Arbeitsseite auf die Schaltfläche „Agentenaktionen“ und wählen Sie im Menü „Zusätzliche Technik

SRA-Details ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die SRA-Details zu ändern, muss der Benutzer zunächst die zu ändernde SRA mithilfe der SRA-Suchfunktion finden. Sobald die betreffende SRA gefunden wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „SRA-Details ändern“. Anschließend öffnet sich folgender Bildschirm: SRA Name ist ein Fre

Erstellen einer neuen Batch-Regel

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine neue Batch-Regel zu erstellen, muss der Benutzer die folgenden Schritte befolgen: Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Arbeitsaufträge“. Dem Benutzer werden folgende Menüpunkte angezeigt: Neue Batch-Regel erstellen – ermöglicht dem Benutzer, eine neue Batch-Regel in Ostara zu erstellen. Batch-Regel bearbeiten – ermöglic

Liefertermine angegeben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn einem Benutzer die Liefertermine für eine Bestellung bereits vorliegen, kann er die Bestellung mit diesen Terminen aktualisieren. Dies ist über die Schaltfläche „Liefertermine angegeben“ möglich. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Liefertermine angegeben“, um das Popup „Liefertermine angegeben“ anzuzeigen. Geben Sie fü

1.09 - Abgesagt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Anzeige/Bearbeitung eines Lagerstandorts

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gegebenenfalls müssen Sie die Details eines oder mehrerer Lagerorte einsehen oder bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Lagerortsuche“. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt werden. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Clientauswahl“ . Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Lagerortsuche“ wird die Lagerortl

Eine Rechnung löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn eine Rechnung nicht mehr benötigt wird, kann sie aus dem System gelöscht werden. Um eine Rechnung zu löschen, muss sie entweder den Status „Nicht genehmigt“ oder „Abgelehnt“ haben. Klicken Sie dazu auf die unten angezeigte Schaltfläche „Löschen“. Hinweis: Diese Schaltfläche steht nur Ressourcen zur Verfügung, die über die Berechtigung „Rechnung

Einführung zu Personen und Profilen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Zugriff auf das System wird über den Bereich „Personen und Profile“ von Core Data gesteuert. Die Schaltfläche „Personen und Profile“ enthält nach dem Anklicken folgende Bereiche: Menschen erschaffen Personen anzeigen/bearbeiten Profile Personenverfügbarkeitsberechtigungen ​

Genehmigung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Auftragsgenehmigung ausstehend“ zeigt alle Aufträge an, die sich aktuell im Genehmigungsprozess befinden. Diese Liste wird üblicherweise einem Ressourcenbenutzer zur Verfügung gestellt, damit dieser die gesperrten Aufträge einsehen kann. Diese Aufträge werden aus allen anderen Listen entfernt, um zu verhindern, dass Ressourcen an nicht ge

Portal-Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Willkommen bei Ostara Systems, einer CAFM-Lösung, die Transparenz und Kontrolle in allen Bereichen der reaktiven, geplanten und angebotsbezogenen Instandhaltung bietet und gleichzeitig Finanzkontrolle und Einsparungen, Gesundheit und Sicherheit, Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Risikomanagement, Nachhaltigkeit, Energieeffizienz und die Einha

0,09 - Abgebrochen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Kundenauswahl

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist der Bildschirm zur Kundenauswahl. Dieser Bildschirm wird üblicherweise angezeigt, wenn der Benutzer, der auf die Daten zugreift, die Berechtigung hat, mehrere Kunden anzuzeigen. Er erscheint, wenn der Benutzer auf ein Element in der Anwendung zugreifen oder ein Element erstellen muss, das mandantenspezifisch ist, wie z. B. ein Gebäude oder

Spezifikation bestätigen/Angebotsanfragen senden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen verfügt der Benutzer, der das Angebot erstellt, möglicherweise nicht über die Berechtigung, die Angebotsanfragen an die Spezifikation zu senden, da dies von anderen Benutzern übernommen wird. Für diese Benutzer steht die Aktion „Spezifikation bestätigen/Angebotsanfragen senden“ zur Verfügung. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetai

Aufgabentypen hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ neben dem Feld „Auftragsarten“, „Unterauftragsarten“ und „Geräte-/Dienstleistungsarten“. Dieses Menü wird angezeigt: Alle Aktionen, die nicht ausgeführt werden können, werden deaktiviert und mit einem erläuternden Hinweis darunter versehen. Klicken Sie in den Menüoptionen auf „Aufgabentyp(en) hinzufügen“.

Servicearten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Leistungsarten repräsentieren die Leistungen, die im Rahmen des zugehörigen Arbeitsauftrags/Unterarbeitsauftrags erbracht werden. Unterleistungsarten dienen der Klassifizierung/Art der Leistungsart. Beispiel: Die Leistungsart könnte „Verschüttung“ lauten, die Unterleistungsarten wären „Biologisch“ und „Chemikalienisch“. Im ersten Schritt muss der zu

Liefertermine angegeben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald eine Bestellung vom Lieferanten bestätigt wurde, möchte der Nutzer den Liefertermin der Artikel erfahren. Wenn der Lieferant einen Liefertermin angibt, kann der Nutzer die Bestellung wie folgt aktualisieren: Klicken Sie im Menüband auf „Agentenaktionen“ und anschließend auf „Liefertermine angegeben“. Es öffnet sich folgender Bildschirm: Möcht

Einführung zum Anzeigen/Bearbeiten eines Assets

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es ist möglich, dass Informationen zu Assets zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen oder sogar bearbeitet werden müssen. Dies kann einfach durch Klicken auf die Schaltfläche „Asset-Suche“ erfolgen. Nach dem Klick öffnet sich die Anlagensuche. Hier geben Sie die Suchdetails an, um sicherzustellen, dass die richtigen Anlagen gefunden werden. Das einzi

Ressourcen zuweisen und Anwesenheitsplan festlegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In diesem Abschnitt eines Arbeitsauftrags kann der Benutzer eine Ressource zuweisen und den Zeitplan festlegen, wann die Arbeiten ausgeführt werden sollen. Wenn der Arbeitsauftrag Teil einer Service-Level-Vereinbarung (SLA) oder eines Vertrags ist, wird die Ressource automatisch ausgewählt und der Zeitplan automatisch auf die vereinbarte SLA eingest

Sanierungsarbeiten erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Abschluss einer geplanten vorbeugenden Wartung (PPM) können zusätzliche Arbeiten erforderlich sein, um einen Fehler zu beheben. In diesem Fall muss ein reaktiver Wartungsauftrag erstellt werden. Dies kann über die Schaltfläche „Erforderliche Nachbesserungsarbeiten“ erfolgen. Nach Abschluss einer PPM-Maßnahme wird das Fenster „Maßnahmen“ angezei

Reaktive Wiederanwesenheit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Eine Systemeinstellung steuert, ob Wiederanwesenheitsraten verwendet werden können. Falls die Option „Reaktive Wiederanwesenheitsrate“ im Dropdown-Menü nicht angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator, um diese Funktion zu aktivieren. Um die reaktiven Wiederanwesenheitsraten und die Verfügbarkeit einer Ressource zu bearbeiten

Zitate hinzufügen oder ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Angebotsauftrag erstellt wird, kann der Benutzer diesem Auftrag Angebote hinzufügen oder bearbeiten . Dies erfolgt über die Aktion „Angebote hinzufügen oder bearbeiten“ . Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Angebote hinzufügen oder ändern> aus, um die Seite „Angebote hinzufügen oder ändern“ anzuzeigen. Auf diesem B

Mehrere Assets erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Erstellen von Assets gibt es eine Funktion, die das Anlegen weiterer Assets vereinfacht. Auf der Seite „Asset erstellen“ stehen dem Benutzer zwei Optionen zur Verfügung: „Gebäude auswählen“ und „Vorhandenes Asset“. Bei Auswahl von „Vorhandenes Asset“ kann der Benutzer nach einem bereits vorhandenen Asset suchen. Nachdem das bestehende Asset aus

Assets erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal ermöglicht es Benutzern , Assets zu erstellen, die sich vor Ort oder an einem anderen Ort befinden. Navigieren Sie dazu zu Menü > Assets > Neu. Anschließend wird die Seite „Asset erstellen“ angezeigt, auf der der Benutzer den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen kann, um ein neues Asset für eine seiner Websites zu erstellen. Kunde

ETA-Update anfordern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Arbeitsauftrag einer Ressource zugeordnet ist, aber keine voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) angegeben wurde, möchte der Kunde möglicherweise die voraussichtliche Ankunftszeit der Ressource vor Ort erfahren. In diesem Fall kann der Benutzer eine der beiden Aktionen zur Anforderung einer ETA-Aktualisierung verwenden: „ETA-Aktualisierung anf

Einführung zum E-Mail-Bereich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der E-Mail-Bereich des Menübands enthält verschiedene Listen mit Informationen zu gesendeten, empfangenen und nicht zustellbaren E-Mails. Diese Listen sind: Liste der fehlgeschlagenen E-Mails Liste der eingehenden E-Mails Liste der gesendeten E-Mails Weitere Informationen zu diesen Bereichen finden Sie auf den folgenden Seiten: Liste der fehlgeschla

5.28 – Auftrag abgeschlossen – Arbeitsauftrag auf „Nicht erledigt“ gesetzt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gestaffelte Zahlungen bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn einem Arbeitsauftrag hohe Fixkosten hinzugefügt werden, kann es erforderlich sein, die Zahlung in mehrere Teilzahlungen aufzuteilen, damit sie nicht auf einmal, sondern nur an bestimmten Tagen abgerechnet wird. Dies erfolgt über die Aktion „Teilzahlungen bearbeiten“ und folgt den unten stehenden Schritten: Durch Klicken auf die Aktion wird der

Verknüpfung von Arbeitsaufträgen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen können bestimmte Arbeitsaufträge mit anderen Arbeitsaufträgen in Zusammenhang stehen und müssen daher miteinander verknüpft werden. Dies kann über die Aktion „Arbeitsauftrag verknüpfen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Arbeitsauftrag verknüpfen> aus. Nach Auswahl des Buttons erscheinen zwei we

Arbeitsauftragsnachrichten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsauftragsnachrichten ermöglichen es Kunden und Ressourcen, Arbeitsaufträge zu aktualisieren und über die Änderungen der jeweils anderen Partei informiert zu werden. Diese Änderungen können vom Hinzufügen von Notizen und Dokumenten bis hin zur Anforderung bzw. Angabe einer voraussichtlichen Fertigstellungszeit reichen. Eine Nachricht wird verse

Baudokumente

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Unter „Gebäudedokumente“ können Sie Dokumente für das ausgewählte Gebäude hochladen. Dies können beispielsweise Baugenehmigungen, Risikobewertungen, Grundrisse, Bilder usw. sein. Alle Dokumente werden zentral für das jeweilige Gebäude gespeichert und sind jederzeit abrufbar, sofern der Benutzer die entsprechenden Zugriffsrechte besitzt. Weitere Info

Entfernen verknüpfter Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einige Arbeitsaufträge wurden möglicherweise fälschlicherweise mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft und müssen entfernt werden. In diesem Fall verwenden Sie die Schaltfläche „Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen“. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen“, um das Popup „Verknüpften Arbei

Job stoppen > Einführung für Administratoren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald der Mitarbeiter die Arbeiten abgeschlossen hat, muss dies im Arbeitsauftrag vermerkt werden. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen; die erste, die im Folgenden beschrieben wird, ist die Benachrichtigung durch die Zentrale des Technikers über den Arbeitsabschluss. Als Erstes muss der betreffende Arbeitsauftrag gefunden werden . Im Menü „Ag

Weiterleitung eines Arbeitsauftrags an eine externe Ressource

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen können bestimmte Arbeitsaufträge von der internen Ressource, der sie zugewiesen wurden, nicht bearbeitet werden. In diesen Fällen kann der Benutzer den Auftrag an eine externe Ressource zur Bearbeitung weitergeben. Dies erfolgt über die Schaltfläche „An externe Ressource weitergeben“. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die

Problem aus der Ferne beheben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal kann ein Mitarbeiter einen Auftrag auch außerhalb des Einsatzortes abschließen. Daher benötigt er die Möglichkeit, den Auftrag aus der Ferne zu stoppen. Dies kann über die Schaltfläche „Fernwartung“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Fernreparatur“, um das Popup „Fernreparatur“ anzuzeigen. Geben Sie Datum

WO-Liste – Filterseite

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die WO-Liste kann mithilfe des " "-Schaltfläche" in der oberen rechten Ecke. Beim Antippen " Es werden verschiedene Kategorien angezeigt: Gebäude, Typ und voraussichtliche Fertigstellung. Die Filter im Detail: Gebäude einchecken – Ermöglicht dem Benutzer, sich per Bluetooth, GPS oder durch Scannen eines QR-Codes im Gebäude einzuchecken. Dadurch werd

Angebot anfordern und prüfen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen kann der Angebotspreis als zu hoch empfunden werden oder Unstimmigkeiten enthalten. In diesen Fällen kann der Nutzer über die Schaltfläche „Angebotsprüfung anfordern“ eine Überprüfung und Korrektur des Angebots durch den Anbieter beantragen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Angebotsprüfung anfordern“, um

Einführung in die Genehmigungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Modul „Berechtigungen“ Das System kann so konfiguriert werden, dass es Autorisierungs- und Prüfregeln enthält, die zu jedem Zeitpunkt im Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags anhand festgelegter Kriterien ausgelöst werden können. Diese Regeln können auf mehreren Ebenen definiert sein, und die Genehmigenden werden über das jeweilige Profil best

Ich lehnte es ab, ein Angebot abzugeben.

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen kann ein Mitarbeiter, der vom Kunden ein Angebot anfordert, möglicherweise keine Angebotsdetails bereitstellen, beispielsweise weil er die angeforderte Art von Arbeit nicht ausführt. In diesen Fällen kann der Mitarbeiter das Angebot über die Funktion „Angebot ablehnen“ ablehnen. Benutzer der Zentrale können dies nicht nur für ihre

Annahme/Ablehnung der Anfrage nach zusätzlichen Ingenieuren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem ein Techniker eine Anfrage für zusätzliche Techniker gesendet hat, kann der Kunde diese Anfrage entweder annehmen oder ablehnen. Dies geschieht über die Schaltfläche „Zusätzliche Techniker annehmen/ablehnen“. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Anforderung zusätzlicher Ingenieure annehmen/ablehnen“, um das Popup „Anf

Einchecken in ein Gebäude

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen von „Im Gebäude einchecken“ wird der Nutzer aufgefordert, die jeweilige Check-in-Methode des Kunden zu verwenden, um zu bestätigen, dass er sich am richtigen Standort befindet. Je nach Kunde muss der Nutzer eine der folgenden Aktionen ausführen, um fortzufahren: Bluetooth GPS QR-Code Bluetooth Die Bluetooth-Funktion ermöglicht es dem

Client ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ostara ermöglicht die Verknüpfung eines Benutzerkontos mit allen anderen Konten, für die der Benutzer Ostara nutzt. Benutzer können je nach Arbeitsumfang unterschiedliche Konten haben, da nicht alle benötigten Funktionen über ein einziges Konto zugänglich sind, oder sie nutzen Ostara für verschiedene Kunden. Anstatt mehrere Portaladressen speichern

Katalog herunterladen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Lieferant kann den aktuellen Katalog herunterladen, um die Details einzusehen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Dies ist über die Schaltfläche „Katalog herunterladen“ möglich. Wählen Sie im Bildschirm „Katalog anzeigen“ die Schaltfläche „Katalog herunterladen“. Dadurch wird der Katalog im aktuellen Zustand heruntergeladen (d. h., falls

Maßeinheiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dieser Bildschirm ermöglicht die Konfiguration der Maßeinheiten. Hier können Benutzer festlegen, welche Maßeinheiten im System verwendet werden und wofür diese jeweils stehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Maßeinheiten“, um die aktuell im System verwendeten Maßeinheiten anzuzeigen. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt werd

Einkaufsrechnung einreichen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Menü „Rechnungen“ im Portal enthält alle Funktionen zur Rechnungsstellung für Arbeitsaufträge . Um eine Einkaufsrechnung einzureichen, navigieren Sie zu Hauptmenü > Rechnungen > Neu > Einkaufsrechnung . Daraufhin wird die Seite „ Einkaufsrechnung einreichen “ angezeigt. Sie erreichen diese Seite auch, indem Sie im Dashboard auf der Kach

Registerkarte „PPMs“ – Gebäude aus einer PPM-Aufgabe entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Gebäude aus einer PPM-Aufgabenzeile zu entfernen, muss der Benutzer die PPM-Aufgabe markieren, aus der das Gebäude entfernt werden soll, und anschließend auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“ klicken. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Gebäude entfernen“. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Von hier aus könne

Hinzufügen weiterer Rechnungspositionen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In einigen Fällen müssen Auftragnehmer möglicherweise zusätzliche Zeilen zum „Filter“ hinzufügen, da je nach Material und Arbeitsleistung unterschiedliche Mehrwertsteuer-/Steuersätze gelten. Diese zusätzlichen Zeilen können über die Schaltfläche „ Zusätzliche Rechnungszeile hinzufügen… “ hinzugefügt werden. Nach dem Anklicken dieses Links wird dem B

Festlegung einer Kostenschätzung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Verwendung von Kostenvoranschlägen im Ostara System unterscheidet sich von der Festlegung eines Festpreises. Durch das Hinzufügen eines Festpreises zu einem Arbeitsauftrag werden die Gesamtkosten des Arbeitsauftrags für die Rechnungsstellung durch den Auftragnehmer nach dessen Abschluss festgelegt – unabhängig vom Arbeitsaufwand oder den verwend

Notizen für Autorisierungen hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung, die für den Auftragnehmer oder andere Benutzer hilfreich sein können. Diese können über die Funktion „Notizen hinzufügen“ hinzugefügt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Notizen zu einem Auftrag hinzufügen “.

Arbeitsaufträge finden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Arbeitsaufträge in der mobilen App zu finden, tippen Sie auf der Startseite auf den Bereich „Arbeitsaufträge“. Daraufhin wird eine Liste der dem Benutzer zugewiesenen Arbeitsaufträge angezeigt (bis zu 25). Um weitere Arbeitsaufträge anzuzeigen, scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf die Schaltfläche „Weitere laden…“, um 25 weitere Einträge an

Zertifikate hinzufügen/anzeigen/löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bestimmte Aufträge können nicht allein durch deren Fertigstellung abgeschlossen werden. Für einige Aufträge ist das Hochladen eines Zertifikats erforderlich. Zertifikate können über die Funktion „Zertifikate hinzufügen/anzeigen/löschen“ hochgeladen werden. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Zertifikate hinzufügen/anzeigen/l

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Anlagen hinzufügen – Angegeben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen PPM-Aufgabenzeitraum zu ändern/hinzuzufügen, muss der Benutzer die gewünschte PPM-Aufgabe markieren und anschließend auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“ klicken. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Aufgabendetails ändern“. Anschließend öffnet sich folgender Bildschirm: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Zuordnungsty

Einführung in die Erstellung von Untermenüs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Anklicken der einzelnen Aktionsmenü-Schaltflächen in der Menüleiste kann der Benutzer verschiedene Informationen über das Gebäude hinzufügen, wie zum Beispiel: Untermenü „Neues Gebäudeereignis erstellen“ Gebäude-Ereignisliste Gebäudeverfügbarkeit Lärmschutzbestimmungen Standortkartierung Asbest im Gebäude ansehen Baudokumente PTW Books Erstell

Lieferkosten bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Zugriff auf eine Bestellung kann es vorkommen, dass ein Lieferant die Lieferkosten aktualisieren möchte. Dies kann über die Funktion „Lieferkosten bearbeiten“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Liefergebühr bearbeiten> aus, um das Popup „Liefergebühr bearbeiten“ anzuzeigen. Dieser Bildschirm zeigt die berech

Anlagenstatus

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Folgende Anlagenstatus sind im System vorhanden: Außer Dienst gestellt Im Dienst Eingelagert Infrastruktur Isoliert Außer Betrieb Verschrottet Die Status „Stillgelegt“, „Infrastruktur“ und „Verschrottet“ sind spezielle Statusarten. Anlagen mit einem dieser Status können nicht für Arbeitsaufträge und Verträge ausgewählt werden. Beispielsweise kann ei

Einleitung zu Berichten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Berichtsmodul Das Ostara -System ermöglicht es dem Kunden, alle Kerndaten vollständig zu exportieren und diese nach Bedarf zu bearbeiten. Ostara Systems Limited ist der Ansicht, dass Kunden nicht für den Export ihrer eigenen Daten bezahlen sollten und setzt sich für absolute Transparenz ein. Jedes Modul im Ostara -System verfügt über eine R

Clientkonfiguration

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im System werden Kunden als „Kunde“ hinzugefügt. Sollten Details zum Kunden geändert werden müssen, wie beispielsweise der Kundenname, kann dies im Bereich „Kundenkonfiguration“ erfolgen. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Mandant ausgewählt werden. Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Mandantenauswahl“. Nach Auswahl des Kunden wird d

Teile

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Teile (oder Teileartikel) werden im Inventar verwendet. Durch die Definition von Teilepositionen können diese dann zur Erstellung von Inventarpositionen für die Auswahl nach Abschluss des Arbeitsauftrags bereitgestellt werden. Hinzufügen eines neuen Inventargegenstands Anzeigen/Bearbeiten eines Inventargegenstands

Kunden entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Client(s) entfernen“. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Dieses Fenster enthält alle Mandanten, die bereits in dieser SRA ausgewählt wurden. Der Benutzer kann einen oder mehrere Mandanten zum Entfernen auswählen. Nutzen Sie den Schnellsu

Abgeschlossene reaktive Maßnahmen: Letzte 30 Tage

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal bietet dem Benutzer die Möglichkeit, alle reaktiven Daten einzusehen. Arbeitsaufträge für alle Standorte, auf die sie Zugriff haben und die in den letzten 30 Tagen abgeschlossen wurden. Dies umfasst unter anderem alle kleineren Reparaturen und Instandsetzungen aufgrund von Verschleiß. Benutzer können auf der Seite mit den Auftragsdetails

Einführung in die Finanzwelt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Finanzmodul Eine effiziente Instandhaltungssteuerung ist ohne präzise Finanzdaten als Entscheidungsgrundlage nicht möglich. Das Finanzmodul bietet vollständige Datentransparenz und Berichtsfunktionen. Die Finanzmanagement-Funktionen umfassen: Automatische Abgrenzungssysteme für reaktive und vorbeugende Instandhaltungsarbeiten (basierend auf

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – Gebäude zu einer reaktiven Aufgabe hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie auf die Registerkarte „Reaktive SLAs“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“, dann wird dieses Menü angezeigt: Klicken Sie auf „Gebäude zu Aufgabentyp(en) hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster: Von hier aus können Benutzer verschiedene Aktionen durchführen, darunter Massenauswahl, Alle auswählen, Alle löschen, Alle g

Kontaktarten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Jeder Kontakt im System, egal ob Gebäude- oder Ressourcenkontakt, benötigt einen „Kontakttyp“. Im Bildschirm „Kontakttypen“ können Sie diese Typen dem ausgewählten Bereich zuordnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kontakttypen“, um die Kontakttypen anzuzeigen. Dies ist die Schaltfläche „Kontaktarten“: Im ersten Schritt muss der zu verwendende Mand

Asbest-Dokumente

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Asbest-Dokument oder ein Foto, beispielsweise eine Asbestuntersuchung, in einem Asbest-Dokument ergänzt werden muss. Dies kann in folgenden Schritten erfolgen: Suchen Sie den Asbest-Datensatz mithilfe der Schaltfläche „Asbest anzeigen“. Dadurch wird eine Suche nach allen Asbest-Datensätzen des ausgewählten Kunden durchgef

Auswahl einer Ressource

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist der Bildschirm „Ressourcen auswählen“. Hier können Sie eine oder mehrere Ressourcen auswählen, egal ob intern oder extern und ob es sich um eine Hauptniederlassung oder eine Filiale handelt. Dieser Bildschirm wird unter anderem beim Erstellen von SRAs und RFIs angezeigt. Hier ein Beispiel: Um eine Ressource auszuwählen, wählen Sie einfach d

Einführung in Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Modul „Arbeitsaufträge“ Das Modul „Arbeitsaufträge“ von Ostara Mobile ist eine Schnittstelle, die Daten aus dem Kerndatenmodul nutzt, um eine genaue Fehlerprotokollierung und -verwaltung zu ermöglichen. Dieses Modul innerhalb der mobilen Anwendung richtet sich in erster Linie an Auftragnehmer und interne Ressourcen – es befasst sich mit dem

Veränderung - Vermögenswerte

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass Assets zu einem Auftrag fälschlicherweise hinzugefügt wurden, sei es, dass es sich um falsche Assets handelt oder dass dem Auftrag gar keine Assets zugeordnet werden sollten. In diesen Fällen verwenden Sie bitte die Schaltfläche „Ändern – Assets“, um dies zu korrigieren. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfl

Arbeitsauftrag umwandeln

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass bei einem Arbeitsauftrag mehrere Preise für die Arbeiten angefragt werden oder dass die Kosten voraussichtlich einen für Instandsetzungsarbeiten festgelegten Wert überschreiten. In diesen Fällen wird der Arbeitsauftrag in ein Angebot umgewandelt. Dies geschieht in folgenden Schritten: Klicken Sie im Menü „Agentenaktionen“ auf

Einführung zum Anzeigen/Bearbeiten eines Inventarartikels

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Teil mit der Verwendungsart „Lager“ angelegt wird, wird ein Lagerartikel erstellt. Lagerartikel sind einem bestimmten Teil zugeordnet und können aus einem oder mehreren Lagerorten bestehen. Jeder Lagerartikel enthält die Anzahl der verfügbaren Teile sowie die durchschnittlichen Anschaffungskosten. Lagerartikel werden angelegt, indem die V

TOP-Daten bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im Bereich „ATAS-Daten bearbeiten“ kann die Lautschrift des Gebäudenamens geändert werden. Nach dem Öffnen dieser Seite werden Gebäudename, Gebäude-ID und die aktuelle Lautschrift angezeigt. Im Textfeld kann die gewünschte Aussprache des Gebäudes eingegeben werden, die dann vom ATAS-System wiedergegeben wird. Diese Einstellungen können jederzeit geä

Ostara Logo Menü

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Ostara -Logo-Menü bietet dem Benutzer eine Reihe nützlicher Aktionen. Um diese aufzurufen, klicken Sie einfach auf das Ostara Symbol oben links in der Anwendung, um die Aktionsliste anzuzeigen. Wie im obigen Screenshot dargestellt, stehen dem Benutzer 5 Aktionen zur Verfügung: E-Mail-Protokolle Protokollordner öffnen Öffnen Sie Ostara Portal Um

Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist die Ansicht „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“. Die meisten Module des Systems bieten die Möglichkeit, Dokumente zum jeweiligen Bereich hinzuzufügen oder anzuzeigen. Beispiel: Beim Anlegen eines Gebäudes möchten Benutzer möglicherweise ein Bild des Gebäudes für Berichte hinzufügen. Dies ist durch Hinzufügen einer Bilddatei möglich.

Hinzufügen eines Gebäudes zu einer PPM-Aufgabe

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um ein Gebäude zu einer bestehenden PPM-Aufgabe hinzuzufügen, suchen Sie den zugehörigen Vertrag. Dies gelingt am besten über die Vertragssuche: Details finden Sie hier. Sobald der Vertrag gefunden wurde, überprüfen Sie, ob das Gebäude im Vertrag enthalten ist, indem Sie die Registerkarte „Gebäude“ auswählen und filtern, um sicherzustellen, dass das

Rechnung löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal sind bestimmte Rechnungen fehlerhaft oder werden nicht mehr benötigt und müssen aus dem Arbeitsauftrag entfernt werden. Dies kann über die Funktion „Rechnung löschen“ im Arbeitsauftragsfenster erfolgen. Gehen Sie im entsprechenden Arbeitsauftrag zum Abschnitt „Rechnungen“ der Helpdesk-Arbeitsseite. Klicken Sie auf die verlinkte Rechnungsnum

Asset bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Schaltfläche „Asset bearbeiten“ im Aktionsmenü auf dem Bildschirm „Asset-Details“ wird die Seite „Asset bearbeiten“ angezeigt: Um die auf dieser Seite vorgenommenen Änderungen zu speichern, tippen Sie einfach auf die Schaltfläche „Senden“ oben rechts in der Anwendung. Um die Änderungen zu verwerfen, tippen Sie auf die Schaltfläche

Erhaltene Artikel bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sollte ein Benutzer einen Fehler auf einem Beleg gemacht haben oder Mengen korrigiert werden müssen, kann er den Beleg über die Schaltfläche „Empfangene Artikel bearbeiten“ aktualisieren. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Empfangene Artikel bearbeiten“, um den Bildschirm „Empfangene Artikel bearbeiten“ anzuzeigen. Dieser B

Stapelregeln anzeigen/bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es ist möglich, dass Informationen zur Stapelverarbeitung zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen oder sogar bearbeitet werden müssen. Dies kann einfach durch Anklicken der Schaltfläche „Stapelregelliste“ erfolgen, um die anzuzeigende/zu bearbeitende Stapelregel zu finden. Nach dem Anklicken erscheint der Bildschirm „Batch-Regelsuche“. Hier kann der

Meine Angaben bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sollten die Benutzerdaten fehlerhaft sein oder aktualisiert werden müssen, kann dies über die Startseite mithilfe der Schaltfläche „Meine Daten bearbeiten“ erfolgen. Dadurch wird die Seite „Meine Daten bearbeiten“ angezeigt. Auf dieser Seite kann der Benutzer auf der Registerkarte „Details“ viele seiner Daten ändern, wie zum Beispiel Vor- und Nachna

Job stoppen > Admin - PPM mit Anlagen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald die Ressource die Arbeiten an einem PPM-Projekt mit Anlagen abgeschlossen hat, muss dies in einem PPM-Arbeitsauftrag protokolliert werden. Dies kann wie folgt erfolgen: Als Erstes muss der betreffende Arbeitsauftrag gefunden werden . Im Menü „Agentenaktionen“ wählen Sie „Auftrag stoppen“ > „Admin“. Der Benutzer wird anschließend gefragt, o

Kaufartikel bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Benutzer Änderungen an den Artikeln einer Bestellung vornehmen möchte, erfolgt dies auf genau dieselbe Weise wie im Portal. Die einzelnen Schritte finden Sie auf der Seite „Bestellartikel bearbeiten“ .

Bereitstellung von Angebotsdetails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Angebotsauftrag erstellt wird, benötigen die Mitarbeiter eine Möglichkeit, Angebotsdetails für alle Aufträge bereitzustellen, für die der Kunde ein Angebot angefordert hat. Dies kann über die Schaltfläche „Angebotsdetails bereitstellen“ erfolgen. Hinweis: Benutzer der Hauptverwaltung können dies nicht nur für ihre eigenen Angebote, sondern

Erhaltene Artikel bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sollte ein Benutzer einen Fehler auf einem Beleg gemacht haben oder Mengen korrigiert werden müssen, kann er den Beleg über die Funktion „Empfangene Artikel bearbeiten“ aktualisieren. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Erhaltene Artikel bearbeiten> aus, um den Bildschirm „Empfangene Artikel bearbeiten“ anzuzeigen. Dieser B

Einen Job annehmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mitarbeiter sehen gelegentlich Aufgaben, die ihnen von der Zentrale oder anderen Mitarbeitern zugewiesen wurden, und möchten diese übernehmen, da sie zu ihrem Aufgabenbereich passen. Dies kann über die Aktion „ Übernehmen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion <Übernehmen> aus, um das Popup „Übernehmen “ anzuzeigen. D

Angebot anfordern und prüfen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen kann der Angebotspreis als zu hoch empfunden werden oder Unstimmigkeiten enthalten. In diesen Fällen kann der Nutzer die Ressource bitten, das Angebot zu überprüfen und zu korrigieren. Nutzen Sie dazu die Aktion „Angebotsprüfung anfordern“. Nach Auswahl dieser Option wird der folgende Bildschirm angezeigt: Hier sehen Sie eine Liste

Benachrichtigungen bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benachrichtigungen dienen dazu, auf ein Problem auf der Baustelle hinzuweisen, das mit dem aktuellen Arbeitsauftrag in Zusammenhang steht. Wenn eine Benachrichtigung ausgewählt wird, werden alle Gebäudeverantwortlichen, die diese Benachrichtigung abonniert haben, je nach ihren Präferenzen per E-Mail oder SMS benachrichtigt. Um eine Benachrichtigung

DEF

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

D BEGRIFF DEFINITION Datum der letzten Überprüfung Dies ist ein Datumsfeld für ein Asset, in dem Sie angeben können, wann dieses Asset zuletzt geprüft wurde, um zu bestätigen, dass alle zugehörigen Daten korrekt sind. Dezimalstellen (RFI) In diesem Feld können Sie angeben, wie viele Dezimalstellen bei Wertfragen in Ihrer RFI zulässig sind. Standardb

Job stoppen > Verwaltung – Anlagen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald der Mitarbeiter die Arbeiten abgeschlossen hat, muss dies im Arbeitsauftrag vermerkt werden. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen; die erste, die im Folgenden beschrieben wird, ist die Benachrichtigung durch die Zentrale des Technikers, dass die Arbeiten abgeschlossen sind (anlagenbezogen). Als Erstes muss der betreffende Arbeitsauftrag

Suche nach Auftragsnummer

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Arbeitsauftrag Die Nummer ist dann bereits bekannt, anstatt die Auftragslisten durchsuchen zu müssen. Die Suche nach Auftragsnummer kann durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche durchgeführt werden. Alternativ können Sie das Symbol verwenden oder zu Menü > Arbeitsaufträge > Suchen > Nach Nummer navigieren. Dadurch kann der B

Nicht zugewiesene Jobs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Nicht zugewiesen“ zeigt alle reaktiven Aufträge an, die aktuell keiner Ressource zugewiesen sind. Jeder Auftrag hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), ob er in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum sind (grün). Der Benutzer kann die Anza

Zuweisung einer Ressource

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ressourcen oder andere Benutzer benötigen möglicherweise die Möglichkeit, einen Auftrag einer ihrer Niederlassungen oder einem bestimmten Auftragnehmer zuzuweisen. Dies kann über die Aktion „Ressource zuweisen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Ressource zuweisen> aus, um das Popup „Ressource zuweisen“ anzuzeige

Überprüfung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Ausstehende Überprüfung“ zeigt alle Arbeitsaufträge an, bei denen derzeit noch ein Fragenkatalog zur Überprüfung beantwortet werden muss. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Arbeitsaufträge > Listen > Standard > Ausstehende Überprüfung. Jeder Arbeitsauftrag zeigt ein Fälligkeitsdatum an, anhand dessen festgeleg

Inventar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann Inventargegenstände hinzufügen Inventar Möglichkeit, einen Inventarartikel im Inventarmodul der Desktop-Anwendung hinzuzufügen Kann Inventardokumente hinzufügen oder bearbeiten Inventar Fähigkeit zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten im Zusammenhang mit Inventarartikeln Lagerorte

Suche nach einer Vertragseinführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Benutzer einen bestehenden Vertrag einsehen oder bearbeiten möchte, muss er diesen zunächst finden. Dies kann mithilfe der folgenden Schritte erfolgen: Vertragssuchbildschirm Vertragslistenbildschirm

Dokumente ansehen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Option „Dokument anzeigen“ im Menü „Aktionen“ wird der Bildschirm „Dokumente anzeigen“ angezeigt und eine Liste aller Dokumente, die mit diesem Arbeitsauftrag in Zusammenhang stehen, wird angezeigt: Durch Tippen auf „Zugehörige Dokumente anzeigen“ werden alle Dokumente angezeigt, die mit dem jeweiligen Arbeitsauftrag/Gebäude/Anlag

Zertifikate hinzufügen/anzeigen/löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bestimmte Aufträge können nicht allein durch deren Erledigung abgeschlossen werden. Für einige Aufträge ist das Hochladen eines Zertifikats erforderlich. Zertifikate können über die Funktion „ Zertifikate hinzufügen/anzeigen/löschen“ hochgeladen werden. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Zertifikate hinzufügen/anzeigen/lösche

Berichte ansehen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berichte sind für Kunden eine äußerst nützliche Möglichkeit, ihre Daten einzusehen. Sie können Daten sehr detailliert und präzise darstellen und so den Bedürfnissen der Nutzer optimal entsprechen. Jeder Bericht verfügt über eine Reihe von Filtern, die vor der Ausführung festgelegt werden können, um dies zu ermöglichen. All dies lässt sich über die R

Ressource unterwegs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

So wie ein Nutzer der mobilen App eine „Reise zum Auftrag starten“ kann, steht auch einem Portalnutzer die Möglichkeit zur Verfügung, einen „ Arbeitsauftrag“ als „Ressource unterwegs“ zu markieren. Dadurch werden die Endnutzer vor Ort darüber informiert, dass ein Mitarbeiter unterwegs ist. Im Rahmen dieser Aktion kann eine voraussichtliche Ankunftsz

Erforderliche Sanierungsarbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Nachbesserungsarbeiten erforderlich“ zeigt alle PPMs (Pre-Process Maintenance) an, die ein negatives Zertifikat erhalten haben und nun Nachbesserungsarbeiten benötigen. Jeder Auftrag hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), ob er in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 M

Einführung in Verträge und Selbstregulierungsabkommen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Modul Verträge & SRAs In diesem Bereich können Sie eine SRA und einen Vertrag unter Verwendung bereits im System eingerichteter Ressourcen erstellen. So sieht das Modul „Verträge“ aus: Weitere Informationen finden Sie auf den separaten Seiten „Verträge“ und „SRAs“ weiter unten. SRAs – Umfang und Ressourcenzuweisung Verträge

1.00 - 2.00 - Alle 1.x-Zustände

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

JKL

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

J BEGRIFF DEFINITION Berufsbezeichnung Dies ist das Feld neben einem Gebäude- oder Ressourcenkontakt, in dem Sie dessen Berufsbezeichnung eintragen würden. K BEGRIFF DEFINITION Bekannt als Name Ein Gebäude kann einen offiziellen Namen haben, ist aber unter einem anderen Namen bekannt. In diesem Feld können Sie diesen „bekannten Namen“ eingeben. Dies

Angebotsanfragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Angebotsanfragen“ zeigt alle Angebote an, für die der Benutzer eine Angebotsanfrage stellen muss, bevor sie bearbeitet werden können. Jedes Angebot hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob das Angebot überfällig ist (rot), in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum sind (grü

PQR

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

P BEGRIFF DEFINITION Muttergesellschaft Bezeichnet die hierarchische Beziehung zwischen Assets. Beispielsweise ist ein getaggtes Asset das übergeordnete Asset eines untergeordneten Assets. Elternressource Bezieht sich auf Ressourcen der Stufe 1 und der Hauptverwaltung Passwort Dies wird zusammen mit einem Benutzernamen benötigt, um auf die Anwendung

STU

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

S BEGRIFF DEFINITION Terminplaner Dieses Tool dient zur Bestätigung, wann ein reaktiver oder ein Angebotsauftrag ausgeführt werden soll. Es zeigt die Verfügbarkeit von Gebäuden und Auftragnehmern sowie etwaige Einschränkungen an bestimmten Terminen an. Seriennummer (Anlage) Der vom Hersteller vergebene, eindeutige alphanumerische Wert, der einem bes

1.12 – Zuweisung ausstehend – Ressource nicht erreichbar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

5,00 - Alle Bundesstaaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Anmeldung bei Ostara

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Öffnen der Ostara -Anwendung erscheint als erstes der Anmeldebildschirm. Dies ist ein sehr einfacher Bildschirm, auf dem Benutzer ihre Anmeldedaten eingeben, um auf die Anwendung zuzugreifen. Falls der aktuelle Benutzer sich bereits bei Ostara angemeldet hat (d. h. das Passwort wurde bereits festgelegt), befolgen Sie diese Schritte: Nach dem Öf

Gründe

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gründe beschreiben detailliert, warum ein Arbeitsauftrag erstellt wird. Dieses Modul ermöglicht es dem Benutzer daher, alle im System gespeicherten Grundcodes hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Grundcodes sind kundenspezifisch. Zunächst muss eine Reihe von Gründen ausgewählt werden. Dies geschieht durch Klicken auf das Menü „Gründe“ und Auswahl einer

SRA-Suchbildschirm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie im Modul „Verträge“ auf die Schaltfläche „SRA-Suche“. Der SRA-Suchbildschirm wird sich öffnen. Geben Sie alle relevanten Informationen ein, um die Suchergebnisse einzugrenzen. Hinweis: Ein Kunde muss ausgewählt sein, damit Ergebnisse angezeigt werden. Je mehr Suchfelder Sie ausfüllen, desto genauer sind die Ergebnisse. Durch Aktivieren d

Hervorragend geplant (vorher PPM)

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Ausstehende PPM-Aufträge“ zeigt alle geplanten Arbeitsaufträge an, die dem Benutzer zugeordnet sind und noch nicht abgeschlossen wurden. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Arbeitsaufträge > Listen > Standard > Ausstehende PPM-Aufträge. Jeder Arbeitsauftrag zeigt ein Fälligkeitsdatum an, anhand dessen ermittelt

WO-Detailseite

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach dem Anklicken eines Arbeitsauftrags in der Arbeitsauftragsliste wird die Detailseite des Arbeitsauftrags angezeigt. Die Überschrift der Seite lautet WO: xxxxxxx, wobei xxxxxxx die Arbeitsauftragsnummer des ausgewählten Arbeitsauftrags ist. Auf dieser Seite finden Sie folgende Unterüberschriften: Gebäudedetails Arbeitsdetails Standortinformation

4.00 & 4.01

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Vermögenswert

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann Asset-Dokumente hinzufügen oder bearbeiten Vermögenswert Die Möglichkeit, an Assets angehängte Dokumente hinzuzufügen oder zu bearbeiten, und die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ auf der Registerkarte „Assets“ wird aktiviert. Kann getaggte Assets erstellen, Kann

Einführung in die Anzeige eines Arbeitsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Arbeitsauftrag anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus: Klicken Sie auf das Menü „Arbeitsaufträge“. Dem Benutzer werden anschließend die folgenden Untermenüpunkte angezeigt: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Arbeitsauftrag im System zu finden. Schnellsuche Arbeitsauftrag Arbeitsauftragsliste Schnellsuche Vertragsnummer Mas

Hervorragendes Zitat

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Offene Angebote“ zeigt alle noch nicht abgeschlossenen Angebote des Benutzers an. Jedes Angebot hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob es überfällig ist (rot), in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum sind (grün). Der Benutzer kann die Anzahl der gleichzeitig angezeigten

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – Gebäude aus einer reaktiven Aufgabe entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Gebäude aus einer reaktiven Aufgabe zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ neben den Feldern „Auftragsarten“, „Unterauftragsarten“ und „Ausrüstungs-/Dienstleistungsarten“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gebäude aus Aufgabentypen entfernen“. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Von hier aus

Ausstehende Angebote

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Ausstehende Angebote“ zeigt alle Angebote an, die noch bearbeitet werden müssen – entweder zur Auswahl oder zur Anfrage. Jedes Angebot hat ein Fälligkeitsdatum, das anzeigt, ob es überfällig ist (rot), in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum sind (grün). Die Anzahl der gl

Externe Ressourcen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine externe Ressource anzuzeigen/zu bearbeiten, klicken Sie auf „Ressourcenliste“ und öffnen Sie eine Ressource, die in der Spalte „Ressourcentyp“ die Bezeichnung „Extern“ trägt, indem Sie entweder darauf doppelklicken oder die Ressource auswählen und auf „Weiter“ klicken. Dies ist die Registerkarte „Details“ der Ansicht „Externe Ressourcen“. Hi

Einführung in die Budgetplanung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ostara ermöglicht die Festlegung von Budgets, um die Berichterstattung und den Vergleich der Ist-Ausgaben mit dem Budget zu erleichtern. Für jeden Standort kann ein Budget festgelegt werden, entweder auf Ebene der Arbeitsauftragsart, der Unterauftragsart oder bis hinunter zu einzelnen Gerätearten. Es gibt zwei Budgetarten: Umsatzbudget und Investiti

Ressourcenpriorität ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sind mehrere Ressourcen in einer SRA vorhanden, kann der Benutzer diese priorisieren, um die primäre, sekundäre usw. Ressource festzulegen. Die Ressourcenpriorität bestimmt die Reihenfolge, in der die Ressourcen bei der Zuweisung eines reaktiven Arbeitsauftrags für einen beliebigen Aufgabentyp und ein beliebiges Gebäude innerhalb dieser SRA angezeig

Workflow-E-Mail-Vorlagen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Neben den standardmäßigen, vom System generierten E-Mails können Sie benutzerdefinierte Workflow-E-Mail-Vorlagen erstellen, die durch Aktionen im System ausgelöst und an eine bestimmte Gruppe von Benutzern gesendet werden. So gehen Sie vor: Durch Klicken auf „Workflow-E-Mail-Vorlagen“ im Systembereich von Core Data wird die Seite „Workflow-E-Mail-Vo

Rechnung – Löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bitte beachten Sie das Benutzerhandbuch „Finanzen – Finanzmanagement“.

Einführung in die Vorlagenkonfiguration

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im gesamten System werden verschiedene E-Mails und SMS-Nachrichten verwendet, um unterschiedliche Benutzer zu informieren. Sollten die Angaben in diesen E-Mails jedoch nicht korrekt sein oder geändert werden müssen, kann dies über das Menü „Vorlagenkonfiguration“ erfolgen. Im Menü „Vorlagenkonfiguration“ gibt es drei Hauptbereiche, die die verschied

Foto machen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Schaltfläche „Foto aufnehmen“ in der Aktionsliste auf dem Bildschirm „Asset-Details“ wird der Bildschirm „Asset-Foto“ angezeigt: Bitte beachten Sie, dass ein Bildtyp aus dem Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Bildtyp auswählen…“ ausgewählt werden muss. Folgende Standardoptionen stehen zur Verfügung: Front Zurück Seite – Links Seit

1.04 – Ausstehende Zuweisung – Zurückgerufen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Lieferkosten bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Benutzer Änderungen an einer Bestellung vornehmen oder eine Liefergebühr hinzufügen möchte, kann dies auf folgende Weise erfolgen: Nach dem Klicken auf die Agentenaktion „Liefergebühr bearbeiten“ öffnet sich dieser Bildschirm: Dem Benutzer werden die berechneten Versandkosten angezeigt. Falls die Versandkosten geändert werden müssen, deakti

Durchführung einer Nachkontrolle

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einige Benutzer müssen möglicherweise eine Überprüfungsanfrage (RFI) zu Arbeitsaufträgen für ihre Standorte durchführen. Dies erfolgt über die Aktion „Nachprüfung nach dem Besuch“ . Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails “ die Aktion „Nachbesuchsüberprüfung“ aus, um den Bildschirm „Nachbesuchsüberprüfung“ anzuzeigen. Beantworten Sie nun alle erfo

Entfernen verknüpfter Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einige Arbeitsaufträge wurden möglicherweise fälschlicherweise mit einem anderen Arbeitsauftrag verknüpft und müssen entfernt werden. In diesem Fall verwenden Sie die Aktion „Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen“. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen> aus, um das Popup „Verknüpften Arbeit

Arbeitsauftrag erstellen – Anlage verfügbar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Während des Prozesses „Reaktiven Arbeitsauftrag erstellen “ kann es vorkommen, dass der Fehler/das Problem, für das der Arbeitsauftrag erstellt wird, mit einem bestimmten Asset zusammenhängt. Führen Sie in diesem Fall die folgenden Schritte aus, um sicherzustellen, dass das Asset bei der Erstellung des Arbeitsauftrags ausgewählt wird: Navigieren Sie

Anerkennen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Auftragsbestätigung sollte nur dann verwendet werden, wenn eine direkte Bestätigung des Lieferanten über den Empfang des per Fax oder E-Mail erstellten Arbeitsauftrags vorliegt, falls das Portal nicht genutzt wurde. Klicken Sie im Menü „Agentenaktion“ auf die Option „Bestätigen“. Das Lieferdatum kann geändert werden, indem man beim Klicken auf d

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – SLAs für reaktive Aufgabentypen ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die SLAs zu ändern, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte: Sobald die Aufgabentypen dem Vertrag hinzugefügt wurden (die SLAs entsprechen standardmäßig den im SRA festgelegten Werten), kann der Benutzer die SLAs jederzeit ändern. Diese können auf Ebene des Arbeitsauftragstyps, des Unterarbeitsauftragstyps und des Aufgabentyps festgelegt werden

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – Reaktive Aufgabentypen hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies kann über die Registerkarte „Reaktive SLAs“ erfolgen. Auf diesem Bildschirm werden alle Aufgabentypen und SLAs angezeigt, die im SRA für den Vertrag eingegeben wurden. Wenn Aufgabentypen zur SRA hinzugefügt oder aus einem Vertrag entfernt wurden und nun hinzugefügt werden müssen, kann dies durch Klicken auf die Schaltfläche „Aktionen“ erfolgen.

Job annehmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn einem Benutzer ein Auftrag zugewiesen wurde, kann dieser den Auftrag annehmen. Dies kann mit der Aktion „Auftrag annehmen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Auftrag annehmen> aus, um das Popup „Auftrag annehmen“ anzuzeigen. Geben Sie Datum und Uhrzeit der voraussichtlichen Ankunftszeit (ETA) entweder manuel

Liefertermine angegeben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn einem Benutzer die Liefertermine für eine Bestellung bereits vorliegen, kann er die Bestellung mit diesen Terminen aktualisieren. Dies kann über die Aktion „Liefertermine angegeben“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion „ Liefertermine angegeben“ , um das Popup „Liefertermine angegeben“ anzuzeigen. Geben Sie für einzel

Notizenverlauf anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manche Arbeitsaufträge enthalten möglicherweise viele zusätzliche Informationen, und manche Benutzer müssen diese Notizen nach bestimmten Informationen durchsuchen. Dies kann durch Einsehen des Notizverlaufs des jeweiligen Arbeitsauftrags erfolgen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Aktion „Notizverlauf anzeigen“ Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdet

Vorqualifizierung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Vorqualifizierung für das System aktiviert ist, ist deren Verwaltung erforderlich. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Vorqualifizierung“ erfolgen. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Vorqualifizierung“ wird die Seite „Ressourcen-PQQ-Ausschlüsse“ angezeigt. Hier wird eine Liste aller aktuellen Ressourcen mit PQQ-Einträgen angezeig

Anzeigen/Bearbeiten eines Inventargegenstands

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gegebenenfalls müssen Sie die Details eines Inventargegenstands einsehen oder bearbeiten. Dies ist durch Klicken auf die Schaltfläche „Inventargegenstandsliste“ möglich. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Artikelliste“ wird die Artikelliste angezeigt. Diese enthält alle im System für alle Kunden erfassten Artikel. Um einen Artikel zu öffnen, dop

Rechnung zur Zahlung einreichen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald Rechnungen genehmigt und validiert wurden, können sie zur Zahlung eingereicht werden. Um eine Rechnung zur Zahlungseinreichung vorzubereiten, gehen Sie wie folgt vor: Suchen Sie die Rechnung mithilfe der Rechnungssuche (die Rechnung muss den Status „Validiert“ haben) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung zur Zahlung einreichen“. Dadu

Abschnitt 2 – ETA-Bestimmung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hervorragende PPM

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Ausstehende PPM-Aufträge“ zeigt alle noch nicht abgeschlossenen PPM-Aufträge des Benutzers an. Jeder Auftrag hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum verbleiben (grün). Der Benutzer kann die Anzahl der

Gerätetypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Anlagentypen repräsentieren die Arten von Anlagen, die zu dem jeweiligen Teilauftragstyp gehören. Unteranlagentypen beschreiben die verschiedenen Komponenten eines Anlagentyps. Beispiel: Der Anlagentyp könnte „Rolltreppe“ sein, der zugehörige Unteranlagentyp „Not-Aus-Schalter“. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt werden. Info

QR-Codes

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Menüoption „Sites“ ermöglicht es Benutzern, QR-Codes für bestimmte Websites zu erstellen. QR-Codes werden von mobilen Nutzern verwendet, die den Code scannen, um sich auf den jeweiligen Websites anzumelden und dort Aufträge zu starten. Um einen QR-Code für eine Website zu erstellen und auszudrucken, navigieren Sie zu Menü > Websites. Hinweis:

Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen – Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Benutzer möchte möglicherweise einen verknüpften Arbeitsauftrag entfernen. Dies ist an verschiedenen Stellen möglich – unter „Agentenaktionen“, „Anrufe“ und „Abmeldungen“. Klicken Sie auf die Menüoption „Verknüpften Arbeitsauftrag entfernen“. Daraufhin öffnet sich die Ansicht „Verknüpfte Arbeitsaufträge“. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen in

Änderung – Projektbudget

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann Fälle geben, in denen ein Auftrag unter Kapital anstatt unter Umsatz verbucht werden sollte. Dazu muss der Benutzer den Projektbudgetcode des Auftrags ändern. Dies kann über die Schaltfläche „Ändern – Projektbudget“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ändern“, um die zusätzlichen Änderungsoptionen anzuzeige

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – SLAs für Aufgabentypen in Aufgabentypen kopieren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem dem Aufgabentyp im Vertrag eine Service-Level-Vereinbarung (SLA) hinzugefügt wurde, kann der Benutzer diese nun auf andere Aufgabentypen kopieren. Dies kann wie folgt erfolgen: Diese können auf Ebene des Arbeitsauftragstyps oder auf Ebene des Unterarbeitsauftrags- und Aufgabentyps festgelegt werden. Markieren Sie die zu kopierende Aufgabenze

Informationen zu Arbeitsaufträgen – Reaktiv, Angebot, PPM und Audit – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist der zweite Abschnitt. Der Abschnitt „Auftragsinformationen“ zeigt die wichtigsten Details dieses Auftrags. Diese Ansicht ist in verschiedene Blöcke unterteilt, die jeweils Informationen zu unterschiedlichen Aspekten des Auftrags enthalten, von Finanzen über Standorte bis hin zu verknüpften Auftragsdetails. Im Hauptbereich der Helpdesk-Arbei

Gebäudetypen und -formate

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Jedes Gebäude benötigt einen „Gebäudetyp/ein Gebäudeformat“, die im Bereich „Typen & Formate“ konfiguriert und hinzugefügt werden können. Anhand dieser Angaben wird festgelegt, aus welchen verschiedenen Typen jedes Gebäude bestehen kann. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt werden. Informationen dazu finden Sie auf der Sei

Änderung – Gerätetyp/Dienstleistungsart

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Falls der Ausrüstungs-/Dienstleistungstyp für den Auftrag falsch ist, sollte die Aktion „ Ändern – Ausrüstungs-/Dienstleistungstyp“ verwendet werden, um dies zu ändern. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „ Ändern“ , um die zusätzlichen Änderungsoptionen anzuzeigen. Klicken Sie auf „ Ändern – Geräte-/Dienstleistungstyp“, um d

Notizenverlauf anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manche Arbeitsaufträge enthalten möglicherweise viele zusätzliche Informationen, und manche Benutzer müssen diese Notizen nach bestimmten Informationen durchsuchen. Dies kann durch Einsehen des Notizverlaufs des jeweiligen Arbeitsauftrags erfolgen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Schaltfläche „Notizverlauf anzeigen“ Wählen Sie im Bildschirm „Auftr

SRAs – Einführung in Umfang und Ressourcenzuweisung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das SRAs-Modul Das Modul „Umfang (Was, Wo, Wann) & Ressourcenzuordnung (Wer)“ (SRA) definiert die erforderlichen Servicelevel für Anlagen-/Servicearten pro Ressource für alle operativen und nicht-operativen Arbeitsaufträge. Mit der SRA-Funktionalität können Benutzer mehrere Ressourcen einem festgelegten Umfang auf Ebene des Arbeitsauftragst

4.22 – Auftrag unvollständig

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berichte

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Menüpunkt „Berichte“ enthält eine Liste verschiedener Berichte mit Informationen aus dem Ostara System. Diese umfassen Daten zu spezifischen Auftragsarten, SLA-Performance, Rechnungen und mehr. Die verfügbaren Berichte hängen von den Benutzerrechten ab. Daher kann es vorkommen, dass manche Benutzer Zugriff auf bestimmte Berichte haben, andere je

Anführungszeichen auswählen und abwählen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Angebot auswählen Sobald ein Anbieter eine Angebotsanfrage gestellt hat, muss der Kunde das passende Angebot für den Auftrag auswählen. Dies geschieht über die Schaltfläche „Angebot auswählen“. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Angebot auswählen“, um die Seite „Angebot auswählen“ anzuzeigen. Auf diesem Bildschirm werden al

Genehmigungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Berechtigungen“ zeigt alle Aufträge an, die vor ihrer Bearbeitung vom Benutzer autorisiert oder abgelehnt werden müssen. Jeder Auftrag hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), ob er in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum sind (grün). Die

Artikel hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Lieferant einen einzelnen Artikel hinzufügen möchte, kann er diesen einem bestehenden Katalog hinzufügen, anstatt einen neuen Katalog anzulegen. Dies geschieht über die Funktion „Artikel hinzufügen“ . Wählen Sie im Bildschirm „Katalog anzeigen“ die Option „ Artikel hinzufügen“ , um das Popup „Artikel hinzufügen“ anzuzeigen. Hier kann der Be

Details einer Stellenbeschreibung anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Details eines Auftrags anzuzeigen, tippen Sie auf der Auftragslistenseite auf den gewünschten Auftrag. Daraufhin wird die Auftragsdetailseite angezeigt. Diese Seite enthält alle Informationen zum Auftrag, unterteilt in: Gebäudedetails, Arbeitsdetails, Standortinformationen, Kosten und Anwesenheitsdetails. Der " Das Menü oben rechts auf der Se

PTW Books

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Genehmigungsbücher für Arbeiten (Permit To Work Books) werden von den Mitarbeitern verwendet, um bei Betreten eines Gebäudes zu bestätigen, dass sie sich am richtigen Ort befinden und die Berechtigung zur Durchführung der Arbeiten haben. Durch die Erfassung dieser Buchnummern für jedes Gebäude kann die vom Techniker während des Arbeitsbeginns an

Schnellsuche Arbeitsauftrag

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Nummer des anzuzeigenden Arbeitsauftrags bekannt ist, verwenden Sie die Schnellsuche Arbeitsauftrag, um direkt zum Arbeitsauftrag zu gelangen. Geben Sie die Auftragsnummer ein und klicken Sie auf „OK“. Der Benutzer kann nun die Detailansicht des Arbeitsauftrags sehen, der in die Schnellsuche eingegeben wurde.

Hervorragende Reaktionsfähigkeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Offene reaktive Aufträge“ zeigt alle noch nicht abgeschlossenen reaktiven Aufträge des Benutzers an. Jeder Auftrag hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum verbleiben (grün). Der Benutzer kann die Anza

Eine Rechnung löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn eine Rechnung nicht mehr benötigt wird, kann sie aus dem System gelöscht werden. Um eine Rechnung zu löschen, muss sie den Status „ Nicht genehmigt“ oder „Abgelehnt“ haben. Klicken Sie dazu auf die unten angezeigte Schaltfläche „Löschen“. Hinweis: Diese Schaltfläche steht nur Ressourcen zur Verfügung, die über die Berechtigung „Rechnung löschen

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Aufgabendetails ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Details einer PPM-Aufgabe zu ändern, muss der Benutzer die PPM-Aufgabe markieren, die er ändern möchte, und anschließend auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“ klicken. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „PPM-Aufgabendetails ändern“. Anschließend öffnet sich folgender Bildschirm: Das Feld „Kurzname“ ist ein Pflicht

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – Notizen zum Aufgabentyp ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Notizen können auf Aufgabenebene hinzugefügt werden und gelten für alle Gebäude, die mit dieser Aufgabe verknüpft sind. Notizen vom Aufgabentyp können wie folgt hinzugefügt/geändert werden: Sobald die Aufgabentypen dem Vertrag hinzugefügt wurden, kann der Benutzer alle für eine bestimmte Aufgabe relevanten Notizen ändern/hinzufügen. Markieren Sie di

Gekaufte Artikel werden versandt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Lieferant muss der Website mitteilen, sobald seine Artikel versandt wurden. Dies kann über die Aktion „Artikel versandt“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Versendete Artikel> aus, um das Popup „Versendete Artikel“ anzuzeigen. Dies funktioniert ähnlich wie die Aktion „ Bestätigen“ . Geben Sie hier alle Anmerk

Nur Angebot SRA

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Angebote werden im System üblicherweise anders behandelt als Aufträge. Daher ist es möglich, Service Requests (SRAs) zu erstellen, die ausschließlich für Angebotsaufträge gelten. Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie SRAs mit dem Status „Nur Angebote“ erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue SRA erstellen“, um den folgenden Bildschirm

Liste nicht genehmigter Kataloge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Jeder Eintrag, der einem Katalog hinzugefügt wird (einschließlich ganzer Kataloge), muss genehmigt werden, bevor er im gesamten System verfügbar ist. Dazu muss ein Benutzer mit den entsprechenden Katalogberechtigungen die Änderungen am Eintrag suchen und überprüfen. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Liste der nicht genehmigten Katalogeinträge“ wir

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Assets hinzufügen – Abgeleitet

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen PPM-Aufgabenzeitraum zu ändern/hinzuzufügen, muss der Benutzer die PPM-Aufgabe markieren, die er ändern/hinzufügen möchte, und dann auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“ klicken. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Aufgabendetails ändern“. Anschließend öffnet sich folgender Bildschirm: Wählen Sie im Dropdown-Men

ABC

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

A BEGRIFF DEFINITION Kontencode Eindeutiger alphanumerischer Code, der den Konten zugeordnet ist Rückstellung Dies sind die voraussichtlichen Kosten eines Arbeitsauftrags. Vor der Anwesenheitserfassung basiert die Rückstellung auf dem durchschnittlichen Auftragswert für diesen Arbeitsauftragstyp. Nach der Anwesenheitserfassung basiert sie auf den fü

Hinzufügen eines Lagerorts

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Lagerorte sind die Orte in Gebäuden, die einem Inventarartikel zugeordnet sind. Jeder Lagerort gehört zu einem bestimmten Gebäude, aber mehrere Lagerorte können einem Gebäude zugeordnet sein. Um einen neuen Lagerort hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Lagerort erstellen“. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt

Interne Ressourcen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine interne Ressource anzuzeigen/zu bearbeiten, klicken Sie auf „Ressourcenliste“ und öffnen Sie eine Ressource, die in der Spalte „Ressourcentyp“ die Bezeichnung „Intern“ trägt, indem Sie entweder darauf doppelklicken oder die Ressource auswählen und auf „Weiter“ klicken. Dies ist die Registerkarte „Interne Ressource – Details“. Hier werden all

Nur intern SRA

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Innerhalb des Systems gibt es zwei Ressourcentypen: interne und externe. In vielen Fällen werden interne Ressourcen vor externen Ressourcen kontaktiert, um Aufgaben zu erledigen. Daher können SRAs erstellt werden, die nur für interne Ressourcen gelten. Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie solche internen SRAs erstellen: Klicken Sie auf die Sc

Notizen hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In diesem Abschnitt einer Bestellung kann der Benutzer zusätzliche Informationen hinzufügen, die zur Verdeutlichung der Anforderungen der Bestellung erforderlich sind. Geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein und klicken Sie auf OK.

Betroffene Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Ansicht „Betroffene Arbeitsaufträge“ wird angezeigt, sobald eine Aktion am Vertrag durchgeführt wird, die sich auf bestehende Arbeitsaufträge auswirkt. Zu diesen Aktionen gehören das Entfernen eines Gebäudes, das Ändern des Baudatums eines Gebäudes im Vertrag oder sogar die Kündigung des Vertrags selbst. Nach Durchführung einer arbeitsauftragsbe

Einführung in die Erstellung eines Assets

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tippen Sie auf dem Bildschirm „Asset-Liste“ auf die Schaltfläche „ “, die sich mittig am unteren Rand der Anwendung befindet. Dadurch wird die Seite „Asset erstellen“ geöffnet: Standardmäßig ist die Option „Gebäude auswählen“ ausgewählt. Damit lässt sich ein Asset von Grund auf neu erstellen. Falls bereits ein Asset mit ähnlichen Daten existiert, ka

Nachrichtenliste

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal ermöglicht es Benutzern, einzusehen, ob sie Nachrichten zu ihren Arbeitsaufträgen erhalten haben. Dies wird in der Kachel „Ungelesene Nachrichten“ und unter Menü > Arbeitsaufträge > Nachrichtenliste angezeigt. Die Anzahl der ungelesenen Nachrichten wird hier angezeigt. Durch Klicken auf die Anzahl der Nachrichten (blau hervorgehoben

Anlagendokumente

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Für jeden Anlagentyp können Dokumente hochgeladen werden. Dies können beispielsweise Benutzerhandbücher, Teilelisten, Zertifikate usw. sein. Die Dokumente werden zentral für die jeweilige Anlage gespeichert und sind bei Bedarf abrufbar, sofern der Benutzer die entsprechenden Zugriffsrechte besitzt. Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten

Asbest

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einige Standorte können Spuren von Asbest enthalten und verfügen über einen entsprechenden Eintrag, der gegebenenfalls von einer Fachkraft oder einem bestimmten Benutzer eingesehen werden muss. Dies ist über Menü > Standorte > Asbest möglich. Nach Auswahl des Standorts werden alle Asbesteinträge für die Standorte angezeigt, auf die der Benutze

YZ

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Y BEGRIFF DEFINITION Ja Gewichtung (RFI) Dies ermöglicht es Ihnen, die Gewichtung für jede Multiple-Choice-Frage einzugeben, die mit „Ja“ beantwortet wird. Z

GHI

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

G BEGRIFF DEFINITION Brutto (Finanzen) Gesamtwert vor Abzug jeglicher Gebühren H BEGRIFF DEFINITION Gibt es vertragliche Service-Level-Agreements (SLAs)? Beim Erstellen eines Vertrags mit reaktiven Elementen können Sie festlegen, ob SLAs gelten sollen oder nicht. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können Sie keine SLAs für Ihre reaktiven Aufgabe

Ausstehende Angebote

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Ausstehende Angebote “ zeigt alle Angebotsaufträge an, die auf eine Bearbeitung warten, sei es die Auswahl oder die Weiterleitung zur Anfrage. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Aufträge > Listen > Standard > Ausstehende Angebote. Jeder Arbeitsauftrag zeigt ein Fälligkeitsdatum an, anhand dessen angezeigt wird

Allgemeiner Filter

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manche Benutzer haben Zugriff auf mehrere Kunden und die zugehörigen Aufträge. Um diesen Benutzern das Auffinden der benötigten Arbeitsaufträge zu erleichtern, steht im Portal der „Allgemeine Filter“ zur Verfügung. Um auf den Filter zuzugreifen, klicken Sie auf das Filtersymbol neben dem Avatar-Menü in der oberen rechten Ecke des Portals. Der „Allge

Einführung in Ausrüstung und Dienstleistungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Schaltfläche „Ausrüstung & Dienstleistungen“ enthält die Funktionalität, Ausrüstungs- und Dienstleistungstypen im gesamten System zu ändern sowie alle damit verbundenen Zuordnungen wie Teiletypen und Symptome. Die Art und Weise, wie Arbeitsvorgänge oder Anlagen für Berichtszwecke identifiziert werden, sollte den Benutzer leiten und nicht auf

Vertragszeiträume - Vertragszeitraum hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ermöglicht es dem Benutzer, einen neuen Zeitraum von Grund auf neu zu erstellen . Die Option „Erneuern/Kopieren“ erstellt hingegen einen Folgezeitraum mit allen bestehenden Daten des vorherigen Zeitraums, beginnend am Tag nach dessen Ende (ausgenommen sind jedoch Gebäude, deren Zeiträume verkürzt wurden). Klicken Sie im unten dargestellten Bild

Foto machen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Schaltfläche „Foto aufnehmen“ im Aktionsmenü auf der Seite mit den Autorisierungsdetails wird die Seite zum Aufnehmen eines Fotos geladen. Um einen Bildtyp auszuwählen, tippen Sie auf das Dropdown-Menü „Bildtyp auswählen…“. Daraufhin werden Ihnen die Optionen „Fehler: Vorher“ und „Fehler: Nachher“ angezeigt. Wählen Sie eine dieser

Neues Gebäudeereignis erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebäudeereignisse dienen dazu, Benutzer auf bestimmte Details oder Ereignisse auf der Website aufmerksam zu machen, für die sie Arbeitsaufträge erstellen/ansehen. Um ein Gebäudeereignis zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Gebäudeereignis erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Nach dem Klicken auf „Neues Gebäudeereignis erstell

0,00 - Erstellung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsauftrag verknüpfen > Neuen Arbeitsauftrag erstellen - Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Benutzer kann einen Arbeitsauftrag mit einem neuen Arbeitsauftrag verknüpfen. Hierfür stehen vier Optionen zur Verfügung: Verknüpfung mit einem reaktiven Arbeitsauftrag, einem Angebots-Arbeitsauftrag, einem Prüf-Arbeitsauftrag und einem Einkaufs-Arbeitsauftrag. Um diese Aufgabe auszuführen, wählen Sie sie in der Liste „Agentenaktionen“ aus und l

3.20 - Beginn der Anwesenheitskontrolle

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

2.10 & 3.10 - Anwesenheitsstatus ausstehend/Anwesenheitsstatus erfasst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dokumente ansehen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Tippen auf die Schaltfläche „Dokumente anzeigen“ im Aktionsmenü auf der Seite mit den Autorisierungsdetails wird Ihnen die Dokumentenseite angezeigt. Dort finden Sie eine Liste aller Dokumente, die diesem Arbeitsauftrag zugeordnet sind. Ganz oben in der Liste befindet sich die Schaltfläche „Zugehörige Dokumente ein-/ausblenden“. Durch Antippen

Erstellung eines Arbeitsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Tippen auf der Startseite wird die Seite „Arbeitsauftrag erstellen“ aufgerufen. Je nach Systemeinstellungen hat der Benutzer die Möglichkeit, den Auftrag entweder durch Suche nach dem Gebäudenamen/der Gebäudenummer zu erstellen: Oder indem sie aufgefordert werden, den Barcode des Assets, für das sie den Arbeitsauftrag erstellen möchten, mit de

Einführung in die Kaufbelege

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Benutzer die gewünschten Artikel erhalten hat, muss er diese im System erfassen. Dies kann über die Schaltfläche „Kaufartikel erfassen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Belegkaufartikel“, um den Bildschirm „Belegkaufartikel“ anzuzeigen. Geben Sie den Lieferschein in das Feld „Lieferschein“ ein. Wenn a

Ressourcen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann Auftragnehmerdokumente hinzufügen Ressourcen Kann nicht genehmigte Katalogartikel genehmigen/ablehnen Ressourcen Die Möglichkeit, zur Prüfung ausstehende Katalogaktualisierungen und -änderungen von Lieferanten zu genehmigen oder abzulehnen. Diese Funktion ermöglicht es Einkäufern, Kata

Einkaufsrechnung/Gutschrift einreichen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine Rechnung oder Gutschrift für eine Bestellung einzureichen, klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie entsprechend die Option „Einkaufsrechnung einreichen“ oder „Einkaufsgutschrift einreichen“ aus. Nach dem Klicken auf „Einkaufsrechnung einreichen“ oder „Einkaufsgutschrift einreichen“ öffnet sich das entsprechende Fenster. G

Keine Angaben erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn diese Option verfügbar ist, bedeutet dies, dass vor der Autorisierung möglicherweise weitere Informationen angefordert wurden. Um die Anforderung weiterer Informationen zu vermeiden, können Sie auf der Seite mit den Autorisierungsdetails im Aktionsmenü die Schaltfläche „Keine Informationen erforderlich“ auswählen. Auf dieser Seite befinden sich

Ablehnung eines Arbeitsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Falls Sie einen Arbeitsauftrag ablehnen möchten, tippen Sie auf der Seite mit den Arbeitsauftragsdetails auf die Schaltfläche „Ablehnen“ im Aktionsmenü.

Referenz angegeben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Arbeitsauftrag von einem Mitarbeiter angenommen wurde, möchte der Benutzer dessen Referenznummer für die durchgeführten Arbeiten erfahren. Wenn der Mitarbeiter eine Referenznummer bereitstellt, kann der Benutzer den Arbeitsauftrag wie folgt aktualisieren: Klicken Sie im Menüband auf „Agentenaktionen“ und anschließend auf „Referenz angegeb

Gebäude anzeigen/bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Details eines Gebäudes anzuzeigen, müssen Sie folgende Schritte befolgen: Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Gebäude“. Dem Benutzer werden dann die folgenden Menüpunkte angezeigt: Im ersten Schritt muss der Auftraggeber ausgewählt werden, für den das Gebäude erstellt werden soll. Informationen dazu finden Sie auf der S

Desktop-Audits

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Modul „Audits“ enthält den Abschnitt „Desktop-Audits“. Desktop-Audits ermöglichen es Kunden, systematisch zufällige Datensätze auszuwählen und manuelle Prüfungen der von anderen eingegebenen Datenintegrität durchzuführen. Es gibt drei Arten von Desktop-Audits: Arbeitsauftrag – dieser wird verwendet, um den Arbeitsauftrag selbst zu prüfen. Rechnu

0.10 – Ausstehender Zeitplan und Spezifikation

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Genehmigung eines Arbeitsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Schaltfläche „Autorisieren“ im Aktionsmenü auf der Seite mit den Autorisierungsdetails wird die Seite „Arbeitsauftrag autorisieren“ angezeigt. Um eine Referenz hinzuzufügen, tippen Sie bitte auf das Textfeld mit der Bezeichnung „Referenz“. Es handelt sich um ein Freitextfeld, in das Sie Text, Ziffern oder eine Kombination aus beid

0,00 - Erstellung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Teilearten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies wurde in ein separates Modul verschoben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Teile“ .

Glossar Einleitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Glossar der Begriffe von Ostara Systems: ABC DEF GHI JKL MNO PQR STU VWX YZ

0,05 - Ausstehender Zeitplan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Registerkarte „Anwendung“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benutzer, die die Ostara Hauptanwendung nutzen möchten, müssen sich zunächst im Portal anmelden, um diese herunterzuladen. Klicken Sie dazu auf den Tab „Anwendungen“. Dort finden Sie einen Link zum Herunterladen der Anwendung. Nach dem Klicken auf den Link wird Ihnen die Option zum Speichern der Installationsdatei angezeigt. Speichern Sie die Datei

Einführung in den Job-Tab „Angebot erstellen“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Erstellen eines Angebotsauftrags gibt es je nach Benutzerberechtigungen zwei Möglichkeiten: Registerkarte „Angebot erstellen“ – Assistentenansicht Angebotsauftrag erstellen – Einzelansicht

Teile Einleitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Teilemodul Das Modul „Teile“ enthält Teile, Teiletypen, Lagerorte und Inventarartikel. So sieht das Teile-Modul aus: Teilearten Teile Inventar

Notizen ansehen/übersetzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer einem Arbeitsauftrag Notizen hinzufügt, die von einem anderen Benutzer eingesehen werden müssen. Um diese Notizen anzuzeigen, suchen Sie das entsprechende Ereignis im Bereich „Auftragsverlauf“ und klicken Sie darauf. Je nach Art der hinzugefügten Notizen werden diese entweder direkt im Ereignis angezeigt oder es

Einführung in die mobile App

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Willkommen zur Bedienungsanleitung der Ostara Mobile App. Mit dieser App können Benutzer ihre Aufträge (Arbeitsaufträge) einfach über ihr Mobilgerät finden, bearbeiten und abschließen. Die Ostara Mobile-Anwendung ist kompatibel mit Android, iOS und Windows 8 Mobile und kann im jeweiligen App Store für Ihr Gerät heruntergeladen werden. Die Mindestanf

Erstellung eines Fragebogens Einleitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Fragebögen dienen der Erstellung, Konfiguration und Durchführung von Audits/Fragebögen. Mit einem Fragebogen lassen sich an verschiedenen Stellen im Workflow Fragen einfügen und die Antworten darauf erfassen, die dem jeweiligen Arbeitsauftrag zugeordnet werden. Die Fragen können bewertet und gewichtet werden, und das Ergebnis eines einzelnen Fragebo

Genehmigung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Autorisierungsgründe hinzufügen/bearbeiten Genehmigung Ermöglicht das Hinzufügen und Bearbeiten von Autorisierungs- und Autorisierungsablehnungsgründen in den Kerndaten. Aktiviert die Option „Autorisierungsgründe“ und „Autorisierungsablehnungsgründe“ im Dropdown-Menü „Gründe“ in den Kerndat

Agentenaktionen – Reaktiv, Angebot, PPM, Audit-Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alle Agentenaktionen sind über die Schaltfläche „Agentenaktion“ im Helpdesk zugänglich. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status Ihres Arbeitsauftrags ab. Sobald der Arbeitsauftrag erstellt und Ressource sowie Zeitplan festgelegt wurden, stehen die folgenden Agentenaktionen im Dropdown-Menü zur Verfügung. Jede abgeschlossene Agentenaktion wird als

Job stoppen > Vorstellung des Außendienstteams

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass der Techniker direkt von der Baustelle aus anruft. Als Erstes muss der betreffende Arbeitsauftrag gefunden werden . Wählen Sie im Menü „Agentenaktionen“ die Option „Auftrag stoppen“ > „Außendienstteam“ aus. Nach dem Bildschirm „Erneuter Besuch erforderlich“ wird der Bildschirm „Auftragsstartdatum“ angeze

Benutzerdefinierte Daten hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benutzerdefinierte Datenfelder ermöglichen es Benutzern, zusätzliche Informationen zu einem Asset einzugeben, die nicht in die vordefinierten Felder passen. Weitere Informationen zur Konfiguration benutzerdefinierter Daten finden Sie auf der Seite „Benutzerdefinierte Daten“ .

Erstellung eines Prüfungsauftrags – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bei einem Audit handelt es sich um eine Art Arbeitsauftrag, der dazu dient, mithilfe von Anfragen (RFIs) Details über den Zustand eines Gebäudes oder anderer Bereiche zu sammeln. Um einen Prüfauftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Prüfauftrag erstellen“ und folgen Sie den unten stehenden Schritten. Hinweis: Bevor ein Prüfungsauftrag

Notizen Geschichte

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsaufträge können oft sehr aktiv sein. Es können viele Aktualisierungen und Notizen zu einem Arbeitsauftrag hinzugefügt werden, und Benutzer müssen möglicherweise bestimmte Details in diesen Notizen finden. Dies ist einfach über die Schaltfläche „Verlauf“ möglich. Die Schaltfläche „Verlauf“ zeigt den gesamten Verlauf aller dem Arbeitsauftrag hi

Einführung in Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Modul „Arbeitsaufträge“ Das Modul „Arbeitsaufträge“ von Ostara ist eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die im Kerndatenmodul bereitgestellten Daten nutzt, um eine genaue Fehlerprotokollierung und Verwaltung der angebotenen Arbeiten zu ermöglichen. Der Helpdesk ist in der Lage, alle Wartungsarbeiten zu verfolgen und aufzuzeichnen und ve

Einführung in die Bauveranstaltung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die letzte Aktion, die der Benutzer im Gebäudemodul durchführen kann, ist das Erstellen und Anzeigen von „Ereignissen“. Ereignisse können beliebige Aktivitäten in Gebäuden umfassen, die der Benutzer an seine Bedürfnisse anpassen kann. Wenn beispielsweise erwartet wird, dass der Sommerschlussverkauf beim Kunden die Arbeiten beeinflusst oder berücksic

Registerkarte „Nachrichten“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Tab „Nachrichten“ funktioniert genauso wie das Widget „Meine Nachrichten“ auf der Startseite. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Meine Nachrichten“ .

Zertifikate hinzufügen/anzeigen/löschen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über die Schaltfläche „Agentenaktion“ wählen Sie „Zertifikate hinzufügen/anzeigen/löschen“. Dieser Bildschirm wird angezeigt. Klicken und dann öffnet sich dieses Fenster. Füllen Sie alle relevanten Details aus. Wählen Sie eine Datei aus, indem Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“ klicken. Sobald die richtige Datei ausgewählt ist, klicken Sie auf die

Erstellung benutzerdefinierter Daten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benutzerdefinierte Datenfelder ermöglichen es Benutzern, zusätzliche Informationen zu einem Gebäude einzugeben, die nicht in die vordefinierten Felder passen. Weitere Informationen zur Konfiguration benutzerdefinierter Daten finden Sie auf der Seite „Benutzerdefinierte Daten“ .

2.00 - Anwesenheit ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Anzeigen/Bearbeiten eines Teiletyps

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gegebenenfalls ist es erforderlich, die Details eines Teiletyps anzuzeigen oder zu bearbeiten. Dies kann durch Klicken auf die Schaltfläche „Teiletypliste“ erfolgen. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Teiletypenliste“ wird die Teiletypenliste angezeigt. Diese enthält alle im System für alle Kunden erfassten Teiletypen. Um einen Teiletyp zu öffne

Wie man eine PPM-Aufgabe zu einem Vertrag hinzufügt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine PPM-Aufgabe zu einem Vertrag hinzuzufügen, muss zunächst der Vertrag gefunden werden, dem die PPM-Aufgabe hinzugefügt werden soll. Sobald der Vertrag gefunden wurde, wählen Sie auf der Registerkarte „PPM“ über die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms die Aktion „PPM-Aufgabe hinzufügen“ aus: Dadurch wi

Erstellung einer Ressourceneinführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ressourcen werden von Kunden eingesetzt, um an den im System erstellten Arbeitsaufträgen teilzunehmen und diese abzuschließen. Jede Ressource verfügt über spezifische Kontaktinformationen, Auftragsarten und Kundendaten sowie weitere Details. Es gibt zwei Arten von Ressourcen: externe (Hauptsitz) und interne (Tier 1). Externe Ressourcen werden für di

Einführung in den Arbeitsauftragsprozess

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem der Arbeitsauftrag erstellt wurde, kann der Benutzer den Prozessablauf mithilfe der Menüschaltflächen „Anruf“, „Abruf“ und „Agentenaktionen“ fortsetzen. Die Aktionen „Anruf“ und „Abruf“ sollten für die Kommunikation mit dem Kunden und der Ressource verwendet werden. Agentenaktionen sind für alle Aktualisierungen zu verwenden, die nicht in Ec

Arbeitsauftragsliste filtern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn eine Arbeitsauftragsliste zu viele Einträge enthält oder der gewünschte Arbeitsauftrag erst auf einer der Seiten erscheint, kann die Liste mithilfe der Filterfunktion eingegrenzt werden. Die Filterfunktion bietet verschiedene Möglichkeiten, die Liste einzugrenzen und genau das zu finden, was benötigt wird. Sie ist in allen Arbeitsauftragslisten

Neues Gebäudeereignis erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Neues Gebäudeereignis erstellen“. Daraufhin öffnet sich das Fenster „Neues Gebäudeereignis erstellen“. Geben Sie zunächst eine Beschreibung des Ereignisses und anschließend die Datumsangaben ein, in denen das Ereignis stattfindet. Wählen Sie eine der drei folgenden Optionen: „Info für Arbeitsauftrag“ bedeutet,

Einführung in die Erstellung eines Angebotsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Angebot ist eine Art Arbeitsauftrag, mit dem ein oder mehrere Angebote eingeholt werden, bevor der Kunde entscheidet, welche Ressource die Arbeit ausführen soll. Um einen Angebotsauftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Angebotsauftrag erstellen“. Im ersten Schritt wählen Sie den gewünschten Mandanten aus. Informationen dazu finde

Erstellung interner Ressourcen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine interne Ressource zu erstellen, klicken Sie auf „Neue Ressource erstellen“ und dann auf „Intern (Tier 1)“. Dies ist die Ansicht „Neue interne Ressource“, in der alle Ressourcendetails eingegeben werden. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert. Die Ressourcennummer ist ein vom System generiertes Feld, das sicherstellt, dass jeder R

Einleitung zur Einreichung einer Rechnung/Gutschrift

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine Rechnung oder Gutschrift für einen Auftrag einzureichen, klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie entsprechend die Option „Rechnung einreichen“ oder „Gutschrift einreichen“ aus. Nach dem Klicken auf „Rechnung einreichen“ oder „Gutschrift einreichen“ öffnet sich das entsprechende Fenster. Geben Sie die Auftragsnummer ein un

Geplante Fälligkeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Geplante (früher bekannt als PPM) Die Kachel „ Fällige Arbeitsaufträge “ zeigt dem Benutzer an, wie viele geplante Arbeitsaufträge anstehen. Die Aufträge, die innerhalb der nächsten 30 Tage beginnen sollen, werden angezeigt, inklusive der jeweiligen voraussichtlichen Fertigstellungstermine. Es werden maximal 10 Aufträge gleichzeitig angezeigt. D

PPM-Arbeitsaufträge per E-Mail versenden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald die PPMs generiert wurden, kann der Benutzer diese einsehen oder an die dem Vertrag zugeordnete Ressource senden. Dies erfolgt über die folgenden Schritte: Markieren Sie die PPM-Aufgabe und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „E-Mails senden“. Anschlie

Investitionsbudgets

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Kapitalbudgets dienen der Überwachung der Ausgaben von Investitionsaufträgen. Dazu werden Kapitalcodes erstellt, die dann den Aufträgen zugewiesen werden, um die Ausgaben zu kontrollieren. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Kapitalbudget festzulegen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Investitionsbudgets“ und wählen Sie einen Kunden aus. Informationen z

Einführung in die Kundenfakturierung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Ostara Anwendung bietet ein zentrales System zur Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen. Das Ostara System unterstützt zwei Rechnungsarten: Ressourcenrechnungen und Kundenrechnungen. Ressourcenrechnungen werden im Abschnitt Rechnungsverwaltung behandelt. Im Abschnitt Kundenrechnung kann der Benutzer eine Kundenrechnung erstellen, dieser einen

Arbeitsauftrag verknüpfen > Bestehend - Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass mehrere Arbeitsaufträge miteinander verknüpft werden müssen, um sie gemeinsam verfolgen zu können. In diesem Fall kann der Benutzer einen Arbeitsauftrag mit einem bestehenden Arbeitsauftrag verknüpfen. Dies wird dann auf der Ereignisseite des Helpdesks zusammen mit der Nummer des verknüpften Arbeitsauftrags angezeigt. Um „Vor

Call-In-Aktionen – Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alle Aktionen im Rahmen eines Anrufs sind über die Schaltfläche „Aktion anfordern“ im Helpdesk zugänglich. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status des Arbeitsauftrags ab. Jede abgeschlossene Aktion wird als Ereignis im rechten Fenster „Ereignisse“ des Helpdesks angezeigt. Dies ermöglicht nicht nur einen schnellen Überblick über alle für den jewei

Rechnung einreichen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Menü „Rechnungen“ im Portal enthält alle Funktionen zur Rechnungsstellung für Arbeitsaufträge . Um eine Rechnung einzureichen, navigieren Sie zu Hauptmenü > Rechnungen > Neu > Rechnung . Daraufhin wird die Seite „ Rechnung einreichen “ angezeigt. Sie können diese auch aufrufen, indem Sie im Dashboard auf der Kachel „ Schnellzugriff – Re

Start- und Stoppzeiten ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass der Benutzer die zuvor für einen Arbeitsauftrag festgelegten Start- und Endzeiten ändern muss. Dies kann über die folgenden Schritte erfolgen: Den Arbeitsauftrag finden Sie über die Schaltfläche „Schnellsuche“ . Wählen Sie im Menü „Agentenaktionen“ die Option „Start- und Stoppzeiten ändern“. Anschließend wird der folgende Bil

Rückstellung auf Null setzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Anhand der durchschnittlichen Auftragswerte (AOVs) eines Arbeitsauftrags können diese AOVs überschrieben und die Rückstellung auf Null gesetzt werden. Diese Regeln sind für jede Verwaltungsgesellschaft individuell und müssen mit dem Finanzmanager abgestimmt werden. Da es sich um einen automatisierten Prozess handelt, müssen Benutzer sicherstellen, d

Notizen hinzufügen – Öffentlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In diesem Abschnitt eines Arbeitsauftrags kann der Benutzer zusätzliche Informationen hinzufügen, die zur Verdeutlichung der Anforderungen des Arbeitsauftrags erforderlich sind. Dies erfolgt über die Aktion „Notizen hinzufügen > Öffentlich“. Öffentliche Notizen sind für alle Benutzer, wie z. B. Kunden und Ressourcen, sichtbar. Im Menü „Agentenakt

Zusätzliche Ingenieure anfordern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Techniker bei einem Einsatz feststellt, dass dieser nicht rechtzeitig abgeschlossen werden kann oder für eine einzelne Person zu komplex ist (gilt nur für reaktive Arbeitsaufträge). In diesem Fall muss der Benutzer zusätzliche Techniker anfordern. Dies kann über das Menü „Einsatz > Ressource“ und anschließend über die

Einführung in die Rechnungsbearbeitungsaktionen auf der Helpdesk-Arbeitsseite

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Diese Aktionen werden auf der Helpdesk-Arbeitsseite im Modul „Arbeitsaufträge“ angezeigt. Rechnungen hinzufügen/bearbeiten Rechnung löschen Auftragsbestätigung an Kunden – Helpdesk Bestätigung zurücksetzen: Arbeitsauftrag an Kunde in Rechnung gestellt Rückstellung auf Null setzen – Helpdesk

Notizen hinzufügen – Privat

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In diesem Abschnitt eines Arbeitsauftrags kann der Benutzer vertrauliche Informationen hinzufügen, die sich auf die Anforderungen des Arbeitsauftrags beziehen. Dies erfolgt über die Option „Notizen hinzufügen > Privat“. Private Notizen sind nur für bestimmte Benutzer sichtbar, deren Profile dies zulassen. So lassen sich beispielsweise Information

Gekaufte Artikel werden versandt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Lieferant muss der Website mitteilen, sobald seine Artikel versandt wurden. Dies kann über die Schaltfläche „Artikel versandt“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Versendete Artikel“, um das Popup „Versendete Artikel“ anzuzeigen. Dies funktioniert ähnlich wie die Bestätigungsfunktion. Geben Sie hier alle Anmerk

Kostenvoranschlag festlegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alternativ zur Festlegung von Fixkosten können Sie Kostenvoranschläge verwenden. Während Fixkosten feste Beträge sind, die die Mitarbeiter nach Abschluss der Arbeiten in Rechnung stellen können, sind Kostenvoranschläge geschätzte Kosten, die der Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn einreicht. Bei der Rechnungsstellung werden nach Abschluss der Arbeiten nur

Genehmigung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Aufträge zur Genehmigung ausstehend“ zeigt alle Aufträge an, die sich aktuell im Genehmigungsprozess befinden. Diese Liste wird üblicherweise einem Ressourcenbenutzer zur Verfügung gestellt, damit dieser die gesperrten Aufträge einsehen kann. Diese Aufträge werden aus allen anderen Listen entfernt, um zu verhindern, dass Ressourcen an nic

Wie man einen neuen Vertrag erstellt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen neuen Vertrag zu erstellen, muss zunächst entweder eine SRA angelegt oder die SRA ermittelt werden, auf der der Vertrag basieren soll. Alle Verträge müssen auf einer SRA basieren. Um die SRA zu finden, verwenden Sie die SRA-Suchfunktion und folgen Sie diesen Schritten . Sobald die SRA erstellt/gefunden wurde, wählen Sie auf der Registerkart

Keine Antwort

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Seite „Keine Antwort“.

Arbeitsauftrag bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ermöglicht dem Benutzer, die ursprünglichen Kriterien des Arbeitsauftrags zu ändern, von der Art des Auftraggebers und der Anlagenzuordnung bis hin zur Zuweisung eines Investitionsbudgetcodes. Welche Elemente geändert werden können, hängt vom Status des Arbeitsauftrags ab. Wählen Sie im Menü „Agentenaktionen“ die Option „Arbeitsauftrag bearbeit

Bestätigung zurücksetzen: Arbeitsauftrag an Kunde in Rechnung gestellt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wurde bestätigt, dass ein Arbeitsauftrag dem Kunden fälschlicherweise in Rechnung gestellt wurde, kann die Bestätigung zurückgesetzt werden. Um die Kennzeichnung „Arbeitsauftrag dem Kunden in Rechnung gestellt“ für einen Arbeitsauftrag zurückzusetzen, wählen Sie im Menü „Agentenaktionen“ die Option „Arbeitsauftrag dem Kunden in Rechnung gestellt“ un

Informationen zum Arbeitsauftrag – Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist der zweite Abschnitt für den Einkauf. Der Abschnitt „Auftragsinformationen“ zeigt die wichtigsten Details dieses Auftrags. Die Ansicht ist in verschiedene Blöcke unterteilt, die jeweils Informationen zu unterschiedlichen Aspekten des Auftrags enthalten – von Finanzen über Standorte bis hin zu verknüpften Auftragsdetails. Hier sehen Sie die

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Aufgabe(n) hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Neue PPM-Aufgaben werden über die Registerkarte „PPMs“ hinzugefügt. Diese Registerkarte zeigt dem Benutzer alle PPM-Aufgaben und die zugehörigen Gebäude an. Der folgende Screenshot zeigt einige bereits eingerichtete Aufgaben: Um eine neue PPM-Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“. Dieses Menü wird angezeigt: Kl

Job annehmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn eine Ressource nicht für die automatische Auftragsannahme vordefiniert ist. Die Option „Auftrag annehmen“ sollte nur dann genutzt werden, wenn eine direkte Bestätigung der Ressource per Fax oder E-Mail vorliegt, dass sie den Auftrag angenommen hat, falls das Portal nicht verwendet wurde. Die Aktion „Auf

Keine Antwort

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bei der Durchführung einer Einsatzaktion kann bei Bedarf angezeigt werden, dass beim Einsatzort niemand geantwortet hat. Wählen Sie dazu die Option „Keine Antwort“ aus und folgen Sie dann diesen Schritten: Wählen Sie unter „Anrufaktionen“ die Option „Ressource“ und den Namen der zu kontaktierenden Person aus. Diese Daten werden automatisch in das Fe

Auftrag stornieren - Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer einen Arbeitsauftrag stornieren muss. Dies ist über die Option „Auftrag stornieren“ möglich. Diese Option steht jedoch nur bis zum Versand der Arbeitsauftragspositionen zur Verfügung. Danach kann der Benutzer den Arbeitsauftrag nicht mehr stornieren. Klicken Sie auf das Menü „Agentenaktionen“ und wählen Sie „Auft

Einführung in die Einstellungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der " Das Menü bietet je nach Aufrufstelle verschiedene Aktionen an. Auf der Startseite werden folgende Einstellungsoptionen angezeigt: Abmelden Synchronisierungsprotokoll Einstellungen Kennwort ändern Diagnostik Einstellung

E-Mail-Regeln

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die folgende Tabelle listet die Arten der versendeten E-Mails auf und beschreibt detailliert, was den Versand auslöst: Art des Arbeitsauftrags Auslösen E-Mail-Typ An wen wurde es gesendet? Reaktiv Im Einsatz E-Mail zuweisen Ressource Reaktiv Job stoppen E-Mail ausgefüllt Gebäudekontakt Reaktiv Bei Wiedereinsetzung (Zuweisung) Nach dem Rückruf zuweis

Einführung in Kerndaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Core Data Modul Das Rückgrat eines jeden Systems ist sein Kerndatenmodul. Das Geheimnis der Geschwindigkeit und Genauigkeit des Ostara Systems liegt in der Datenstruktur des Kerndatenmoduls. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten in allen Modulen konsistent sind. Durch die einmalige Dateneingabe werden die Prozesse effizienter und die

Einführung zur Helpdesk-Arbeitsseite

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Helpdesk-Arbeitsseite bzw. die Detailansicht eines Arbeitsauftrags zeigt alle Informationen und Aktivitäten zu einer Arbeitsauftragsnummer an. Dazu gehören der ursprüngliche Anrufer, der aktuelle Status des Auftrags, alle Ereignisse im Zusammenhang mit der Arbeitsauftragsnummer und vieles mehr. Ereignisse liefern detaillierte Informationen darüb

Rückrufjob

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer einen Arbeitsauftrag zurückrufen muss, beispielsweise wenn die durchgeführten Arbeiten den Fehler nicht behoben haben oder der Fehler nach kurzer Zeit erneut auftritt. Dies ist sowohl bei reaktiven als auch bei Angebots-Arbeitsaufträgen möglich. Um einen Arbeitsauftrag zurückzurufen, verwenden Sie zunächst die Ag

Beendigung eines Auftrags mit Vermögenswerten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der gestoppte Job ein oder mehrere Assets enthält, wird die Registerkarte „Asset(s)“ anstelle der Registerkarte „Standort“ angezeigt. Nach Eingabe der Informationen zum erneuten Besuch werden die Anlagen angezeigt. Diese Seite zeigt alle Anlagen an, die sich aktuell in Bearbeitung befinden. Für jede angezeigte Anlage muss deren Status aus dem D

Suchfenster

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Auftragsnummer bereits bekannt ist, kann der Benutzer die Suche in der Auftragsliste überspringen und direkt danach suchen. Dies geschieht im Suchfenster. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Aufträge“ und wählen Sie anschließend „Suchen“, um das Fenster anzuzeigen. Sie können auf diesem Bildschirm auf zwei Arten suchen: über die Auftrag

Tabelle der Berechtigungen Einleitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die folgende Tabelle der Berechtigungen, gruppiert nach Kategorie, enthält Details zum Berechtigungsnamen, dem Zweck der Berechtigung und allen zugehörigen Berechtigungen, die ebenfalls ausgewählt werden müssen, damit diese Berechtigung wirksam wird (unter der Spalte Abhängigkeiten). Vermögenswert Prüfungen Genehmigung Gebäude Kommunikation Vertrags

Einführung in die SRA-Maßnahmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Diese dienen als Leitfaden für den Benutzer beim Erstellen/Bearbeiten einer SRA. SRA erstellen SRA-Details ändern Kunden hinzufügen Kunden entfernen Kunden ansehen Aufgabentypen hinzufügen Aufgabentypen entfernen Aufgabentyp ändern SLRs Kopieraufgabe vom Typ SLRs Gebäude hinzufügen Gebäude entfernen Gebäude-SLRs ändern Ressource(n) hinzufügen Ressou

Gebäude entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Gebäude aus Aufgabentypen zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ neben den Feldern „Arbeitsauftragstypen“, „Unterarbeitsauftragstypen“ und „Ausrüstungs-/Dienstleistungstypen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf „Gebäude aus Aufgabentypen entfernen“. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster: Von hier aus kann der Benutze

PPM-Erzeugung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann PPMs exportieren PPM-Erzeugung Ermöglicht das Versenden von Kontaktdaten per E-Mail zu den PPM-Aufgaben eines Vertrags. Aktiviert die E-Mail-Schaltfläche in einem Vertrag. Vertrag einsehen, Vertrag bearbeiten Kann PPMs erzeugen PPM-Erzeugung Ermöglicht die Generierung von PPMs in der D

Kunden ansehen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Mandanten anzeigen“. Dadurch werden alle dem ausgewählten SRA zugeordneten Mandanten im Nur-Lese-Modus angezeigt.

Schnellsuche Vertragsnummer

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Benutzer alle Arbeitsaufträge suchen möchte, die zu einem bestimmten Vertrag erstellt wurden, kann dies auf folgende Weise erfolgen: Geben Sie die Vertragsnummer ein und klicken Sie auf „OK“. Anschließend wird die Auftragsliste mit den Datensätzen angezeigt, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Falls keine Datensätze den eingegebenen

Duplikatprüfung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Duplikatsprüfung wird beim Hinzufügen von Gebäuden zu Aufgabentypen durchgeführt, wenn „SRA nur für PPM-Zwecke“ deaktiviert ist oder eine SRA von „Inaktiv“ auf „Aktiv“ gesetzt wird. Bitte beachten Sie, dass die Duplikatsprüfung NICHT für SRAs durchgeführt wird, die „Inaktiv“ sind oder bei denen „SRA nur für PPM-Zwecke“ aktiviert ist. Es dürfen k

Vertrag erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen neuen Vertrag zu erstellen, muss zunächst die zuständige Regulierungsbehörde (SRA) ermittelt werden, auf der der Vertrag basieren soll. Weitere Anweisungen finden Sie unter „Suche nach einer SRA“ . Sobald die SRA ausgewählt ist, klicken Sie auf die Registerkarte „Ressource“. Falls diesem SRA mehrere Ressourcen zugeordnet sind, markieren Sie

Angehaltenen Auftrag abgeschlossen – Kein Besuch

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn eine Ressource einen Arbeitsauftrag pausiert, um ihn später abzuschließen, der erste Besuch aber tatsächlich zur Behebung des Problems/der Dienstleistung führt, kann der Auftrag ohne zweiten Besuch mit der Aktion „Pausierten Auftrag abschließen – ohne Besuch“ beendet werden. Diese Option ist nur für pausierte Arbeitsaufträge verfügbar. Wählen S

Suche nach Arbeitsaufträgen durch Definition einer Liste

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ist der Arbeitsauftrag unbekannt, kann der Benutzer über den Menüpunkt „Liste definieren“ eine erweiterte Suche durchführen. Wählen Sie dazu Arbeitsaufträge > Suchen > Liste definieren. Diese Option ermöglicht dem Benutzer die Suche auf verschiedene Arten, unter anderem nach Standort, Ressource, Geräte-/Dienstleistungstyp, Erstellungsdatum und

5.20 – Auftrag abgeschlossen – Weitere Informationen ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsplanung über alle Niederlassungen/Tier-2-Ebenen hinweg

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Arbeitsaufträge filial-/tierübergreifend (Tier 2) mithilfe des Planers zu planen, befolgen Sie diese Schritte: Öffnen Sie den Planer, indem Sie die entsprechende Hauptniederlassung/Tier-1-Ressource aus der Ressourcenliste auswählen und auf „Planer“ klicken. Der Bildschirm „Arbeitsauftragsplanung“ wird angezeigt. Am unteren Bildschirmrand befinden

Angabe einer voraussichtlichen Ankunftszeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um dem Kunden eine voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) mitzuteilen, hat der Benutzer zwei Möglichkeiten. Erstens durch Antippen der Schaltfläche „ Der Benutzer kann entweder auf die Schaltfläche „ETA angeben“ im ausgewählten Arbeitsauftrag tippen und anschließend im Menü „ETA angeben“ auswählen. Alternativ kann der Benutzer auf die Schaltfläche „ETA

Einführung in die Liste nicht genehmigter Rechnungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um alle Rechnungen anzuzeigen, die derzeit auf Überprüfung warten oder Änderungen erfordern, klicken Sie auf die Registerkarte Rechnung und wählen Sie die Option "Nicht genehmigte Rechnungen auflisten". Nach dem Klicken auf die Option „Nicht genehmigte Rechnungen auflisten“ wird die Liste der nicht genehmigten elektronischen Rechnungen angezeigt. Hi

Einleitung zum Arbeitsauftrag

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Schaltfläche „Arbeitsauftrag“ enthält die Funktionalität, die im gesamten System verfügbaren Arbeitsauftragstypen sowie die verwendbaren Benachrichtigungen zu ermitteln. Der Button „Arbeitsauftrag“ umfasst nach dem Anklicken folgende Bereiche: Arten von Arbeitsaufträgen Benachrichtigungen

Chase-Angebotsanfrage (telefonisch)

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen wurde ein Dienstleister um ein Angebot für einen Auftrag gebeten, hat aber nicht geantwortet, woraufhin der Kunde eine Statusaktualisierung wünscht. Dies kann über zwei Aktionen erfolgen: Angebotsanfrage per E-Mail oder Angebotsanfrage per Telefon nachverfolgen. Im Folgenden wird die Vorgehensweise zum Nachverfolgen einer Angebotsa

Hervorragender Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Offene Bestellungen“ zeigt alle noch nicht abgeschlossenen Bestellaufträge an, auf die der aktuelle Benutzer Zugriff hat. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Aufträge > Listen > Standard > Offene Bestellungen. Der Benutzer kann die Anzahl der gleichzeitig auf einer Seite angezeigten Arbeitsaufträge an seine Bed

Anlagenübersicht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über das Anlagenmodul Das Anlagenmanagement befasst sich mit der Optimierung der Gesamtlebenszykluskosten eines Anlagenbestands und ist eine multifunktionale Disziplin. Es erfordert das Verständnis und Management von Risiken in allen Phasen des Anlagenlebenszyklus sowie die Entwicklung und Implementierung von Prozessen für Konzeption, Design, Instal

Vermögenswerte finden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Objekte in der mobilen App zu finden, tippen Sie oben auf der Startseite auf „Objekte“, um den Bereich „Objekte“ anzuzeigen. Tippen Sie dort erneut auf „Objekte“, um die Filterliste zu öffnen. Hier können Sie einen Gebäudenamen oder eine Gebäudenummer eingeben. Tippen Sie anschließend auf „Suchen“, um alle Gebäude anzuzeigen, die dem eingegebenen

Entfernen eines Gebäudes aus einer PPM-Aufgabe

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um ein Gebäude aus einer bestehenden PPM-Aufgabe zu entfernen, suchen Sie den zugehörigen Vertrag. Dies gelingt am besten über die Vertragssuche: Details finden Sie hier. Sobald der Vertrag gefunden wurde, wählen Sie die Registerkarte PPM aus und suchen Sie die PPM-Aufgabe, aus der das Gebäude entfernt werden soll. Klicken Sie oben rechts auf dem Bi

Anlagenbedingungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Jedem Asset kann ein Zustand zugeordnet werden, der den Status des Assets bestimmt. Diese Zustände lassen sich über die Schaltfläche „Asset-Zustand“ definieren. Asset-Zustände werden auf Ebene der Verwaltungsgesellschaft festgelegt und bestimmen, was beim Anzeigen/Anlegen eines Assets im Feld „Zustand“ angezeigt wird. Durch Klicken auf die Option „A

Einführung in Arbeitsauftragsereignisse

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der letzte Abschnitt ist der Abschnitt „Arbeitsauftragsereignisse“. Die verschiedenen Aspekte des Ereignisfensters werden in den Abschnitten zu den Agentenaktionen detaillierter beschrieben. Kurz gesagt: Jede Änderung oder Aktualisierung des Arbeitsauftrags wird als Ereignis in der Ereignisliste angezeigt. Dies umfasst die Erstellung des Arbeitsauft

Verträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann Vertragsdokumente hinzufügen oder bearbeiten Verträge Möglichkeit zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Dokumenten aus einem Vertrag. Aktiviert die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ im Tab „Verträge“. Kann Verträge bearbeiten Kann Verträge erstellen Verträg

Einführung zur Seite mit den Stellendetailseiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Auftrag ausgewählt wurde, wird die Auftragsdetailseite angezeigt. Diese Seite enthält alle Details zum ausgewählten Auftrag, wie z. B. die Auftragsbeschreibung, die zuständige Ressource, die vereinbarte Arbeitszeit und den Auftragsverlauf. Wenn der Benutzer als Ressource angemeldet ist, sieht er nur die ihm zugewiesenen Aufträge (dies gil

Gekaufte Artikel werden versandt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie im Menü „Agentenaktion“ auf die Option „Versandte Artikel kaufen“. Wählen Sie das Versanddatum entweder im Kalender über den Dropdown-Pfeil aus oder geben Sie es manuell ein. Dieses Datum gilt für alle Artikel in der Liste. Wenn die Artikel unterschiedliche Versandtermine haben, kann dies angezeigt werden, indem man auf die einzelnen Zei

Liste der eingehenden E-Mails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Eingehende E-Mails“ zeigt alle E-Mails an, die von externen Diensten im System eingegangen sind. Dies können systemgenerierte Antworten oder Antworten der Kontakte selbst sein. Standardmäßig wird beim Öffnen die Liste mit dem heutigen Datum angezeigt und enthält nur E-Mails, die heute eingegangen sind. Durch Rechtsklick auf die Liste und

Suche nach einer SRA-Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Benutzer eine bestehende SRA anzeigen oder bearbeiten möchte, muss er diese zunächst finden. Dies kann mit den folgenden Schritten erfolgen: SRA-Suchbildschirm SRA-Listenbildschirm

MNO

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

M BEGRIFF DEFINITION Verwaltetes Datum Datum, ab dem die Dienstleistungen in einem Gebäude beginnen. Dieses Datum muss ausgefüllt werden, damit das Gebäude im Rahmen der Auftragserstellung angezeigt wird. Management-Kunde Die Person oder das Unternehmen, für die/das eine Dienstleistung erbracht wird Managementgesellschaft Das primäre Unternehmen, da

Erinnern Sie sich an einen Job

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer die Ressource aus einem bestimmten Grund für einen erneuten Auftrag benötigt. Dies kann der Fall sein, wenn die abgeschlossenen Arbeiten den Fehler nicht behoben haben oder wenn der Fehler nach kurzer Zeit wieder aufgetreten ist. Dies kann mit der Aktion „Auftrag wiederaufrufen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm

Arbeitsauftragsaktionen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann den Job annehmen Arbeitsauftragsaktionen Möglichkeit, den aktuell ausgewählten Auftrag anzunehmen. Aktiviert die Option „Auftrag annehmen“ in den Dropdown-Menüs „Agent“, „Anruf eingehend“ und „Anruf ausgehend“. Kann Arbeitsauftragsfilter auflisten, Anrufe tätigen und empfangen, Sofort-

Lieferkosten bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Aufrufen einer Bestellung kann es vorkommen, dass die Lieferkosten bereits festgelegt wurden. In diesem Fall muss der Lieferant die Lieferkosten aktualisieren. Dies kann über die Schaltfläche „Lieferkosten bearbeiten“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Liefergebühr bearbeiten“, um das Popup „Liefergebühr bear

Gebäude-Ereignissuche

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um ein Bauereignis zu finden, befolgen Sie diese Schritte: Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Gebäudeereignissuche“. Dadurch werden alle eingerichteten Gebäudeereignisse angezeigt. Durch Doppelklicken auf ein Ereignis erhält der Benutzer Zugriff auf alle bereits eingerichteten Ereignisdetails. Alternativ kann dies auch durch M

Desktop-Anwendung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benutzer, die die Ostara Hauptanwendung nutzen möchten, müssen sich zunächst im Portal anmelden, um sie herunterzuladen. Navigieren Sie dazu zu Avatar-Menü > Admin > Desktop-Anwendung Voraussetzung: Im Benutzerkonto muss die Option „Desktop“ aktiviert sein. Berechtigungen : Kann Desktop-Anwendung herunterladen  

Kopieraufgabe vom Typ SLRs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem ein SLR zu einem Aufgabentyp im SRA hinzugefügt wurde, kann der Benutzer diesen auf andere Aufgabentypen kopieren. Dies kann wie folgt erfolgen: Markieren Sie die Aufgabenzeile, die kopiert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Aufgabentyp SLRs in Aufgabentyp(en)

Anlagenstandort ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass die Standortdetails eines Assets geändert werden müssen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es innerhalb des Gebäudes seinen Standort gewechselt oder sich sogar in einem anderen Gebäude befindet. Anstatt das gesamte Asset zu öffnen und die Details dort zu ändern, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Asset-Stand

Job starten/stoppen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Arbeitsauftrag noch nicht gestartet wurde, ist die Schaltfläche „Job starten“ sichtbar, andernfalls wird die Schaltfläche „Job stoppen“ angezeigt. Job starten Nach dem Tippen auf die Schaltfläche „Auftrag starten“ im Aktionsmenü wird die Seite „Auftrag starten“ angezeigt. Auf dieser Seite wird die Startzeit angezeigt, die automatisch mit Da

4.10 & 4.11 – Anwesenheitspflicht ausgesetzt – Vorläufige Lösung in Kraft/Problem besteht weiterhin

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Private Notizen zu einem Auftrag hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal müssen Benutzer sensible oder vertrauliche Informationen zu Aufträgen hinzufügen, sodass nur wenige ausgewählte Personen diese einsehen können. Dies kann über die Funktion „Notizen hinzufügen – Privat“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Notizen hinzufügen - Privat> aus, um das Popup „Notizen hinzufügen“

Ressource zuweisen/nehmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es gibt bestimmte Fälle, in denen Teamleiter verpflichtet sind, ihren Ingenieuren Arbeitsaufträge zuzuweisen, oder in denen einzelne Ingenieure Arbeitsaufträge von anderen Ingenieuren übernehmen müssen. Arbeitsaufträge zuweisen Um einen Arbeitsauftrag einem anderen Mitarbeiter/Techniker zuzuweisen, tippen Sie auf das Menü „Aktionen“ und anschließend

Delegierungen konfigurieren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Aufgabenverteilung für einen Benutzer zu konfigurieren, muss dieser den Reiter „Abwesenheit“ des gewünschten Personendatensatzes aufrufen. Dort klickt er auf „Hinzufügen“, um einen neuen Urlaubsantrag zu erstellen. Nach Auswahl der Kategorie/des Antragstyps und des Startdatums kann der Benutzer über das Dropdown-Menü „Delegieren an“ festlegen

HTML-Editor

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mit dem HTML-Editor können Benutzer bestehende E-Mail-Vorlagen im System bearbeiten oder anzeigen. Um den HTML-Editor zu öffnen, klicken Sie im System-Tab auf die Schaltfläche „Vorlagenkonfiguration“ und wählen Sie eine E-Mail oder SMS zur Konfiguration aus. Hier sehen Sie ein Beispiel, wie der HTML-Editor aussieht: Der Editor ist in vier Registerka

Armaturenbrett

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Falls Sie zum Dashboard zurückkehren oder auf bestimmte Listen zugreifen möchten, die nur dort verfügbar sind, gibt es eine schnelle und einfache Möglichkeit. Klicken Sie entweder auf das Ostara Nexus -Logo oben links im Portal oder navigieren Sie zu Menü > Startseite. Sie gelangen dann zurück zu Ihrem Dashboard (der Seite, die nach dem Einloggen

Ausfüllen von RFIs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manche Arbeitsaufträge enthalten Anfragen (RFIs), die in bestimmten Phasen des Lebenszyklus des Arbeitsauftrags beantwortet werden müssen. Dies kann bei der Erstellung, dem Start, dem Stopp und nach Abschluss des Arbeitsauftrags der Fall sein. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine RFI: Es müssen lediglich die Fragen beantwortet werden. Sobald

Fernwartung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manche Arbeitsaufträge lassen sich ohne Vor-Ort-Besuch erledigen. Dies nennt man Fernwartung. Der Arbeitsauftrag kann wie folgt aktualisiert werden: Geben Sie das Fertigstellungsdatum und die Fertigstellungszeit entweder durch Anklicken der Pfeile ein, wodurch Ihnen ein Kalender und eine Uhr angezeigt werden, oder durch Eingabe in die entsprechenden

Notizen ansehen/übersetzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In den Arbeitsauftragsereignissen können Ereigniselemente mit Notizen versehen werden, die durch Klicken auf den Hyperlink „Notizen“ angezeigt werden. Dadurch werden alle Notizen zu diesem Ereignis in einem Popup-Fenster angezeigt. In manchen Fällen, wenn sich der Benutzer in einer anderen Sprache befindet, erscheint beim Öffnen der Notizen-App eine

Einführung in die Maßnahmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Tippen auf die Schaltfläche „Aktionen“ in der oberen linken Ecke des Bildschirms „Asset-Details anzeigen“ wird das Asset-Aktionsmenü angezeigt: Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Foto machen Asset bearbeiten Dokumente/Fotos ansehen Benutzerdefinierte Daten Asset erstellen (sofern die Berechtigungen vorhanden sind) Um zur Asset-Detailseite

Details des Änderungsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Änderungen an einem Arbeitsauftrag können über Agentenaktionen – „Anrufer ändern“ vorgenommen werden: Klicken Sie auf die Felder, die bearbeitet werden müssen, und klicken Sie anschließend auf „OK“. Durch Klicken auf „Abbrechen“ wird der Vorgang beendet, ohne dass Änderungen am Arbeitsauftrag vorgenommen werden. Änderungen an einem Arbeitsauftrag kö

Hinzufügen von Tarifgruppen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Preise und Verfügbarkeit anzuwenden, sind Kundenpreisgruppen erforderlich. Um einer Ressource eine neue Kundenpreisgruppe hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie eine Ressource aus der Ressourcenliste aus und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Preise und Verfügbarkeit“. Daraufhin wird die Ansicht „Preise und Verfügbarkeit – K

Arbeit nicht erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein reaktiver Arbeitsauftrag nicht mehr benötigt wird, kann er im Portal storniert werden. Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung wird die Schaltfläche „Arbeit nicht erforderlich“ angezeigt. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ressource zuweisen/abholen“, um das Popup „Ressource zuweisen/abholen“ anzuzeigen. Durc

Anzeigen/Bearbeiten von Kundenrechnungen – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Kundenrechnungen können wie jede andere Rechnung gesucht und angezeigt werden. Beim Anzeigen von Kundenrechnungen können Sie diese auch bearbeiten, indem Sie Arbeitsaufträge hinzufügen oder entfernen oder bestehende Details in der Kundenrechnung ändern. Um nach Kundenrechnungen zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Kundenrechnungen anzeigen“.

Gebäudeverfügbarkeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Angabe der Gebäudeverfügbarkeit ist für jedes neu angelegte Gebäude obligatorisch, da sie direkt mit dem Arbeitsauftragsprozess verknüpft ist. Die Gebäudeverfügbarkeit ist standardmäßig auf „Geschlossen“ eingestellt. Daher ist es wichtig zu ermitteln, wann das Gebäude belegt oder in Betrieb ist. Dies ermöglicht die Erstellung eines Arbeitsauftra

Asbestrisiken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einem Asbestdatensatz kann ein Risiko zugeordnet werden. Asbestrisiken liefern dem Anwender zusätzliche Sicherheitsinformationen zu Beginn der Arbeiten vor Ort. Im Abschnitt „Asbestrisiken“ der Kerndaten kann der Auftraggeber weitere Asbestrisiken angeben, falls erforderlich (oder die vorhandenen Risiken umbenennen). Wählen Sie im Menü „Kerndaten“ d

Personendokumente

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen verfügen Benutzer über Dokumente, die sich speziell auf Personen im System beziehen. Diese Dokumente können über die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ hinzugefügt werden, wenn Sie eine Person in der Personenliste auswählen. Weitere Informationen zum Hochladen von Dokumenten finden Sie auf der Seite „Dokumente

Einführung in die Untermenüs für Assets

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Neben dem Anzeigen und Bearbeiten von Anlagendetails bietet das Modul „Anlagen“ weitere Funktionen, wie das Hinzufügen von Dokumenten und benutzerdefinierten Daten. Diese Funktionen finden Sie im Menüband „Aktionen“ des Moduls „Anlagen“. Hinweis: Damit die Änderungen zugänglich sind, wählen Sie das Element aus, an dem Sie Änderungen vornehmen möchte

Gesundheit und Sicherheit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Agent Asbestakzeptanz Gesundheit und Sicherheit Kann Asbest hinzufügen oder bearbeiten Gesundheit und Sicherheit Möglichkeit zum Erstellen und Anzeigen von Asbestdaten für Gebäude. Aktiviert die Schaltflächen „Neuen Asbest erstellen“ und „Asbest anzeigen“. Kann das Asbestregister einsehen G

Ressourcenzuweisung und Festlegung des Anwesenheitsplans – Prüfung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Audit erstellt wurde, benötigt es eine zugeordnete Ressource und einen festgelegten Zeitplan. Nachdem das Audit erstellt wurde, wird der Bildschirm „Ressourcen zuweisen“ angezeigt. Dieser Bildschirm zeigt eine Liste der verfügbaren Ressourcen, die dem Arbeitsauftrag zugewiesen werden können. Um die Ressource auszuwählen, doppelklicken Sie

Notizen ansehen/übersetzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer einem Arbeitsauftrag Notizen hinzufügt , die von einem anderen Benutzer eingesehen werden müssen. Um diese Notizen anzuzeigen, suchen Sie das entsprechende Ereignis im Bereich „Auftragsverlauf“ und klicken Sie darauf. Je nach Art der hinzugefügten Notizen werden diese entweder direkt im Ereignis angezeigt oder es

Erstellung eines Einkaufsauftrags

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Einkaufsauftrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einkaufsauftrag erstellen“. Der Vorgang ist derselbe wie im Portal. Folgen Sie daher bitte den Schritten auf der Registerkarte „Einkaufsauftrag erstellen “.

Massensuche-Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Benutzer nach einer Gruppe bestimmter erstellter Arbeitsaufträge suchen möchte, kann dies auf folgende Weise erfolgen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Massensuche nach Arbeitsaufträgen“. Dieses Fenster wird sich öffnen: Fügen Sie eine Liste der Arbeitsauftragsnummern ein, nach denen Sie suchen möchten, und klicken Sie auf OK. Hinweis: Sie

System

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann öffentliche Speicherdokumente verknüpfen System Möglichkeit zum Aktivieren/Deaktivieren von öffentlichen Speicherdokumenten, die systemweit gemeinsam genutzt werden. Passwort ändern System Ermöglicht das Ändern des Benutzerpassworts und aktiviert die Schaltfläche „Passwort ändern“ auf

VWX

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

V BEGRIFF DEFINITION Gültig ab (RFI) Ist das Datum, ab dem die RFI gültig ist? Gültig bis (RFI) Ist das Datum, an dem die RFI gültig ist, Gültigkeitsdatum (Finanzen) Ein bestimmtes Datum wird erfasst und identifiziert, an dem die Validierung stattgefunden hat, um zu bestätigen, dass eine Rechnung zur Zahlung freigegeben werden kann. Wert pro WO-Fehl

Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen – Agentenaktionen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal ist es erforderlich, Dokumente hochzuladen oder bestehende Dokumente zu bearbeiten. Dies ist über die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ im Menüband „Aktionen“ möglich. Weitere Informationen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Anzeigen von Dokumenten finden Sie auf der Seite „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ .

Voraussichtliche Ankunftszeit anfragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Arbeitsauftrag von einer Ressource angenommen wurde, möchte der Benutzer die voraussichtliche Ankunftszeit vor Ort erfahren. Um eine voraussichtliche Ankunftszeit anzufordern, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie im Menüband „Einsatz“ – „Ressource“ aus: Geben Sie den Namen der kontaktierten Person bei der Ressource ein, indem Sie auf den P

0,13 – Angebotsanfrage ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Priorisierung der Suchergebnisse erklärt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im Folgenden werden die Regeln erläutert, die bei der Suche nach Geräte-/Servicearten und Symptomen bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen befolgt wurden. Der Standardmechanismus zur Suche nach einem Gerät/einer Dienstleistung für die Erstellung eines reaktiven Arbeitsauftrags ist wie folgt: [Der Gegenstand] [Der Fehler] Das oben Genannte wird in S

Festlegung der Fixkosten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Während der Ausführung eines Auftrags kann es erforderlich sein, den Festpreis des Auftrags festzulegen, falls der ursprüngliche Wert fehlerhaft ist oder zusätzliche Arbeiten anfallen. Dies kann über die Schaltfläche „Festpreis festlegen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Fixkosten festlegen“, um das Popup „Fixko

Änderung - Grund

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Falls der Grund für den Auftrag falsch ist, sollte er über die Schaltfläche „Ändern – Grund“ korrigiert werden. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ändern“, um die zusätzlichen Änderungsoptionen anzuzeigen. Klicken Sie auf „Änderung – Grund“, um das Popup „Änderungsgrund“ anzuzeigen. Wählen Sie einen Grund aus dem Dropdown-M

Abgeschlossene Aufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Abgeschlossene Aufträge“ zeigt alle abgeschlossenen Aufträge an. Jeder Auftrag enthält ein „Fertigstellungsdatum“ mit Details zum Abschlusszeitpunkt und einen „Typ“, der die Art des Auftrags angibt. Alle Auftragsarten können in dieser Liste angezeigt werden. Der Benutzer kann die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Aufträge pro Seite an s

Benutzerdefinierte Daten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist der Bildschirm zum Hinzufügen/Bearbeiten/Anzeigen benutzerdefinierter Daten. Benutzerdefinierte Datenfelder ermöglichen es Benutzern, zusätzliche Informationen zum aktuellen Modul einzugeben, die nicht in die vordefinierten Felder dieses Moduls passen. Wie beim Hinzufügen/Bearbeiten/Anzeigen von Dokumenten ist die Möglichkeit, benutzerdefin

Allgemeiner Filter

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es gibt Benutzer, die nicht nur mehrere Standorte, sondern auch mehrere Mandanten verwalten und somit Zugriff auf mehrere Mandanten und die zugehörigen Aufträge haben. Um Benutzern mit mehreren Standorten und Mandanten die Suche nach den benötigten Arbeitsaufträgen zu erleichtern, steht im Portal der „Allgemeine Filter“ zur Verfügung. Der „Allgemein

Preise und Verfügbarkeit – Öffnungszeiten Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Tarife und die Verfügbarkeit können nur in der Listenansicht festgelegt werden, da so Konflikte vermieden werden, die entstehen könnten, wenn gleichzeitig mit den Tarifen und der Verfügbarkeit auch die Arbeitsauftragsarten in der Ressource geändert würden. Um Ressourcenpreise und Verfügbarkeit festzulegen, wählen Sie die Ressource in der Ressour

Intelligente Filter

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein häufig verwendetes Feature in vielen Listenansichten des Systems sind intelligente Filter. Intelligente Filter beschleunigen und vereinfachen die Suche in Listen, indem sie Informationen anzeigen, die den im Filter eingegebenen Wert oder einen Teil davon enthalten. Beispiel: Befindet sich eine Liste mit 1000 Arbeitsaufträgen unterschiedlicher Ar

Rücksendung von Artikeln

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Website falsche, beschädigte oder zu viele Artikel erhält, kann sie diese zurücksenden. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Kaufbeleg“. Markieren Sie auf dem Bildschirm „Kaufbeleg“ das Kontrollkästchen „Rückgabe?“ neben den Artikeln, die zurückgegeben werden sollen. Klicken Sie auf „Beleg speichern“. Dadurch wird der Bereich „Rücksendungen“

Einreichen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald alle Details für den Arbeitsauftrag erfasst, Lieferant und Liefertermin festgelegt wurden, kann der Auftrag an den Lieferanten zur Bestätigung und zum Versand übermittelt werden. Die Funktion „Senden“ funktioniert im Menü „Auftrag > Ressource“ etwas anders. Anstatt nur den Liefertermin anzugeben, sind hier auch die Daten des Auftraggebers

Gruppierungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gruppierungen ermöglichen es Benutzern, Gebäude zusammenzufassen, beispielsweise nach geografischer Abteilung/Region/Gebiet oder nach Manager/Eigentümer. Diese können von jedem Kunden unabhängig und nach Bedarf verwendet werden. Sie werden beim Anlegen eines Gebäudes hinzugefügt und dienen in der Regel Berichtszwecken und der Filterung innerhalb von

Einführung für Benutzer mit mehreren Standorten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Einige Benutzer können Stellenangebote in verschiedenen Gebäuden einsehen. Diese Benutzer werden als „Standortübergreifende Benutzer“ bezeichnet und sind in der Regel Administratoren oder Mitarbeiter der Hauptverwaltung, die so einfach auf Informationen zu Stellenangeboten in mehreren Gebäuden zugreifen können. Die folgende Abbildung zeigt ein Beisp

Asbestarten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Asbestdatensatz erfordert die Angabe eines Asbesttyps. In Ostara stehen verschiedene Asbesttypen zur Verfügung. Im Abschnitt „Asbesttyp“ der Kerndaten kann der Kunde weitere Asbesttypen angeben, falls er andere benötigt (oder die vorhandenen Typen umbenennen möchte). Wählen Sie im Menü „Kerndaten“ die Option „Gebäude > Asbestarten“. Nach dem

Bereitstellung von Angebotsdetails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Angebotsauftrag erstellt wird, benötigen die Ressourcenverantwortlichen eine Möglichkeit, Angebotsdetails für alle vom Kunden angeforderten Aufträge bereitzustellen. Dies kann über die Schaltfläche „Angebotsdetails bereitstellen“ erfolgen. Benutzer der Zentrale können dies nicht nur für ihre eigenen Angebote, sondern auch für die ihrer Nied

Beendigung eines Auftrags mit Vermögenswerten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der gestoppte Job ein oder mehrere Assets enthält, wird die Registerkarte „Asset(s)“ anstelle der Registerkarte „Standort“ angezeigt. Nach Eingabe der Informationen zum erneuten Besuch werden die Anlagen angezeigt. Diese Seite zeigt alle Anlagen an, die sich aktuell in Bearbeitung befinden. Für jede angezeigte Anlage muss deren Status aus dem D

Abschnitt 1 – Anmelden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

0,04 – Ressourcenzuweisung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Erinnerung an Benutzername/Passwort

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer seinen Benutzernamen oder sein Passwort vergisst und somit nicht mehr auf die Anwendung zugreifen kann. In diesem Fall kann er eine Erinnerung an seinen Benutzernamen anfordern, die ihm per E-Mail zugesendet wird, oder ein neues Passwort festlegen. Dazu genügt ein Klick auf die entsprechende Schaltfläche „Vergess

Fixtypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hier werden die Reparaturtypen konfiguriert. Das Menü „Reparaturtyp“ zeigt eine Liste aller für den Kunden verfügbaren Reparaturtypen an. Diese werden nach Abschluss eines Arbeitsauftrags verwendet. Klicken Sie auf „Reparaturtypen“, um die Reparaturtypen des Kunden zu konfigurieren. Im ersten Schritt muss der zu verwendende Client ausgewählt werden.

Job starten > Außendienstteam

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald der Techniker vor Ort eintrifft, um mit der Arbeit zu beginnen, sollte er Sie informieren, damit Sie den Arbeitsbeginn des Auftrags erfassen können. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen; die erste Möglichkeit, die wir besprechen, ist, wenn der Techniker Sie von vor Ort anruft. Suchen Sie zunächst den betreffenden Auftrag . Nach dem Klick

Call-In-Aktionen – Reaktiv, Angebot, PPM, Audit-Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alle Aktionen im Rahmen eines Anrufs sind über die Schaltfläche „Aktion anfordern“ im Helpdesk zugänglich. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status des Arbeitsauftrags ab. Jede abgeschlossene Aktion wird als Ereignis im rechten Fenster „Ereignisse“ des Helpdesks angezeigt. Dies ermöglicht nicht nur einen schnellen Überblick über alle für den jewei

Erstellung von PPM-Arbeitsaufträgen – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der Benutzer bei der Erstellung eines Vertrags ausgewählt hat, dass die PPMs für diesen Arbeitsauftrag manuell generiert werden, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden, um diese Arbeitsaufträge zu erstellen: Um PPM-Arbeitsaufträge zu generieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken

Hervorragende Reaktionsfähigkeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Offen“ zeigt alle reaktiven Arbeitsaufträge an, die dem Benutzer zugeordnet sind und noch nicht abgeschlossen wurden. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Arbeitsaufträge > Listen > Standard > Offene reaktive Aufträge. Jeder Arbeitsauftrag zeigt ein Fälligkeitsdatum an, anhand dessen ermittelt wird, ob der Auftr

Angabe einer voraussichtlichen Ankunftszeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald der Abschnitt „ETA-Angabe“ erreicht ist, muss die voraussichtliche Ankunftszeit für den Auftrag eingegeben werden. Der Anrufer wird gebeten, diese im 24-Stunden-Format mit vier Ziffern einzugeben. Beispiel: Bei einer voraussichtlichen Ankunftszeit von 8:30 Uhr gibt der Benutzer 0830 ein. Als Nächstes muss eine der folgenden Optionen ausgewähl

Personalverfügbarkeit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Kontaktdaten einer Ressource sind möglicherweise nur zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Tagen verfügbar. In diesem Fall muss dies im System erfasst werden. Gehen Sie dazu in den Personendatensatz, wählen Sie den Reiter „Abwesenheit“ und anschließend die Schaltfläche „Verfügbarkeit“. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Verfügbarkeit“ wird

Nicht zugewiesen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Nicht zugewiesen“ zeigt alle Arbeitsaufträge an, die derzeit keinem Auftragnehmer zugewiesen sind. Um diese Liste anzuzeigen, navigieren Sie zu Menü > Arbeitsaufträge > Listen > Standard > Nicht zugewiesen. Jeder Arbeitsauftrag  Es wird ein Fälligkeitsdatum angezeigt, anhand dessen festgelegt wird, ob die Arbeit überfällig ist

Arbeitsauftrag verknüpfen > Vorhandene verknüpfen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass mehrere Arbeitsaufträge miteinander verknüpft werden müssen, um sie gemeinsam verfolgen zu können. In diesem Fall kann der Benutzer einen Arbeitsauftrag mit einem bestehenden Arbeitsauftrag verknüpfen. Dies wird dann auf der Ereignisseite des Helpdesks zusammen mit der Nummer des verknüpften Arbeitsauftrags angezeigt. Um „Vor

Rücksendung von Artikeln

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Website falsche, beschädigte oder zu viele Artikel erhält, kann sie diese zurücksenden. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Kaufbeleg“. Markieren Sie auf dem Bildschirm „Kaufbeleg“ das Kontrollkästchen < Rückgabe?> neben den Artikeln, die zurückgegeben werden sollen. Klicken Sie auf „ Beleg speichern“. Hier wird der Bereich „ Rücksend

PPM-Gebäude-Massen-Upload

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, mithilfe einer Tabellenkalkulation mehrere Gebäude gleichzeitig hinzuzufügen, Rechnungswerte zu aktualisieren und Start- und Enddaten von Besuchen in PPMs zu ändern. Diese Funktion kann auch für abgelaufene Verträge verwendet werden, jedoch lassen sich auf diese Weise NUR die Rechnungswerte von Gebäuden änd

Angebotsauftrag erstellen – Einzelansicht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Angebotsauftrag in der Einzelbildansicht zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Auftrag erstellen“, dann auf die Schaltfläche „Angebotsauftrag erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Der Erstellungsprozess kann auf einem einzigen Bildschirm durchgeführt werden. Anstatt mit Tabs zu arbeiten, werden die einzelnen Abschni

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Aufgabe(n) entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies kann über die Registerkarte „PPMs“ erreicht werden. Auf diesem Bildschirm werden alle Aufgabentypen angezeigt, die dem Vertrag hinzugefügt wurden: Markieren Sie die zu entfernende PPM-Aufgabe. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf „PPM-Aufgabe entfernen“. Anschließend wird dem Benutz

Vertragslistenbildschirm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach dem Klicken auf OK wird eine Liste aller Verträge angezeigt, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen (falls die Liste zu groß ist, muss der Benutzer seine Suchkriterien möglicherweise etwas genauer definieren). Sobald der Benutzer den gewünschten Vertrag zum Anzeigen/Bearbeiten gefunden hat, kann er ihn entweder markieren und auf die Sch

Erstellung externer Ressourcen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um eine externe Ressource anzulegen, klicken Sie auf „Neue Ressource erstellen“ und anschließend auf „Extern (Hauptsitz)“. Dies ist die Ansicht „Neue externe Ressource“. Hier werden alle Ressourcen-, Unternehmens- und Finanzinformationen zur Ressource eingegeben. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert: Die Ressourcennummer ist ein vom Sy

Erforderliche Sanierungsarbeiten – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist eine Möglichkeit, einen reaktiven Arbeitsauftrag zu erstellen, der mit einer abgeschlossenen vorbeugenden Instandhaltungsmaßnahme (PPM) verknüpft ist, um alle nach einem geplanten Wartungsbesuch erforderlichen Nachbesserungsarbeiten abzudecken. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Zunächst wird ein Arbeitsauftrag eingesehen , der die Notwendigkeit

Liste der ausstehenden Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im Audit-Modul des Systems gibt es außerdem eine Liste der Arbeitsaufträge, die noch geprüft werden müssen. Diese kann über die Schaltfläche „Liste der ausstehenden Arbeitsaufträge“ aufgerufen werden.

Arbeitsaufträge warten auf Überprüfung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsaufträge, die noch der Überprüfung bedürfen, werden in der benutzerdefinierten Liste „Kachel“ angezeigt. Falls Sie für Ihren Zugriff diese Fragebögen ausfüllen müssen, finden Sie diese hier und können alle noch der Überprüfung stehenden Arbeitsaufträge einsehen und bearbeiten. Voraussetzung: Liste der ausstehenden Verifizierungsaufträge, Arbe

Desktop-Audit durchführen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Arbeitsauftrag zur Prüfung markiert wurde, hat der Benutzer nun die Möglichkeit, die Prüfung des Arbeitsauftrags durchzuführen. Gehen Sie bei einem zur Prüfung markierten Arbeitsauftrag zum Menü „Agentenaktionen“. Wählen Sie dann „Prüfung“ und anschließend „Desktop-Prüfung durchführen“. Daraufhin wird eine Übersicht aller Desktop-Prüfunge

Reaktive Prioritäten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Prioritäten für reaktive Arbeitsaufträge werden von Endbenutzern bei der Erstellung von Arbeitsaufträgen über eine beliebige Plattform festgelegt. Die Berechtigungssteuerung ermöglicht es, die Änderung der Priorität auf bestimmte Profile zu beschränken. Darüber hinaus können bestimmte Prioritäten bestimmten Profilen zugewiesen werden, um genauer

Planer-Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Mitarbeiter müssen gegebenenfalls ihre Arbeitsaufträge für die Woche planen oder fachspezifische Aufgaben an ihre Niederlassungen/Mitarbeiter der zweiten Ebene verteilen. Dies kann mithilfe des Planungstools erfolgen. Um auf den Planer zuzugreifen, wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter in der Mitarbeiterliste aus und klicken Sie auf die Schaltf

Ostara Hauptmenü

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach der Anmeldung in der Anwendung gelangen die Benutzer zur Hauptseite der Anwendung: dem Systemmodul. Im Systemmodul können Benutzer die folgenden Aktionen ausführen (abhängig von den Profilberechtigungen): Abmelden & Beenden – So verlassen Sie das System. „Abmelden“ führt den Benutzer zurück zum Anmeldebildschirm, und „Beenden“ schließt die

Feedback geben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Arbeitsauftrag von der Ressource begonnen wurde, besteht die Möglichkeit, Feedback zur Qualität der Ausführung der Arbeit sowie zum allgemeinen Verhalten der Ressource usw. zu geben. Das Feedback wird über das Portal oder die Agentenaktion „Feedback“ > „Positiv“ oder „Feedback“ > „Negativ“ abgegeben. Klicken Sie im Menü „Agentenakti

Stapelverarbeitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der zu erstellende Arbeitsauftrag mit einer der für den Kunden konfigurierten Stapelverarbeitungsregeln übereinstimmt, müssen die folgenden Schritte befolgt werden: Während des Erstellungsprozesses, nachdem die Duplikatsprüfung durchgeführt wurde und die Stapelverarbeitungsregeln Anwendung finden, wird dem Benutzer der folgende Bildschirm angez

Verifizierungsfragebögen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Verifizierungsfragebögen funktionieren etwas anders als andere Fragebögen. Sie werden nach Abschluss eines Arbeitsauftrags ausgefüllt und dienen der Überprüfung, ob die ausgeführten Arbeiten den erforderlichen Standards entsprechen. Verifizierungsfragebögen werden nach demselben Prinzip wie reguläre Fragebögen erstellt, unterliegen jedoch leicht abw

Nicht zugewiesene Jobs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Nicht zugewiesen“ zeigt alle reaktiven Aufträge an, die aktuell keiner Ressource zugewiesen sind. Jeder Auftrag hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), ob er in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum sind (grün). Der Benutzer kann die Anza

Einführung in die Auflistung/Bearbeitung von Assets

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es ist möglich, dass Informationen zu Assets zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen oder sogar bearbeitet werden müssen, und dies kann ebenfalls über die Registerkarte „Asset“ erfolgen: Durch Klicken auf den Tab „Assets“ wird die Assets-Seite zusammen mit dem Suchfenster für Assets angezeigt. Alternativ kann der Benutzer auch über die Schaltfläche „

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – Aufgabentyp „Gebäude“ kopieren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem ein Gebäude zu einem Aufgabentyp im Vertrag hinzugefügt wurde, kann der Benutzer dieses nun in andere Aufgabentypen kopieren. Dies kann wie folgt erreicht werden: Markieren Sie die Aufgabenzeile, aus der die Gebäude kopiert werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption

Einführung in die Erstellung eines Gebäudes

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um ein Gebäude zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte: Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Gebäude“. Dem Benutzer werden anschließend die folgenden Menüpunkte angezeigt: Um ein Gebäude zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Gebäude erstellen“. Im ersten Schritt muss der Auftraggeber ausgewählt werden, für den

Angebotsanfrage bei Chase (per E-Mail)

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen wurde ein Dienstleister um ein Angebot für einen Auftrag gebeten, hat aber noch nicht geantwortet, woraufhin der Kunde eine Statusaktualisierung wünscht. Dies kann über zwei Aktionen erfolgen: Angebotsanfrage per E-Mail oder Angebotsanfrage per Telefon nachverfolgen. Im Folgenden wird die Vorgehensweise zum Nachverfolgen einer Ange

An- und Abmelden zusätzlicher Ingenieure

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass Ingenieure an Arbeitsaufträgen arbeiten, die mehrere Ingenieure gleichzeitig erfordern. Dies kann mithilfe der Aktionen „Zusätzliche Ingenieure anmelden“ und „Ingenieure abmelden“ erreicht werden. Sobald der Arbeitsauftrag gestartet wurde, wird die Option „Zusätzliche Techniker anmelden“ angezeigt. Durch Antippen dieser Optio

Liste der zur Prüfung markierten Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nachdem Arbeitsaufträge zur Prüfung markiert wurden, kann der Benutzer alle diese Arbeitsaufträge im Modul „Prüfung“ über die Schaltfläche „Zur Prüfung markierte Arbeitsaufträge auflisten“ einsehen. Die Arbeitsaufträge werden dann in Listenform zusammen mit dem Fertigstellungsdatum und den zugehörigen Prüfarten angezeigt.

Rechtsklick-Funktionalität

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Eine im gesamten System häufig genutzte Funktion ist die Kontextmenü-Funktion (Rechtsklick). Mit dieser Option können Sie per Rechtsklick auf ein Raster verschiedene Aktionen ausführen, abhängig vom jeweiligen Systembereich. Diese Aktionen reichen vom Aktualisieren der aktuellen Daten in einer Liste bis hin zur Bearbeitung der angezeigten Daten. Die

Häufig gestellte Fragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Allgemein – Fragen und Antworten 1.1 Referenz Spaltenänderungen und Speichern von Layouts Frage Können Spalten pro Benutzer festgelegt werden? Antwort Die Spaltengrößen, die Reihenfolge usw. werden bei der Installation festgelegt. Daher sieht ein Benutzer, der sich an demselben Rechner anmeldet, immer das Layout, das er auf diesem Rechner eingestell

Einführung in gängige Verfahren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dieser Abschnitt des Leitfadens beschreibt detailliert die Bereiche und Bildschirme, die in der gesamten Anwendung immer wieder auftauchen. Bitte nutzen Sie das untenstehende Menü, um durch die verschiedenen Abschnitte zu navigieren. Kundenauswahl Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen Benutzerdefinierte Daten Intelligente Filter Rechtsklick-Funkt

Durchschnittliche Bestellwerte (AOVs) überschreiben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ostara bietet die Möglichkeit, durchschnittliche Auftragswerte festzulegen, die verwendet werden, um Rückstellungen für Arbeiten zu bilden, die entweder noch nicht ausgeführt wurden oder bei denen die Stundensätze des Auftragnehmers nicht bekannt sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche „AOVs überschreiben“ und wählen Sie einen Mandanten aus. Informat

Verbindungstest

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bei Verbindungsfehlern wie der Meldung „Verbindung zum Dienst nicht möglich“ können Benutzer ihre Verbindung zum Ostara -System überprüfen. Verwenden Sie dazu die Option „Verbindungstest“ auf der Registerkarte „System“. Ein Klick darauf zeigt den folgenden Bildschirm an: Um den Verbindungstest durchzuführen, klicken Sie nach dem Öffnen des Bildschir

Quittierung des Vermögenswerts

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Je nach Systemeinstellungen kann der Benutzer in manchen Fällen einen Einkaufsartikel buchen und in ein Anlagegut umwandeln. Der Vorgang entspricht dem regulären Wareneingang, jedoch mit einem zusätzlichen Schritt am Ende. Nachdem die Artikel, die in ein Anlagegut umgewandelt werden können, für den Wareneingang ausgewählt und die Menge eingegeben wu

Registerkarte „Teile“ – Entfernen von Teilen aus einem Vertrag

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn es sich beim Vertrag nur um einen PPM-Vertrag handelt, ist die Registerkarte „Teile“ deaktiviert und im Vertrag nicht auswählbar. Wenn es sich jedoch nicht um einen reinen PPM-Vertrag handelt, kann dies wie folgt erfolgen: Klicken Sie auf den Reiter „Teile“. Alle bereits dem Vertrag hinzugefügten Teile werden von hier aus angezeigt. Klicken Sie

Liste der gesendeten E-Mails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Gesendete E-Mails“ zeigt alle vom System versendeten E-Mails an. Dies können beispielsweise E-Mails zur Zuweisung von Arbeitsaufträgen an Ressourcen, Benachrichtigungen an Kunden über die Stornierung eines Arbeitsauftrags oder Aktualisierungen zu Arbeitsaufträgen sein. Standardmäßig werden beim Öffnen nur die E-Mails des aktuellen Tages a

Einführung in die Ressourcenzuweisung und/oder Terminplanung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In diesem Abschnitt eines Arbeitsauftrags können Sie Ihre Ressource zuweisen und den Zeitplan festlegen, wann die Arbeiten stattfinden sollen. Nach dem Klicken auf die Aktion wird der Bildschirm „Ressource zuweisen“ und/oder „Zeitplan festlegen“ angezeigt. Auf diesem Bildschirm kann der Benutzer in einem Planer das gewünschte Ausführungsdatum und di

Spezifikation bestätigen/Angebotsanfragen senden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen verfügt der Benutzer, der das Angebot erstellt, möglicherweise nicht über die Berechtigung, Angebotsanfragen an die Ressourcen zu senden, da dies von anderen Benutzern übernommen wird. Für diese Benutzer steht die Aktion „Spezifikation bestätigen/Angebotsanfragen senden“ zur Verfügung. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die

Angebotsauftrag erstellen – Einzelansicht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Angebotsauftrag in der Einzelbildansicht zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Auftrag erstellen“, dann auf die Schaltfläche „Angebotsauftrag erstellen“ und folgen Sie diesen Schritten: Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Angebotsauftrag erstellen“ öffnet sich der erste Bildschirm des Angebotserstellungsprozesses. Je n

Gebäude

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann Gebäudedokumente hinzufügen oder bearbeiten Gebäude Aktiviert die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ auf der Registerkarte „Gebäude“, um das Hinzufügen, Bearbeiten und Anzeigen von Dokumenten zu ermöglichen. Kann Gebäude bearbeiten ODER Kann Gebäude ansehen Gebäude

Asset-Historie anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Anzeigen eines Assets werden dessen Details angezeigt. Der Benutzer kann außerdem den Verlauf der Aufträge einsehen, denen das Asset zugeordnet war. Klicken Sie auf der Asset-Detailseite auf den Tab „Verlauf“, um die Verlaufsseite des Assets anzuzeigen. Auf dieser Seite wird dem Benutzer eine Liste der Aufträge angezeigt, denen dieses Objekt zu

Kaufartikel bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sollte ein Website-Nutzer bei seiner Bestellung einen Fehler gemacht haben und die Artikel korrigieren müssen, kann er die Bestellung aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist. Dies kann über die Funktion „Kaufartikel bearbeiten“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion <Einkaufsartikel bearbeiten> aus, um

PPM-Registerkarte – PPM-Gebäudeperioden ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist nur auf Aufgabenebene möglich, wenn bereits PPM-Daten generiert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter PPM-Zeiträume ändern . Hier können Sie jedoch einzelne Rechnungswerte für Gebäude ändern und Notizen oder Anweisungen hinzufügen (alle hinzugefügten Anweisungen sind im Portal sichtbar). Falls Gebäude hinzugefügt wurden, für die no

Die übrigen Artikel werden nicht benötigt.

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn eine Bestellung eine Teillieferung erhalten hat, die restlichen Artikel aber nicht mehr benötigt werden, kann dies wie folgt aktualisiert werden: Als Erstes muss die betreffende Bestellung gefunden werden. Wählen Sie im Menü „Agentenaktionen“ die Option „Verbleibende Elemente nicht erforderlich“. Die Bestellung wechselt dann in den Status „Voll

Kosten für Massenanpassung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Lieferant die Kosten seiner Artikel im Katalog aufgrund von Preiserhöhungen oder -senkungen anpassen muss, kann er die Werte aller oder mehrerer Artikel gleichzeitig über die Schaltfläche „Kosten massenhaft anpassen“ ändern. Wählen Sie im Bildschirm „Katalog anzeigen“ die Schaltfläche „Kosten massenhaft anpassen“, um die Seite „Kosten masse

Überprüfung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Ausstehende Überprüfung“ zeigt alle Aufträge an, bei denen aktuell noch einige Verifizierungsfragen beantwortet werden müssen. Jeder Auftrag hat ein Fälligkeitsdatum, das angibt, ob der Auftrag überfällig ist (rot), ob er in den nächsten 15 Minuten fällig ist (orange) oder ob es noch mehr als 15 Minuten bis zum Fälligkeitsdatum sind (grün

Benutzerdefinierte Daten hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Betrachten eines Assets können Benutzer Daten hinzufügen, die sich auf das Asset beziehen und Details enthalten, die in anderen Bereichen der Asset- Details nicht aufgeführt werden können. Dies geschieht über die Funktion „Benutzerdefinierte Daten“ , die über die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Daten hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ aufgerufen

Systemberechtigungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über die Systemberechtigungen Dieser Abschnitt erläutert die verschiedenen Berechtigungen, die im gesamten System verwendet werden. Er definiert: Welchen Zweck hat jede Berechtigung? Die verschiedenen Bereiche, die von den Berechtigungen betroffen sind Die Abhängigkeiten, die jede Berechtigung zum Funktionieren benötigt. Berechtigungsverwaltungseben

1.01 – Zuweisung ausstehend – Zusätzliche Informationen erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bearbeitungsgebühren und Verfügbarkeit – Erfüllung der Service-Level-Vereinbarung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Preise und die Verfügbarkeit einer Ressource zu bearbeiten, wählen Sie die Ressource in der Ressourcenliste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Preise und Verfügbarkeit“. Als erstes erscheint die Ansicht „Tarife und Verfügbarkeit – Kundengruppen“. Wählen Sie hier die Kundengruppe für den gewünschten Kunden aus und doppelklicken Sie, um

Gebäude-Ereignisliste

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Gebäudeereignisse anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Gebäudeereignisliste“. Daraufhin wird eine Liste aller Gebäudeereignisse für alle Kunden im System angezeigt. Jedes Ereignis wird mit einer Beschreibung, Start- und Enddatum, dem Ereignistyp, dem Status (aktiv/inaktiv), den betroffenen Arbeitsauftragstypen und Geräte-/Dienstleistungs

Zuweisung einer Ressource

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ressourcen oder andere Benutzer benötigen möglicherweise die Möglichkeit, einen Auftrag einer ihrer Niederlassungen oder einem bestimmten Auftragnehmer zuzuweisen. Dies kann über die Schaltfläche „Ressource zuweisen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ressource zuweisen“, um das Popup „Ressource zuweisen“ anzuzeig

Kaufartikel bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sollte ein Website-Nutzer bei seiner Bestellung einen Fehler gemacht haben und die Artikel korrigieren müssen, kann er die Bestellung über die Schaltfläche „Kaufartikel bearbeiten“ aktualisieren. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Einkaufsartikel bearbeiten“, um den Bildschirm „Einkaufsartikel bearbeiten“ anzuzeigen. Dieser

Einführung der Delegation

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Was ist das? Aufbauend auf der bereits erfolgreichen Funktion „Identitätsübernahme“ ermöglicht die Delegierungsfunktion Nutzern, ihren Jahresurlaub im System zu registrieren und einen Kollegen auszuwählen, dem sie während ihrer Abwesenheit ihre Aufgaben/Gebäude übertragen können. Anstatt wie bei der Funktion „Identitätsübernahme“ nur Zugriff auf Arb

Vorschau eines Fragebogens

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Modul „Audit“ enthält außerdem eine sehr nützliche Funktion, die beim Anzeigen der Fragebogenliste aufgerufen werden kann: die Funktion „Fragebogenvorschau“. Mit dieser Funktion kann der Benutzer eine Vorschau des Fragebogens einsehen, wie er im gesamten System aussehen wird. Es werden alle für den Fragebogen erstellten Kategorien sowie die dazu

1.13 - Annahme ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Arbeitsauftrag wiederherstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer einen stornierten Arbeitsauftrag wiederherstellen muss. Dies kann erfolgen, indem er den stornierten Arbeitsauftrag, den er wiederherstellen möchte, sucht und in den Aktionen „Anrufen“, „Abmelden“ oder „Agent“ auf die Menüoption „Arbeitsauftrag wiederherstellen“ klickt. Wiederherstellung des vorherigen Status Nac

Stoppen eines Auftrags mit mehreren Standorten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der gestoppte PPM-Auftrag mehrere Standorte umfasst, wird die Registerkarte „Standorte“ wie gewohnt angezeigt, jedoch mit einigen Änderungen. Es wird eine Liste aller Standorte des PPM-Auftrags mit einem Kontrollkästchen und dem Status für jeden Standort angezeigt. Auf diesem Bildschirm kann der Benutzer auswählen, an welchen Standorten während

Änderung - Grund

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Falls der Grund für den Auftrag falsch ist, sollte die Aktion „Grund ändern“ verwendet werden, um ihn zu ändern. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion „ Änderung“ aus, um die zusätzlichen Änderungsoptionen anzuzeigen. Klicken Sie auf < Änderungsgrund>, um das Popup „Änderungsgrund“ anzuzeigen. Wählen Sie einen Grund aus dem Dro

einen Job bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal sind die Details eines Auftrags fehlerhaft und müssen vor der Zuweisung an eine Ressource korrigiert werden. Dies kann über die Aktion „Auftrag bearbeiten“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Auftrag bearbeiten> aus, um den Prozess „Auftrag bearbeiten“ anzuzeigen. Hinweis: Diese Aktion ist nur bei den Sta

Rechnungen hinzufügen/bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald die Arbeiten an einem Arbeitsauftrag abgeschlossen sind, muss die Rechnung hinzugefügt werden, um die Bezahlung sicherzustellen. Einige Arbeitsaufträge enthalten möglicherweise bereits Rechnungen, die jedoch fehlerhafte Daten aufweisen können. Beide Aktionen können im Rechnungsbereich des jeweiligen Arbeitsauftrags durchgeführt werden. Um ein

Chargenfreigabe

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer einen oder mehrere Arbeitsaufträge freigeben muss, die auf die Stapelverarbeitung warten, unabhängig davon, ob die Schwellenwerte der Stapelverarbeitungsregel erreicht wurden. Dies kann erfolgen, indem man zunächst einen der zu stapelnden Arbeitsaufträge auswählt und anschließend die Agentenaktion „Stapelfreigabe

Gründung eines Herstellers

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hersteller sind die Unternehmen, die für die Herstellung der im System hinzugefügten oder bereits vorhandenen Assets verantwortlich sind. Jedes Asset muss einem Hersteller zugeordnet sein. Gelegentlich existieren Hersteller noch nicht im System; in diesem Fall müssen sie neu angelegt werden. Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche „Neuen H

Abschnitt 3 - Anwesenheit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Fügen Sie öffentliche Notizen zu einem Auftrag hinzu

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal stehen zusätzliche Informationen zur Verfügung, die für die Ressource oder andere Benutzer hilfreich sein können. Dies kann über die Aktion „ Notizen hinzufügen – Öffentlich“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion „ Notizen hinzufügen – Öffentlich“ aus, um das Popup „Notizen hinzufügen“ anzuzeigen. Geben Sie die gew

Anzeige/Bearbeitung eines Fragebogens Einleitung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Fragebögen enthalten viele Informationen, und es kann schwierig sein, sich an alle Angaben zu erinnern. Daher können Sie die Fragebögen einsehen und bei Bedarf bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Fragebogenliste“. Nach dem Anklicken öffnet sich die Fragebogensuche. Hier wählen Sie die gewünschten Klienten aus der Klientenauswa

2.10 - Anwesenheit ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ressource entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Benutzer möchte möglicherweise eine Ressource aus einer SRA entfernen. Dies kann wie folgt erfolgen: Auf der Registerkarte „Ressourcen“ der SRA kann die zu entfernende Ressource durch einfaches Anklicken markiert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „Ressource entfernen“.

Neue Bestellung erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Erstellen von Bestellrechnungen (PO-Rechnungen) folgt einem sehr ähnlichen Prozess wie das Erstellen regulärer Rechnungen. Der Hauptunterschied liegt in den angezeigten Feldern. Folgen Sie den Schritten 1 bis 12 des regulären Rechnungserstellungsprozesses auf der Seite „Neue Rechnung erstellen“ . Die Rechnungsdetails können nun eingegeben werden

Arbeit nicht erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein reaktiver Arbeitsauftrag nicht mehr benötigt wird, kann er im Portal storniert werden. Benutzern mit der Berechtigung zur Stornierung von Arbeitsaufträgen wird die Option „Arbeit nicht erforderlich (Stornieren)“ angezeigt. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion „ Arbeit nicht erforderlich (Abbrechen)“ aus, um die Option „Arbe

Arbeitsaufträge planen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mithilfe des Planers können Ressourcen ihre Arbeit selbst oder die ihrer Zweigstellen/Ressourcen der zweiten Ebene planen, sei es für heute oder für einen späteren Zeitpunkt. Gehen Sie zum Planen von Arbeitsaufträgen wie folgt vor: Öffnen Sie den Planer, indem Sie die Ressource (nur Ebene 1 oder Hauptsitz) aus der Ressourcenliste auswählen und auf „

Kosten für Massenanpassung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Lieferant die Kosten seiner Artikel im Katalog aufgrund von Preiserhöhungen oder -senkungen anpassen muss, kann er die Werte aller oder mehrerer Artikel gleichzeitig ändern. Dies erfolgt über die Funktion „Kosten massenhaft anpassen“ . Navigieren Sie zu Menü > Kataloge > Liste . Dadurch wird eine Liste aller Kataloge angezeigt, auf di

Einführung in Autorisierungsaufgaben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das Portal ermöglicht es Genehmigern, Aufträge einzusehen und zu genehmigen oder abzulehnen. Das Anzeigen und Genehmigen von Aufträgen im Portal erfolgt als Genehmiger über einen etwas anderen Prozess und erfordert die Verwendung des Reiters „Aufträge“ (dies wird auf der Seite „ Reiter ‚Aufträge ‘“ genauer erläutert). Um einen genehmigungspflichtige

Benutzerdefinierte Datenspezifikation

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Das System umfasst fünf Bereiche mit jeweils fünfzehn benutzerdefinierten Feldern, die entweder von der Verwaltungsgesellschaft oder vom Kunden verwendet werden können. Diese Bereiche sind: Gebäude, Anlage, Arbeitsauftrag, Mitarbeiter und Ressource. Die Felder für Gebäude, Anlagen und Arbeitsaufträge können auf Ebene der Verwaltungsgesellschaft oder

Änderung – Projektbudget

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann Fälle geben, in denen ein Auftrag unter Kapital anstatt unter Umsatz verbucht werden sollte. Dazu muss der Benutzer den Projektbudgetcode des Auftrags ändern. Dies kann über die Aktion „ Ändern – Projektbudget“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ändern“ , um die zusätzlichen Änderungsoptionen anzuzeigen. K

Autorisierungsliste

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Antippen der Schaltfläche „Autorisierungen“ auf der Startseite gelangen Sie zur Seite „Autorisierungsliste“. Die Liste zeigt standardmäßig die ersten 25 Arbeitsaufträge an, die sich in der Genehmigungsphase befinden und vom angemeldeten Benutzer freigegeben werden können. Um weitere Arbeitsaufträge anzuzeigen, scrollen Sie zum Seitenende und t

Voraussichtliche Ankunftszeit angegeben

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald ein Arbeitsauftrag von einem Mitarbeiter angenommen wurde, möchte der Benutzer die voraussichtliche Ankunftszeit vor Ort erfahren. Wenn der Mitarbeiter eine voraussichtliche Ankunftszeit angibt, kann der Benutzer den Arbeitsauftrag wie folgt aktualisieren: Klicken Sie im Menüband auf „Agentenaktionen“ und anschließend auf „Voraussichtliche An

Einführung zum Änderungsbutton

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Je nach Benutzerberechtigungen lassen sich verschiedene Details eines Auftrags anpassen. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Ändern“. Nach dem Klicken wird eine Liste mit Optionen angezeigt, in der die Auftragsdetails nach Bedarf geändert werden können. Änderung – Gerätetyp/Dienstleistungsart Änderung - Grund Veränderung - Vermögenswerte Änderung –

Weitere/Keine weiteren Informationen erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal müssen für einen Auftrag im Status „Autorisierung“ weitere Informationen hinzugefügt werden, oder zuvor benötigte Informationen sind nun nicht mehr erforderlich. Diese Aktionen können über die Schaltflächen „Weitere Informationen erforderlich“ und „Keine weiteren Informationen erforderlich“ durchgeführt werden. Weitere Informationen erforde

Aufgabentypen entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ neben dem Feld „Auftragsarten“, „Unterauftragsarten“ und „Geräte-/Dienstleistungsarten“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie in den Menüoptionen auf „Aufgabe(n) entfernen“. Dieses Fenster wird sich öffnen: Hier werden alle aktuell im ausgewählten SRA vorhandenen Aufgabentypen angezeigt. Wählen Sie alle

Neue Rechnung erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Erstellung von Rechnungen, Gutschriften, Proforma-Rechnungen usw. erfolgt allesamt nach demselben Verfahren. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Rechnung erstellen“. Im ersten Schritt wählen Sie im Bildschirm „Kunden auswählen“ einen Kunden aus. Weitere Informationen zur Kundenauswahl finden Sie auf der Seite „Kundenauswahl“ . Anschließend öf

Schnellsuche Rechnung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn die Kundenrechnungsnummer bereits bekannt ist, kann der Benutzer anstatt der Option „Kundenrechnungen anzeigen“ die Option „Schnellsuche Rechnung“ verwenden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schnellsuche Rechnung“ und geben Sie die Rechnungsnummer ein. Klicken Sie anschließend auf „OK“, um die Suche zu starten. Da es sich hierbei um eine Teils

Liste der fehlgeschlagenen E-Mails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste der fehlgeschlagenen E-Mails zeigt alle E-Mails an, die im letzten Monat nicht versendet werden konnten. Sie enthält das Datum des Fehlers, den Empfänger, den Betreff und den Grund für den fehlgeschlagenen Versand. Hier ist eine Beispielliste: Durch Doppelklicken oder Auswählen der E-Mail und Klicken auf „Weiter“ werden detailliertere Info

Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Betrachten eines Assets können Nutzer Dokumente/Bilder hochladen, die sich auf das Asset beziehen und weitere Details dazu liefern. Dies kann für Ressourcen hilfreich sein, die zukünftig an dem Asset arbeiten. Hierfür steht die Schaltfläche „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ zur Verfügung. Dies funktioniert auf die gleiche Weise wie die

Lärmschutzbestimmungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Lärmschutzbestimmungen funktionieren nach dem gleichen Prinzip wie die Gebäudeverfügbarkeit . Obwohl sie für die Erstellung eines Gebäudes nicht zwingend erforderlich sind, können sie von Ihrem Auftraggeber, der Gemeinde oder den Anwohnern vorgeschrieben sein. Daher ist es wichtig, Zeiten zu erfassen, in denen keine Ressourcen vor Ort eingesetzt

Arbeitsauftragsdokumente

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Über die Menüoption „ Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen “ im Menüband kann der Benutzer diesem Arbeitsauftrag ein Dokument hinzufügen. Falls bereits ein Dokument hinzugefügt wurde, kann der Benutzer es über diese Option auch anzeigen oder bearbeiten.

Dokumente ansehen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manche Aufträge enthalten Informationen, die über ein Dokument hochgeladen werden. Dies können Dokumente zum Gebäude, zum ausgewählten Angebot oder sogar zum Auftrag selbst sein. Unter Umständen ist es erforderlich, diese Dokumente einzusehen. Dies ist über die Funktion „Dokumente anzeigen“ möglich. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Akt

Informationen zum Arbeitsauftrag Gebäude

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Abschnitt „Auftragsinformationen“ enthält die wichtigsten Details dieses Auftrags. Im Hauptblock des Auftrags befindet sich ein Link „Gebäudeinformationen“. Ein Klick darauf öffnet ein neues Fenster mit Informationen zu Asbest und dessen Verfügbarkeit. Durch Klicken auf den Link „Gebäudeinformationen“: Der folgende Bildschirm wird angezeigt: Sow

Genehmigung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Jeder Arbeitsauftrag, der eine Genehmigung erfordert, wird gesperrt. Der Benutzer kann keine Aktionen ausführen, bis die Genehmigung erteilt wurde. Der folgende Screenshot zeigt einen gesperrten Arbeitsauftrag, der auf seine Genehmigung wartet. Das Ereignis, bei dem der Arbeitsauftrag zur Genehmigung weitergeleitet wurde, enthält auch die Informatio

Bestätigung der Rechnungsstellung an den Kunden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im Rahmen des Rechnungsmanagements kann es vorkommen, dass Benutzer vermerken möchten, dass ihre Rechnungen oder eine einzelne Rechnung für einen bestimmten Auftrag an ihre Kunden fakturiert wurde. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Auftrag an Kunden fakturieren bestätigen“ und die folgenden Schritte: Wählen Sie die Rechnung(en) aus, für die das Ke

Einführung in Vertragsmaßnahmen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Diese Anleitungen sollen den Benutzer beim Erstellen/Bearbeiten eines Vertrags unterstützen. Registerkarte „Gebäude“ – Gebäude hinzufügen Registerkarte „Gebäude“ – Baudaten ändern Registerkarte „Gebäude“ – Gebäude verschieben Registerkarte „Gebäude“ – Gebäude entfernen Vertragszeiträume - Vertragszeitraum hinzufügen Vertragslaufzeiten - Vertrag künd

PPM-Registerkarte – Gebäude zu einer PPM-Aufgabe hinzufügen – Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebäude werden beim Hinzufügen einer neuen PPM- Aufgabenzeile automatisch hinzugefügt. Wenn jedoch bereits andere Gebäude zu einem Vertrag hinzugefügt wurden, können diese wie folgt zu einer PPM-Aufgabenzeile hinzugefügt werden: Klicken Sie auf die Registerkarte PPMs. Markieren Sie die PPM-Aufgabenzeile, der das neue Gebäude hinzugefügt werden muss.

Rückstellung auf Null setzen – Helpdesk

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Informationen zum Setzen der Rückstellung auf Null finden Sie unter Rückstellung auf Null setzen

Liste der nicht genehmigten Rechnungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um nach einer nicht genehmigten Rechnung zu suchen, navigieren Sie zu Menü > Rechnungen > Suchen > Nicht genehmigt, um die Liste „ Nicht genehmigte Rechnungen “ anzuzeigen. Hier werden alle nicht genehmigten Rechnungen angezeigt, für die ein oder mehrere Gründe für die fehlende Validierung vorliegen. Jede Rechnung enthält folgende Informati

Rechnung prüfen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald eine Rechnung im System erfasst wurde, durchläuft sie zwei Schritte, bevor sie zur Zahlung eingereicht werden kann: Genehmigung und Validierung. Rechnungen können validiert werden, sobald sie genehmigt wurden. Gehen Sie zur Validierung einer Rechnung wie folgt vor: Suchen Sie die Rechnung mithilfe der Rechnungssuche- Funktion (die Rechnung mu

Registerkarte „Typ“ – Vertragslaufzeitdetails ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ermöglicht dem Benutzer, verschiedene Vertragsdetails zu ändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Details ändern“ im Abschnitt „Vertragszeitraum“ der Registerkarte „Typ“. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster: Von hier aus kann der Benutzer Folgendes ändern/hinzufügen: Das Feld „Auftragnehmerreferenz“ ist ein Freitextfeld und sollte ver

Registerkarte „Typ“ – Vertragsdetails ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Im Reiter „Typ“ des Vertrags können Benutzer einige Vertragsdetails wie Name und Beschreibung ändern. Um diese Details zu ändern, klicken Sie auf dem Reiter „Typ“ im Vertragsbereich auf die Schaltfläche „Details ändern“. Nach dem Klicken auf „Details ändern“ wird der Bildschirm „Vertragsdetails ändern“ angezeigt. Hier kann der Nutzer den Vertragsnam

Einführung in die Aktualisierung von Zitaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Ostara mit Angebotsdetails zu aktualisieren, befolgen Sie diese Schritte: Klicken Sie auf das Modul „Arbeitsauftrag“. Suchen Sie den zu aktualisierenden Arbeitsauftrag. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Arbeitsauftragsliste auswählen“ . Es wird eine Liste von Arbeitsaufträgen zurückgegeben, die den in der Suche definierten Kriterien

2.00 & 3.00 - Anwesenheit ausstehend/Anwesenheit begonnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Verweigerung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag ablehnen, bedeutet dies, dass der Auftraggeber den Auftrag nicht annehmen möchte und die Arbeiten daher nicht ausgeführt werden. Um einen Arbeitsauftrag abzulehnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ablehnen“. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Ablehnen“ erscheint je nach Art des Arbeitsauftrags eine Warnmeldung. Fü

Registerkarte „Reaktive SLAs“ – Reaktive Aufgaben entfernen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies kann über die Registerkarte „Reaktive SLAs“ erreicht werden: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf „Aufgabe(n) entfernen“. Dem Benutzer werden dann alle Aufgabentypen angezeigt, die aktuell im Vertrag enthalten sind. Wählen Sie alle Aufgabentypen aus, die aus diesem Vertrag entfernt werden soll

Personenbezogene Daten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Benutzerdefinierte Datenfelder ermöglichen es Benutzern, zusätzliche Informationen zu einem Personendatensatz einzugeben, die nicht in die vordefinierten Felder passen. Benutzerdefinierte Daten können über die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Daten hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ eingegeben werden. Weitere Informationen zur Konfiguration benutzerdef

In der Warteschleife/Nicht in der Warteschleife

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal kann ein Arbeitsauftrag aus bestimmten Gründen erst genehmigt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, der Genehmiger möchte ihn aber nicht ablehnen. Die Funktion „In Bearbeitung“ ermöglicht dies. Durch das Setzen eines Arbeitsauftrags auf „In Bearbeitung“ wird deutlich, dass er bearbeitet wurde, auch wenn derzeit keine weitere Bear

Standorte

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Standorte werden verwendet, um individuelle Ebenen-/Bereichs-/Standortzuordnungen für jedes Gebäude zu erstellen. Daher ist der Bereich „Standorte“ in drei verschiedene Abschnitte unterteilt: Ebenen, Bereiche und Standorte. Klicken Sie auf das Symbol „Standorte“. Daraufhin erscheint eine Dropdown-Liste, in der Sie entweder „Ebenen“, „Bereiche“ oder

Vermögensrisiken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Jedem Asset kann ein Risiko zugeordnet werden, anhand dessen das Risiko des Assets bestimmt wird. Diese Risiken lassen sich über die Schaltfläche „Asset-Risiko“ definieren. Asset-Risiken werden auf Ebene der Verwaltungsgesellschaft festgelegt und bestimmen, was beim Anzeigen/Anlegen eines Assets im Feld „Risiko“ angezeigt wird. Durch Klicken auf die

Genehmigung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch die Genehmigung eines Arbeitsauftrags wird dieser angenommen und der Arbeitsablauf kann fortgesetzt werden. Um einen Arbeitsauftrag zu genehmigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Genehmigen“. Dies ist das Pop-up zur Genehmigung des Arbeitsauftrags. Benutzer müssen eine Referenz und einige unterstützende Informationen angeben, bevor sie den A

Einführung in die Registerkarte „Assets“

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Anlagenmanagement befasst sich mit der Optimierung der Gesamtlebenszykluskosten eines Anlagenbestands und ist eine multifunktionale Disziplin. Es erfordert das Verständnis und Management von Risiken in allen Phasen des Anlagenlebenszyklus sowie die Entwicklung und Implementierung von Prozessen für Konzeption, Design, Installation, Inbetriebnahme, Be

Einen Auftrag mit mehreren Standorten stoppen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn der gestoppte PPM-Auftrag mehrere Standorte umfasst, wird die Registerkarte „Standorte“ wie gewohnt angezeigt, jedoch mit einigen Änderungen. Es wird eine Liste aller Standorte des PPM-Auftrags mit einem Kontrollkästchen und dem Status für jeden Standort angezeigt. Auf diesem Bildschirm kann der Benutzer auswählen, an welchen Standorten während

Neubewertung beantragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen ist der Genehmiger möglicherweise mit dem Festpreis eines reaktiven Arbeitsauftrags nicht einverstanden, da dieser zu hoch erscheint. In diesem Fall kann er eine Überprüfung und erneute Übermittlung des Festpreises beantragen. Dies erfolgt über die Schaltfläche „Neubewertung anfordern“. Durch Klicken auf die Schaltfläche wird der u

Sanierungsarbeiten erforderlich

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nach Abschluss eines geplanten Arbeitsauftrags (früher: Geplante vorbeugende Wartung/PPM) können zusätzliche Arbeiten zur Behebung eines Fehlers erforderlich sein. In diesem Fall muss ein reaktiver Arbeitsauftrag erstellt werden. Der ursprüngliche geplante Arbeitsauftrag muss im System den Status „Abgeschlossen“ haben, damit über das Portal ein reak

Duplikate/Ereignisse

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beim Erstellen eines Arbeitsauftrags kann es vorkommen, dass bereits Arbeitsaufträge existieren, die potenzielle Duplikate darstellen. Es ist auch möglich, dass dem Gebäude, für das der Arbeitsauftrag erstellt wird, ein Gebäudeereignis zugeordnet ist. Trifft eines oder beides zu, wird während der Erstellung des Arbeitsauftrags die Registerkarte „Dup

Quittierung des Vermögenswerts

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Je nach Systemeinstellungen kann der Benutzer in manchen Fällen einen Einkaufsartikel buchen und ihn in ein Anlagegut umwandeln. Der Vorgang entspricht dem regulären Wareneingang, jedoch mit einem zusätzlichen Schritt am Ende. Nachdem die Artikel, die in ein Anlagegut umgewandelt werden können, für den Wareneingang ausgewählt und die Menge eingegebe

Job stornieren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer einen Arbeitsauftrag stornieren muss. Dies kann über die Option „Auftrag stornieren“ erfolgen. Diese Option steht nur bis zum Beginn des Arbeitsauftrags zur Verfügung. Danach kann der Benutzer den Arbeitsauftrag nicht mehr stornieren, sondern muss ihn stattdessen als abgeschlossen markieren und die Rückstellung a

Verknüpfung von Arbeitsaufträgen im Planer

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In einigen Fällen werden im Terminplaner unterschiedliche Arbeitsaufträge angezeigt. Diese Arbeitsaufträge werden als „Arbeitsaufträge mit potenzieller Verknüpfung“ bezeichnet. „Potenzielle Verknüpfungsaufträge“ werden im Planer lila angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einen Auftrag fahren, werden die Art des Auftrags, das Start- und Enddatu

0,03 – Ressourcen- und Zuteilungsplan ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

CIS herstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dies ist eine spezielle Maßnahme, um die dem Arbeitsauftrag zugeordneten Arbeiten als im Rahmen des Construction Industry Scheme (CIS) registriert zu kennzeichnen. Diese Option kann nur genutzt werden, wenn die Ressource bereits im CIS registriert ist. Bei Unklarheiten bezüglich der Anforderungen und Regeln für CIS-Arbeiten wenden Sie sich bitte an

Neubewertung beantragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen ist der Genehmiger möglicherweise mit dem Festpreis eines „Reaktiven Arbeitsauftrags“ nicht einverstanden, da dieser zu hoch erscheint. In diesem Fall kann er eine Überprüfung und erneute Übermittlung des Festpreises beantragen. Dies erfolgt über die Aktion „Neubewertung anfordern“ . Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die A

1.10 - Zuweisung ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Aufgabenzertifikateinstellungen ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um ein PPM-Aufgabenzertifikat zu ändern/hinzuzufügen, muss der Benutzer die PPM-Aufgabe markieren, deren Zertifikatszuordnung er ändern/hinzufügen möchte, und anschließend auf die Schaltfläche „Aktionen bearbeiten“ klicken. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf die Menüoption „PPM-Aufgabenzertifikateinstellungen ändern“. Anschließend öffnet si

Katalog hochladen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Lieferant kann die Funktion „ Katalog hochladen“ nutzen, um Änderungen an seinem Katalog vorzunehmen. Dazu lädt er den bestehenden Katalog herunter, nimmt die gewünschten Änderungen an der Datei vor und lädt sie anschließend über die Funktion „ Katalog hochladen“ wieder in Ostara hoch. Wählen Sie im Bildschirm „ Katalog anzeigen “ die Schaltfläc

Veränderung - Vermögenswerte

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass die Assets eines Auftrags fälschlicherweise hinzugefügt wurden, sei es, dass es sich um falsche Assets handelt oder dass dem Auftrag gar keine Assets zugeordnet werden sollten. In diesen Fällen sollte die Aktion „ Ändern – Assets“ verwendet werden, um dies zu korrigieren. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltf

Anerkennen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Lieferant die Bestellung bestätigen und annehmen möchte, muss er eine bestimmte Aktion ausführen. Dies kann über die Aktion „Bestätigen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Bestätigen> aus, um das Popup „Bestätigen“ anzuzeigen. Geben Sie hier Anmerkungen zur Bestellung ein und legen Sie für einzelne oder

Katalogliste

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Katalogliste“ wird eine Liste aller Kataloge im System angezeigt. Jeder Katalog enthält einen Namen, den zugehörigen Lieferanten, das Erstellungsdatum und den Namen des Erstellers. Durch Doppelklicken auf einen Katalog oder durch Auswählen eines Katalogs und Klicken auf „Weiter“ wird der Katalog geöffnet und die d

Anlagen auflisten/bearbeiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es ist möglich, dass Informationen zu Assets zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen oder bearbeitet werden müssen. Dies kann über Menü > Assets > Liste erfolgen. Durch Auswahl von <Liste> wird das Popup „Assets suchen“ angezeigt, das zwei Felder enthält: „Assets suchen“ – Wenn der Benutzer die genaue Asset-Nummer kennt, kann er sie in di

Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In manchen Fällen verfügen Benutzer über Dokumente/Bilder, die sich auf einen Auftrag beziehen und die sie diesem Auftrag hinzufügen müssen, damit andere Benutzer darauf zugreifen können. Dies kann über die Aktion „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Aktion < Dokumente hinzufügen/bear

Ressourcendokumente

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mitarbeiter müssen unter Umständen Dokumente wie Geschäftsbedingungen oder Leistungsbeurteilungen hochladen. Diese werden im System dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und können jederzeit abgerufen werden (sofern erforderlich und der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügt). Um Dokumente für Mitarbeiter hochzuladen, klicken Sie au

Dem Arbeitsauftrag zuweisen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um nicht zugeordnete Rechnungen zur Zahlung vorzuverfolgen, müssen sie gültigen Arbeitsaufträgen zugeordnet werden, sobald die Arbeitsauftragsnummern bekannt sind. Dies kann über die Schaltfläche „Arbeitsauftrag zuordnen“ und durch folgende Schritte erfolgen: Markieren Sie in der Rechnungsliste eine nicht zugeordnete Rechnung, der Sie den Arbeitsauf

0,00 - Erstellung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Registerkarte „PPMs“ – PPM-Perioden ändern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ein Benutzer kann die Rechnung oder die Besuchshäufigkeit für eine PPM-Aufgabe ändern, wenn keine Arbeitsaufträge generiert wurden oder wenn Arbeitsaufträge vorhanden sind, aber nur, wenn sich die Gesamtzahl der Perioden nicht ändert. Um einen PPM-Aufgabenzeitraum zu ändern/hinzuzufügen, muss der Benutzer die PPM-Aufgabe markieren, die er ändern/hin

Prüfungen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungsname Zugehörige Kategorie Zweck Abhängigkeiten Kann eine Informationsanfrage erstellen Prüfungen Bietet die Möglichkeit, alle Funktionen auf der Registerkarte „Audit“ auszuführen. Kann eine Definition für eine Arbeitsauftrags-Prüfgruppe erstellen Prüfungen Anfrage nach Informationen bearbeiten Prüfungen Ermöglicht die Bearbeitung des au

Kontakte priorisieren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass bestimmte Kontakte wichtiger sind als andere, daher ist eine Priorisierung erforderlich. Über die Schaltfläche „Kontakte priorisieren“ können Sie dies festlegen. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Kontakte priorisieren“ wird der Bildschirm „Kontakte priorisieren“ angezeigt. Dieser Bildschirm zeigt alle Kontakte der ausgew

Agentenaktionen – Einführung in den Einkauf

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alle Agentenaktionen sind über die Schaltfläche „Agentenaktion“ im Helpdesk zugänglich. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status Ihres Arbeitsauftrags ab. Sobald der Arbeitsauftrag erstellt und Lieferant sowie Liefertermin festgelegt wurden, stehen die folgenden Agentenaktionen im Dropdown-Menü zur Verfügung. Jede abgeschlossene Agentenaktion wird

Katalog erstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um einen Katalog zu erstellen, navigieren Sie zu Menü > Kataloge > Neu. Dadurch wird die Seite „ Katalog hochladen“ geöffnet. Der Benutzer muss zunächst einen „ Katalognamen“ eingeben und anschließend eine Tabellenkalkulationsdatei auswählen und hochladen. Falls noch keine Vorlage vorhanden ist, kann der Benutzer eine herunterladen und das For

Gebäude Einführung

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Schaltfläche „Gebäude“ enthält die Funktionalität, gebäudespezifische Informationen für den ausgewählten Kunden zu ändern, wie z. B. Gebäudestandorte und Gebäudetypen. Wenn man auf die Schaltfläche „Gebäude“ klickt, werden folgende Bereiche angezeigt: Gruppierungen Standorte Gebäudetypen und -formate Asbestarten Asbeststatus

Einführung in die Berechtigungen zum Anzeigen von Inhalten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Berechtigungen können nur von bestimmten Benutzern eingesehen werden, die die Berechtigung zur Genehmigung von Arbeitsaufträgen besitzen. Die Berechtigungen werden im Bereich „Arbeitsaufträge“ angezeigt. Klicken Sie in den Arbeitsaufträgen auf „Berechtigungsliste“. Daraufhin wird die Berechtigungssuche angezeigt, die alle für den aktuellen Benutzer

Einen Job beginnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ressourcen benötigen die Möglichkeit, ihre Aufträge über das Portal zu starten, sofern der Standort des Rechners festgelegt wurde. Dies kann über die Aktion „Auftrag starten“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Auftrag starten“, um den Prozess „Auftrag starten“ anzuzeigen. Nach Auswahl von „Auftrag starten“ hängt d

Einführung in das Inventar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Bereich „Inventar“ des Teilemoduls ermöglicht das Anlegen von Lagerorten zur Aufbewahrung von Inventarartikeln sowie die Bearbeitung von Inventarartikeln, einschließlich der Lagerverwaltung. Hinzufügen eines Lagerorts Anzeige/Bearbeitung eines Lagerstandorts Anzeigen/Bearbeiten eines Inventargegenstands Inventardokumente

Bearbeitungsgebühren und Verfügbarkeit - Antwort

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um die Preise und die Verfügbarkeit einer Ressource zu bearbeiten, wählen Sie die Ressource in der Ressourcenliste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Preise und Verfügbarkeit“. Hier wird die Seite „Preise und Verfügbarkeit“ angezeigt. Hier sehen Sie die Preise, die die Ressource berechnet, und wann sie verfügbar ist. Die einzelnen Preisfelder

Auftrag stoppen > Arbeit nicht abgeschlossen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Es kann vorkommen, dass ein Arbeitsauftrag aus verschiedenen Gründen nicht abgeschlossen wurde und dies im System erfasst werden muss. In diesem Fall kann dies über die Aktion „Auftrag stoppen > Arbeit nicht abgeschlossen“ erfolgen. Als Erstes muss der betreffende Arbeitsauftrag gefunden werden . Wählen Sie anschließend im Menü „Agentenaktionen“

Verweigern

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Manchmal stimmt ein Genehmiger dem für einen Auftrag festgelegten Wert nicht zu und kann ihn daher ablehnen, sobald er in seiner Liste erscheint. Dies kann über die Schaltfläche „Ablehnen“ erfolgen. Wählen Sie im Bildschirm „Auftragsdetails“ die Schaltfläche „Ablehnen“, um das Ablehnen-Popup anzuzeigen. Dies ist der Bildschirm „Ablehnen“. Hier muss

Auswahl des bevorzugten Angebots

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sobald alle Angebotsdetails eingegeben wurden, wählt der Benutzer das gewünschte Angebot aus. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Um ein bevorzugtes Angebot auszuwählen, markieren Sie die Angebotszeile und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Auswählen“. Der Nutzer wird anschließend aufgefordert, die Auswahl des Angebots zu bestätigen. Sobald der Nutzer

0.11 - Ausstehender Zeitplan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aktionen ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Die Liste „Wartende Aktionen“ zeigt alle Aufgaben an, die weitere Informationen oder Eingaben des Benutzers erfordern, bevor sie abgeschlossen werden können. In dieser Ansicht kann der Benutzer das Fertigstellungsdatum einsehen, das das Datum angibt, an dem der Arbeitsauftrag den Status „Abgeschlossen“ (5.xx) erreicht hat, sowie eine Spalte „Tage se

0.12 – Spezifikation ausstehend

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebäude hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um Gebäude zu Aufgabentypen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ neben den Feldern „Arbeitsauftragstypen“, „Unterarbeitsauftragstypen“ und „Ausrüstungs-/Dienstleistungstypen“. Dieses Menü wird angezeigt: Klicken Sie auf „Gebäude zu Aufgabentypen hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster: Von hier aus können verschiede

Artikel hinzufügen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wenn ein Lieferant einen einzelnen Artikel hinzufügen möchte, kann er diesen einem bestehenden Katalog hinzufügen, anstatt einen neuen Katalog anzulegen. Dies geschieht über die Schaltfläche „Artikel hinzufügen“. Wählen Sie im Bildschirm „Katalog anzeigen“ die Schaltfläche „Artikel hinzufügen“, um das Popup „Artikel hinzufügen“ anzuzeigen. Hier kann

Lagerbestand festlegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Um den Lagerbestand an einem bestimmten Lagerort für den Inventarartikel festzulegen, wählen Sie die Schaltfläche „Bestand festlegen“, wenn der Inventarartikel geöffnet ist. Nach Auswahl der Schaltfläche „Bestand festlegen“ wird das Fenster „Bestand festlegen“ angezeigt. Hier wählt der Benutzer in den entsprechenden Feldern das Gebäude und den Stand

Einführung in das Aktionsmenü

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der " Das Menü auf der Seite mit den Arbeitsauftragsdetails bietet dem Benutzer Zugriff auf verschiedene Aktionen, die für den Arbeitsauftrag ausgeführt werden können. Die angezeigten Aktionen hängen vom Status des Arbeitsauftrags ab. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung: Auftrag starten / Auftrag stoppen (nur verfügbar, wenn der Arbeitsauftrag in

Anmeldung am System

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als Erstes muss der Benutzer die oben angegebene Rufnummer wählen, um auf das ATAS-System zuzugreifen. Je nach Kundenidentität ertönt anschließend eine Begrüßungsansage mit dem Namen des gewählten Systems. Danach wird das Hauptmenü angezeigt. Das Hauptmenü enthält 3 Optionen: Um die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA) zu speichern, drücken Sie 1. Dr

Kontencodes

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Der Bildschirm „Kontencodes“ zeigt die verschiedenen Kontencodes der ausgewählten Ressource sowie deren Gültigkeitsdaten an. Diese werden üblicherweise von Kunden verwendet, um Ostara mit ihren eigenen Finanzsystemen zu verknüpfen. Bei nur einem Kunden wird dieser Bildschirm direkt angezeigt. Bei mehreren Kunden erscheint zunächst die Kundenauswahl.