Définition du cahier des charges et établissement du calendrier de présence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette section d'un ordre de travail avec devis permet de définir l'ensemble des spécifications relatives à l'objet de l'ordre de travail avec devis, ainsi que de fixer le calendrier d'exécution des travaux. Pour définir les spécifications de cet ordre de travail, veuillez saisir une description précise dans le champ « Spécifications ». Ces spécifica

5.11 et 5.12 - Travail terminé - Facturation en cours / Aucune facture attendue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Référence fournie

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois qu'un ordre de travail a été accepté par une ressource, l'utilisateur souhaitera connaître sa référence pour les travaux effectués. Si la ressource fournit une référence, l'utilisateur peut mettre à jour l'ordre de travail en suivant les étapes suivantes : Cliquez sur Actions de l'agent dans le menu ruban, puis sur Référence fournie. L'écra

Modifier les articles achetés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur du site a commis une erreur dans sa commande et souhaite la modifier, il peut la mettre à jour pour la corriger. Pour ce faire, il utilise l'action « Modifier les articles achetés » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action <Modifier les articles d'achat> pour afficher l'écran « Modifier les articles d'achat »

Documents de construction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La section « Documents du bâtiment » permet de télécharger des documents relatifs au bâtiment sélectionné. Il peut s'agir, par exemple, de certificats de conformité, d'évaluations des risques, de plans d'étage, d'images, etc. Tous ces documents sont centralisés et associés au bâtiment. Ils sont accessibles à tout moment, sous réserve des autorisatio

Reprogrammer la présence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, la ressource ou le client peuvent avoir besoin de reporter la présence de la ressource sur une mission. Cela peut être dû à une urgence accrue de la tâche ou à une autre mission pour la ressource. Si la mission doit être reportée, il est possible d'utiliser l'action « Report de présence » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélecti

Consulter l'historique des notes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains ordres de travail peuvent contenir de nombreuses informations ajoutées, et certains utilisateurs peuvent avoir besoin de consulter ces notes pour trouver des informations spécifiques. Pour ce faire, il est possible de consulter l'historique des notes ajoutées à l'ordre de travail. Il existe deux méthodes : Action « Afficher l’historique des

Attribuer une tâche - Par courriel/téléphone

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les utilisateurs du portail peuvent avoir besoin de pouvoir affecter des tâches à des « ressources » . Cela peut se faire en utilisant l'une des deux actions suivantes : « Attribuer par e-mail » et « Attribuer par téléphone » . « Attribuer par courriel » Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action « Attribuer la tâche - Par e-mail » pour

1.12 - Affectation en attente - Ressource injoignable

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter des documents de l'entrepreneur Ressources Peut approuver/rejeter les articles du catalogue non approuvés Ressources Possibilité d'approuver ou de refuser les mises à jour et modifications du catalogue en attente de validation provenant des fournisseurs. Cette action perm

Autorisation en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des ordres de travail en attente d'autorisation affiche tous les ordres de travail actuellement en cours d'autorisation. Cette liste est généralement fournie à un utilisateur afin qu'il puisse consulter les ordres de travail bloqués pour autorisation . Ces ordres de travail sont retirés de toutes les autres listes afin d'éviter que les ress

Changer les ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette procédure doit être utilisée si la ressource initialement affectée est indisponible ou si une autorisation de modification de la ressource a été reçue. Les règles de réaffectation, lorsque la ressource initiale est toujours en poste, sont propres à chaque société de gestion. Assurez-vous donc d'avoir reçu l'autorisation nécessaire pour modifie

Mettre la régularisation à zéro

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En fonction des valeurs moyennes des commandes (VMC) associées à un ordre de travail, il est possible de les modifier et de mettre la provision à zéro. Ces règles sont spécifiques à chaque société de gestion et doivent être vérifiées auprès du responsable financier. Ce processus étant automatisé, les utilisateurs doivent s'assurer qu'il s'agit de la

Facturation de l'ordre de travail au client – Réinitialiser

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Veuillez vous référer au Guide de l'utilisateur Gestion financière.

Arrêt d'un ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources devront pouvoir interrompre leurs ordres de travail depuis le portail. Selon que l'emplacement de la machine a été défini ou non, cela peut se faire à l'aide de deux actions : « Arrêter la tâche » et « Arrêter la tâche - Admin » . Arrêter le travail Sur l'écran Détails de l'ordre de travail, sélectionnez l'action « Arrêter la tâche »

Création d'un ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Sur la page d'accueil, appuyer sur « Créer un ordre de travail » affichera la page de création d'un ordre de travail. Selon les paramètres du système, l'utilisateur aura la possibilité de créer l'ordre de travail en recherchant le nom ou le numéro du bâtiment : Ou en leur demandant de scanner le code-barres de l'actif pour lequel ils souhaitent crée

Changement - Type d'équipement/de service

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le type d'équipement/de service indiqué pour l'intervention est incorrect, utilisez le bouton « Modifier - Type d'équipement/de service » pour le modifier. Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier » pour afficher les options de modification supplémentaires. Cliquez sur « Modifier - Type d'équipement/de service » pour aff

Demande de devis Chase

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, une ressource peut avoir été sollicitée pour un devis mais ne pas avoir répondu, ce qui amène le client à souhaiter des nouvelles. Pour cela, il est possible d'utiliser l'une des deux actions de relance de demande de devis : « Relance de demande de devis (courriel) » et « Relance de demande de devis (téléphone) » . La procédure de

Portail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Peut allouer des ressources Portail Permet aux ressources d'attribuer des ordres de travail à des ressources enfants. Active le bouton « Attribuer une ressource » sur un ordre de travail dans le portail. Peut consulter la liste des ordres de travail, peut visualiser la liste de sélection des o

Créer un devis ou un ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un ordre de travail de devis à l'aide de la vue mono-écran, vous pouvez sélectionner « Devis » dans le menu « Créer un ordre de travail ». Vous pouvez également accéder à Menu > Bons de commande > Nouveau > Devis Choisir un site L'écran du bâtiment s'affichera selon que l'utilisateur est un utilisateur d'un seul site ou un utilis

FAQ du portail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail web Ostara propose aux utilisateurs un widget intitulé « Comment faire ? » permettant d'afficher les questions fréquemment posées. Ces questions sont configurées dans la section FAQ du portail (données principales) et sont spécifiques à chaque société de gestion. Cliquer sur « FAQ du portail » dans la section Système de Core Data affiche

Documents relatifs aux actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour chaque type d'actif, il est possible de télécharger des documents. Il peut s'agir, par exemple, de manuels d'utilisation, de listes de pièces, de certificats, etc. Tous les documents sont centralisés et associés à l'actif concerné. Ils sont accessibles à tout moment, sous réserve des autorisations de l'utilisateur. Pour plus d'informations sur

Modifier une offre d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que les informations relatives à une tâche soient incorrectes et nécessitent une correction avant d'être attribuées à une ressource. Pour ce faire, utilisez le bouton « Modifier la tâche ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier la tâche » pour afficher le processus de modification de la tâche. Remarque : Cette

Messages relatifs aux ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les messages relatifs aux ordres de travail permettent aux clients et aux ressources de mettre à jour les ordres de travail et d'être informés des modifications apportées par chacun. Ces modifications peuvent inclure l'ajout de notes et de documents, la demande ou la fourniture d'une estimation du délai d'intervention (ETA). Un message est reçu lors

Introduction aux événements des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La dernière section est celle des événements liés aux ordres de travail. Les différents aspects de la fenêtre Événements sont détaillés plus en profondeur dans les sections Actions de l'agent. Toutefois, pour résumer, chaque modification ou mise à jour apportée à l'ordre de travail apparaîtra comme un événement dans la liste des événements. Cela inc

PPM exceptionnel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Tâches PPM en attente » affiche toutes les tâches PPM non terminées associées à l'utilisateur. Chaque tâche indique une date d'échéance : en rouge, orange (à réaliser dans les 15 prochaines minutes) ou verte (à réaliser dans plus de 15 minutes). L'utilisateur peut personnaliser le nombre de tâches affichées par page, filtrer la liste et l

Risques liés aux actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Chaque actif peut se voir attribuer un « risque » enregistré dans sa fiche, permettant d'en déterminer le niveau de risque. Ces risques peuvent être définis à l'aide du bouton « Risque de l'actif ». Les risques des actifs sont définis au niveau de la société de gestion et déterminent les informations affichées dans le champ « Risque » lors de la con

Questions sur les emplois

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création, du démarrage et de l'arrêt d'une tâche, et selon la configuration définie par l'administrateur système, une ou plusieurs questions peuvent s'afficher. L'onglet « Questions » invite l'utilisateur à répondre à des questions spécifiques définies par l'administrateur système. Après avoir fourni les coordonnées ou effectué les vérifi

Ajouter des notes sur une présentation de poste

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est parfois possible d'obtenir des informations complémentaires utiles pour la ressource ou d'autres utilisateurs. Pour ce faire, utilisez la fonction « Ajouter des notes ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Ajouter des notes - Public » pour afficher la fenêtre contextuelle Ajouter des notes. Saisissez les notes souhaitées

Affichage/Modification des personnes Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'un utilisateur souhaite consulter la liste de toutes les personnes présentes sur un site ou associées à une ressource spécifique. Ce type de recherche, ainsi que de nombreuses autres, peut être effectué grâce au bouton « Liste des personnes ». Cette fonction permet de rechercher des personnes dans le système en utilisant différent

Recherche en masse des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l'utilisateur souhaite rechercher un groupe d'ordres de travail spécifiques, il peut procéder de la manière suivante : Cliquez sur le bouton « Recherche groupée des ordres de travail ». La fenêtre suivante s'ouvrira : Collez la liste des numéros de bons de travail que vous souhaitez rechercher et cliquez sur OK. Remarque : Vous pouvez saisir manu

Système

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Peut associer des documents du magasin public Système Possibilité d'activer/désactiver les documents publics partagés entre les différentes parties du système Peut changer le mot de passe Système Permet de modifier le mot de passe de l'utilisateur et active le bouton « Modifier le mot de passe

Introduction au glossaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Glossaire des termes d' Ostara Systems : abc DÉF GHI JKL MNO PQR STU VWX YZ

Introduction à l'événement du bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La dernière action possible pour l'utilisateur dans le module Bâtiment est la création et la consultation d'« Événements ». Un événement peut correspondre à toute activité se déroulant dans un ou plusieurs bâtiments, l'utilisateur pouvant l'adapter à ses besoins. Par exemple, si l'utilisateur estime que les soldes d'été organisées dans les locaux du

Fenêtre de recherche

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le numéro de l'offre d'emploi est déjà connu, l'utilisateur peut éviter de la rechercher dans la liste et la rechercher directement. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'onglet « Offres d'emploi », puis de sélectionner « Rechercher » pour afficher la fenêtre de recherche. Deux méthodes de recherche sont disponibles sur cet écran : par numéro

Configuration du client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans le système, les clients seront ajoutés en tant que « Client » et si des détails concernant le client doivent être modifiés, tels que son nom, cela est possible en accédant à la section « Configuration du client ». La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consultez la pag

Création d'actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet aux utilisateurs de créer des actifs, qu'ils soient situés sur site ou ailleurs. Pour ce faire, accédez à Menu > Actifs > Nouveau Cela affichera ensuite la page « Créer une ressource » où l'utilisateur pourra suivre les instructions à l'écran pour créer une nouvelle ressource pour l'un de ses sites. Client - Si l'utilisateur

Hiérarchies et usurpation d'identité

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le système propose deux concepts : les hiérarchies et l’usurpation d’identité. La hiérarchie permet aux cadres supérieurs d'approuver des travaux effectués par des subordonnés sans avoir à intervenir dans la demande d'autorisation initiale. Ainsi, un cadre supérieur ne reçoit pas systématiquement d'e-mail lorsqu'une autorisation de niveau inférieur

Onglet SLA réactifs - Copier les SLA des types de tâches vers les types de tâches

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Après avoir ajouté un SLA à un type de tâche du contrat, l'utilisateur peut désormais le copier à d'autres types de tâches. Voici comment procéder : Ces paramètres peuvent être définis au niveau du type d'ordre de travail ou au niveau du sous-ordre de travail et du type de tâche. Sélectionnez la ligne de tâche à copier. Cliquez sur le bouton « Actio

Recherche rapide Bon de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si vous connaissez le numéro de l'ordre de travail à consulter, utilisez la fonction de recherche rapide pour accéder directement à l'ordre de travail. Saisissez le numéro de bon de travail et cliquez sur « OK ». L'utilisateur pourra désormais consulter l'écran de détails de l'ordre de travail saisi dans la recherche rapide.

Création d'une introduction aux ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources sont utilisées par les clients pour participer et réaliser les ordres de travail créés dans le système. Chaque ressource possède des informations de contact spécifiques, des types d'ordres de travail et des clients associés, entre autres détails. Deux types de ressources sont disponibles : externes (siège social) et internes (niveau 1

Création de plusieurs actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création d'actifs, une fonctionnalité simplifie la création d'actifs ultérieurs. Sur la page « Créer un actif », deux options s'offrent à l'utilisateur : « Bâtiment » et « Actif existant ». En choisissant « Actif existant », l'utilisateur peut rechercher un actif existant. Une fois l'actif existant sélectionné, plusieurs options de copie

Changement - Raison

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans les cas où le motif de la tâche est incorrect, il convient d'utiliser le bouton « Modifier - Motif » pour le corriger. Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier » pour afficher les options de modification supplémentaires. Cliquez sur « Modifier - Motif » pour afficher la fenêtre contextuelle « Modifier - Motif ». Choisi

Introduction aux types de pièces

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les types de pièces sont utilisés dans deux domaines du système. Premièrement, les types de pièces sont associés, dans les données de base, aux types d'équipements et peuvent donc être utilisés lors du processus d'arrêt de production par un utilisateur remplissant un ordre de travail pour spécifier quelle pièce ou quel composant d'un équipement a ét

MNO

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

M TERME DÉFINITION Date gérée Date de début des services pour un bâtiment. Ce champ est obligatoire pour que le bâtiment apparaisse dans le processus de création des ordres de travail. Gestion des clients Les personnes ou la société auxquelles un service est fourni Société de gestion La société principale chargée de mettre en œuvre les demandes de r

SRA à usage interne uniquement

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Au sein du système, il existe deux types de ressources : internes et externes. Dans de nombreux cas, les ressources internes sont sollicitées en premier lieu, avant les ressources externes, pour la réalisation des tâches. De ce fait, il est possible de créer des SRA (Ressources de Ressources Internes) applicables uniquement aux ressources internes.

Ajouter des notes pour les autorisations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est parfois possible que des informations complémentaires soient disponibles et utiles à l'entrepreneur ou à d'autres utilisateurs. Pour ce faire, utilisez la fonction « Ajouter des notes ». Consultez la page « Ajouter des notes à une tâche » pour plus de détails.

Demande de devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que, lors de la réception d'une demande de devis , le prix proposé soit jugé trop élevé ou que certaines informations soient incohérentes. Dans ce cas, l'utilisateur peut demander au prestataire de revoir et de modifier le devis en utilisant l'action « Demander une révision de devis » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'actio

Tarifs et disponibilités des modifications - Atteinte du niveau de service

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les tarifs et la disponibilité d'une ressource, sélectionnez-la dans la liste des ressources et cliquez sur le bouton « Tarifs et disponibilité ». Le premier écran qui s'affiche est celui des groupes de clients « Tarifs et disponibilités ». Sélectionnez ensuite le groupe de tarifs du client souhaité et double-cliquez dessus pour affich

Présentation des personnes et des profils

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'accès au système est contrôlé par la section « Personnes et profils » de Core Data. Le bouton « Personnes et profils », lorsqu'on clique dessus, comprend les zones suivantes : Créer des personnes Afficher/Modifier des personnes Profils Autorisations de disponibilité des personnes

0,00 - 0,15 - Tous les États

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Spécifications des données personnalisées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le système comprend cinq zones, chacune offrant quinze champs personnalisables, accessibles soit au niveau de la société de gestion, soit au niveau du client . Ces zones sont : Bâtiment, Actif, Ordre de travail, Personnel et Ressources. Les champs Bâtiment, Actif et Ordre de travail peuvent être renommés au niveau de la société de gestion ou au nive

Recherche rapide du numéro de contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l'utilisateur souhaite rechercher tous les ordres de travail émis pour un contrat particulier, il peut procéder de la manière suivante : Saisissez le numéro de contrat et cliquez sur « OK ». La liste des ordres de travail affichera alors les enregistrements correspondant aux critères spécifiés. Si aucun enregistrement ne correspond aux critères s

Introduction aux actions financières

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Facturation de l'ordre de travail au client – Confirmer Facturation de l'ordre de travail au client – Réinitialiser Facture – Ajouter/Modifier Facture – Supprimer

Onglet PPM - Modifier les périodes de construction PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette opération n'est possible qu'au niveau de la tâche si les PPM ont déjà été générées. Veuillez consulter la section « Modifier les périodes PPM » . À partir de là, vous pouvez toutefois modifier les valeurs des factures de bâtiments individuelles et ajouter des notes ou des instructions (toute instruction ajoutée sera visible sur le portail). Si

Ajouter/Afficher/Supprimer des certificats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certaines tâches ne peuvent être validées par la simple réalisation des exercices. Il peut être nécessaire de télécharger un certificat pour les terminer. Le téléchargement des certificats s'effectue via l'action « Ajouter/Afficher/Supprimer des certificats ». Sur l'écran Détails de l'emploi, sélectionnez le bouton « Ajouter/Afficher/Supprimer des c

Statuts des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les statuts d'actifs suivants sont présents dans le système : Désaffecté En service En réserve Infrastructure Isolé Hors service Mise au rebut Les statuts « Mise hors service », « Infrastructure » et « Démantelée » sont des statuts spécifiques. Si un équipement possède l'un de ces statuts, il ne pourra pas être sélectionné pour les ordres de travail

Création d'une introduction aux actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Sur l'écran Liste des actifs, appuyez sur le bouton «  », situé au centre en bas de l'application ; cela ouvrira la page « Créer un actif » : Par défaut, l'option « Sélectionner un bâtiment » est choisie. Elle permet de créer un actif à partir de zéro, mais s'il existe déjà un actif présentant des données similaires, vous pouvez le trouver en utilis

Tarifs et disponibilité - Introduction à l'atteinte des niveaux de service

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les tarifs et la disponibilité ne peuvent être configurés que depuis la vue Liste afin d'éviter les conflits pouvant survenir en cas de modification des types d'ordres de travail dans la ressource. Pour définir les tarifs et la disponibilité d'une ressource, sélectionnez-la dans la liste des ressources et cliquez sur le bouton « Tarifs et disponibil

Onglet PPM - Modifier les détails du bâtiment PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette opération ne peut être effectuée qu'au niveau de la tâche. Veuillez consulter la section « Modifier les détails de la tâche PPM » . À partir de là, vous pouvez ajouter des notes ou des instructions (toute instruction ajoutée sera visible sur le portail). Plus précisément, pour un bâtiment. Il est également possible d'ajouter une date de début

Refus de citer

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, lorsque le Client demande un « Devis » à une « Ressource » , celle- ci peut ne pas être en mesure de fournir de détails sur le devis , soit parce qu'elle n'effectue pas le type de travail spécifié, soit pour une autre raison. Dans ces cas, la ressource peut refuser le devis à l'aide de l'action <Refuser le devis> . Les utili

Ressources internes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour afficher/modifier une ressource interne, cliquez sur « Liste des ressources » et ouvrez une ressource dont la colonne Type de ressource indique « Interne », soit en double-cliquant dessus, soit en sélectionnant la ressource et en cliquant sur « Suivant ». Voici l'onglet Détails de la ressource interne. Toutes les informations la concernant sont

Demande de réévaluation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, l'approbateur peut juger le coût fixe d'un ordre de travail réactif trop élevé. Il peut alors demander une réévaluation de ce coût fixe. Pour ce faire, il utilise l'action « Demander une réévaluation » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Demander une réévaluation> pour afficher la fenêtre contextuelle

Réparer un emploi à distance

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est parfois possible pour une ressource de terminer une tâche à distance. Elle aura donc besoin d'un moyen de l'interrompre à distance. Cela est possible grâce à l'action « Intervention à distance » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Réparation à distance> pour afficher la fenêtre contextuelle « Réparation à distance

Modifier le type de tâche SLR

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois les types d'équipement/de service validés, l'écran principal « SRA - Création en attente » s'affiche et les types d'équipement/de service sont alors visibles. Les exigences de niveau de service (SLR) pour chaque ligne de tâche peuvent maintenant être définies. Si le SRA est configuré uniquement pour la maintenance préventive, les SLR ne peu

Allocation d'une ressource

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources ou autres utilisateurs peuvent avoir besoin de pouvoir affecter une tâche à l'une de leurs agences ou à un sous-traitant spécifique. Cela peut se faire à l'aide de l'action « Affecter une ressource » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Allouer une ressource> pour afficher la fenêtre contextuelle « Allouer

1.00 - 2.00 - Tous les États 1.x

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Interventions réactives terminées : 30 derniers jours

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet à l'utilisateur de consulter tout élément réactif Les ordres de travail relatifs à tous les sites auxquels ils ont accès et qui ont été terminés au cours des 30 derniers jours sont affichés. Cela inclut tous les travaux mineurs, les réparations liées à l'usure normale et autres ordres de travail terminés au cours des 30 derniers jo

Consultation d'un fabricant

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut parfois être nécessaire de consulter ou de modifier les fabricants déjà enregistrés dans le système, notamment pour répondre à des questions générales sur leurs informations ou pour mettre à jour ces informations. Pour consulter les fabricants, veuillez suivre les étapes ci-dessous : Cliquez sur le bouton « Liste des fabricants ». La liste d

Modifier les éléments reçus

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur du site a commis une erreur sur un reçu ou si les quantités doivent être corrigées, il peut mettre à jour le reçu pour le rectifier. Pour ce faire, il utilise l'action « Modifier les articles reçus » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Modifier les éléments reçus> pour afficher l'écran « Modifier les él

Groupements de ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les « Groupements de ressources » permettent de limiter les informations financières qu'un utilisateur peut consulter pour les ressources appartenant à ces groupes. C'est un moyen efficace de restreindre l'accès des utilisateurs aux seuls détails spécifiques des ressources. L'écran « Groupements de ressources » permet aux utilisateurs de créer, modi

Sélection et désélection des devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Sélectionner un devis Une fois qu'une ressource a soumis une demande de devis , le client doit sélectionner le devis correspondant à la tâche. Pour ce faire, il utilise l'action < Sélectionner un devis> . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Sélectionner un devis> pour afficher la page « Sélectionner un devis » . Chaq

Création d'un bon de commande d'achat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un ordre de travail d'achat, cliquez sur le bouton « Créer un ordre de travail d'achat ». La procédure est identique à celle utilisée sur le portail ; veuillez donc suivre les étapes indiquées dans l' onglet « Créer un ordre de travail d'achat ».

Préqualification

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si la préqualification est activée pour le système, son administration sera nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Préqualification ». Cliquer sur le bouton « Préqualification » affiche l’écran « Exclusions PQQ des ressources ». Cet écran présente la liste de toutes les ressources actuellement enregistrées dans le cadre d’une préqualific

Introduction aux ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module des ordres de travail Le module « Ordres de travail » d’ Ostara est une interface conviviale qui utilise les données fournies dans le module « Données de base » pour permettre un enregistrement précis des pannes et une gestion efficace des travaux chiffrés. Le service d'assistance est en mesure de suivre et d'enregistrer toutes le

Copier le client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La fonction « Copier le client » permet de créer un nouveau client à partir d’un client existant (appelé client de référence). Pour copier un client, cliquez sur le bouton « Copier le client » dans le menu. Remarque : La copie d'un client n'entraîne pas automatiquement l'attribution de toutes les ressources et de tous les fabricants du client copié

Créer une nouvelle facture client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Créer une facture client est un processus simple qui peut être effectué en cliquant sur le bouton « Créer une nouvelle facture client ». La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations, consultez la page « Sélection du client » . Si l'utilisateur n'a accès qu'à un seul client, celui-ci sera sélectionné par dé

Arrêt d'un travail comportant plusieurs sites

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si la tâche de maintenance préventive interrompue concerne plusieurs emplacements, l'onglet Emplacements s'affichera normalement, à quelques détails près. La liste de tous les emplacements de la tâche sera affichée, avec une case à cocher et un statut pour chacun. Cet écran permet à l'utilisateur de sélectionner les emplacements sur lesquels il a tr

Présentation de l'application mobile

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Bienvenue dans le guide d'utilisation de l'application mobile Ostara . Cette application permet aux utilisateurs de localiser, de traiter et de finaliser facilement leurs tâches (ordres de travail) depuis leur appareil mobile. L'application mobile Ostara est compatible avec Android, iOS et Windows 8 Mobile et peut être téléchargée depuis l'App Store

Notes Histoire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ordres de travail sont souvent très actifs. De nombreuses mises à jour et notes peuvent y être ajoutées, et les utilisateurs peuvent avoir besoin de retrouver des informations spécifiques. Le bouton « Historique » permet de le faire facilement. Il affiche l'historique complet de toutes les notes ajoutées à l'ordre de travail et se trouve dans la

Voir les détails du devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Avant d'approuver ou de refuser un devis , un approbateur peut souhaiter examiner plus en détail les informations qui y figurent. Pour ce faire, il peut utiliser l'action « Afficher les détails du devis » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Afficher les détails du devis > pour afficher tous les détails du devis . La page

Introduction à l'onglet Actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La gestion d'actifs vise à optimiser le coût global du cycle de vie d'un parc d'actifs et constitue une discipline multifonctionnelle. Elle requiert la compréhension et la gestion des risques à toutes les étapes de ce cycle, ainsi que le développement et la mise en œuvre de processus pour la conception, l'installation, la mise en service, l'exploita

3.10 - Début de la prise de présence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Notes de consultation/traduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans les événements des ordres de travail, il est possible d'ajouter des notes à un élément d'événement. Celles-ci sont consultables en cliquant sur le lien « Notes ». Une fenêtre contextuelle affichera alors toutes les notes relatives à cet événement. Dans certains cas, lorsqu'un utilisateur se trouve dans une langue différente, un bouton « Traduir

Afficher/Traduire les notes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'un utilisateur ajoute des notes à un ordre de travail, notes qui doivent être consultées par un autre utilisateur. Pour les afficher, repérez l'événement dans l'historique des tâches et cliquez dessus. Selon le contenu des notes, celles-ci s'afficheront directement dans l'événement ou un lien « Cliquez ici… » apparaîtra. En cliqua

Onglet PPM - Modifier la structure des tâches PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette opération s'effectue depuis l'onglet PPM. Cet onglet affiche tous les PPM et les bâtiments auxquels ils s'appliquent. Les modifications apportées ici n'affectent que la période en cours de modification ; les périodes futures générées précédemment restent inchangées. Cette opération s'effectue depuis l'onglet PPM. Cet onglet affiche tous les PP

Création d'une introduction au bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un bâtiment, suivez ces étapes : Cliquez sur l'onglet Bâtiment en haut de l'écran. L'utilisateur verra alors apparaître les éléments de menu suivants : Pour créer un bâtiment, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau bâtiment ». La première étape consiste à sélectionner le client pour lequel créer le bâtiment. Pour plus d'informations sur

Modifier la priorité des ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si plusieurs ressources sont associées à une SRA, l'utilisateur peut les hiérarchiser afin d'indiquer la ressource principale, secondaire, etc. La priorité des ressources détermine leur ordre d'apparition lors de l'attribution d'un ordre de travail réactif pour tout type de tâche et bâtiment associé à cette SRA. Pour modifier la priorité d'une resso

Conformité

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet aux utilisateurs de consulter le niveau de conformité de leurs sites. Cette information est affichée dans la vignette « Conformité » du tableau de bord. Elle offre un aperçu du nombre de certificats valides et du niveau de conformité global des sites de l'utilisateur. Le tableau suivant décrit chacun des statuts ci-dessus : « Oblig

Vérification des doublons

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une vérification des doublons est effectuée lors de l'ajout de bâtiments à des types de tâches, si l'option « SRA à usage PPM uniquement » est décochée ou si une SRA passe de l'état « Inactif » à l'état « Actif ». Veuillez noter que cette vérification n'est PAS effectuée pour une SRA inactive ou pour laquelle l'option « SRA à usage PPM uniquement »

Introduction aux paramètres

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le " Le menu propose différentes actions selon l'endroit où il est ouvert. Sur la page d'accueil, les options de paramètres suivantes sont affichées : se déconnecter Journal de synchronisation Paramètres Changer le mot de passe Diagnostic Paramètre

Commencer un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources devront pouvoir démarrer leurs tâches depuis le portail, si la localisation de la machine a été définie. Cela se fait à l'aide de l'action « Démarrer une tâche » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action « Démarrer la tâche » pour afficher le processus « Démarrer la tâche » . En sélectionnant « Démarrer les travaux », l

Onglet Pièces - Ajout de pièces à un contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le contrat est exclusivement de type PPM, l'onglet Pièces sera désactivé et non sélectionnable. En revanche, si le contrat n'est pas exclusivement de type PPM, la procédure est la suivante : Cliquez sur l'onglet Pièces. Toutes les pièces déjà ajoutées au contrat seront visibles ici. Cliquez sur le bouton Actions > Modifier les pièces et cet éc

Modifier mes informations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si les informations de l'utilisateur sont incorrectes ou doivent être mises à jour, il peut le faire depuis la page d'accueil en utilisant le bouton « Modifier mes informations ». La page « Modifier mes informations » s'affichera alors. Sur cette page, l'utilisateur peut modifier de nombreuses informations le concernant, telles que son nom et prénom

Fonctionnalité clic droit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fonctionnalité courante du système est le clic droit. Cette option permet d'effectuer un clic droit sur une grille et d'exécuter diverses actions supplémentaires selon la zone du système. Ces actions peuvent aller de l'actualisation des données d'une liste à la manipulation des données affichées à l'écran. Le clic droit est disponible dans la pl

Onglet SLA réactifs - Modifier les SLA du bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les SLA des bâtiments, veuillez suivre les étapes suivantes : Une fois les bâtiments ajoutés au contrat, l'utilisateur peut modifier à tout moment les SLA individuels des bâtiments. Mettez en évidence les bâtiments qui vont être modifiés. Cliquez sur le bouton Modifier les SLA du bâtiment. La fenêtre suivante s'ouvrira alors : À partir

Onglet SLA réactifs - Modifier les SLA des types de tâches réactives

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les SLA, veuillez suivre les étapes suivantes : Une fois les types de tâches ajoutés au contrat (les SLA seront par défaut ceux définis dans l'accord de niveau de service ), l'utilisateur peut les modifier à tout moment. Ces modifications peuvent être effectuées au niveau du type d'ordre de travail, du sous-type d'ordre de travail et d

Introduction au bouton Modifier

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible de modifier divers détails d'une tâche, en fonction des autorisations de l'utilisateur. Pour ce faire, utilisez le bouton « Modifier ». Un clic sur ce bouton affichera une liste d'options permettant de modifier les détails de la tâche selon vos besoins. Changement - Type d'équipement/de service Changement - Raison Changement - Actifs

Onglet Bâtiments - Déplacer le bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour déplacer un bâtiment d'un contrat à un autre, l'utilisateur devra d'abord sélectionner le bâtiment à déplacer. Cliquez sur le bouton Actions de l'onglet Bâtiments. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Déplacer le bâtiment ». L'écran suivant s'ouvrira alors : Choisissez le contrat auquel vous souhaitez transférer le bâtim

Présentation des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Actifs La gestion d'actifs vise à optimiser le coût total de possession d'un parc d'actifs et constitue une discipline multifonctionnelle. Elle requiert la compréhension et la gestion des risques à toutes les étapes du cycle de vie des actifs, ainsi que le développement et la mise en œuvre de processus pour la conception, l'instal

Introduction aux actions d'autorisation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Sur la page de détails des autorisations, vous pouvez accéder au menu Actions en appuyant sur «  " bouton dans le coin supérieur droit de l'application. Les actions disponibles sont les suivantes : Prendre une photo Autoriser Refuser En attente / Sortie d'attente Information requise / Aucune information requise Consulter les documents Pour utiliser

Prendre une photo

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Appuyer sur le bouton « Prendre une photo » du menu Actions depuis une page de détails d'autorisation chargera la page de prise de photo. Pour sélectionner un type d'image, appuyez sur le menu déroulant « Sélectionnez un type d'image… ». Les options disponibles, « Défaut : Avant » et « Défaut : Après », s'afficheront. Choisissez l'une de ces options

Périodes contractuelles - Supprimer la période contractuelle

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cela permet à l'utilisateur de supprimer une période contractuelle future. Veuillez noter que si la période contractuelle a déjà commencé, l'utilisateur doit annuler le contrat et le recréer. Pour supprimer une période contractuelle, sélectionnez la période à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer. Si la période a déjà commencé (active), le me

Téléchargement en masse de bâtiments PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette action permet à l'utilisateur d'ajouter plusieurs bâtiments en masse, de mettre à jour les montants des factures et de modifier les dates de début et de fin des visites sur les plans de maintenance préventive (PPM) à l'aide d'une feuille de calcul. Elle peut également être utilisée pour les contrats expirés, mais seules les valeurs des facture

Onglet SLA réactifs - Supprimer un ou plusieurs bâtiments d'une tâche réactive

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour supprimer des bâtiments d'une tâche réactive, cliquez sur le bouton Actions situé à côté des champs Types d'ordres de travail, Sous-types d'ordres de travail et Types d'équipement/de service. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur le bouton « Supprimer le(s) bâtiment(s) du/des type(s) de tâche(s) ». La fenêtre suivante s’ouvrira alors : À pa

Créer un onglet d'emploi Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet à l'utilisateur de créer des interventions pour tout problème ou incident survenu dans ou autour de son bâtiment, sans avoir besoin d'accéder à l'application Ostara . Il permet notamment de créer des interventions réactives et des demandes de devis. Le processus de création peut se dérouler soit par onglets (comme illustré dans les

Modifier la ressource

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Appuyer sur le bouton « Modifier la ressource » du menu Actions, depuis l’écran Détails de la ressource, affichera la page Modifier la ressource : Pour enregistrer les modifications apportées à cette page, appuyez simplement sur le bouton « Envoyer » en haut à droite de l’application. Pour annuler les modifications, appuyez sur le bouton « Retour »

Explication du système de priorisation des recherches

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les règles suivantes sont détaillées lors de la recherche des types d'équipement/de service et des symptômes lors de la création d'un ordre de travail. Le mécanisme standard de recherche d'un équipement/service pour la création d'un ordre de travail réactif est le suivant : [L'objet] [Le défaut] Ce qui précède est également connu sous le nom suivant

Personnes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Peut administrer une réinitialisation de mot de passe Personnes Permet à l'utilisateur d'effectuer l'action « Réinitialiser le mot de passe » à partir d'une liste de personnes. Peut voir les personnes Peut administrer un ensemble de mots de passe Personnes Permet à l'utilisateur d'effectuer l'

Commencer un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources devront pouvoir démarrer leurs tâches depuis le portail, si la localisation de la machine a été définie. Cela se fait à l'aide de l'action « Démarrer une tâche ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Démarrer la tâche » pour afficher le processus de démarrage de la tâche. Après avoir sélectionné « Démarrer les tra

Ajouter des bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour ajouter des bâtiments aux types de tâches, cliquez sur le bouton Actions situé à côté des champs Types d'ordres de travail, Sous-types d'ordres de travail et Types d'équipement/de service. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur « Ajouter le(s) bâtiment(s) au(x) type(s) de tâche(s) ». La fenêtre suivante s'ouvrira alors : À partir d'ici, il e

Citation exceptionnelle

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Devis en cours » affiche tous les devis non finalisés associés à l'utilisateur. Chaque devis indique une date d'échéance : en rouge, orange (dans les 15 prochaines minutes) ou verte (plus de 15 minutes). L'utilisateur peut personnaliser le nombre de devis affichés par page, filtrer la liste et l'exporter vers Excel. Si la liste initiale e

Liste des autorisations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En cliquant sur le bouton « Autorisations » de la page d'accueil, vous accéderez à la page Liste des autorisations. La liste affiche par défaut les 25 premiers ordres de travail en cours d'autorisation, que l'utilisateur connecté à l'appareil peut autoriser. Pour afficher davantage d'ordres de travail, faites défiler la page vers le bas et appuyez s

Rapports par courriel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ces éléments se trouvent désormais dans l'onglet Système. Veuillez consulter la page de la section Courriel pour plus de détails.

Types et formats de bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Chaque bâtiment nécessite un « Type/Format de bâtiment », configurable et ajoutable dans la section « Types et formats ». Ces éléments permettent de déterminer les différents types de composants possibles pour chaque bâtiment. La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consulte

Recherche par numéro de bon de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l' ordre de travail Le numéro est alors déjà connu, plutôt que de parcourir les listes d'ordres de travail. La recherche par numéro d'ordre de travail peut être effectuée en cliquant sur L'utilisateur peut accéder à l'icône ou en naviguant vers Menu > Ordres de travail > Recherche > Par numéro . Cela lui permet de saisir le numéro de l'

Types d'amiante

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un enregistrement amiante nécessite un type. Ostara propose plusieurs types. La section « Type d'amiante » des données de base permet au client de spécifier d'autres types d'amiante s'il en a besoin (ou s'il souhaite renommer les types existants). Sélectionnez Bâtiment > Types d'amiante dans le menu Données de base. Une fois la fenêtre ouverte, u

Demandes de devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des demandes de devis affiche tous les ordres de travail en attente d'une demande de devis de la part de l'utilisateur avant de pouvoir être traités. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > Demandes de devis. Chaque ordre de travail affiche une date d'échéance indiquant s'il est en re

Dates de livraison fournies

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois la commande validée par le fournisseur, l'utilisateur souhaite connaître la date de livraison des articles. Si le fournisseur fournit une date de livraison, l'utilisateur peut mettre à jour la commande en suivant les étapes suivantes : Cliquez sur Actions de l'agent dans le menu ruban, puis sur Dates de livraison fournies. L'écran suivant s

Actions de l'agent - Réactives, Devis, PPM, Introduction à l'audit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Toutes les actions de l'agent sont accessibles via le bouton « Action de l'agent » du centre d'assistance. Les actions disponibles dépendent du statut de votre ordre de travail. Une fois l'ordre de travail créé et les ressources et la planification définies, les actions suivantes apparaissent dans le menu déroulant. Chaque action (une fois terminée)

1,00 - Attribution en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Conditions de paiement

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les « Conditions de paiement » sont des données spécifiques à une ressource permettant d'afficher ses conditions de paiement dans le système. L'écran « Conditions de paiement » permet à l'utilisateur de configurer les conditions de paiement qui seront utilisées lors de la création d'une ressource. Pour consulter les « Conditions de paiement », cliqu

0,00 - 1,00 - Tous les états 0,x

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

PQR

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

P TERME DÉFINITION Actif parent Indique la relation hiérarchique entre les actifs. Par exemple, un actif étiqueté est le parent d'un actif subordonné. Ressources pour les parents Concerne les ressources de niveau 1 et du siège social Mot de passe Ceci est requis, ainsi qu'un nom d'utilisateur, pour accéder à l'application ou au portail. Devise de pa

Articles achetés expédiés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le fournisseur devra informer le site de l'expédition de ses articles. Il pourra le faire en utilisant le bouton « Articles expédiés ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Articles achetés expédiés » pour afficher la fenêtre contextuelle « Articles achetés expédiés ». Cette fonction est similaire à l'action « Accuser réception 

Réaliser les demandes d'informations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certaines commandes de travail sont associées à des demandes d'informations (RFI) qui doivent être traitées à certaines étapes de leur cycle de vie. Ces demandes peuvent intervenir lors de la création, du démarrage, de la fin et une fois la commande de travail terminée. Voici un exemple de RFI : Il suffit de répondre aux questions, puis de cliquer s

GHI

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

G TERME DÉFINITION Brut (finance) Valeur totale avant toute déduction H TERME DÉFINITION Existe-t-il des SLA contractuels ? Lors de la création d'un contrat comportant des éléments réactifs, vous pouvez choisir d'appliquer ou non des SLA. Si cette option n'est pas cochée, vous ne pourrez pas configurer de SLA pour les tâches réactives de ce contrat.

Onglet PPM - Ajouter des ressources PPM - Spécifié

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier/ajouter une période de tâche PPM, l'utilisateur devra sélectionner la tâche PPM qu'il souhaite modifier/ajouter, puis cliquer sur le bouton « Modifier les actions ». Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Modifier les détails de la tâche ». L'écran suivant s'ouvrira : Sélectionnez « Actif spécifié » dans la liste

Onglet SLA réactifs - Supprimer les tâches réactives

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cela peut être réalisé à l'aide de l'onglet SLA réactifs : Cliquez sur le bouton « Actions ». Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur « Supprimer la ou les tâches ». L’utilisateur verra alors apparaître tous les types de tâches actuellement inclus dans le contrat. Sélectionnez tous les types de tâches à supprimer de ce contrat. En utilisant le cha

Suppression d'une facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une facture n'est plus nécessaire, vous pouvez la supprimer du système. Pour ce faire, elle doit être en statut « Non approuvée » ou « Rejetée » . Cliquez ensuite sur le bouton <Supprimer> ci-dessous. Remarque : ce bouton ne sera disponible que pour les ressources disposant de l'autorisation « Peut supprimer la facture ». Cliquer sur le bou

Onglet PPM - Modifier les détails de la tâche PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les détails d'une tâche PPM, l'utilisateur devra sélectionner la tâche PPM qu'il souhaite modifier, puis cliquer sur le bouton « Modifier les actions ». Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Modifier les détails de la tâche PPM ». L'écran suivant s'ouvrira : Le champ Nom abrégé est obligatoire et permet à l'utili

Onglet Type - Modifier les détails du contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans l'onglet « Type » du contrat, les utilisateurs peuvent modifier certains détails, comme le nom et la description. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Modifier les détails » dans la section « Contrat » de l'onglet « Type ». Après avoir cliqué sur « Modifier les détails », l'écran « Modifier les détails du contrat » s'affiche. L'utilisateur pe

Ajout d'un bâtiment à un contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Comment ajouter un bâtiment à un contrat Si un bâtiment ne peut pas être ajouté à une tâche PPM, il est probable qu'il ne figure pas dans l'onglet Bâtiment du contrat. Lors de la création d'un nouveau contrat, tous les bâtiments du SRA associé sont automatiquement ajoutés à l'onglet « Bâtiments » du contrat. Toutefois, si des bâtiments supplémentair

Onglet Type - Modifier les détails de la période du contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cela permet à l'utilisateur de modifier différents détails relatifs à la période contractuelle. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Modifier les détails » dans la section « Période contractuelle » de l'onglet « Type ». La fenêtre suivante s'ouvrira : À partir d'ici, l'utilisateur peut modifier/ajouter les éléments suivants : Le champ « Référence

Validation en masse des factures

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un grand nombre de factures doivent être validées, vous pouvez effectuer une validation groupée à l'aide du bouton « Validation groupée des factures ». Voici les étapes à suivre : Après avoir cliqué sur « Validation groupée des factures », sélectionnez le client dont les factures doivent être validées. Pour plus d'informations sur la sélection de

2.20 - Présence en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Parties

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les pièces (ou articles de pièces) sont utilisées dans l'inventaire. En définissant les articles, ceux-ci peuvent ensuite être mis à disposition pour créer des articles d'inventaire sélectionnables à la fin de l'ordre de travail. Ajout d'un nouvel article d'inventaire Afficher/Modifier un article d'inventaire

Tarifs et disponibilités - Présentation des horaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les tarifs et la disponibilité ne peuvent être configurés qu'à partir de la vue liste, car cela évite les conflits qui pourraient survenir si les types d'ordres de travail étaient modifiés dans la ressource en même temps que les tarifs et la disponibilité. Pour définir les tarifs et la disponibilité des ressources, sélectionnez la ressource dans la

Remise à zéro des provisions - Assistance technique

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour remettre les provisions à zéro, consultez la section « Remettre les provisions à zéro ».

Onglet PPM - Supprimer les tâches PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ceci est possible grâce à l'onglet PPM. Cet écran affiche tous les types de tâches ajoutés au contrat : Sélectionnez la tâche PPM à supprimer. Cliquez sur le bouton « Modifier les actions ». Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur Supprimer la tâche PPM. L'utilisateur verra alors apparaître la fenêtre Motif de la modification du contrat . Confirme

Durée du contrat - Consulter la durée du contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois un contrat sélectionné dans les résultats de la recherche, l'écran « Période du contrat » s'affiche. L'utilisateur peut alors ajouter, modifier et consulter les périodes de contrat. Pour consulter une période, sélectionnez-la dans la section correspondante et cliquez sur le bouton « Afficher ». Vous pouvez également double-cliquer sur la pé

Données personnalisées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Voici l'écran « Ajouter/Modifier/Afficher des données personnalisées ». Les champs de données personnalisées permettent aux utilisateurs de saisir des informations supplémentaires relatives au module actuel, qui ne figurent pas dans les champs prédéfinis de ce module. À l'instar des champs « Ajouter/Modifier/Afficher des documents », la possibilité

Ajouter/Modifier/Afficher des documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, les utilisateurs peuvent avoir des documents ou des images liés à une tâche qu'ils doivent ajouter à celle-ci afin que d'autres utilisateurs puissent y accéder. Pour ce faire, ils peuvent utiliser le bouton « Ajouter/Modifier/Afficher des documents ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Ajouter/Modifier/Affic

Ajout d'un nouvel article d'inventaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les pièces sont consommées lors de l'arrêt d'un ordre de travail et peuvent être ajoutées à l'inventaire. Pour ajouter un article à l'inventaire, cliquez sur le bouton « Créer un nouvel article ». Cliquer sur « Créer un nouvel article » affiche l’écran Détails de l’article. C’est ici que vous saisissez toutes les informations nécessaires. Chaque cha

Normes et législation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est nécessaire de créer au préalable des normes et des réglementations afin de pouvoir définir des exigences de certification, lesquelles seront ensuite sélectionnables dans les contrats PPM. Cliquez sur « Normes et réglementations » pour consulter ou modifier les normes et réglementations disponibles dans le système. Voici le bouton « Normes et

Créer un ordre de travail - Sélection des ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création d'un ordre de travail , l'utilisateur peut également sélectionner la ressource qui l'exécutera. Cette opération s'effectue sur l'écran « Ressources ». Cet écran affiche la liste des ressources disponibles dans le système pour réaliser l'ordre de travail, parmi lesquelles l'utilisateur peut faire sa sélection. Une ressource peut a

Modifier les éléments reçus

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur du site a commis une erreur sur un reçu ou si les quantités doivent être corrigées, il peut mettre à jour le reçu pour le rectifier. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Modifier les articles reçus ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier les éléments reçus » pour afficher l'écran Modifier le

Tâche terminée en pause - Aucune visite

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une ressource met en pause un ordre de travail en prévoyant d'y revenir pour le terminer, mais que la visite initiale aboutit à la clôture du problème/service, il est possible de terminer la tâche sans seconde visite grâce à l'action « Terminer la tâche en pause - Sans visite ». Cette option est uniquement disponible pour les ordres de travail en

Refuser un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une tâche a été attribuée à un utilisateur, celui-ci peut la refuser. Pour ce faire, il suffit d'utiliser l'action « Refuser la tâche ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Refuser la tâche » pour afficher la fenêtre contextuelle Refuser la tâche. Saisissez toute note relative au refus et cliquez sur « Enregistrer » pour ref

Arrêter la tâche > Présentation de l'équipe sur le terrain

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La deuxième façon de procéder consiste à ce que l'ingénieur appelle directement depuis le site. La première chose à faire est de trouver l'ordre de travail en question. Dans le menu Actions de l'agent, sélectionnez Arrêter la tâche > Équipe sur le terrain Après l'écran « Visite requise », l'écran « Date de début de la tâche » s'affiche. Le champ

Création d'une nouvelle règle de traitement par lots

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une nouvelle règle de traitement par lots, l'utilisateur devra suivre les étapes suivantes : Cliquez sur l'onglet « Ordres de travail » en haut de l'écran. L'utilisateur verra apparaître les éléments de menu suivants : Créer une nouvelle règle de traitement par lots - permet à l'utilisateur de créer une nouvelle règle de traitement par lo

Création de ressources internes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une ressource interne, cliquez sur « Créer une nouvelle ressource », puis sur « Interne (Niveau 1) ». Voici l'écran « Nouvelle ressource interne », où sont saisies toutes les informations relatives à la ressource. Chaque champ est expliqué ci-dessous. Le numéro de ressource est un champ généré par le système, qui garantit que chaque enreg

En attente de vérification

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « En attente de vérification » affiche tous les ordres de travail pour lesquels il est nécessaire de répondre à un questionnaire de vérification. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > En attente de vérification. Chaque ordre de travail affiche une date d'échéance indiquant s'il est

Réparation à distance

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certaines interventions peuvent être résolues à distance, sans intervention sur site. La procédure de mise à jour de l'intervention est la suivante : Saisissez la date et l'heure d'achèvement en cliquant sur les flèches (un calendrier et une horloge s'afficheront alors) ou en les saisissant dans les champs correspondants. Une fois tous les détails r

Modifier les articles achetés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur du site a commis une erreur dans sa commande et souhaite la modifier, il peut la mettre à jour en cliquant sur le bouton « Modifier les articles achetés ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier les articles d'achat » pour afficher l'écran Modifier les articles d'achat. Cet écran fonctionne de la même ma

Réinitialiser Confirmer la facture de l'ordre de travail au client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une commande de travail a été facturée par erreur au client, il est possible de réinitialiser cette confirmation. Pour ce faire, accédez à l'action « Commande de travail facturée au client » dans le menu Actions de l'agent et sélectionnez « Réinitialiser ». Dans l'ordre de travail concerné, accédez au menu déroulant Actions de l'agent et sélectio

En attente d'actions

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « En attente d'actions » affiche toutes les tâches qui nécessitent des informations ou une intervention supplémentaire de l'utilisateur avant de pouvoir être terminées. À partir de cette vue, l'utilisateur peut voir la date d'achèvement : qui détaille la date à laquelle l' ordre de travail a atteint le statut terminé (5.xx) et une colonne «

Actif

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter ou de modifier des documents relatifs aux actifs Actif Possibilité d'ajouter ou de modifier des documents joints aux actifs et activation du bouton Ajouter/Modifier/Afficher des documents dans l'onglet Actifs Possibilité de créer des ressources étiquetées, possibilité de

0.12 - Spécifications en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Inventaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter des articles à l'inventaire Inventaire Possibilité d'ajouter un article d'inventaire dans le module Inventaire de l'application de bureau Possibilité d'ajouter ou de modifier des documents d'inventaire Inventaire Possibilité de créer et de modifier des documents associés

0.10 - Calendrier et spécifications en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

S'enregistrer dans un bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En appuyant sur « S'enregistrer dans le bâtiment », l'utilisateur est invité à utiliser la méthode d'enregistrement du client pour confirmer sa présence sur le bon site. Selon le client, l'utilisateur devra effectuer l'une des actions suivantes pour continuer : Bluetooth GPS Code QR Bluetooth L'utilisation de la fonction Bluetooth permet à l'utilisa

Convertir l'ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver, lors de la soumission d'un ordre de travail, que plusieurs prix soient demandés pour une même intervention, ou que le coût des travaux dépasse le montant prévu pour les interventions correctives. Dans ces cas, l'ordre de travail est transformé en devis. Cela se fait en suivant les étapes suivantes : Dans le menu Actions de l'agent,

Page de travail du service d'assistance : Actions de facturation - Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ces actions apparaissent dans la page de travail du service d'assistance, dans le module « Ordres de travail ». Ajout/Modification de factures Supprimer la facture Confirmation de la facturation de l'ordre de travail au client - Assistance technique Réinitialiser Confirmer la facture de l'ordre de travail au client Remise à zéro des provisions - Ass

Recherche d'ordres de travail par définition d'une liste

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l' ordre de travail est inconnu, l'utilisateur peut effectuer une recherche plus avancée à l'aide de l'option « Définir la liste » du menu de recherche. Sélectionnez Ordres de travail > Rechercher > Définir la liste Cette option permet à l'utilisateur d'effectuer une recherche selon différents critères, notamment par site, ressource, type d

Ajouter un élément

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un fournisseur souhaite ajouter un article, il peut l'ajouter à un catalogue existant plutôt que de créer un nouveau catalogue. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Ajouter un article ». Sur l'écran Afficher le catalogue, sélectionnez le bouton « Ajouter un article » pour afficher la fenêtre contextuelle Ajouter des articles. Ici, l'ut

Créer un nouvel événement de construction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cliquez sur le bouton « Créer un nouvel événement de construction » en haut de la page pour ouvrir l’écran correspondant. Tout d'abord, saisissez une description de l'événement et indiquez les dates auxquelles il se déroule. Sélectionnez l'une des trois options suivantes : L'indication « Information pour ordre de travail » signifie que cet événement

Arrêter la tâche > Équipe sur le terrain - Actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois la tâche accomplie par la ressource, celle-ci doit être consignée dans l'ordre de travail. Plusieurs méthodes sont possibles ; la seconde consiste à ce que le technicien appelle directement depuis le chantier. La première chose à faire est de trouver l'ordre de travail en question. Dans le menu Actions de l'agent, sélectionnez Arrêter la tâ

Liste des messages

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet aux utilisateurs de consulter les messages relatifs à leurs ordres de travail . Cette information est visible dans la section « Messages non lus » et accessible via le menu : « Ordres de travail » > « Liste des messages » . Le nombre de messages non lus s'affiche ; en cliquant dessus (en bleu), tous les messages disponibles pour

Codes QR

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'option de menu Sites permet aux utilisateurs de créer des codes QR pour des sites spécifiques. Les codes QR sont utilisés par les utilisateurs mobiles pour se connecter aux sites et accéder à leurs offres d'emploi. Pour créer et imprimer un code QR pour un site, rendez-vous dans Menu > Sites. Remarque : Selon les paramètres de votre système, se

Liste des ordres de travail en attente d'audit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans le module Audit du système, une liste permet de consulter les ordres de travail en attente d'audit. Cette liste est accessible via le bouton « Liste des ordres de travail en attente d'audit ».

Autorisation d'un ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En cliquant sur le bouton « Autoriser » du menu Actions, depuis la page de détails des autorisations, vous accéderez à la page d'autorisation d'un ordre de travail. Pour ajouter une référence, veuillez appuyer sur la zone de texte intitulée « Référence ». Il s’agit d’une zone de texte libre ; vous pouvez donc y saisir du texte, des chiffres ou une c

Rétablir l'ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que l'utilisateur doive réactiver un ordre de travail annulé. Pour ce faire, il suffit de trouver l'ordre de travail annulé à réactiver et de cliquer sur l'option « Réactiver l'ordre de travail » du menu, accessible depuis les actions « Appel entrant », « Appel sortant » ou « Agent ». Rétablir l'état précédent Après avoir cliqué sur

1.03 - En attente d'acceptation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Affichage/Modification d'une introduction à un actif

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible que les informations relatives aux actifs doivent être consultées, voire modifiées, à un moment donné, et cela peut se faire simplement en cliquant sur le bouton « Recherche d'actifs ». Une fois que vous avez cliqué, l'écran de recherche d'actifs s'affiche. C'est ici que vous spécifiez les détails de la recherche afin de trouver le o

Page de la liste WO

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La page de liste des ordres de travail affiche jusqu'à 25 ordres de travail attribués au profil utilisateur connecté sur l'appareil. Pour afficher plus de 25 ordres de travail, faites défiler la page jusqu'en bas et cliquez sur le bouton « Appuyer pour charger plus… ». Vous afficherez alors jusqu'à 25 ordres de travail supplémentaires, pour un maxim

VWX

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

V TERME DÉFINITION Valide à partir de (RFI) La date de validité de la demande d'informations (RFI) est-elle à partir de ? Valide jusqu'au (RFI) La date de validité de la demande d'informations (RFI) est-elle indiquée ? Valider la date (finance) Date précise à enregistrer et à identifier lors de la validation d'une facture, afin de confirmer son appr

5.21 - Tâche terminée - En cours de facturation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

J K L

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

J TERME DÉFINITION Titre d'emploi Il s'agit du champ correspondant à un contact pour un bâtiment ou une ressource, dans lequel vous indiqueriez son titre de poste. K TERME DÉFINITION Connu sous le nom de Un bâtiment peut avoir un nom officiel, mais être connu sous un autre nom. Ce champ vous permet de saisir ce « nom connu ». Ce champ est affiché su

Exclusions des indicateurs de performance

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les rapports du tableau de bord des performances permettent aux clients d'analyser des données telles que les pourcentages de résolution au premier appel et le respect des niveaux de service. Il peut arriver que certains ordres de travail doivent être exclus des calculs du tableau de bord des performances. Dans ce cas, l'ajout des numéros d'ordre de

Historique des factures

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'une modification est apportée à une facture, un historique des modifications et de leurs auteurs est enregistré sur la facture. Voici un exemple d'historique : Chaque enregistrement de l'historique affiche le statut de la facture modifiée, la date et l'heure de la modification, l'utilisateur ayant effectué la modification et les notes associé

Section 1 - Connexion

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Documents relatifs à l'amiante

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'un rapport amiante nécessite l'ajout d'un document ou d'une photo, comme un diagnostic amiante. La procédure est la suivante : Pour trouver le dossier amiante , utilisez le bouton « Consulter les dossiers amiante ». Cette action lance une recherche pour trouver tous les dossiers amiante relatifs au client sélectionné. Pour plus d'

Affichage/modification d'un type de pièce

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut être nécessaire, à un moment donné, de consulter ou de modifier les détails d'un type de pièce. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Liste des types de pièces ». En cliquant sur le bouton « Liste des types de pièces », la liste s'affiche. Elle contient tous les types de pièces enregistrés dans le système pour tous les clients. Double-cliqu

Créer un nouvel événement de construction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les événements de chantier permettent d'informer les utilisateurs de certains détails ou événements survenant sur le site pour lequel ils créent ou consultent des ordres de travail. Pour créer un événement de chantier, cliquez sur le bouton « Créer un nouvel événement de chantier » et suivez les étapes suivantes : Après avoir cliqué sur « Créer un n

Allocation des ressources et établissement du calendrier de présence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette section d'un ordre de travail permet à l'utilisateur d'affecter une ressource et de définir le calendrier d'exécution des travaux. Si l'ordre de travail fait partie d'un accord de niveau de service (SRA) ou d'un contrat, la ressource sera automatiquement sélectionnée et la planification sera automatiquement ajustée selon le SLA convenu. Si plu

Onglet Détails - Modifier les paramètres d'attribution et/ou d'acceptation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'onglet Détails permet à l'utilisateur de modifier ou d'ajouter des types d'affectation et/ou de validation pour les ordres de travail créés. Cet écran est divisé en trois sections (Réactif, Devis et Maintenance Préventive) et sert à déterminer le niveau d'automatisation requis pour l'affectation et la validation des ordres de travail. Cliquer sur

Introduction aux actions

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Appuyer sur le bouton « Actions » en haut à gauche de l’écran Afficher les détails de la ressource affichera le menu des actions de la ressource : Les options disponibles sont : Prendre une photo Modifier la ressource Afficher les documents/photos Données personnalisées Créer une ressource (sous réserve des autorisations nécessaires) Pour revenir à

Ajout de lignes de facture supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, le fournisseur peut avoir besoin d'ajouter des lignes supplémentaires à la facture en raison de taux de TVA/taxe différents selon les pièces et la main-d'œuvre, etc. Ces lignes supplémentaires peuvent être ajoutées à l'aide du bouton « Ajouter une ligne de facture supplémentaire… ». En cliquant ici, une fenêtre s'affiche permettan

Afficher/Modifier un article d'inventaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut être nécessaire, à un moment donné, de consulter ou de modifier les détails d'un article d'inventaire. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Liste des articles d'inventaire ». En cliquant sur le bouton « Liste des articles d'inventaire », la liste des articles d'inventaire s'affiche. Celle-ci contient tous les articles enregistrés dans le s

Demande de mise à jour de l'ETA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'un ordre de travail est associé à une ressource mais qu'aucune heure d'arrivée estimée (HAE) n'a été fournie, le client peut souhaiter connaître l'HAE de l'intervenant sur site. Dans ce cas, l'utilisateur peut utiliser l'une des deux actions de demande de mise à jour de l'HAE : « Demande de mise à jour de l'HAE (courriel) » ou « Demande de mi

Onglet PPM - Modifier les périodes PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un utilisateur peut modifier la facture ou la fréquence des visites d'une tâche PPM lorsque les ordres de travail n'ont pas été générés, ou lorsqu'il existe des ordres de travail mais uniquement si le nombre total de périodes ne change pas. Pour modifier/ajouter une période de tâche PPM, l'utilisateur devra sélectionner la tâche PPM qu'il souhaite m

Verrouillage

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le « verrouillage » est une fonction système qui permet à plusieurs utilisateurs de consulter simultanément un SRA/contrat. Cependant, dès qu'un utilisateur commence à modifier le SRA ou le contrat, toute autre action est bloquée, empêchant ainsi les autres utilisateurs de le modifier simultanément. Ce mécanisme est très efficace pour garantir l'int

Règles de messagerie

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le tableau ci-dessous répertorie le type d'e-mail envoyé et détaille les éléments déclencheurs de leur envoi : Type d' ordre de travail Déclenchement Type de courriel Envoyé à ? Réactif En mission Attribuer un courriel Ressource Réactif Arrêt de travail Courriel complété Contact du bâtiment Réactif Lors de la réintégration (affectation) Attribuer ap

Filtre général

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains utilisateurs peuvent être non seulement des utilisateurs multisites, mais aussi des utilisateurs multiclients, ce qui signifie qu'ils auront accès à plusieurs clients et aux tâches qui leur sont associées. Pour aider ces utilisateurs à trouver les ordres de travail dont ils ont besoin, un filtre appelé « Filtre général » est disponible dans

Planification des travaux dans les différentes branches/niveaux 2

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour planifier les ordres de travail entre les succursales/niveaux 2 à l'aide du planificateur, suivez ces étapes : Ouvrez le Planificateur en sélectionnant la ressource appropriée (siège social/niveau 1) dans la liste des ressources, puis en cliquant sur « Planificateur ». L’écran de planification des ordres de travail s’affiche. En bas de l'écran

En attente de vérification

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « En attente de vérification » affiche toutes les tâches pour lesquelles une série de questions de vérification doit être complétée. Chaque tâche indique une date d'échéance : en rouge, orange (dans les 15 prochaines minutes) ou verte (plus de 15 minutes avant l'échéance). L'utilisateur peut modifier le nombre de tâches affichées par page e

États 5.x

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

0.00 - Création

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Contrats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter ou de modifier des documents contractuels Contrats Possibilité d'ajouter, de modifier et de supprimer des documents d'un contrat. Active le bouton Ajouter/Modifier/Afficher les documents dans l'onglet Contrats. Possibilité de modifier les contrats Peut créer des contrats

Liste des catalogues non approuvés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Chaque article ajouté à un catalogue (y compris les catalogues entiers) doit être approuvé avant d'être disponible dans le système. Pour ce faire, un utilisateur disposant des autorisations requises doit localiser et examiner les modifications apportées à l'article. Cliquer sur le bouton « Liste des articles non approuvés » affichera la liste de tou

Présentation du poste

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois que tous les détails de création de l'ordre de travail sont saisis et que les ressources et le calendrier ont été définis, l'ordre de travail peut alors être attribué à la ressource pour qu'elle l'accepte et y participe. Vous pouvez attribuer un ordre de travail en suivant les étapes suivantes : Saisissez le nom de la personne au sein de la

Questions sur les bons de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pendant le Lors de la création d'un ordre de travail , du démarrage et de l'arrêt d'une tâche, une ou plusieurs questions peuvent s'afficher, selon la configuration définie par l'administrateur système. L'onglet « Questions » invite l'utilisateur à répondre à des questions spécifiques définies par l'administrateur système. Après avoir fourni les coo

Introduction à l'allocation des ressources et/ou à la définition du calendrier

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette section d'un ordre de travail vous permet d'affecter vos ressources et de définir le calendrier d'exécution des travaux. En cliquant sur l'action, l'écran « Allouer une ressource et/ou définir une planification » s'affiche. Cet écran présente un planificateur permettant à l'utilisateur de choisir la date d'exécution de la tâche et la ressource

Réactivité exceptionnelle

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Tâches réactives en cours » affiche toutes les tâches réactives non terminées associées à l'utilisateur. Chaque tâche est accompagnée d'une date d'échéance indiquant si elle est en retard (en rouge), à effectuer dans les 15 prochaines minutes (en orange) ou à effectuer dans plus de 15 minutes (en vert). L'utilisateur peut personnaliser le

1.22 - Attribution en attente - Ressource injoignable

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Modifier les frais de livraison

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur souhaite modifier ou ajouter des frais de livraison à un bon de commande, il peut procéder de la manière suivante : En cliquant sur Action de l'agent, Modifier les frais de livraison, cet écran s'ouvrira : L'utilisateur verra alors les frais de livraison calculés. Pour les modifier, décochez la case « Utiliser les frais calculés »

Sélection des clients

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Voici l'écran de sélection du client. Cet écran s'affiche généralement lorsque l'utilisateur qui accède aux données est autorisé à consulter plusieurs clients. Il apparaît lorsque l'utilisateur doit accéder à un élément de l'application ou créer un élément spécifique à un client, comme un bâtiment ou un ordre de travail. Cet écran affiche la liste d

Autorisations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Autorisations » affiche toutes les tâches nécessitant l'autorisation ou le refus de l'utilisateur avant leur traitement. Chaque tâche est accompagnée d'une date d'échéance indiquant si elle est en retard (en rouge), à effectuer dans les 15 prochaines minutes (en orange) ou à effectuer dans plus de 15 minutes (en vert). Cette liste est uni

Article 2 - Dispositions relatives à l'ETA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Réassiduité réactive

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un paramètre système détermine si les taux de réintervention sont activés. Si l'option « Taux de réintervention réactif » n'apparaît pas dans le menu déroulant, veuillez contacter votre administrateur système pour l'activer. Pour modifier les taux de réintervention réactifs et la disponibilité d'une ressource, sélectionnez-la dans la liste des resso

Refuser un ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si vous souhaitez refuser un ordre de travail, appuyez sur le bouton « Refuser » du menu Actions sur la page de détails de l’ordre de travail.

Créer une introduction SRA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un nouveau SRA, cliquez sur le bouton de menu Créer un nouveau SRA. Cet écran s'ouvrira alors. Chaque champ affiché est décrit ci-dessous : Le champ Nom est un champ libre et doit être utilisé pour nommer le SRA ; il peut être identique à la description du SRA ou être personnalisé selon vos propres processus internes ou votre style. La de

Supprimer l'ordre de travail lié - Achats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un utilisateur peut souhaiter supprimer un ordre de travail associé. Dans ce cas, plusieurs options s'offrent à lui : Actions de l'agent, Appel entrant et Appel sortant. Cliquez sur l'option « Supprimer l'ordre de travail associé ». L'écran « Ordres de travail associés » s'affichera. Cochez la case située dans la colonne de gauche de tous les ordres

Fournir les détails du devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'une demande de devis est créée, les ressources doivent pouvoir fournir les détails du devis pour les travaux pour lesquels le client a sollicité un devis. Pour ce faire, elles peuvent utiliser le bouton « Fournir les détails du devis » . Remarque : Les utilisateurs du siège social pourront effectuer cette opération non seulement pour leurs pr

Information

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ce champ libre permet de fournir toute information complémentaire relative à l'ordre de travail. Il sert généralement à compléter des informations suite à une intervention ou à la réception d'un courriel ou d'un fax. Dans le menu Actions de l'agent, choisissez Informations. Saisissez le texte requis dans la zone de texte et cliquez sur OK.

Écran de recherche SRA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans le module Contrats, cliquez sur le bouton Recherche SRA. L'écran de recherche SRA s'ouvrira. Saisissez toute information pertinente pour affiner les résultats de recherche. Remarque : la sélection d’un client est obligatoire pour afficher les résultats. Plus vous remplissez de champs de recherche, plus les résultats seront précis. Cocher la cas

Supprimer les types de tâches

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cliquez sur le bouton Actions situé à côté des champs Types d'ordres de travail, Sous-types d'ordres de travail et Types d'équipement/de service. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur « Supprimer la ou les tâches » dans le menu. La fenêtre suivante s’ouvrira : Cette section affiche tous les types de tâches actuellement présents sur le SRA sélect

Travaux de réparation nécessaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois qu'un ordre de travail planifié (anciennement appelé Maintenance Préventive Planifiée/MPP) a été exécuté, il est possible que des travaux supplémentaires soient nécessaires pour remédier à une panne. Dans ce cas, un ordre de travail réactif doit être créé. L'ordre de travail initial de visite planifiée doit être terminé dans le système pour

Fixer l'heure de présence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour indiquer une heure de début, il vous faudra d'abord fournir le numéro de permis de travail (PTW). Ce numéro unique à 6 chiffres figure au bas du carnet de permis de travail. Son intitulé peut varier selon le client et peut être modifié si nécessaire. Le système vérifie la validité du numéro de permis saisi. Si le numéro est incorrect, appuyez s

Types d'équipements

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les types d'équipement servent à représenter les types d'équipements liés au sous-type d'ordre de travail auquel ils sont rattachés. Les sous-types d'équipement servent à représenter les différents composants d'un type d'équipement. Par exemple : le type d'équipement peut être « Escalier mécanique », tandis que le sous-type d'équipement peut être « 

Ajout de lignes de facture supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, les entrepreneurs peuvent avoir besoin d'ajouter des lignes supplémentaires au « Filtre » en raison des différents taux de TVA/taxe appliqués aux pièces et à la main-d'œuvre, etc. Ces lignes supplémentaires peuvent être ajoutées à l'aide du bouton « Ajouter une ligne de facture supplémentaire... ». En cliquant ici, une fenêtre s'a

Consultation de l'historique des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'un actif, ses détails s'affichent. L'utilisateur peut également consulter l'historique des tâches auxquelles cet actif a été associé. Sur la page de détails de l'actif, cliquez sur l'onglet « Historique » pour afficher l'historique correspondant. Sur cette page, l'utilisateur voit la liste des tâches associées à cet actif.

Réparer un emploi à distance

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est parfois possible pour un intervenant de terminer une tâche à distance. Il lui faut donc un moyen de l'interrompre à distance, grâce au bouton « Intervention à distance ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Réparation à distance » pour afficher la fenêtre contextuelle de réparation à distance. Saisissez la date et l'heur

Consulter les documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En appuyant sur le bouton « Afficher les documents » du menu Actions depuis la page de détails des autorisations, vous accéderez à la page des documents contenant la liste de tous les documents associés à cet ordre de travail. En haut de la liste se trouve le bouton afficher/masquer les documents associés ; en appuyant dessus, vous afficherez/masque

Informations sur les ordres de travail - Interventions réactives, devis, maintenance préventive et introduction aux audits

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Voici la deuxième section. La section « Informations sur l’ordre de travail » présente les principaux détails qui composent cet ordre de travail. Cet écran est divisé en différents blocs, chacun contenant des informations relatives à différents aspects de l’ordre de travail : aspects financiers, lieux d’intervention, détails des ordres de travail as

Déplacer le stock

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut parfois être nécessaire de déplacer des stocks entre différents emplacements. Cela peut se faire à l'aide du bouton « Déplacer le stock ». En cliquant sur le bouton « Déplacer le stock », l'écran correspondant s'affiche. L'utilisateur sélectionne alors le bâtiment et l'emplacement de prélèvement dans les champs prévus à cet effet. Une fois l

abc

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

UN TERME DÉFINITION Code des comptes Code alphanumérique unique associé aux comptes Comptabilisation Il s'agit du coût prévisionnel d'un ordre de travail. Avant l'intervention, la provision est calculée sur la base de la valeur moyenne des ordres de travail de ce type. Après l'intervention, elle est calculée sur la base des taux enregistrés pour la

Introduction aux travaux de réparation nécessaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il s'agit d'une méthode permettant de créer un ordre de travail réactif lié à une maintenance préventive planifiée (MPP) terminée, pour tout travail correctif pouvant être nécessaire suite à une visite de maintenance préventive planifiée. Pour ce faire, suivez les étapes détaillées ci-dessous. Tout d'abord, consulter un ordre de travail qui a mis en

Prendre un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que les ressources voient une tâche qui leur a été attribuée par leur siège social ou d'autres ressources et qu'elles souhaitent l'accepter, car elle correspond à leur rôle. Pour ce faire, elles peuvent utiliser le bouton « Accepter ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Prendre » pour afficher la fenêtre contextuelle

Motif de la modification du contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Après avoir apporté des modifications à un contrat et cliqué sur OK pour valider les modifications, cette fenêtre s'ouvrira : L'utilisateur peut ici indiquer le motif de la modification du contrat. Motif de la modification : il s’agit d’une liste préremplie qui fournit un bref aperçu de la modification apportée. Le champ « Informations complémentair

Onglet SLA réactifs - Copier le type de tâche Bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Après avoir ajouté un bâtiment à un type de tâche du contrat, l'utilisateur peut désormais le copier vers d'autres types de tâches. Voici comment procéder : Mettez en surbrillance la ligne de tâche à partir de laquelle vous devez copier les bâtiments. Cliquez sur le bouton « Actions ». Le menu suivant s’affichera : Cliquez sur l'option de menu « Cop

Cartographie des emplacements

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les mappages de localisation servent à spécifier les lieux d'intervention lors de la création d'un ordre de travail. Ces informations sont définies à l'aide de l'action « Mappage de localisation » appliquée à un bâtiment. Par défaut, aucun mappage de localisation n'est associé à un nouveau bâtiment ; il est donc nécessaire de les ajouter lors de sa

Travail non requis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un ordre de travail réactif n'est plus nécessaire, il est possible de l'annuler dans le portail. Les utilisateurs autorisés à effectuer cette action verront apparaître l'option « Travaux non requis (Annuler) » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Travail non requis (Annuler)> pour afficher l'option « Travail non requis

Fournir une heure d'arrivée prévue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dès que la section « Heure d'arrivée estimée » est atteinte, l'appelant doit saisir l'heure d'arrivée prévue de l'intervention. Il lui sera demandé de la saisir au format 24 heures (4 chiffres). Par exemple, si l'heure d'arrivée estimée est 8h30, l'utilisateur devra saisir 0830. Ensuite, vous devez choisir l'une des options suivantes : Si l'ETA est

Citation SRA uniquement

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les devis sont généralement gérés différemment des interventions réactives dans l'ensemble du système. C'est pourquoi il est possible de créer des SRA (Security Requests Agreements) applicables uniquement aux ordres de travail liés à un devis. Les étapes suivantes décrivent comment créer des SRA « Devis uniquement » : Cliquez sur le bouton « Créer u

Introduction aux utilisateurs multisites

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains utilisateurs pourront consulter les offres d'emploi dans différents bâtiments. On les appelle « utilisateurs multisites » et il s'agit généralement d'administrateurs ou d'utilisateurs du siège social qui accèdent facilement aux informations concernant les postes situés dans plusieurs bâtiments. La capture d'écran ci-dessous illustre un exem

5.28 - Tâche terminée - OT marqué comme non terminé

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Mise en place/Retrait en position de maintien

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'une tâche ne puisse être autorisée à ce stade tant que certaines conditions ne sont pas remplies, mais que l'autorité compétente ne souhaite pas la refuser. Cela peut se faire à l'aide de l'action « Mettre en attente » . En mettant une tâche en attente , on indique qu'elle a été traitée, même si l'on ne souhaite pas la poursuivre

Priorités réactives

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les priorités des ordres de travail réactifs sont choisies par les utilisateurs finaux lors de la création d'ordres de travail via n'importe quelle plateforme. Ce choix est soumis à des autorisations, ce qui permet de limiter la modification des priorités à certains profils. De plus, il est possible de restreindre certaines priorités à certains prof

Génération PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Peut exporter des ppm Génération PPM Permet d'envoyer par e-mail les coordonnées d'un contact concernant les tâches PPM d'un contrat. Active le bouton « E-mail » sur un contrat. Consultation et modification du contrat Peut générer des ppm Génération PPM Permet d'effectuer l'action Générer des

Introduction à la consultation/modification d'une ressource

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible de consulter ou de modifier les informations relatives aux ressources. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « Liste des ressources ». La liste des ressources s'affiche alors. Vous pouvez ensuite consulter ou modifier une ressource en double-cliquant dessus ou en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton « Suivant »

STU

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

S TERME DÉFINITION Planificateur Cet outil permet de confirmer la date d'exécution d'un ordre de travail réactif ou faisant l'objet d'un devis. Il affiche la disponibilité des bâtiments et des entreprises, ainsi que les éventuelles restrictions à certaines dates. Numéro de série (actif) La valeur alphanumérique unique du fabricant associée à un équi

Ajouter/Modifier/Afficher des documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Voici l'écran « Ajouter/Modifier/Afficher des documents ». La plupart des modules du système permettent d'ajouter ou de consulter des documents relatifs à la zone concernée. Par exemple : lors de la création d'un bâtiment, les utilisateurs peuvent souhaiter inclure une image de celui-ci pour leurs rapports. Pour ce faire, il suffit d'ajouter un fich

Établir un devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de l'exécution d'une tâche, l'utilisateur peut être amené à définir une estimation du coût afin de donner au client une idée du prix probable des travaux. Cette opération s'effectue à l'aide du bouton « Définir l'estimation ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Définir le devis » pour afficher la fenêtre contextuelle « Dé

Ajouter/Afficher/Supprimer des certificats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certaines tâches ne peuvent être validées par la simple réalisation des travaux. Il peut être nécessaire de télécharger un certificat pour les valider. Le téléchargement des certificats s'effectue via l'action « Ajouter/Afficher/Supprimer des certificats » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Ajouter/Afficher/Supprimer des c

Affichage/modification d'un article d'inventaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'une pièce est créée avec l'option « Inventaire », un article d'inventaire est généré. Les articles d'inventaire sont associés à une pièce spécifique et peuvent correspondre à un ou plusieurs emplacements de stockage. Chaque article d'inventaire indique également la quantité de pièces en stock ainsi que le coût d'achat moyen de la pièce. Les a

Emplois non attribués

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Non attribuées » affiche toutes les tâches réactives qui ne sont actuellement pas affectées à une ressource. Chaque tâche indique une date d'échéance : en rouge, orange (à réaliser dans les 15 prochaines minutes) ou verte (à réaliser dans plus de 15 minutes). L'utilisateur peut modifier le nombre de tâches affichées simultanément sur une

Affichage/modification d'un emplacement de stock

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut être nécessaire, à un moment donné, de consulter ou de modifier les informations relatives à un ou plusieurs emplacements de stock. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Recherche d'emplacement de stock ». La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consultez la page « 

Ajouter une ou plusieurs ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une ressource est un prestataire chargé de réaliser les travaux spécifiés dans l'onglet précédent. L'affectation d'une ressource s'effectue via l'onglet Ressources de l'analyse des besoins de service (SRA), de la manière suivante : Cliquez sur le bouton Actions Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Ajouter des ressources ». Ve

Introduction aux autorisations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les autorisations sont des options permettant aux utilisateurs d'effectuer des actions spécifiques au sein du système. Chaque autorisation est associée à des actions possibles et possède un niveau d'administration défini par l'administrateur système. Ces autorisations sont ensuite attribuées à des profils spécifiques afin d'autoriser les utilisateur

Changement - Raison

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans les cas où la raison de la tâche est incorrecte, l'action « Modifier - Raison » doit être utilisée pour la modifier. Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez « Modifier » pour afficher les options de modification supplémentaires. Cliquez sur < Modifier - Motif> pour afficher la fenêtre contextuelle « Modifier - Motif » . Choisissez u

Audits

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Peut créer une demande d'informations Audits Permet d'effectuer toutes les fonctions de l'onglet Audit. Peut créer une définition de groupe d'audit des ordres de travail Audits Peut modifier la demande d'informations Audits Permet de modifier le questionnaire sélectionné et d'en prévisualiser

Ajout d'un emplacement de stock

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les emplacements de stock correspondent aux zones de stockage dans les bâtiments associées à un article d'inventaire. Chaque emplacement de stock est rattaché à un bâtiment spécifique, mais plusieurs emplacements de stock peuvent être associés à un même bâtiment. Pour ajouter un nouvel emplacement de stock, cliquez sur le bouton « Créer un nouvel em

Périodes contractuelles - Ajouter une période contractuelle

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cela permet à l'utilisateur de définir une nouvelle période créée de toutes pièces, tandis que la fonction « Renouveler/Copier » crée une période de continuation reprenant toutes les informations de la période précédente, et débutant le lendemain de sa fin (à l'exception des bâtiments pour lesquels les périodes ont été raccourcies). Sur l'écran « Pé

Introduction à la configuration des modèles

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le système utilise différents courriels et SMS pour diffuser des informations à divers utilisateurs. Si les informations contenues dans ces courriels sont inexactes ou nécessitent des modifications, vous pouvez les effectuer via le menu « Configuration des modèles ». Dans le menu Configuration du modèle, il existe trois zones principales qui contien

Créer un catalogue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un catalogue, accédez à Menu > Catalogues > Nouveau, ce qui ouvrira la page « Téléverser un catalogue » . L'utilisateur devra d'abord saisir un « Nom du catalogue » , puis sélectionner et importer un fichier tableur. Il pourra télécharger un modèle (s'il n'en possède pas déjà un) et remplir le formulaire avec les informations souhai

Suppression d'un bâtiment d'une tâche PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour supprimer un bâtiment d'une tâche PPM existante, localisez le contrat auquel cette tâche est associée. La recherche de contrats est la méthode la plus simple : plus d'informations ici. Une fois le contrat localisé, sélectionnez l'onglet PPM et repérez la tâche PPM dont le bâtiment doit être retiré. Utilisez le bouton « Modifier les actions » si

Onglet SLA réactifs - Notes sur la modification du type de tâche

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Des notes peuvent être ajoutées au niveau de la tâche et s'appliqueront à tous les bâtiments associés à cette tâche. Les notes de type tâche peuvent être ajoutées/modifiées de la manière suivante : Une fois les types de tâches ajoutés au contrat, l'utilisateur peut modifier/ajouter des notes relatives à une tâche spécifique. Sélectionnez la ligne «

Réplication du bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Après avoir apporté des modifications à un bâtiment dans une tâche PPM d'un contrat et cliqué sur OK pour valider les modifications, si la valeur de la facture, les périodes ou la structure des périodes d'une tâche PPM ont été modifiées, la fenêtre suivante s'ouvrira : L'utilisateur peut ici répliquer la modification à d'autres bâtiments dans le cad

Onglet PPM - Modifier les paramètres du certificat de tâche PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier/ajouter un certificat de tâche PPM, l'utilisateur devra sélectionner la tâche PPM à laquelle il souhaite associer le certificat, puis cliquer sur le bouton « Modifier les actions ». Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Modifier les paramètres du certificat de tâche PPM ». L'écran suivant s'ouvrira : Utilisez la

Transmettre un ordre de travail à une ressource externe

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, certaines tâches peuvent ne pas être réalisées par la ressource interne à laquelle elles ont été affectées. L'utilisateur peut alors les confier à une ressource externe en utilisant le bouton « Confier à une ressource externe ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Transmettre à une ressource externe ». Après

Faire du CEI

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette action spécifique permet d'identifier les travaux associés à l'ordre de travail comme étant enregistrés auprès du régime de l'industrie de la construction (CIS). Elle ne peut être utilisée que si la ressource est déjà enregistrée auprès du CIS. En cas de doute concernant les exigences et les règles relatives aux travaux CIS, veuillez contacter

Supprimer l'ordre de travail lié

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un utilisateur peut souhaiter supprimer un ordre de travail associé. Dans ce cas, plusieurs options s'offrent à lui : Actions de l'agent, Appel entrant et Appel sortant. Cliquez sur l'option « Supprimer l'ordre de travail associé ». L'écran « Ordres de travail associés » s'affichera. Cochez la case située dans la colonne de gauche de tous les ordres

Facturation de l'ordre de travail au client – Confirmer

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Veuillez consulter le guide de l'utilisateur Finance - Gestion financière

2.10 et 3.10 - Présence en attente / Présence commencée

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Créer une nouvelle facture de commande

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La création de factures de bons de commande (BC) suit un processus très similaire à celui des factures classiques. La principale différence réside dans les champs affichés à l'écran. Suivez les étapes 1 à 12 conformément au processus de création de facture habituel sur la page Créer une nouvelle facture . Vous pouvez maintenant saisir les détails de

Organigramme du système ATAS Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Choisissez parmi les liens ci-dessous pour consulter les diagrammes de flux du système ATAS : Section 1 - Connexion Article 2 - Dispositions relatives à l'ETA Section 3 - Présence Section 4 - Achèvement

Début de la tâche > Admin

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La deuxième possibilité est que le siège social de l'ingénieur vous appelle pour vous informer de la présence de son technicien sur site. Il faut d'abord retrouver l'ordre de travail en question. Après avoir cliqué sur Démarrer la tâche > Admin, l'utilisateur accède au registre amiante. Ce registre répertorie tous les cas d'amiante présents dans

Ajouter/Modifier/Afficher des documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'une ressource, les utilisateurs peuvent télécharger des documents ou des images s'y rapportant afin de fournir des informations complémentaires. Ces éléments peuvent s'avérer utiles aux personnes qui travailleront ultérieurement sur la ressource. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Ajouter/Modifier/Afficher des

Télécharger le catalogue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un fournisseur peut utiliser la fonction « Importer le catalogue » pour modifier son catalogue. Pour ce faire, il télécharge le catalogue existant, effectue les modifications nécessaires, puis le réimporte dans Ostara via l'action « Importer le catalogue » . Sur l'écran « Afficher le catalogue » , sélectionnez le bouton « Téléverser le catalogue » p

Présentation de la page de détails de l'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois une tâche sélectionnée, la page Détails de la tâche s'affiche. Cette page présente toutes les informations relatives à la tâche sélectionnée, telles que sa description, la ressource qui l'effectue, les horaires convenus et l'historique de la tâche. Si l'utilisateur est connecté en tant que ressource, il ne pourra voir que les tâches qui lui

Filtrer la liste des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une liste d'ordres de travail contient trop d'éléments ou si l'ordre de travail recherché se trouve plusieurs pages plus loin, vous pouvez la filtrer à l'aide de l'option « Filtrer » . Cette option offre différentes manières d'affiner la liste et permet de trouver précisément ce dont vous avez besoin. Elle est disponible pour toutes les listes d'

Recherche rapide de facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le numéro de facture du client est déjà connu, alors, plutôt que d'effectuer une recherche à l'aide de l'option « Afficher les factures du client », l'utilisateur peut utiliser l'option « Recherche rapide de facture ». Cliquez sur le bouton « Recherche rapide de facture » et saisissez le numéro de facture. Cliquez ensuite sur « OK » pour lancer l

Introduction aux actions SRA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ces instructions sont conçues pour guider l'utilisateur dans la création/modification d'un SRA. Créer un SRA Modifier les détails du SRA Ajouter des clients Supprimer les clients Voir les clients Ajouter des types de tâches Supprimer les types de tâches Modifier le type de tâche SLR Copier le type de tâche SLR Ajouter des bâtiments Supprimer les bât

Tarifs et disponibilités des corrections - Réponse

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les tarifs et la disponibilité d'une ressource, sélectionnez-la dans la liste des ressources et cliquez sur le bouton « Tarifs et disponibilité ». Cette page affiche les tarifs et la disponibilité. Elle indique les tarifs appliqués par la ressource et ses périodes de disponibilité. Chaque champ tarifaire est expliqué ci-dessous : Le me

Créer un devis - Onglet Tâche - Assistant

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une demande de devis à l'aide de l'assistant, cliquez simplement sur l'onglet « Créer une demande », puis sur le bouton « Créer une demande de devis » et suivez ces étapes : Cliquer sur le bouton « Créer un devis » affichera la première étape du processus : l’onglet « Bâtiment ». Selon le nombre de bâtiments disponibles pour l’utilisateur

Données personnalisées des personnes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Des champs de données personnalisées permettent aux utilisateurs de saisir des informations supplémentaires relatives à une fiche Personne, informations qui ne figurent dans aucun des champs prédéfinis. Ces données personnalisées peuvent être saisies à l'aide du bouton Ajouter/Modifier/Afficher les données personnalisées. Pour plus d'informations su

Demande d'ingénieurs supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive qu'un ingénieur se rende sur un chantier et constate que la tâche ne peut être terminée à temps ou qu'elle est trop complexe pour une seule personne. Dans ce cas, il doit demander l'intervention d'ingénieurs supplémentaires, ce qui se fait via l'action « Demander des ingénieurs supplémentaires » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélection

Onglet PPM - Ajouter des ressources PPM - Dérivées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier/ajouter une période de tâche PPM, l'utilisateur devra sélectionner la tâche PPM qu'il souhaite modifier/ajouter, puis cliquer sur le bouton « Modifier les actions ». Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Modifier les détails de la tâche ». L'écran suivant s'ouvrira : Sélectionnez « Actif dérivé » dans la liste dé

Accepter le poste

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une tâche a été attribuée à un utilisateur, celui-ci peut l'accepter en utilisant l'action « Accepter la tâche ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Accepter la tâche » pour afficher la fenêtre contextuelle « Accepter la tâche ». Saisissez la date et l'heure d'arrivée estimées (ETA), manuellement ou à l'aide du calendrier.

Dépenses des recettes par rapport au budget

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet à l'utilisateur de consulter les dépenses financières de son ou ses bâtiments par rapport au budget disponible. Ces informations sont affichées dans la vignette « Revenus et dépenses par rapport au budget  » et présentent le budget des recettes pour une période donnée sous la forme d'un graphique à trois barres, comme illustré ci-d

Refuser

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive qu'un approbateur ne soit pas d'accord avec la valeur attribuée à une tâche et, une fois celle-ci affichée dans sa liste, il peut souhaiter la refuser. Dans ce cas, il peut utiliser l'action « Refuser » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Refuser> pour afficher la fenêtre contextuelle « Refuser » . L'utilisateu

Remédiation - Échec à la réussite

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un ordre de travail PPM a fait l'objet d'un certificat d'échec et que les travaux de réparation effectués permettent désormais de transformer cet échec en réussite, cette opération peut être effectuée une fois l'ordre de travail de réparation arrêté. Cela peut se faire soit par le biais d'une fenêtre contextuelle lors de l'arrêt de la tâche, soit

Ressource à allouer

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le contrat est un contrat interne, un champ supplémentaire apparaît lors de la modification des dates d'un bâtiment. Ce champ, intitulé « Ressource à affecter », permet à l'utilisateur de choisir si les ordres de travail relatifs à ce bâtiment doivent être attribués à la ressource de niveau 1 (sélectionnée par défaut dans le contrat) ou à une res

Introduction au flux de processus des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois l'ordre de travail créé, l'utilisateur peut poursuivre le processus à l'aide des boutons du menu « Appel entrant », « Appel sortant » et « Actions de l'agent ». Les actions « Appel entrant » et « Appel sortant » servent à communiquer avec le client et la ressource. Les actions de l'agent sont à utiliser pour toute mise à jour non reçue en t

Reconnaître

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un fournisseur souhaite accuser réception et accepter le bon de commande, il devra effectuer une action spécifique à cet effet. Il peut le faire en utilisant le bouton « Accuser réception ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Accuser réception » pour afficher la fenêtre contextuelle d'accusé de réception. Veuillez saisir to

0,09 - Annulé

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Introduction aux données de base

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module de données de base L'épine dorsale de tout système est son module de données principal. Le secret de la rapidité et de la précision du système Ostara réside dans la structure de données de ce module. Par conséquent, le système garantit la cohérence des données dans tous les modules grâce à une saisie unique des données, ce qui per

Consultation/modification d'un dossier amiante

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut parfois être nécessaire de rechercher et de consulter un dossier amiante existant. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Consulter l’amiante ». Pour consulter un dossier amiante, suivez les étapes suivantes : La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consultez la page

Codes de compte

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'écran « Codes comptables » affiche les différents codes comptables associés à la ressource sélectionnée ainsi que leurs dates de validité. Ces codes sont généralement utilisés par les clients pour connecter Ostara à leurs systèmes financiers. Si un seul client est présent, cet écran s'affiche directement. En présence de plusieurs clients, l'écran

Introduction au système

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le bouton « Système » contient la fonctionnalité permettant de modifier les clients existants ou d'en créer de nouveaux. Le bouton « Système », lorsqu'on clique dessus, inclut (sans s'y limiter) les zones suivantes : Configuration du client Copier le client Spécifications des données personnalisées Jours fériés FAQ du portail Modèles d'e-mails de fl

Demande d'ingénieurs supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive qu'un technicien se rende sur un chantier et constate que la tâche ne peut être terminée à temps ou qu'elle est trop complexe pour une seule personne. Dans ce cas, il doit faire une demande de renforts, ce qui peut se faire via le bouton « Demander des renforts ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Demander des ingén

0,05 - Planification en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Liste des WO - Page des filtres

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des WO peut être filtrée à l'aide de « " bouton dans le coin supérieur droit. En appuyant sur " Plusieurs catégories sont affichées : Bâtiment, Type et ETA. Voici le détail des filtres : Enregistrement dans un bâtiment : permet à l’utilisateur de s’enregistrer dans un bâtiment par Bluetooth, GPS ou en scannant un code QR situé dans le bâtim

1.20 - Attribution en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Afficher la facture - Volet Google Chrome

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Disponibilité du personnel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les coordonnées d'une ressource peuvent être disponibles uniquement à certains moments et certains jours ; il peut donc être nécessaire de consigner ces informations dans le système. Pour ce faire, accédez à la fiche de la personne, sélectionnez l'onglet « Congés », puis cliquez sur le bouton « Disponibilité ». En cliquant sur le bouton « Disponibil

Libération par lots

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'un utilisateur ait besoin de libérer un ou plusieurs ordres de travail en attente de traitement par lots, que les seuils des règles de traitement par lots aient été atteints ou non. Pour ce faire, il faut d'abord trouver l'un des ordres de travail à regrouper, puis utiliser l'action « Lancement par lot ». L'utilisateur verra alors

Prendre une photo

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Appuyer sur le bouton « Prendre une photo » dans la liste des actions depuis l’écran Détails de l’opération affichera l’écran Prendre une photo : Veuillez noter qu'un type d'image doit être sélectionné dans le menu déroulant intitulé « Sélectionnez un type d'image… ». Les options standard sont : Défaut : Pré Défaut : Poste Ces types indiquent le typ

0.00 - Création

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

1.04 - Affectation en attente - Rappelé

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Présentation des détails de l'actif

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter les détails d'un actif, sélectionnez l'actif souhaité dans la liste des actifs ; la page de détails de l'actif s'affiche alors. Cette page présente toutes les informations connues sur l'actif, telles que son numéro de série, son emplacement, son type et son état. Le menu « Actions » en haut à droite de la page propose des options supp

Informations complémentaires/Aucune information complémentaire requise

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive qu'une tâche en cours d'autorisation nécessite des informations complémentaires ou que des informations initialement requises ne soient plus nécessaires. Ces actions peuvent être effectuées via les options « Informations complémentaires requises » et « Informations complémentaires non requises » . « Informations complémentaires requises »

Consulter les documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En appuyant sur l'option Afficher le document dans le menu Actions, l'appareil affichera l'écran d'affichage des documents et une liste de tous les documents liés à cet ordre de travail s'affichera : En appuyant sur « Afficher les documents associés », tous les documents relatifs à cet ordre de travail/bâtiment/actif s’affichent. Appuyez de nouveau

Commencez à voyager pour trouver du travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Sélectionner le bouton « Démarrer le déplacement pour l'intervention » dans le menu Actions ouvre la page « Démarrer le déplacement pour l'intervention ». Cette page permet à l'utilisateur de confirmer son départ pour cette intervention et d'accéder aux options permettant de définir l'heure d'arrivée estimée. Après avoir sélectionné la date et l'heu

Enregistrez-vous dans le bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En appuyant sur « S'enregistrer dans le bâtiment », l'utilisateur est invité à utiliser la méthode d'enregistrement du client pour confirmer sa présence sur le bon site. Selon le client, l'utilisateur devra effectuer l'une des actions suivantes pour continuer : Bluetooth GPS Code QR Bluetooth L'utilisation de la fonction Bluetooth permet à l'utilisa

Démarrer/Arrêter la tâche

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l'ordre de travail n'a pas encore été démarré, le bouton « Démarrer la tâche » sera visible ; sinon, le bouton « Arrêter la tâche » sera affiché. Débuter un emploi Après avoir appuyé sur le bouton « Démarrer la tâche » dans le menu Actions, l'appareil affichera la page de démarrage de la tâche. Cette page indiquera l'heure de début, qui sera auto

Fournir une heure d'arrivée prévue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour fournir au client une heure d'arrivée estimée (ETA), l'utilisateur dispose de deux options. Premièrement, en appuyant sur le « L'utilisateur peut cliquer sur le bouton « Indiquer l'ETA » depuis l'ordre de travail sélectionné, puis choisir « Indiquer l'ETA » dans le menu. Il peut également cliquer sur le bouton « Indiquer l'ETA » situé en bas de

Ajouter/Modifier/Afficher des documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, les utilisateurs peuvent disposer de documents ou d'images relatifs à une tâche qu'ils doivent ajouter à cette tâche afin que d'autres utilisateurs puissent y accéder. Pour ce faire, ils peuvent utiliser l'action « Ajouter/Modifier/Afficher des documents » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Ajouter/Modif

Soumettre la facture d'achat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre une facture d'achat, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Facture d'achat . La page « Soumettre une facture d'achat » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Facture d'achat » dans la sect

Modifier les frais de livraison

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'un bon de commande, il est possible qu'une décision ait été prise concernant les frais de livraison. Le fournisseur devra alors les mettre à jour. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Modifier les frais de livraison ». Sur l'écran Détails de la mission, sélectionnez le bouton « Modifier les frais de livraison » p

Introduction aux tâches d'autorisation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet également aux personnes habilitées de consulter et d'approuver ou de refuser des travaux. La consultation et l'approbation des travaux sur le portail en tant qu'habilitatrice suivent une procédure légèrement différente et nécessitent l'utilisation de l'onglet « Travaux » (ceci est expliqué plus en détail sur la page dédiée ). Pour

Arrêter la tâche > Présentation de l'administrateur

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois la tâche accomplie par l'intervenant, celle-ci doit être consignée dans l'ordre de travail. Plusieurs méthodes sont possibles ; la première, décrite ci-dessous, consiste à ce que le siège social de l'ingénieur signale par téléphone la fin des travaux. La première chose à faire est de trouver l'ordre de travail en question. Dans le menu Acti

Refuser

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive qu'un approbateur ne soit pas d'accord avec la valeur attribuée à une tâche. Une fois celle-ci affichée dans sa liste, il peut souhaiter la refuser. Dans ce cas, il suffit d'utiliser le bouton « Refuser ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Refuser » pour afficher la fenêtre contextuelle de refus. Voici l'écran de re

Réaliser une vérification post-visite

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains utilisateurs peuvent être tenus d'effectuer une demande d'informations complémentaires (RFI) concernant les ordres de travail de leurs sites. Cette opération s'effectue via l'action « Vérification après visite » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Vérification post-visite> pour afficher l'écran « Vérification po

Allouer les ressources/Prendre

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il existe certains cas où des chefs d'équipe doivent attribuer des ordres de travail à leurs ingénieurs, ou bien des ingénieurs doivent prendre en charge des ordres de travail auprès d'autres ingénieurs. Attribution des ordres de travail Pour affecter un ordre de travail à une autre ressource/un autre technicien, appuyez sur le menu Actions, puis su

Aucune information requise

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si cette option est disponible, cela signifie que des informations complémentaires ont pu être demandées avant l'autorisation. Pour supprimer cette demande d'informations complémentaires, sélectionnez le bouton « Aucune information requise » dans le menu Actions, sur la page de détails des autorisations. Cette page comporte deux zones de texte libre

Données de base

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter des documents Données de base Permet d'ajouter des documents dans tout le système Peut allouer l'exécution dynamique au profil Données de base Peut associer les risques liés à l'amiante Données de base Peut associer un statut amiante Données de base Possibilité de cocher

Introduction aux actions contractuelles

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ces instructions sont conçues pour guider l'utilisateur dans la création/modification d'un contrat. Onglet Bâtiments - Ajouter des bâtiments Onglet Bâtiments - Modifier les dates de construction Onglet Bâtiments - Déplacer le bâtiment Onglet Bâtiments - Supprimer les bâtiments Périodes contractuelles - Ajouter une période contractuelle Périodes cont

Audits de bureau

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le module Audits comprend une section appelée Audits de bureau. Les audits de bureau permettent aux clients de sélectionner systématiquement des sous-ensembles de données aléatoires afin de réaliser des audits manuels de l'intégrité des données saisies par d'autres utilisateurs. Il existe trois types d'audits de bureau : Bon de travail - ceci est ut

Soumettre la facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le menu Factures du portail regroupe toutes les fonctions liées à la facturation d'un ordre de travail . Pour soumettre une facture, accédez à Menu principal > Factures > Nouveau > Facture . La page « Soumettre une facture » s'affichera. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur « Facture » dans la vignette « Accès rapide - Factures »

Soumettre - Achat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois que tous les détails de création de l'ordre de travail sont saisis, que le fournisseur et la date de livraison ont été définis, l'ordre de travail peut alors être soumis au fournisseur pour qu'il l'accuse réception et l'expédie . Vous pouvez soumettre un ordre de travail en suivant les étapes suivantes : Dans le menu Actions de l'agent, cli

Soumettre la facture pour paiement

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois les factures approuvées et validées, elles peuvent être soumises au paiement. Pour soumettre une facture au paiement, suivez les instructions ci-dessous : Trouvez la facture à l'aide de la fonction de recherche (elle doit être validée) et cliquez sur le bouton « Soumettre la facture pour paiement ». La facture sera alors marquée comme « Pai

Lier l'ordre de travail > Lier l'existant

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut être nécessaire de lier plusieurs ordres de travail pour pouvoir les suivre ensemble. Dans ce cas, l'utilisateur peut lier un ordre de travail à un autre. Cette liaison apparaîtra sur la page « Événements » du centre d'assistance, accompagnée du numéro de l'ordre de travail auquel il est désormais lié. Pour « Lier un ordre de travail existan

Ajouter/Modifier/Afficher des documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d' une ressource , les utilisateurs peuvent télécharger des documents ou des images s'y rapportant afin de fournir des informations complémentaires . Ces éléments peuvent s'avérer utiles aux personnes qui travailleront ultérieurement sur la ressource . Pour ce faire , utilisez le bouton <Ajouter/Modifier/Afficher des docum

Annulation d'une tâche - Achats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que l'utilisateur doive annuler un ordre de travail. Pour ce faire, il peut utiliser l'option « Annuler la tâche ». Cette option est disponible uniquement jusqu'à l'expédition des éléments de l'ordre de travail. Une fois cette étape franchie, l'utilisateur ne peut plus annuler l'ordre de travail. Cliquez sur le menu Actions de l'agen

Emplois non attribués

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Non affectés » affiche tous les ordres de travail réactifs qui ne sont actuellement pas attribués à une ressource. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > Tâches non affectées. Chaque ordre de travail affiche une date d'échéance indiquant s'il est en retard (en rouge), s'il est à ef

Santé et sécurité

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Agent d'acceptation de l'amiante Santé et sécurité Possibilité d'ajouter ou de modifier l'amiante Santé et sécurité Possibilité de créer et de consulter des informations sur l'amiante dans les bâtiments. Active les boutons « Créer une nouvelle information sur l'amiante » et « Consulter les inf

Détails de la modification de l'ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les modifications apportées à un ordre de travail peuvent être effectuées à partir des actions de l'agent - « Modifier l'appelant » : Cliquez sur les champs à modifier, puis sur « OK ». Cliquer sur « Annuler » vous permettra de quitter l’application sans modifier l’ordre de travail. Il est également possible de modifier un ordre de travail à partir

Livres PTW

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les carnets de permis de travail sont utilisés par les équipes d'intervention lors de leurs déplacements sur un bâtiment afin de confirmer leur présence sur le site et leur autorisation d'effectuer les travaux. L'enregistrement des numéros de ces carnets pour chaque bâtiment permet de retrouver le numéro mentionné par le technicien lors du démarrage

Introduction aux rapports

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Rapports Le système Ostara permet au Client d'exporter l'intégralité de ses données principales et de les manipuler selon ses besoins. Ostara Systems Limited estime que les Clients ne devraient pas avoir à payer pour extraire leurs propres données et prône une transparence totale. Chaque module du système Ostara propose plusieurs

Nécessitant des travaux de réparation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Travaux de réparation nécessaires » affiche tous les PPM (Programmes de Maintenance Préventive) dont le certificat est non conforme et qui requièrent des travaux de réparation. Chaque tâche est accompagnée d'une date d'échéance indiquant si elle est en retard (en rouge), à effectuer dans les 15 prochaines minutes (en orange) ou à effectue

Introduction à la liste/modification des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible que les informations relatives aux actifs doivent être consultées, voire modifiées, à un moment donné, et cela peut également se faire via l'onglet « Actifs » : Cliquer sur l'onglet « Actifs » affichera la page Actifs ainsi que la fenêtre contextuelle de recherche d'actifs. L'utilisateur peut également y accéder en cliquant sur le bo

Autorisation en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des ordres de travail « En attente d'autorisation » affiche toutes les tâches actuellement en cours d'autorisation. Cette liste est généralement communiquée à un utilisateur afin qu'il puisse consulter les ordres de travail bloqués pour autorisation. Ces ordres de travail sont retirés de toutes les autres listes afin d'éviter que les ressou

Valider la facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois saisie dans le système, une facture doit passer par deux étapes avant de pouvoir être soumise au paiement : l’approbation et la validation. La validation d’une facture est possible après son approbation. Pour ce faire, procédez comme suit : Trouvez la facture à l'aide de la fonction de recherche de factures (la facture doit avoir le statut

Communication

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité de modifier les modèles JSON des e-mails Communication Possibilité de modifier les modèles d'e-mail Communication Permet de consulter et de modifier les modèles d'e-mails. Active le bouton Configuration des modèles dans l'onglet Système. Possibilité de modifier les modèles XML d'e-

3.00 - Début de l'appel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Modifier les heures de début et de fin

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que l'utilisateur doive modifier les heures de début et de fin précédemment définies pour un ordre de travail. Pour ce faire, il peut suivre les étapes suivantes : Trouvez l'ordre de travail à l'aide du bouton Recherche rapide . Dans le menu Actions de l'agent, sélectionnez « Modifier les heures de début et de fin ». L'écran suivant

Introduction aux budgets

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ostara permet de définir des budgets afin de faciliter le reporting et la comparaison des dépenses réelles par rapport au budget. Un budget peut être défini pour chaque site, au niveau du type d'ordre de travail, du sous-type d'ordre de travail ou même du type d'équipement. Il existe deux types de budgets : le budget de fonctionnement et le budget d

Liste des courriels ayant échoué

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des e-mails non envoyés affiche tous les e-mails qui n'ont pas pu être envoyés au cours du dernier mois. Elle indique la date de l'échec, le destinataire, l'objet et la raison de l'échec. Voici un exemple : En double-cliquant sur l'e-mail ou en le sélectionnant, puis en cliquant sur « Suivant », des informations plus détaillées s'afficheron

Modèles d'e-mails de flux de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Outre les e-mails système standard, il est possible de créer des modèles d'e-mails de workflow personnalisés qui se déclenchent en fonction d'actions effectuées dans le système et sont envoyés à un ensemble d'utilisateurs spécifié. Pour ce faire : Cliquer sur « Modèles d’e-mails de workflow » dans la section Système de Core Data affiche l’écran Modè

Changement - Actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que des ressources aient été ajoutées incorrectement à un projet, soit parce qu'il s'agit de ressources erronées, soit parce qu'aucune ressource ne devrait être associée au projet. Dans ce cas, utilisez le bouton « Modifier - Ressources » pour les corriger. Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier » pour aff

4.10 et 4.11 - Présence suspendue - Solution temporaire en place/Problème persistant

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Accepter/Refuser les demandes d'ingénieurs supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois qu'un ingénieur a soumis une demande de renforts, le client peut l'accepter ou la refuser à l'aide du bouton « Accepter/Refuser les renforts ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Accepter/Refuser la demande d'ingénieurs supplémentaires » pour afficher la fenêtre contextuelle Accepter/Refuser la demande d'ingénieurs su

Introduction à la section Courriel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La section Courriel du ruban contient différentes listes affichant des informations sur les courriels envoyés, reçus et ceux qui n'ont pas pu être envoyés. Ces listes sont : Liste des courriels ayant échoué Liste des courriels entrants Liste des courriels envoyés Consultez les pages ci-dessous pour obtenir plus d'informations sur ces sujets : Liste

Télécharger le catalogue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le fournisseur peut télécharger le catalogue actuel pour en consulter les détails et y apporter les modifications nécessaires. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Télécharger le catalogue ». Sur l'écran « Voir le catalogue », sélectionnez le bouton « Télécharger le catalogue ». Cela permettra de télécharger le catalogue dans son état act

Reprogrammer la présence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, le prestataire ou le client peut avoir besoin de reporter la présence de l'intervenant. Cela peut être dû à une urgence accrue de la tâche ou à un engagement de l'intervenant sur une autre mission. Si la tâche doit être reportée, il suffit d'utiliser le bouton « Report de présence ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l

Travail non requis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un ordre de travail réactif n'est plus nécessaire, il est possible de l'annuler dans le portail. Les utilisateurs autorisés à effectuer cette action verront apparaître le bouton « Travaux non requis ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Allouer une ressource/Prendre » pour afficher la fenêtre contextuelle Allouer une ressou

Introduction aux pièces

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Pièces Le module Pièces contient les pièces, les types de pièces, les emplacements de stock et les articles d'inventaire. Voici à quoi ressemble le module Pièces : Types de pièces Parties Inventaire

Introduction à la configuration des modèles

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le système utilise différents courriels et SMS pour diffuser des informations à divers utilisateurs. Si les informations contenues dans ces courriels sont inexactes ou nécessitent des modifications, vous pouvez les effectuer via le menu « Configuration des modèles ». Dans le menu Configuration du modèle, il existe trois zones principales qui contien

Articles achetés expédiés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le fournisseur devra informer le site de l'expédition de ses articles. Il pourra le faire en utilisant l'action « Articles achetés expédiés » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Articles achetés expédiés> pour afficher la fenêtre contextuelle « Articles achetés expédiés » . Cette fonction est similaire à l'action « Accus

Rapports

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité de modifier les exclusions du rapport d'ordre de travail Rapports Possibilité d'ajouter des exclusions de bons de travail pour exclure des données des rapports, comme les rapports de performance. Peut actualiser les entrepôts de rapports Rapports Peut rechercher des rapports Rappor

Resource En Route

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

De la même manière qu'un utilisateur d'application mobile peut « Démarrer un déplacement pour une intervention », un utilisateur du portail peut également indiquer qu'une intervention est en route. Ainsi, les utilisateurs sur site sont informés de l'arrivée imminente d'un technicien et une heure d'arrivée estimée peut être fournie. Sur l'écran Détai

Introduction à la génération d'ordres de travail PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création d'un contrat, si l'utilisateur a sélectionné que les PPM de cet ordre de travail soient générés manuellement, les étapes suivantes devront être effectuées pour créer ces ordres de travail : Pour générer des ordres de travail PPM, cliquez sur le bouton Modifier les actions. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de men

Création de données personnalisées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Des champs de données personnalisées permettent aux utilisateurs de saisir des informations supplémentaires concernant un bâtiment, informations qui ne figurent dans aucun des champs prédéfinis. Pour plus d'informations sur la configuration des données personnalisées, consultez la page dédiée .

Modifier les notifications

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les notifications servent à signaler un problème sur le chantier concerné par l'ordre de travail en cours. Si une notification est sélectionnée, les contacts du bâtiment abonnés à ce service seront alertés par e-mail ou SMS, selon leur préférence. Pour activer une notification, suivez ces étapes : Dans le menu Actions de l'agent, sélectionnez « Modi

Bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter ou de modifier des documents de construction Bâtiment Active le bouton Ajouter/Modifier/Afficher des documents de l'onglet Bâtiments pour permettre l'ajout, la modification et la consultation de documents. Peut modifier les bâtiments OU Peut visualiser les bâtiments Possi

Ajouter des notes privées sur une offre d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que les utilisateurs aient besoin d'ajouter des informations sensibles ou confidentielles aux tâches afin que seules quelques personnes puissent y accéder. Cela est possible grâce à l'action « Ajouter des notes - Privé ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Ajouter des notes - Privé » pour afficher la fenêtre contextu

Établir un devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'utilisation des estimations dans le système Ostara diffère de la définition d'un coût fixe. L'ajout d'un coût fixe à un ordre de travail détermine le coût total de cet ordre pour la facturation par l'entrepreneur une fois les travaux terminés, indépendamment de la quantité de main-d'œuvre ou de pièces utilisées. Une estimation permet d'appliquer u

Onglet Bâtiments - Ajouter des bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les bâtiments sont automatiquement extraits du SRA. Si plusieurs contrats existent dans le SRA, cet écran permet à l'utilisateur de spécifier les bâtiments concernés par ce contrat. La procédure est la suivante : Cliquez sur l'onglet Bâtiments. Cliquez sur le bouton Actions et ce menu s'affichera : Cliquez sur Ajouter un ou plusieurs bâtiments. Si a

Liste/Modification des ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible que vous ayez besoin de consulter ou même de modifier des informations concernant les actifs. Pour ce faire, accédez à Menu > Actifs > Liste La sélection de <Liste> affichera la fenêtre contextuelle « Rechercher des ressources », qui comporte deux champs : « Rechercher des actifs » - Si l'utilisateur dispose du numéro d'a

Onglet FAQ

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'onglet FAQ (Foire aux questions) regroupe toutes les questions fréquemment posées et leurs réponses sur une seule page. Les questions affichées varient selon l'utilisateur connecté. Pour plus d'informations, consultez la page « Comment faire ? ».

Suppression des ordres de travail liés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible que certains ordres de travail aient été liés incorrectement à un autre ordre de travail et doivent être supprimés. Dans ce cas, utilisez l'action « Supprimer l'ordre de travail lié ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Supprimer l'ordre de travail lié > pour afficher la fenêtre contextuelle « Supprimer l'

Onglet Bâtiments - Introduction à la modification des dates de construction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les dates de début/fin d'un bâtiment, l'utilisateur devra d'abord sélectionner le bâtiment dont il souhaite modifier les dates. Cliquez sur le bouton Actions de l'onglet Bâtiments. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Changer de bâtiment » (cette fonctionnalité est également accessible en double-cliquant sur le

2.20 & 3.20 & 4.22 - Présence en attente/Présence commencée/Tâche incomplète

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Création d'un devis Introduction au bon de commande

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un devis est un type de bon de commande utilisé pour obtenir un ou plusieurs devis avant que le client ne décide quelle ressource effectuera les travaux. Pour créer un ordre de travail avec devis, cliquez sur le bouton « Créer un ordre de travail avec devis ». La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations,

Facture – Ajouter/Modifier

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Veuillez consulter le guide de l'utilisateur Finance - Gestion financière

5.22 - Travail terminé - Aucune facture attendue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Déconnexion/Quitter Ostara

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si les utilisateurs n'ont plus besoin d'utiliser le système, il existe deux façons de quitter/fermer l'application. Celles-ci, accessibles via l'onglet Système, sont les suivantes : Cliquer sur le bouton « Déconnexion » affichera un message de confirmation demandant à l'utilisateur s'il est sûr de vouloir se déconnecter. S'il répond « Oui », l'utili

Commande non requise

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l'utilisateur décide qu'il n'a plus besoin des articles de cette commande, il peut l'annuler et indiquer qu'il ne la souhaite plus. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Commande inutile ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Commande non requise » pour afficher la fenêtre contextuelle « Commande non requise ». Veu

Demander des ingénieurs supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive qu'un technicien se rende sur place pour constater que la tâche ne peut être terminée dans les délais impartis ou qu'elle est trop complexe pour une seule personne (interventions réactives uniquement). Dans ce cas, l'utilisateur doit demander des renforts via le menu « Intervention > Ressources », puis en sélectionnant « Demander des re

YZ

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Y TERME DÉFINITION Oui, pondération (RFI) Cela vous permet de saisir la pondération de toute question à choix multiple à laquelle on répond « oui ». Z

Introduction au sous-menu Factures

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Affecter à l'ordre de travail Valider la facture Invalider la facture Validation en masse des factures Soumettre la facture pour paiement Supprimer la facture Confirmer la facturation de l'ordre de travail au client

Liste des ordres de travail marqués pour audit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois les ordres de travail marqués pour audit, l'utilisateur peut les consulter via le module Audit en cliquant sur le bouton « Liste des ordres de travail marqués pour audit ». Les ordres de travail s'affichent alors sous forme de liste, avec leur date d'achèvement et le ou les types d'audit associés.

Articles achetés sur reçu

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois les marchandises reçues, le bon de commande peut être traité en enregistrant la réception des articles achetés. Cela peut se faire en suivant les étapes suivantes : Dans le menu Actions de l'agent, cliquez sur l'option Reçu des articles d'achat. La fenêtre suivante s'ouvrira : Veuillez saisir le numéro du bon de livraison qui vous a été fou

Ajout de groupes de tarifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour appliquer les tarifs et la disponibilité, des groupes de tarifs clients sont nécessaires. Pour ajouter un nouveau groupe de tarifs clients à une ressource, procédez comme suit : Sélectionnez une ressource dans la liste des ressources, puis cliquez sur le bouton « Tarifs et disponibilité » du ruban. L’écran « Groupes de clients Tarifs et disponi

Groupements

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les regroupements permettent aux utilisateurs de classer les bâtiments, par exemple par zone géographique (région, secteur) ou par gestionnaire/propriétaire. Chaque client dispose de ces regroupements en toute indépendance et peut les utiliser selon ses besoins. Ils sont créés lors de la mise en place d'un bâtiment et servent généralement à la produ

Périodes contractuelles - Annulation du contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'un contrat doit être annulé, l'utilisateur devra tout d'abord trouver le contrat concerné en utilisant la fonctionnalité de recherche de contrat . Sélectionnez le contrat à annuler en double-cliquant dessus dans la liste des contrats . La fenêtre suivante s'ouvrira alors : L'utilisateur devra ensuite cliquer sur le bouton « Annuler le contrat

Onglet Accueil

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si vous souhaitez revenir à la page d'accueil ou accéder à des listes spécifiques qui n'y figurent que, il existe une méthode simple et rapide. En cliquant sur l'onglet « Accueil », vous serez redirigé vers votre page d'accueil (celle qui s'affiche dès votre connexion). Cette option est disponible depuis toutes les pages du portail et pour tous les

FAQ

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Questions et réponses générales 1.1 Référence Modifications des colonnes et enregistrement des mises en page Question Est-il possible de définir des colonnes par utilisateur ? Répondre La configuration des colonnes (taille, ordre, etc.) est définie lors de l'installation. Par conséquent, un utilisateur se connectant à une même machine verra toujours

Filtres intelligents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fonctionnalité courante dans de nombreuses listes du système est le filtre intelligent. Ce filtre permet de simplifier et d'accélérer la recherche en affichant les informations contenant la valeur, ou une partie de celle-ci, saisie dans le filtre. Par exemple : si une liste de 1 000 ordres de travail contient tous types d'ordres et que l'utilisa

Ajustement groupé des coûts

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un fournisseur souhaite simplement ajuster le prix de ses articles dans un catalogue suite à une variation de prix, il peut modifier en masse les valeurs de tous les articles ou d'une sélection d'articles à la fois. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Ajuster les prix en masse ». Sur l'écran Afficher le catalogue, sélectionnez le bout

Écran de liste SRA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En cliquant sur OK, une liste de tous les SRA correspondant aux critères de recherche saisis s'affichera (si la liste est trop longue, l'utilisateur devra peut-être préciser davantage ses critères de recherche). Une fois l'élément SRA localisé et affiché/modifié, l'utilisateur peut soit le sélectionner et cliquer sur le bouton suivant, soit double-c

Actions d'appel - Réactives, Devis, PPM, Introduction à l'audit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Toutes les actions demandées sont accessibles via le bouton « Action demandée » du centre d'assistance. Les actions disponibles lors de la réception d'une demande dépendent de l'état de l'ordre de travail. Chaque action demandée (une fois terminée) apparaît comme un événement dans la fenêtre « Événements » située à droite du centre d'assistance. Cel

Présentation d'un ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter un ordre de travail, procédez comme suit : Cliquez sur le menu « Ordres de travail ». L'utilisateur verra ensuite apparaître les éléments de sous-menu suivants : Il existe plusieurs façons de trouver un ordre de travail dans le système. Recherche rapide Bon de travail Liste des ordres de travail Recherche rapide du numéro de contrat R

Ajouter un élément

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un fournisseur souhaite ajouter un article, il peut l'ajouter à un catalogue existant plutôt que d'en créer un nouveau . Pour ce faire, il suffit d'utiliser l'action « Ajouter un article » . Sur l'écran « Afficher le catalogue » , sélectionnez l'action « Ajouter un article » pour afficher la fenêtre contextuelle correspondante. Ici, l'utilisateur

Ordres de travail en attente de vérification

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ordres de travail en attente de vérification apparaîtront dans la liste personnalisée « Tuile ». Si votre accès requiert la complétion de questionnaires, ceux-ci seront affichés ici et vous permettront de consulter la liste de tous les ordres de travail en attente de vérification. Prérequis : Liste des ordres de travail en attente de vérificatio

Onglet Messages

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L’onglet « Messages » fonctionne de la même manière que le widget « Mes messages » de la page d’accueil. Consultez la page « Mes messages » pour plus d’informations.

Liste des courriels envoyés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des e-mails envoyés affiche tous les e-mails expédiés depuis le système. Il peut s'agir d'e-mails attribuant des ordres de travail à des ressources, informant les clients de l'annulation d'un ordre de travail ou fournissant des mises à jour concernant des ordres de travail. Par défaut, la liste affiche uniquement les e-mails reçus aujourd'h

Emplois non attribués

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Non attribuées » affiche toutes les tâches réactives qui ne sont actuellement pas affectées à une ressource. Chaque tâche indique une date d'échéance : en rouge, orange (à exécuter dans les 15 prochaines minutes) ou verte (à exécuter dans plus de 15 minutes). L'utilisateur peut modifier le nombre de tâches affichées simultanément sur une

Mise en place/Retrait en position de maintien

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'une tâche ne puisse être autorisée immédiatement, tant que certaines conditions ne sont pas remplies, mais que l'autorisateur ne souhaite pas la refuser. Dans ce cas, il suffit d'utiliser le bouton « Mettre en attente ». Mettre une tâche en attente permet de constater qu'elle a été prise en compte, même si sa poursuite n'est pas s

Demande de réévaluation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, l'approbateur peut contester le montant des frais fixes indiqués sur un ordre de travail réactif, le jugeant excessif. Le cas échéant, il peut demander une réévaluation de ces frais fixes en utilisant le bouton « Demander une réévaluation ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Demander une réévaluation » pour

Parties

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter des types de pièces Parties Possibilité d'ajouter de nouveaux types de pièces par client et activation du bouton Types de pièces dans l'onglet Données de base Peut modifier les données de base, peut créer des données de base Possibilité d'ajouter des pièces Parties Possib

Échéance prévue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le plan (anciennement connu sous le nom de PPM) Ordres de travail à effectuer : la tuile indique à l’utilisateur le nombre d’ordres de travail planifiés. Les travaux devraient commencer dans les 30 prochains jours ; le système affichera le délai d'exécution estimé pour chacun. Dix ordres de travail maximum seront affichés simultanément. La sélection

Afficher/Traduire les notes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'un utilisateur ajoute des notes à un ordre de travail, notes qui doivent être consultées par un autre utilisateur. Pour afficher ces notes, repérez l'événement dans l'historique des tâches et cliquez dessus. Selon le contenu des notes, celles-ci s'afficheront directement dans l'événement ou un lien « Cliquez ici… » apparaîtra. En

Confirmer les spécifications/Envoyer les demandes de devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, l'utilisateur qui crée le devis peut ne pas disposer des autorisations nécessaires pour envoyer les demandes de devis au cahier des charges, car cette tâche peut être gérée par d'autres personnes. Pour ces utilisateurs, l'action « Confirmer le cahier des charges/Envoyer les demandes de devis » est disponible. Sur l'écran Détails d

Attribuer/Accepter un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources pouvant attribuer des tâches peuvent également souhaiter en prendre certaines. Au lieu de deux boutons pour chaque action, les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour effectuer les deux actions verront apparaître le bouton « Attribuer une ressource/Prendre ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « 

Demande de devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que, lors de la réception d'une demande de devis, le montant proposé soit jugé trop élevé ou qu'il comporte des incohérences. Dans ce cas, l'utilisateur peut demander au prestataire de réviser et de modifier le devis en cliquant sur le bouton « Demander une révision du devis ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Dema

1.09 - Annulé

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ressource incapable d'accepter du travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de l'attribution d'un ordre de travail à une ressource, l'utilisateur peut être informé que cette ressource est indisponible. Pour consigner cette information, utilisez l'action « Ressource indisponible » puis suivez les étapes suivantes : Veuillez saisir toutes les informations pertinentes, y compris le nom de l'appelant et les numéros de réfé

1.02 - Affectation en attente - Ressource injoignable

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Création d'un questionnaire Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les questionnaires servent à créer, configurer et réaliser des audits. Un questionnaire permet d'ajouter des questions à différentes étapes du processus et d'obtenir des réponses, enregistrées dans l'ordre de travail. Ces questions peuvent être notées et pondérées, et les résultats de chaque questionnaire peuvent être signalés comme positifs ou néga

Créer un devis - Vue sur un seul écran

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une demande de devis à l'aide de la vue à écran unique, cliquez simplement sur l'onglet « Créer une demande », puis sur le bouton « Créer une demande de devis » et suivez ces étapes : Il est possible de réaliser la création sur un seul écran. Au lieu d'utiliser des onglets, chaque section s'affiche successivement. Chaque section fonctionn

Introduction à l'onglet Emplois

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'onglet Tâches permet aux utilisateurs de consulter les tâches en cours, classées par groupes et statuts. Il offre également la possibilité de filtrer les listes et de les exporter vers Excel. Cet onglet est généralement visible uniquement pour les administrateurs système, les personnes autorisées et les ressources. Voici les listes dans lesquelles

Voir les clients

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cliquez sur le bouton Actions. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Afficher le(s) client(s) ». Cela affichera en lecture seule tous les clients associés au SRA sélectionné.

Changement - Type d'équipement/de service

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans les cas où le type d'équipement/de service indiqué sur la tâche est incorrect, l'action « Modifier - Type d'équipement/de service » doit être utilisée pour le modifier. Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier » pour afficher les options de modification supplémentaires. Cliquez sur « Modifier - Type d'équipement/de ser

Types de services

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les types de services représentent les prestations réalisées dans le cadre de l'ordre de travail ou du sous-ordre de travail associé. Les sous-types de services précisent la classification ou le type du service. Par exemple : le type de service « Déversement » peut correspondre aux sous-types « Biologique » et « Chimique ». La première étape consist

Filtre général

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains utilisateurs peuvent avoir accès à plusieurs clients et aux tâches qui leur sont associées. Pour les aider à trouver les ordres de travail nécessaires, un filtre appelé « Filtre général » est disponible sur le portail. Pour y accéder, cliquez sur l'icône de filtre située à côté du menu Avatar, en haut à droite du portail. Le « filtre généra

Arrêter la tâche > Admin - PPM avec actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois que la ressource a terminé le travail sur une maintenance préventive avec des actifs, cette intervention doit être consignée dans un ordre de travail de maintenance préventive. Voici comment procéder : La première chose à faire est de trouver l'ordre de travail en question. Dans le menu Actions de l'agent, sélectionnez Arrêter la tâche >

Ajouter/Modifier/Afficher des données personnalisées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'un actif , les utilisateurs peuvent ajouter des données relatives à cet actif afin de fournir des détails qui ne figurent pas dans les autres sections de la fiche détaillée. Cette opération s'effectue à l'aide de la fonction « Données personnalisées » , accessible via le bouton « Ajouter/Modifier/Afficher des données person

Écran de la liste des contrats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En cliquant sur OK, une liste de tous les contrats correspondant aux critères de recherche saisis s'affichera (si la liste est trop longue, l'utilisateur devra peut-être préciser davantage ses critères de recherche). Une fois le contrat localisé et en cours de consultation/modification, l'utilisateur peut soit le sélectionner et cliquer sur le bouto

Annuler l'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que l'utilisateur doive annuler un ordre de travail. Pour ce faire, il peut utiliser l'option « Annuler la tâche ». Cette option est disponible uniquement jusqu'au démarrage de l'ordre de travail. Une fois celui-ci démarré, l'utilisateur ne peut plus l'annuler et doit le marquer comme terminé et remettre le solde à zéro . Cliquez sur

Attribuer une tâche - Par téléphone

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les utilisateurs du portail peuvent avoir besoin d'attribuer des tâches à des ressources. Pour ce faire, deux options s'offrent à eux : l'attribution par courriel et l'attribution par téléphone. La procédure d'attribution par téléphone est expliquée ci-dessous : Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Attribuer la tâche par télépho

Refuser un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une tâche a été attribuée à un utilisateur, celui-ci peut la refuser. Pour ce faire, il suffit d'utiliser l'action « Refuser la tâche » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton d'action < Refuser la tâche> pour afficher la fenêtre contextuelle « Refuser la tâche » . Saisissez des < Remarques > concernant le refus et c

Recherche d'une introduction SRA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur souhaite consulter ou modifier un SRA existant, il doit d'abord le localiser. Pour ce faire, il peut suivre les étapes suivantes : Écran de recherche SRA Écran de liste SRA

Arrêter la tâche > Travail non terminé

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'un ordre de travail ne soit pas terminé, pour une raison ou une autre, et qu'il soit nécessaire de le consigner dans le système. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l'action « Arrêter la tâche » > « Travail non terminé ». La première chose à faire est de trouver l'ordre de travail en question. Ensuite, dans le menu Actions de l'a

Présentation de la facture/note de crédit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour soumettre une facture ou une note de crédit pour un travail, cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez l'option « Soumettre une facture » ou « Soumettre une note de crédit » selon le cas. En cliquant sur « Soumettre la facture » ou « Soumettre l'avoir », l'écran correspondant s'affiche. Saisissez le numéro de l'ordre de travail et cliquez s

Rappel nom d'utilisateur/mot de passe

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible qu'un utilisateur oublie son nom d'utilisateur ou son mot de passe, ce qui l'empêcherait d'accéder à l'application. Dans ce cas, il peut demander un rappel de son nom d'utilisateur, qui lui sera envoyé par courriel, ou définir un nouveau mot de passe. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « Mot de passe oublié » situé à c

Rapports

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le menu « Rapports » propose une liste de rapports contenant des informations issues du système Ostara , notamment des données relatives à des types de tâches spécifiques, aux performances des SLA, aux factures, etc. Les rapports disponibles dépendent des droits d'accès de l'utilisateur ; certains utilisateurs peuvent donc avoir accès à certains rap

Modifier les détails du SRA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les détails du SRA, l'utilisateur devra d'abord trouver le SRA à modifier en utilisant la fonction de recherche SRA . Une fois le SRA en question trouvé, cliquez sur le bouton Actions. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Modifier les détails du SRA ». L'écran suivant s'ouvrira : Le nom SRA est un champ de texte

Introduction au planificateur

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources peuvent être amenées à planifier leurs ordres de travail de la semaine ou à répartir des tâches spécifiques à leurs succursales/ressources de niveau 2. Pour ce faire, utilisez l'outil de planification. Pour y accéder, sélectionnez la ressource dans la liste des ressources et cliquez sur le bouton « Planificateur ». Cliquer sur le bout

Créer un ordre de travail réactif

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Voici un guide étape par étape pour créer un Ordre de travail réactif . Cependant, selon la configuration et les autorisations de chaque utilisateur, certaines étapes peuvent ne pas être applicables et l'utilisateur sera automatiquement redirigé vers l'écran suivant. Création d'un ordre de travail réactif Pour créer un ordre de travail réactif à l'a

Introduction à la création de sous-menus

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En cliquant sur chacun des boutons du menu d'actions de la barre de menu, l'utilisateur peut ajouter différentes informations concernant le bâtiment, telles que : Créer un nouveau sous-menu d'événement de construction Liste des événements de construction Disponibilité des bâtiments Restrictions sonores Cartographie des emplacements Présence d'amiant

Cesser un emploi avec des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si la tâche arrêtée comporte un ou plusieurs actifs , l'onglet Actif(s) s'affichera à la place de l'onglet Emplacement. Après avoir fourni les informations de revisite, le ou les équipements s'affichent. Cette page présente tous les équipements actuellement en cours d'exécution. Pour chaque équipement affiché, son statut doit être sélectionné dans l

Ajouter/Modifier/Afficher des données personnalisées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les champs de données personnalisées permettent aux utilisateurs de saisir des informations supplémentaires relatives à un actif, informations qui ne figurent dans aucun des champs prédéfinis. Pour plus d'informations sur la configuration des données personnalisées, consultez la page dédiée .

Donnez votre avis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois qu'une intervention a débuté, il est possible de donner un avis sur la qualité du travail effectué et sur le comportement général de l'intervenant. Cet avis peut être donné via le portail ou par l'action « Avis » > « Positif » ou « Avis » > « Négatif ». Dans le menu Actions de l'agent, cliquez sur « Commentaires > Positifs/Négatifs

Aperçu d'un questionnaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le module Audit contient également une fonction très utile, accessible lors de la consultation de la liste des questionnaires : la fonction « Aperçu du questionnaire ». Elle permet à l’utilisateur de prévisualiser l’apparence du questionnaire dans le système. Elle affiche les catégories créées pour le questionnaire ainsi que les questions qu’elles c

Connexion au système

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La première étape consiste à composer le numéro indiqué ci-dessus, qui varie selon le client, pour accéder au système ATAS. Un message de bienvenue, précisant le nom du système sollicité, sera alors diffusé. L'utilisateur accédera ensuite au menu principal. Le menu principal contient 3 options : Pour enregistrer l'heure d'arrivée estimée, appuyez su

Tableau de bord

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si vous devez retourner au tableau de bord ou accéder à des listes spécifiques qui n'y figurent que, il existe une méthode simple et rapide. Cliquez sur le logo Ostara Nexus en haut à gauche du portail ou accédez à Menu > Accueil. Vous serez alors redirigé vers votre tableau de bord (la page qui s'affiche dès votre connexion). Cette option est di

Connexion à Ostara

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À l'ouverture de l'application Ostara , le premier écran qui s'affiche est l'écran de connexion. Il s'agit d'un écran très simple sur lequel les utilisateurs saisissent leurs identifiants pour accéder à l'application. Si l'utilisateur actuel s'est déjà connecté à Ostara (c'est-à-dire que le mot de passe a déjà été défini), suivez ces étapes : À l'ou

Voir les détails du devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Avant d'approuver ou de refuser un devis, l'approbateur peut souhaiter examiner plus en détail les informations qui y figurent. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Voir les détails du devis ». Sur l'écran Détails de la mission, sélectionnez le bouton « Afficher les détails du devis » pour afficher tous les détails du devis. La page « Dét

Ajout d'un bâtiment à une tâche PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour ajouter un bâtiment à une tâche PPM existante, localisez le contrat auquel elle est associée. Le plus simple est d'utiliser la recherche de contrats : plus d'informations ici. Une fois le contrat localisé, vérifiez que le bâtiment y figure en sélectionnant l'onglet Bâtiments et en filtrant pour vous assurer de sa présence. Si le bâtiment n'est

Sélection et désélection des devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Sélectionner un devis Une fois qu'un prestataire a soumis une demande de devis, le client doit sélectionner le devis correspondant à la prestation. Pour ce faire, il utilise le bouton « Sélectionner un devis ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Sélectionner un devis » pour afficher la page de sélection du devis. Sur cet écran

Lier l'ordre de travail > Créer un nouvel ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un utilisateur peut souhaiter lier un ordre de travail à un nouvel ordre de travail. Quatre options sont disponibles : lier un ordre de travail « Réactif », un ordre de travail « Devis », un ordre de travail « Audit » ou un ordre de travail « Achat ». Pour ce faire, sélectionnez cette option dans la liste des actions de l’agent et choisissez le type

Confirmation de la facturation de l'ordre de travail au client - Assistance technique

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'action « Confirmer la facturation de l'ordre de travail au client » doit être utilisée si l'ordre de travail concerné doit être facturé au client. Ces règles étant propres à chaque société de gestion, il est nécessaire de les vérifier auprès du responsable financier. Pour confirmer l'envoi de la facture au client, accédez à l'action « Ordre de tra

Introduction à l'onglet Créer une tâche réactive

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création d'une tâche réactive, en fonction des autorisations de l'utilisateur, il existe deux façons de procéder : Créer une tâche réactive - Assistant Créer un devis - Vue sur un seul écran

Fournir une heure d'arrivée prévue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut être nécessaire que les ressources soient fournies afin d'estimer leur heure d'arrivée pour effectuer la tâche qui leur a été confiée. Ceci peut être fait à l'aide du bouton « Indiquer l'heure d'arrivée estimée ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Indiquer l'ETA » pour afficher la fenêtre contextuelle « Indiquer l'ETA

Éditeur HTML

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'éditeur HTML permet aux utilisateurs de modifier ou de consulter les modèles d'e-mails existants dans le système. Pour y accéder, cliquez sur le bouton « Configuration des modèles » dans l'onglet Système et sélectionnez un e-mail ou un SMS à configurer. Voici un exemple de l'interface de l'éditeur HTML : L'éditeur est divisé en 4 onglets, chacun c

Consultation de l'historique des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'un actif , ses détails s'affichent. L'utilisateur peut également consulter l'historique des ordres de travail associés à cet actif . Sur la page de détails de l' actif , cliquez sur l'onglet <Historique> pour afficher l'historique correspondant . Sur cette page, l'utilisateur voit la liste des ordres de travail associ

Allocation des ressources et définition du calendrier de présence - Audit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois l'audit créé, il faudra lui allouer une ressource et définir une planification. Une fois l'audit créé, l'écran « Affecter les ressources » s'affiche. Cet écran présente la liste des ressources disponibles pouvant être affectées à l'ordre de travail. Pour sélectionner une ressource, double-cliquez dessus ou sélectionnez-la puis cliquez sur l

Finance

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Possibilité d'ajouter des documents de facturation Finance Possibilité d'ajouter des documents aux factures soumises Vous pouvez consulter les factures, ajouter des factures de travaux, modifier les factures et les travaux, afficher les filtres de travaux, passer et recevoir des appels, gérer

3.20 - Début de l'appel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Modification - Budget du projet

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que la tâche doive être imputée en tant que dépense d'investissement plutôt qu'en tant que dépense courante. Dans ce cas, l'utilisateur devra modifier le code budgétaire du projet. Cette opération s'effectue via l'action « Modifier - Budget du projet » . Sur l'écran Détails du projet, sélectionnez le bouton « Modifier » pour afficher

1.01 - Attribution en attente - Informations complémentaires requises

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Présentation du portail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Bienvenue chez Ostara Systems, une solution CAFM offrant clarté et contrôle sur tous les aspects de la maintenance réactive, planifiée et sur devis ; tout en prenant en charge les contrôles financiers et les économies ; la santé et la sécurité, la conformité législative et la gestion des risques ; la durabilité, l'efficacité énergétique et le respec

Créer un emploi - Ressource disponible

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création d'une tâche, il est possible que le problème à l'origine de cette tâche soit lié à un équipement spécifique. Dans ce cas, veuillez suivre les étapes suivantes pour vous assurer que l'équipement est sélectionné lors de la création de la tâche : Cliquer sur l'onglet « Créer une tâche » affichera la première étape du processus : l'o

Arrêter la tâche > Administration - Actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois la tâche accomplie par la ressource, celle-ci doit être consignée dans l'ordre de travail. Plusieurs méthodes sont possibles ; la première, décrite ci-dessous, consiste à demander au siège social de l'ingénieur de signaler la fin des travaux (gestion des actifs). La première chose à faire est de trouver l'ordre de travail en question. Dans

Filtres d'autorisation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Appuyer sur le bouton « Filtrer » en haut à droite, sur la page Liste d’autorisation, fera apparaître le menu de filtre d’autorisation : Le menu Filtre d'autorisation vous proposera les options suivantes : Filtrer par type Filtrer par bâtiment Effacer tous les filtres Filtrage par type En appuyant sur le bouton « Filtrer par type » dans le menu Filt

5.20 - Travail terminé - En attente d'informations complémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Disponibilité des bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La disponibilité du bâtiment est obligatoire pour chaque nouveau bâtiment créé, car elle est directement liée au processus de gestion des interventions. Par défaut, la disponibilité est indiquée comme « Fermé ». Il est donc important de préciser les périodes d'occupation ou d'exploitation du bâtiment afin de pouvoir créer une intervention en fonctio

Citations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Peut créer des devis Citations Permet aux utilisateurs de créer des ordres de travail de devis. Active l'option « Créer un ordre de travail de devis » dans l'onglet « Ordres de travail ». Peut modifier les citations Citations Permet aux utilisateurs de modifier les bons de commande de devis Pe

Onglet Rapports

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'onglet « Rapports » contient une liste de différents rapports fournissant des informations sur des types de tâches spécifiques, le respect des SLA et les factures. Les rapports disponibles dépendent des droits d'accès de l'utilisateur ; certains utilisateurs peuvent donc avoir accès à certains rapports que d'autres ne peuvent pas. Un filtre de rap

Modifier les paiements échelonnés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un ordre de travail comporte des frais fixes importants, il peut être nécessaire de fractionner le paiement en plusieurs étapes afin qu'il ne soit pas facturé en une seule fois et seulement à certaines dates. Pour ce faire, utilisez l'action « Modifier les paiements échelonnés » et suivez les étapes ci-dessous : Cliquer sur cette action affiche l

Section 4 - Achèvement

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Créer un contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un nouveau contrat, il faut d'abord trouver le SRA à partir duquel le contrat doit être créé. Consultez la section « Recherche d'un SRA » pour plus d'informations. Une fois le SRA sélectionné, cliquez sur l'onglet Ressource. S'il existe plusieurs ressources affectées à cette SRA, sélectionnez la ressource pour laquelle vous souhaitez crée

Budgets de recettes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les budgets de recettes servent à suivre les dépenses liées aux ordres de travail non capitalisés. Pour établir un budget de recettes, procédez comme suit : Cliquez sur le bouton « Budgets de recettes » et sélectionnez un client. Pour plus d’informations sur la procédure de sélection d’un client, consultez la page « Sélection du client » . Sélection

Règles de traitement par lots pour la consultation/modification

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible que les informations relatives au traitement par lots doivent être consultées, voire modifiées, à un moment donné. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « Liste des règles de traitement par lots » afin de trouver la règle à consulter ou à modifier. Une fois cliqué, l'écran de recherche par lots apparaît. L'utilisateur peu

Création d'un ordre de travail d'audit Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un audit est un type d'ordre de travail utilisé pour recueillir des informations, au moyen de demandes d'informations (RFI), sur l'état d'un bâtiment ou d'autres zones. Pour créer un ordre de travail d'audit, cliquez sur le bouton « Créer un audit » et suivez les étapes ci-dessous. Remarque : Vous devez avoir créé une demande d’informations (RFI) et

5,00 - Tous les États

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ajouter des notes - Public

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette section d'un ordre de travail permet à l'utilisateur d'ajouter des informations complémentaires afin de préciser les exigences de l'ordre. Pour ce faire, utilisez l'action « Ajouter des notes » > « Public ». Les notes publiques sont visibles par tous les utilisateurs, tels que les clients et les ressources. Dans le menu Actions de l'agent,

Modifier les frais de livraison

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'un bon de commande, il est possible qu'une décision ait été prise concernant les frais de livraison. Le fournisseur devra alors les mettre à jour. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Modifier les frais de livraison ». Sur l'écran Détails de la mission, sélectionnez le bouton « Modifier les frais de livraison » p

Introduction aux audits

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Audits (RFI - Demandes d'informations) Ce module a pour but de mettre en place un mécanisme permettant de créer un questionnaire destiné à un groupe d'utilisateurs, à poser à un moment précis du processus de traitement des ordres de travail. Les réponses à ce questionnaire serviront ensuite à calculer des indicateurs permettant de

Aucune réponse

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors d'une intervention, il est possible d'indiquer qu'aucune réponse n'a été apportée à la ressource, si nécessaire. Pour ce faire, sélectionnez l'option « Aucune réponse », puis suivez les étapes suivantes : Dans la section « Appel sortant », sélectionnez « Ressource » puis le nom de la personne contactée. Ces informations seront automatiquement r

Soumission d'une facture client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois que toutes les commandes de travail nécessaires ont été ajoutées à la facture client, celle-ci est alors prête à être soumise. Ouvrez la facture client prête à être soumise et, dans le menu déroulant Actions de l'en-tête Statut, cliquez sur « Soumettre la facture ». La fenêtre « Soumettre la facture client » s'affiche alors et vous demande

Présentation de l'actif

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le bouton « Actif » contient la fonctionnalité permettant de modifier les informations spécifiques à l'actif pour le client sélectionné, telles que les conditions de l'actif. Le bouton « Actif », lorsqu'on clique dessus, comprend les zones suivantes : Conditions des actifs Risques liés aux actifs

Sélectionner/Désélectionner le devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois les demandes de devis reçues, l'utilisateur doit sélectionner le devis approprié afin que la ressource puisse effectuer la tâche. Pour sélectionner un devis, accédez au menu Actions de l'agent et choisissez l'action « Sélectionner un devis ». Pour désélectionner un devis déjà accepté, choisissez l'action « Désélectionner un devis ». L'écran

Consultation/Modification d'un questionnaire Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les questionnaires contiennent beaucoup d'informations et il peut être difficile de se souvenir de tout ce qui y a été saisi. C'est pourquoi il est possible de consulter ces questionnaires et même de les modifier si nécessaire. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « Liste des questionnaires ». Une fois que vous avez cliqué, l'écran de r

Fournir les détails du devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'une demande de devis est créée, les ressources doivent pouvoir fournir les détails du devis pour chaque mission demandée par le client. Pour ce faire, elles peuvent utiliser le bouton « Fournir les détails du devis ». Les utilisateurs du siège social peuvent effectuer cette opération non seulement pour leurs propres devis, mais aussi pour ceu

Créer une nouvelle facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'établissement des factures, des avoirs, des pro forma, etc., se fait selon le même processus. Cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle facture ». La première étape consiste à sélectionner un client sur l’écran « Sélection des clients ». Pour plus d’informations sur la sélection des clients, consultez la page « Sélection des clients » . Cet écran

Types d'ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cet écran permet de configurer les types d'ordres de travail. L'option « Types d'ordres de travail » vous permet de déterminer le type d'ordre de travail à créer. Cliquez sur le bouton « Types d'ordres de travail » pour afficher les types d'ordres de travail actuellement enregistrés dans le système. Remarque : Les types d’ordres de travail et de sou

Remise à zéro des provisions - Assistance technique

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour remettre les provisions à zéro, consultez la section « Remettre les provisions à zéro ».

Section 3 - Présence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Modifier les articles achetés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur souhaite modifier les articles d'une commande, la procédure est identique à celle utilisée sur le portail. Veuillez consulter la page « Modifier les articles achetés » pour connaître les étapes à suivre.

Codes de coûts

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'écran « Codes de coûts » affiche les différents codes de coûts associés à la ressource sélectionnée ainsi que leurs dates de validité. Ces codes sont généralement utilisés par les clients pour connecter Ostara à leurs systèmes financiers. Si un seul client est présent, cet écran s'affiche directement. En présence de plusieurs clients, l'écran de s

Informations complémentaires/Aucune information complémentaire requise

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive qu'une tâche en cours d'autorisation nécessite des informations complémentaires ou que des informations initialement requises ne soient plus nécessaires. Ces actions peuvent être effectuées à l'aide des boutons « Informations complémentaires requises » et « Informations complémentaires non requises ». Informations complémentaires requises

Voir les détails d'une offre d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter les détails d'une tâche, sélectionnez-la dans la liste des ordres de travail. La page de détails de l'ordre de travail s'affiche alors. Cette page présente toutes les informations relatives à l'ordre de travail, classées comme suit : détails du bâtiment, détails des travaux, localisation, coût et informations sur la présence. Le " Le

Sélectionner l'ordre de travail pour l'introduction à l'audit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'il est nécessaire de contrôler l'intégrité des données saisies dans le système, un audit de poste de travail peut être créé. Une fois créé, l'utilisateur peut sélectionner les ordres de travail à inclure dans l'audit. Cliquer sur « Sélectionner les ordres de travail pour audit » affichera la fenêtre contextuelle « Rechercher les ordres de tra

Introduction au traitement par lots

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module de traitement par lots Le module de traitement par lots d' Ostara est une interface conviviale permettant de configurer des règles au sein du module des ordres de travail. Ces règles permettent de regrouper les ordres de travail réactifs pour un même bâtiment avant leur affectation aux ressources. Le système conserve les ordres de

Prioriser les contacts

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que certains contacts soient plus pertinents que d'autres ; il sera donc nécessaire d'établir des priorités. Le bouton « Prioriser les contacts » permet de gérer cela. En cliquant sur le bouton « Prioriser les contacts », l’écran « Prioriser les contacts » s’affiche. Cet écran présente tous les contacts associés à la ressource sélect

Création de ressources externes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une ressource externe, cliquez sur « Créer une nouvelle ressource », puis sur « Externe (Siège social) ». Voici l'écran « Nouvelle ressource externe », où sont saisies toutes les informations relatives à la ressource, à l'entreprise et aux finances. Chaque champ est expliqué ci-dessous : Le numéro de ressource est un champ généré par le s

2.00 - Présence en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Télécharger le catalogue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois que le fournisseur a modifié le fichier et doit appliquer les ajustements au système, il doit pouvoir télécharger le catalogue. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Télécharger le catalogue ». Sur l'écran « Afficher le catalogue », sélectionnez le bouton « Téléverser le catalogue » pour afficher la page « Téléverser le catalogue 

Réaliser une vérification post-visite

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains utilisateurs peuvent être tenus de procéder à une vérification (RFI) des ordres de travail relatifs à leurs sites. Cette vérification s'effectue à l'aide du bouton « Vérification après visite ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Prendre » pour afficher la fenêtre contextuelle « Prendre ». L'écran de vérification post

Actions d'intervention : réactives, devis, PPM, audit

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Toutes les actions d'intervention sont accessibles via le bouton « Action d'intervention » du centre d'assistance. Les actions disponibles lors d'une intervention dépendent du statut de l'ordre de travail. Chaque action d'intervention (une fois terminée) apparaît comme un événement dans la fenêtre « Événements » située à droite du centre d'assistanc

Suppression des ordres de travail liés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible que certains ordres de travail aient été liés incorrectement à un autre ordre de travail et doivent être supprimés. Dans ce cas, utilisez le bouton « Supprimer l’ordre de travail lié ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Supprimer l'ordre de travail lié » pour afficher la fenêtre contextuelle Supprimer l'ordre

Supprimer la ressource

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'utilisateur peut souhaiter supprimer une ressource d'un SRA. Cela peut se faire de la manière suivante : Dans l'onglet Ressources de l'interface SRA, sélectionnez la ressource à supprimer en cliquant une seule fois. Cliquez sur le bouton Actions. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu Supprimer la ressource. Le message suivant

Confirmer la facturation de l'ordre de travail au client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans le cadre du processus de gestion des factures, il est possible que les utilisateurs souhaitent signaler qu'une facture, ou une facture en particulier, a été facturée à leurs clients pour un ordre de travail spécifique. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Confirmer la facturation de l'ordre de travail au client » et suivez les étapes suivante

Travaux de réparation nécessaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois une intervention de maintenance préventive planifiée (PPM) terminée, il est possible que des travaux supplémentaires soient nécessaires pour remédier à une panne. Dans ce cas, une intervention corrective doit être déclenchée. Pour ce faire, utilisez le bouton « Travaux correctifs requis ». Une fois la maintenance préventive terminée, la fen

Réception de l'actif

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, selon les paramètres du système, l'utilisateur peut enregistrer un article acheté et le convertir en immobilisation. La procédure est identique à celle d'une réception classique, à une étape supplémentaire près. Une fois les articles pouvant être enregistrés comme immobilisation sélectionnés et leur quantité saisie, cliquez sur « 

Types de documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible d'ajouter des documents dans la plupart des sections du système. Lors du chargement d'un document, l'utilisateur doit préciser son type (et souvent un sous-type). Cliquez sur « Types de documents » pour afficher ou modifier les types de documents disponibles dans le système. Voici le bouton « Types de documents » : La première étape

Accès à l'introduction de l'application

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos de l'application L'accès à l'application se fait au moyen d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. La complexité du mot de passe est déterminée par le profil de l'utilisateur. Après vous être connecté à l'application, le module Système s'affiche. Voici à quoi ressemble ce module : Connexion à Ostara Menu principal Ostara Menu avec logo

Ajout/Modification de factures

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois les travaux d'un ordre de travail terminés, la facture doit y être ajoutée pour garantir le paiement. Certains ordres de travail peuvent déjà comporter des factures, mais celles-ci peuvent contenir des données erronées. Ces deux actions peuvent être effectuées dans la section « Factures » de l'ordre de travail. Pour ajouter une nouvelle fac

Liste des événements de construction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter les événements liés aux bâtiments, cliquez sur le bouton « Liste des événements liés aux bâtiments ». Vous verrez alors la liste de tous les événements liés aux bâtiments pour tous les clients du système. Chaque événement est présenté avec une description, ses dates de début et de fin, son type, son statut (actif ou inactif), les type

Onglet PPM - Ajouter une ou plusieurs tâches PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'ajout d'une nouvelle tâche PPM s'effectue depuis l'onglet PPM. Cet onglet affiche toutes les tâches PPM et les bâtiments auxquels elles s'appliquent. La capture d'écran ci-dessous montre quelques exemples de tâches déjà configurées : Pour ajouter une nouvelle tâche PPM, cliquez sur le bouton « Modifier les actions ». Le menu suivant s'affichera :

Télécharger le catalogue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un fournisseur souhaite simplement ajuster le prix de ses articles dans un catalogue suite à une variation de prix, il peut modifier en masse les valeurs de tous les articles ou d'une sélection d'articles à la fois. Pour ce faire, il utilise l'action « Télécharger le catalogue » . Accédez à Menu > Catalogues > Liste . Vous obtiendrez ainsi

1.23 - En attente d'acceptation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Recherche de factures

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il existe plusieurs façons de consulter les factures dans le menu ruban Finance. Le bouton « Afficher les factures » offre une vue sous forme de liste simple de toutes les factures (autorisées, non approuvées, validées et soumissions de paiement) qui peuvent être filtrées et triées pour afficher des ensembles spécifiques de types de factures. Le bou

Tâche terminée en pause - Aucune visite

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une ressource met en pause un ordre de travail en prévoyant d'y revenir pour le terminer, mais que la visite initiale aboutit à la clôture du problème/service, il est possible de terminer la tâche sans seconde visite grâce à l'action « Terminer la tâche en pause - Sans visite » . Cette option est uniquement disponible pour les ordres de travail e

Demandes de devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Demandes de devis » affiche toutes les demandes de devis en attente de réponse de l'utilisateur. Chaque demande est accompagnée d'une date d'échéance indiquant si elle est en retard (en rouge), à rendre dans les 15 prochaines minutes (en orange) ou à rendre dans plus de 15 minutes (en vert). L'utilisateur peut personnaliser le nombre de d

0,13 - Demande de devis en cours

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Retourner des articles

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le site reçoit des articles incorrects, endommagés ou en quantité excessive, il peut les retourner. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Reçu des articles achetés ». Sur l'écran « Articles achetés sur le reçu », cochez la case « Retours ? » en regard du ou des articles à retourner. Cliquez sur « Enregistrer le reçu ». Vous accéderez ai

Sélectionner une ressource

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Voici l'écran « Sélectionner une ou plusieurs ressources ». Cet écran permet de sélectionner une ou plusieurs ressources, internes ou externes, et qu'il s'agisse du siège social ou d'une succursale. Il apparaît notamment lors de la création de demandes de ressources et de demandes d'informations. Voici un exemple : Pour sélectionner une ressource, i

Achats exceptionnels

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des achats en cours affiche tous les ordres de travail d'achat non encore terminés auxquels l'utilisateur actuel a accès. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > Achats en cours. L'utilisateur peut modifier le nombre d' ordres de travail affichés simultanément sur une même page selon

Présentation des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Actifs La gestion d'actifs vise à optimiser le coût total de possession d'un parc d'actifs et constitue une discipline multifonctionnelle. Elle requiert la compréhension et la gestion des risques à toutes les étapes du cycle de vie des actifs, ainsi que le développement et la mise en œuvre de processus pour la conception, l'instal

ATAS - Introduction au système automatisé de gestion du temps et des présences

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Qu'est-ce que l'ATAS ? ATAS (Système automatisé de gestion du temps et des présences) est un système téléphonique permettant aux ressources de pointer à l'arrivée et au départ des interventions en cours. Chaque client dispose d'un numéro de téléphone ATAS spécifique, lié à ses données. Ainsi, les ressources peuvent mettre à jour les ordres de travai

Planifié en attente (anciennement PPM)

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des interventions planifiées en cours (PPM) affiche toutes les interventions planifiées non terminées associées à l'utilisateur. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Interventions > Listes > Standard > Interventions planifiées en cours. Chaque ordre de travail affiche une date d'échéance indiquant s'il est en retard (en

Supprimer les clients

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cliquez sur le bouton Actions. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Supprimer le(s) client(s) ». La fenêtre suivante s'ouvrira : Cette fenêtre affichera tous les clients déjà sélectionnés dans cette SRA. L'utilisateur peut cocher un ou plusieurs clients à supprimer. Utilisez le filtre de recherche rapide si le nombre de clien

Autorisations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des autorisations affiche tous les ordres de travail nécessitant une autorisation ou un refus de l'utilisateur pour être traités. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > Autorisations. Seuls les utilisateurs disposant d'un profil d'autorisation y auront accès. L'utilisateur peut modif

Écran de recherche de contrats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans le module Contrat, cliquez sur le bouton Recherche de contrats. L'écran de recherche de contrats s'ouvrira. Saisissez toute information pertinente pour affiner les résultats de recherche. Remarque : la sélection d’un client est nécessaire pour afficher les résultats. Plus vous remplissez de champs de recherche, plus les résultats seront précis.

Stock défini

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour définir le niveau de stock à un emplacement de stock particulier sur l'article d'inventaire, sélectionnez le bouton « Définir le stock » lorsque l'article d'inventaire est ouvert. En cliquant sur le bouton « Définir le stock », l’écran correspondant s’affiche. L’utilisateur sélectionne alors le bâtiment et l’emplacement concernés dans les champ

Demande d'ETA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois qu'un ordre de travail a été accepté par une ressource, l'utilisateur souhaitera connaître l'heure d'arrivée estimée (ETA) sur site. Pour ce faire, il doit suivre les étapes suivantes : depuis le menu « Appel » > « Ressource » du ruban : Saisissez le nom de la personne contactée au sein de la ressource en cliquant sur la flèche déroulant

Lier les ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, plusieurs ordres de travail peuvent être liés entre eux et nécessiter une association. Cette association peut être réalisée à l'aide de l'action « Lier les ordres de travail » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Lier l'ordre de travail > . En sélectionnant le bouton, deux actions supplémentaires appara

Comment créer un nouveau contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un nouveau contrat, la première étape consiste soit à créer un SRA, soit à localiser le SRA sur lequel le contrat doit être basé. Tous les contrats doivent provenir d'un SRA. Pour trouver le SRA, utilisez la fonction de recherche de SRA en suivant ces étapes . Une fois le SRA créé/localisé, dans l'onglet Ressources, sélectionnez la ressou

Débuter une mission > Équipe terrain

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsque le technicien arrive sur le site pour commencer les travaux, il doit vous en informer afin que vous puissiez enregistrer l'heure de début de l'intervention. Plusieurs méthodes sont possibles ; nous allons d'abord examiner comment procéder si le technicien vous appelle depuis le site. Commencez par localiser l'intervention concernée. Après av

Documents d'inventaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les utilisateurs peuvent disposer de documents relatifs à des articles d'inventaire spécifiques qu'ils souhaitent associer à ces articles. Pour ce faire, sélectionnez l'article d'inventaire et cliquez sur le bouton « Ajouter/Modifier/Afficher les documents ». Pour plus d'informations sur l'ajout de documents, consultez la page « Ajouter/Modifier/Aff

Consultez les catalogues Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La page « Liste des catalogues » affiche tous les catalogues créés pour le fournisseur connecté. Pour consulter les détails d'un catalogue, cliquez dessus dans la liste. Vous verrez alors tous les articles du catalogue ainsi que les actions possibles. Par défaut, la liste des catalogues masque les articles discontinués. Pour les afficher, cliquez su

Refus de citer

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, lorsqu'un client demande un devis à une ressource, cette dernière peut ne pas être en mesure de fournir de détails, soit parce qu'elle n'effectue pas le type de prestation demandé, soit pour une autre raison. Dans ce cas, la ressource peut refuser le devis en utilisant l'action « Refuser le devis ». Les utilisateurs du siège socia

Test de connexion

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En cas d'erreur de connexion, par exemple le message « Impossible de se connecter au service », les utilisateurs peuvent vérifier leur connexion au système Ostara . Pour ce faire, utilisez l'option « Test de connexion » de l'onglet « Système ». Un clic sur cette option affichera l'écran suivant : Pour effectuer le test de connexion, une fois l'écran

Planification des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À l'aide de l'outil de planification, les ressources peuvent planifier leur propre travail ou celui de leurs succursales/ressources de niveau 2, que ce soit pour aujourd'hui ou pour une date ultérieure. Pour planifier des ordres de travail, suivez les étapes suivantes : Ouvrez le Planificateur en sélectionnant la ressource (niveau 1 ou siège social

Tabulation d'amiante

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains bâtiments peuvent contenir des traces d'amiante et font l'objet d'une fiche descriptive relative à l'amiante. Cette fiche peut être consultée par un responsable ou un utilisateur spécifique. Pour ce faire, il suffit d'utiliser l'onglet « Amiante ». Une fois sélectionné, cet onglet affiche toutes les fiches relatives à l'amiante des bâtiment

Attribuer une tâche - Par courriel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les utilisateurs du portail peuvent avoir besoin d'attribuer des tâches à des ressources. Pour ce faire, deux options s'offrent à eux : l'attribution par courriel et l'attribution par téléphone. La procédure d'attribution par courriel est expliquée ci-dessous : Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Attribuer la tâche - Par e-mail

Modifier les données principales

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La section « Modifier les données ATAS » permet de modifier la prononciation du nom du bâtiment. À l'ouverture de cet écran, l'utilisateur voit le nom du bâtiment, son identifiant et sa prononciation actuelle. Dans le champ de texte, il peut saisir la prononciation du bâtiment telle qu'elle sera prononcée par le système ATAS. Cette section est acces

Consulter les documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certaines missions peuvent nécessiter le téléchargement de documents. Il peut s'agir de documents relatifs au bâtiment, au devis sélectionné ou même à la mission elle-même. La consultation de ces documents peut être requise. Pour ce faire, utilisez le bouton « Afficher les documents ». Sur l'écran Détails de l'emploi, sélectionnez le bouton « Affich

Modifier votre mot de passe

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'un utilisateur doive modifier son mot de passe pour des raisons de sécurité, personnelles, etc. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier le mot de passe » dans le module Système. La procédure est similaire à celle utilisée lors de la première connexion. ( Remarque : cette option n'est pas disponible si vous vou

Accepter/Refuser des ingénieurs supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois qu'un technicien a envoyé une demande de renforts, le client peut l'accepter ou la refuser. Pour ce faire, il utilise l'option « Accepter/Refuser des techniciens supplémentaires » du menu Actions de l'agent. Depuis l'écran « Page de travail du service d'assistance », cliquez sur le bouton « Actions de l'agent » et sélectionnez « Accepter/Re

Création d'actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet aux utilisateurs de créer des actifs situés sur site ou ailleurs. Ces actifs peuvent être créés via l'onglet Actifs à l'aide de la fonction Créer un actif. La procédure de création d'un actif est détaillée ci-dessous : Cliquer sur l'onglet « Actifs » affichera la page Actifs ainsi que la fenêtre contextuelle Rechercher des actifs.

DÉF

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

D TERME DÉFINITION Date de dernière vérification Il s'agit d'un champ de date associé à un actif, où vous pouvez indiquer la date et l'heure de la dernière vérification de cet actif afin de confirmer l'exactitude des informations enregistrées. Nombre de décimales (RFI) Ce champ vous permet d'indiquer le nombre de décimales autorisées pour les questi

Documents de l'ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'option «  Ajouter/Modifier/Afficher des documents » du menu ruban permet à l'utilisateur d'ajouter un document à cet ordre de travail. Si un document a déjà été ajouté, cette option permet également de le consulter ou de le modifier.

Liste des factures non approuvées Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter les factures en attente de vérification ou nécessitant des modifications, cliquez sur l'onglet Facture et sélectionnez l'option « Liste des factures non approuvées ». En cliquant sur l'option « Afficher les factures non approuvées », la liste des factures électroniques non approuvées s'affiche. Celle-ci présente toutes les factures cr

Ajouter/Afficher/Supprimer des certificats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À partir du bouton Action de l'agent, choisissez « Ajouter/Afficher/Supprimer des certificats ». Cet écran apparaîtra. Cliquez et cette fenêtre s'ouvrira alors. Renseignez tous les champs obligatoires. Sélectionnez un fichier en cliquant sur le bouton « Sélectionner ». Une fois le fichier approprié sélectionné, cliquez sur le bouton « Téléverser ».

Introduction à la ressource

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module de ressources Le module Ressources n'est pas seulement un référentiel de données, mais aussi la source des données utilisées dans tout le système. Il est essentiel au fonctionnement du service d'assistance et à l'efficacité de l'attribution, de l'accélération et de l'escalade des ordres de travail. Il contient des informations spé

1.10 - Attribution en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Connexion/Déconnexion des ingénieurs supplémentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que des techniciens interviennent simultanément sur des ordres de travail nécessitant la présence de plusieurs techniciens. Ceci peut être réalisé grâce aux actions « Connecter des techniciens supplémentaires » et « Déconnecter des techniciens ». Une fois l'ordre de travail démarré, l'option « Connecter des techniciens supplémentaire

Rappel d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que l'utilisateur doive annuler un ordre de travail, par exemple si les travaux effectués n'ont pas résolu le problème ou si celui-ci est réapparu peu de temps après. Cette option est disponible pour les ordres de travail réactifs et les devis. Pour annuler un ordre de travail, utilisez d'abord l'action « Annuler l'intervention ». L'

Autoriser

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une tâche est requise et que tout est en ordre, l'autorisateur devra l'autoriser afin qu'elle puisse être exécutée par la ressource . Cette autorisation s'effectue via l'action « Autoriser » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Autoriser > pour afficher la fenêtre contextuelle « Autoriser » . L'utilisateur doit ici fou

Envoi par courriel des ordres de travail PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois les PPM générés, l'utilisateur peut les consulter ou les envoyer à la ressource affectée à ce contrat. La procédure est la suivante : Sélectionnez la tâche PPM, puis cliquez sur le bouton Modifier les actions. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Envoyer des e-mails ». L'utilisateur verra alors un écran lui permettan

Menu principal Ostara

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois connectés à l'application, les utilisateurs seront redirigés vers la page principale : le module Système. Sur ce module, ils pourront effectuer les actions suivantes (en fonction des autorisations de leur profil) : Déconnexion et sortie : voici comment quitter le système. « Déconnexion » ramène l’utilisateur à l’écran de connexion et « Sort

Onglet SLA réactifs - Ajouter un ou plusieurs types de tâches réactives

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette opération peut être effectuée depuis l'onglet « SLA réactifs ». Cet écran affiche tous les types de tâches et les SLA qui ont été saisis dans l'analyse des besoins de service (SRA) du contrat. Pour ajouter des types de tâches à l'analyse des risques de service (ARS) ou pour en ajouter de nouveaux après leur suppression d'un contrat, cliquez su

Créer un catalogue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer un catalogue, il suffit de cliquer sur le bouton « Créer un catalogue » et de suivre ces étapes : Cliquer sur le bouton « Créer un catalogue » (ou « Importer un catalogue ») affichera la page de création de catalogue. L'utilisateur devra d'abord indiquer le nom du catalogue et les articles qu'il contient. S'il n'en possède pas déjà un, il

Verification Questionnaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les questionnaires de vérification fonctionnent légèrement différemment des autres questionnaires. Ils sont administrés une fois l'ordre de travail terminé et servent à vérifier que le travail effectué est conforme aux normes requises. Les questionnaires de vérification sont créés selon le même mécanisme que les questionnaires classiques, mais prése

Instructions de catégorie

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Des instructions peuvent être ajoutées aux catégories de demandes d'informations (RFI) afin de préciser le contenu du questionnaire. Ces instructions peuvent notamment indiquer les champs à remplir par l'utilisateur et l'objectif des questions. Pour ajouter des instructions à une catégorie de questionnaire, veuillez suivre les étapes ci-dessous. Les

Coût fixe

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un ordre de travail a un coût fixe convenu au préalable, il est possible d'appliquer ce coût à l'ordre de travail afin d'afficher la valeur correcte. Pour ce faire, utilisez l'action « Définir le coût fixe » en suivant les étapes ci-dessous : Cliquer sur l'action affiche l'écran « Définir le coût fixe ». Saisissez la valeur du coût fixe, ainsi qu

1.13 - En attente d'acceptation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

0.11 - Calendrier en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ajouter/Modifier/Afficher des données personnalisées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'un actif, les utilisateurs peuvent ajouter des données relatives à cet actif afin de fournir des détails qui ne figurent pas dans les autres sections de sa fiche. Cette opération s'effectue à l'aide de la fonction « Données personnalisées », accessible via le bouton « Ajouter/Modifier/Afficher des données personnalisées ».

Unités de distribution

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Chaque article peut se voir attribuer une ou plusieurs unités de distribution. Ainsi, lorsqu'une unité de distribution est définie pour l'article, des valeurs telles que « À l'unité » ou « Boîte » peuvent être appliquées. Ces unités de distribution peuvent être définies via le lien « Unités de distribution » du menu Données de base > Article. Les

Configuration des délégations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour configurer les délégations d'un utilisateur, celui-ci doit accéder à l'onglet « Congés » de sa fiche. Il lui suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Ajouter » pour créer une nouvelle demande de congé. Après avoir sélectionné la catégorie/le type de demande et la date de début, l'utilisateur peut choisir, via le menu déroulant « Déléguer à »,

Introduction au menu Actions

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le " Le menu de la page de détails de l'ordre de travail permet à l'utilisateur d'accéder à différentes actions possibles sur cet ordre. Les actions affichées dépendent de l'état de l'ordre de travail. Les actions disponibles sont les suivantes : Démarrer/Arrêter les travaux (disponible uniquement si le document a été scanné dans le bâtiment auquel

En attente d'autorisation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Tout ordre de travail nécessitant une autorisation sera bloqué. L'utilisateur ne pourra effectuer aucune action d'agent tant que l'autorisation n'aura pas été accordée. La capture d'écran ci-dessous illustre un ordre de travail bloqué en attente d'autorisation. L'événement d'autorisation de l'ordre de travail indique également les profils concernés.

Devis en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des devis en attente affiche tous les ordres de travail de devis qui nécessitent une action, qu'il s'agisse d'une sélection ou d'un envoi pour demande. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > Devis en attente. Chaque ordre de travail affiche une date d'échéance indiquant s'il est en r

Retourner des articles

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le site reçoit des articles incorrects, endommagés ou en quantité excessive, le client peut les retourner. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Reçu des articles achetés ». Sur l'écran « Reçu des articles achetés » , cochez la case < Retours ?> en regard du ou des articles à retourner. Cliquez sur « Enregistrer le reçu ». Vous ac

Remplacer les AOV (valeurs moyennes des commandes)

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ostara offre la possibilité de définir des valeurs moyennes de commande, qui servent à imputer les provisions aux travaux qui n'ont pas été effectués ou pour lesquels les tarifs des entrepreneurs sont inconnus. Cliquez sur le bouton « Remplacer les AOV » et sélectionnez un client. Pour plus d'informations sur la sélection d'un client, consultez la p

Création d'un fabricant

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les fabricants sont les entreprises responsables de la création des actifs ajoutés au système ou déjà présents. Chaque actif doit être associé à un fabricant. Il arrive que certains fabricants n'existent pas encore dans le système ; dans ce cas, il faut les créer. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau fabricant ». Cliquer sur le bo

Appels à l'action - Achats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Toutes les actions demandées sont accessibles via le bouton « Action demandée » du centre d'assistance. Les actions disponibles lors de la réception d'une demande dépendent de l'état de l'ordre de travail. Chaque action demandée (une fois terminée) apparaît comme un événement dans la fenêtre « Événements » située à droite du centre d'assistance. Cel

Trouver des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour trouver des actifs sur l'application mobile, appuyez sur l'onglet « Actifs » en haut de la page d'accueil pour afficher la section correspondante. Appuyez ensuite de nouveau sur « Actifs » pour afficher la page de filtre où vous pouvez saisir le nom ou le numéro d'un bâtiment. Appuyez sur « Rechercher » pour afficher tous les bâtiments correspo

Ajouter/Modifier/Afficher des documents - Actions de l'agent

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut parfois être nécessaire de télécharger des documents ou même de modifier des documents existants. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter/Modifier/Afficher des documents » dans le menu Actions. Pour plus d'informations sur l'ajout, la modification ou l'affichage de documents, consultez la page « Ajouter/Modifier/Afficher des documents » .

Introduction à la partie

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le bouton « Pièce » contient la fonctionnalité permettant de modifier les informations spécifiques à la pièce pour le client sélectionné, telles que les unités d'achat. Le bouton « Partie », lorsqu'on clique dessus, comprend les zones suivantes : Unités de distribution Unités d'achat

Traitement par lots

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l'ordre de travail créé correspond à l'une des règles de traitement par lots configurées pour le client, les étapes suivantes devront être suivies : Lors du processus de création, après vérification des doublons et si les règles de traitement par lots s'appliquent, l'utilisateur verra l'écran suivant : Règle(s) correspondante( s) : ceci affichera

Informations sur le bâtiment du bon de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La section « Informations sur l'ordre de travail » présente les principaux détails qui composent cet ordre de travail. Le bloc principal de l'ordre de travail contient un lien « Informations sur le bâtiment ». Cliquer sur ce lien ouvre une nouvelle fenêtre affichant les informations relatives à l'amiante et à la disponibilité. Cliquer sur le lien « 

Liste du catalogue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cliquer sur le bouton « Liste des catalogues » affichera la liste de tous les catalogues du système. Chaque catalogue comportera un nom, le fournisseur auquel il est destiné, sa date de création et le nom de son créateur. Un double-clic sur un catalogue ou sa sélection, suivi d'un clic sur « Suivant », ouvre ce catalogue et affiche ses articles. Cha

Introduction aux ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module des ordres de travail Le module « Ordres de travail » d' Ostara Mobile est une interface qui utilise les données fournies dans le module « Données de base » pour permettre un enregistrement et une gestion précis des pannes. Ce module de l'application mobile est principalement destiné aux sous-traitants et aux ressources internes –

4.22 - Travail incomplet

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Recherche d'événements de construction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour trouver un événement de construction, suivez ces étapes : Cliquez sur le bouton « Recherche d'événements de bâtiment » en haut de l'écran. Vous verrez alors tous les événements de bâtiment configurés. En double-cliquant sur un événement, l'utilisateur accède à tous les détails de cet événement déjà configurés. Il est également possible d'y accé

Mise à jour des coordonnées d'un utilisateur via le portail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'un utilisateur souhaite mettre à jour ses informations de contact, il peut le faire en se connectant au portail Ostara et en cliquant sur « Modifier mes informations » en haut à droite de la page. En cliquant sur le lien « Modifier mes informations », les coordonnées actuelles de l'utilisateur s'affichent. Trois onglets sont disponibles, chac

En attente d'actions

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Actions en attente » affiche tous les ordres de travail qui nécessitent des informations complémentaires ou une intervention de l'utilisateur avant de pouvoir être finalisés. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > En attente d'actions. À partir de cette vue, l'utilisateur peut voir

Raisons

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les motifs détaillent la raison de la création d'un ordre de travail. Ce module permet donc à l'utilisateur d'ajouter ou de modifier tous les codes de motif enregistrés dans le système. Ces codes sont spécifiques au client. Il faut d'abord sélectionner un ensemble de raisons. Pour ce faire, cliquez sur le menu « Raisons » et sélectionnez un ensemble

Soumettre la facture d'achat/l'avoir

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour soumettre une facture ou une note de crédit pour un bon de commande, cliquez sur l'onglet Factures et sélectionnez l'option « Soumettre une facture d'achat » ou « Soumettre une note de crédit d'achat » selon le cas. En cliquant sur l'option « Soumettre la facture d'achat » ou « Soumettre l'avoir d'achat », l'écran correspondant s'affiche. Saisi

Liste des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le numéro de l'ordre de travail est inconnu, ou s'il est nécessaire d'effectuer une recherche complète dans le système pour trouver un ensemble d'ordres de travail, il convient d'utiliser la fonction Liste des ordres de travail. Le premier onglet de l'écran « Définition de la requête d'ordre de travail » est l'onglet « Général ». L'utilisateur pe

Rappelez-vous un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que l'utilisateur ait besoin que la ressource reprenne une tâche pour une raison particulière. Par exemple, si le travail effectué n'a pas résolu le problème, ou si celui-ci est réapparu peu de temps après. Cette opération peut être effectuée à l'aide de l'action « Rappeler la tâche » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l

Confirmer les spécifications/Envoyer les demandes de devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, l'utilisateur qui crée le devis peut ne pas disposer des autorisations nécessaires pour envoyer les demandes de devis aux ressources, cette tâche étant généralement dévolue à d'autres personnes. Pour ces utilisateurs, l'action « Confirmer les spécifications/Envoyer les demandes de devis » est disponible. Sur l'écran Détails de la

Présence d'amiante dans le bâtiment

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La création d'un registre amiante par bâtiment facilite la consultation de ces données. Ce registre est affiché à tous les intervenants lors de la demande d'autorisation de travaux, garantissant ainsi une visibilité complète avant le début des travaux. Consultez le module « Registres amiante » pour plus d'informations. Cliquer sur « Afficher l’amian

Fournir des commentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois la tâche terminée, vous pouvez donner votre avis sur la qualité du travail accompli et sur le comportement général de la personne qui l'a réalisée. Cet avis peut être positif ou négatif. Pour donner votre avis, consultez la page « Donner votre avis » . Autorisations : Peut donner son avis sur le bon de commande

Fournir des commentaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois la tâche terminée, vous pouvez donner votre avis sur la qualité du travail accompli et sur le comportement général de la personne qui l'a réalisée. Cet avis peut être positif ou négatif. Pour donner votre avis, consultez la page « Donner votre avis » .

Onglet Pièces - Suppression de pièces d'un contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si le contrat est exclusivement de type PPM, l'onglet Pièces sera désactivé et non sélectionnable. En revanche, si le contrat n'est pas exclusivement de type PPM, la procédure est la suivante : Cliquez sur l'onglet Pièces. Toutes les pièces déjà ajoutées au contrat seront visibles ici. Cliquez sur le bouton Modifier et cet écran s'affichera : Clique

Introduction à l'inventaire

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La section Inventaire du module Pièces permet la création d'emplacements de stock pour stocker les articles d'inventaire et la possibilité de modifier ces articles, y compris la possibilité de gérer les stocks. Ajout d'un emplacement de stock Affichage/modification d'un emplacement de stock Afficher/Modifier un article d'inventaire Documents d'inven

Arrêt d'un emploi comportant plusieurs sites

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si la tâche de maintenance préventive interrompue concerne plusieurs emplacements, l'onglet Emplacements s'affichera normalement, à quelques détails près. La liste de tous les emplacements de la tâche sera affichée, accompagnée d'une case à cocher et d'un statut pour chacun. Cet écran permet à l'utilisateur de sélectionner les emplacements sur lesqu

Onglet Ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'onglet « Ordre de travail » de l'écran de facturation affiche un résumé des informations relatives à l'ordre de travail associé à la facture. Pour les factures standard, l'écran suivant s'affiche : La section « Ordre de travail » située à gauche détaille les informations pertinentes de l'ordre de travail auquel la facture est associée. La partie d

Informations sur les bons de commande - Achats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Voici la deuxième section consacrée aux achats. La section « Informations sur l'ordre de travail » présente les principaux détails qui composent cet ordre de travail. Cet écran est divisé en différents blocs, chacun contenant des informations relatives à divers aspects de l'ordre de travail : aspects financiers, lieux d'intervention, détails des ord

Introduction aux contrats et aux SRA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Contrats et SRA C’est dans cette zone qu’il est possible de configurer un SRA et un contrat en utilisant les ressources déjà configurées dans le système. Voici à quoi ressemble le module Contrats : Veuillez consulter les pages distinctes « Contrats » et « SRA » plus bas pour plus d’informations. SRA – Portée et allocation des ress

Unités d'achat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Chaque article peut se voir attribuer une ou plusieurs unités d'achat. Ainsi, lorsqu'une unité d'achat est définie pour un article, des valeurs telles que « À l'unité » ou « Boîte » peuvent être appliquées. Ces unités d'achat peuvent être définies via le lien « Unités d'achat » du menu Données de base > Article. Les unités d'achat sont définies a

FAQ - Foire aux questions

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le portail permet à l'utilisateur de consulter la FAQ relative à son activité et ses réponses. Cette section peut également donner accès aux guides d'utilisation et aux numéros de téléphone du service d'assistance, si le client le souhaite. Cette section est entièrement personnalisable. Ces questions seront configurées spécifiquement pour le Client.

Supprimer la facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que certaines factures soient erronées ou inutiles et doivent alors être supprimées de l'ordre de travail. Pour ce faire, utilisez la fonction « Supprimer la facture » disponible sur l'écran de l'ordre de travail. Dans l'ordre de travail approprié, accédez à la section Factures de la page de travail du service d'assistance. Cliquez sur le

Introduction aux autorisations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Autorisations Le système peut être configuré pour gérer des règles d'autorisation et de révision déclenchables à tout moment du cycle de vie d'un ordre de travail, selon des critères prédéfinis. Ces règles peuvent s'appliquer à différents niveaux et les personnes habilitées sont identifiées par leur profil. La fonction d'autorisat

Page de travail du service d'assistance - Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La page de travail du service d'assistance, ou l'écran Détails de l'ordre de travail, affiche toutes les informations et l'activité liées à un numéro d'ordre de travail. Cela inclut l'identité de l'appelant initial, le statut actuel de l'intervention, tous les événements associés à ce numéro et bien plus encore. Les événements fournissent des inform

Unités de mesure

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cet écran permet de configurer les unités de mesure. Vous pouvez y définir les unités de mesure utilisées dans le système et préciser leur signification. Cliquez sur le bouton « Unités de mesure » pour afficher les unités de mesure actuellement configurées dans le système. La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'i

Reconnaître

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un fournisseur souhaite accuser réception d'une commande et l'accepter, il devra effectuer une action spécifique : l'action « Accuser réception » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Accuser réception> pour afficher la fenêtre contextuelle « Accuser réception » . Saisissez toute note relative à la commande et indiquez

Ajout d'informations/de notes à une offre d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour ajouter des informations ou des notes supplémentaires dont le Client doit être informé, l'Utilisateur peut appuyer sur le « Cliquez sur le bouton en haut à gauche, puis sélectionnez l'option « Ajouter des notes » dans le menu. L'écran « Ajouter des notes » s'affichera alors. En touchant la case, l'écran « Notes » s'affiche, permettant à l'utili

Prendre un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que les ressources voient une tâche qui leur a été attribuée par leur siège social ou d'autres ressources et qu'elles souhaitent l'accepter, car elle correspond à leur rôle. Pour ce faire, elles peuvent utiliser l'action < Accepter> . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action <Prendre> pour afficher la fenêtre cont

Facture – Supprimer

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Veuillez consulter le guide de l'utilisateur Finance – Gestion financière

Instructions de visionnage

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que les utilisateurs souhaitent simplement consulter les instructions telles qu'elles apparaissent dans le questionnaire. Dans ce cas, ils peuvent utiliser l'action « Afficher les instructions » de la catégorie du questionnaire. Dans un questionnaire, accédez à l'onglet « Contenu » et sélectionnez une catégorie. Ensuite, dans le menu dérou

Non attribué

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Non attribués » affiche tous les ordres de travail qui ne sont actuellement pas attribués à un entrepreneur. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > Non attribués. Chaque ordre de travail  La page affiche une date d' échéance indiquant si l'intervention est en retard (en rouge), si

Changement - Actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que des ressources soient ajoutées incorrectement à un projet, soit parce qu'il s'agit de ressources erronées, soit parce que le projet ne devrait pas comporter de ressources. Dans ce cas, utilisez l'action « Modifier les ressources » pour les corriger. Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Modifier » pour affiche

Onglet PPM - Supprimer un ou plusieurs bâtiments d'une tâche PPM

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour supprimer des bâtiments d'une ligne de tâche PPM, l'utilisateur devra sélectionner la tâche PPM dont il souhaite supprimer le bâtiment, puis cliquer sur le bouton « Modifier les actions ». Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Supprimer le(s) bâtiment(s) ». La fenêtre suivante s'ouvrira alors : À partir d'ici, les utilisa

ETA fournie

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois qu'un ordre de travail a été accepté par une ressource, l'utilisateur souhaitera connaître son heure d'arrivée estimée sur site. Si la ressource fournit une heure d'arrivée estimée, l'utilisateur peut mettre à jour l'ordre de travail en suivant les étapes suivantes : Cliquez sur Actions de l'agent dans le menu ruban, puis sur Heure d'arrivé

Modèles d'e-mails

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Vous trouverez ci-dessous la liste de tous les différents e-mails et SMS configurables depuis le menu Configuration du modèle : Courriel - Courriels contractuels : Liste d'annulation des ordres de travail - Envoie un courriel d'annulation avec une pièce jointe CSV contenant la liste de tous les ordres de travail annulés dans le cadre du contrat. Lis

Application de bureau

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les utilisateurs qui souhaitent utiliser l'application Ostara principale devront d'abord se connecter au portail pour la télécharger. Pour ce faire, accédez à Menu Avatar > Administration > Application de bureau Prérequis : L' option « Bureau » doit être cochée pour le compte utilisateur. Autorisations : Peut télécharger l'application de burea

Terminer un travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois une tâche terminée, la première question posée est de savoir si une nouvelle intervention est nécessaire. Si oui, appuyez sur 1 ; sinon, appuyez sur 2 ; et si vous avez besoin d’aide, appuyez sur 0. Si l'option 2 est sélectionnée, l'ordre de travail est mis à jour et le système met fin à l'appel. Sélectionner l'option 0 effectue la même act

Attribuer une tâche > Par courriel

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si la ressource n'est pas configurée pour l'attribution automatique des ordres de travail, mais qu'au moins une personne associée à cette ressource peut recevoir des e-mails, l'option « Attribuer une tâche > Par e-mail » devient disponible. Cette option fonctionne de la même manière que l'option « Attribuer une tâche », à la différence qu'une sim

Budgets d'investissement

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les budgets d'investissement servent à suivre les dépenses liées aux ordres de travaux d'investissement. Pour ce faire, on crée des codes d'investissement qui peuvent ensuite être appliqués aux ordres de travaux afin de contrôler les dépenses. Pour définir un budget d'investissement, suivez les étapes suivantes : Cliquez sur le bouton « Budgets d’in

0,04 - Allocation de ressources en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Types de pièces

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ce sujet a été déplacé dans un module distinct. Veuillez consulter la section « Pièces » pour plus d'informations.

Amiante

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certains sites peuvent contenir des traces d' amiante et font l'objet d'une fiche descriptive. Cette fiche peut nécessiter l'intervention d'un responsable ou d'un utilisateur spécifique. Pour ce faire, accédez à Menu > Sites > Amiante. Une fois le site sélectionné, vous verrez toutes les fiches relatives à l'amiante pour les sites auxquels vou

4.00 et 4.01

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Modifier les frais de livraison

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la consultation d'un bon de commande, un fournisseur peut avoir besoin de modifier les frais de livraison. Pour ce faire, il peut utiliser l'action « Modifier les frais de livraison » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Modifier les frais de livraison > pour afficher la fenêtre contextuelle « Modifier les frais d

Invalider la facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible qu'une facture validée puisse être invalidée. Cette invalidation peut être effectuée dans le système. Pour invalider une facture, procédez comme suit : Trouvez la facture à l'aide de la fonction de recherche (elle doit être validée) et cliquez sur le bouton « Invalider la facture ». La facture repassera alors au statut « Approuvée »,

Introduction à la facturation client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'application Ostara offre un système centralisé de saisie et de traitement des factures. Le système Ostara prend en charge deux catégories de factures : les factures de ressources et les factures clients. Les factures relatives aux ressources sont traitées dans la section Gestion des factures. La section Factures client permet à l'utilisateur de cr

Réactivité exceptionnelle

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « En attente » affiche tous les ordres de travail réactifs non terminés associés à l'utilisateur. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > En attente (Réactifs). Chaque ordre de travail affiche une date d'échéance indiquant s'il est en retard (en rouge), s'il est à réaliser dans les 15

1.10, 1.12 et 1.13

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ajustement groupé des coûts

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un fournisseur souhaite simplement ajuster le prix de ses articles dans un catalogue suite à une variation de prix, il peut modifier en masse les valeurs de tous les articles ou d'une sélection d'articles simultanément. Pour ce faire, il utilise l'action « Ajuster les coûts en masse » . Accédez à Menu > Catalogues > Liste . Vous obtiendrez

Informations complémentaires/Aucune information complémentaire requise

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les boutons « Informations complémentaires requises » et « Aucune information complémentaire requise » permettent de déterminer si un ordre de travail « En cours d’autorisation » nécessite des informations supplémentaires ou si des informations étaient requises auparavant et ne le sont plus. Si des informations complémentaires sont requises, cliquez

Demande de réévaluation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, l'approbateur peut contester le montant des frais fixes indiqués sur un ordre de travail réactif, le jugeant excessif. Le cas échéant, il peut demander une réévaluation de ces frais fixes en utilisant le bouton « Demander une réévaluation ». Cliquer sur le bouton affichera l'écran ci-dessous. L'utilisateur devra alors indiquer une

En attente/Désattente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'une intervention ne puisse être autorisée immédiatement, tant que certaines conditions ne sont pas remplies, mais que l'autorisateur ne souhaite pas la refuser. La fonction « En attente » permet aux utilisateurs de procéder ainsi. En mettant une intervention en attente, on constate qu'elle a été prise en compte, même si son traite

Ajout d'un type de pièce

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette section permet de configurer les types de pièces. Les utilisateurs peuvent y définir les types de pièces utilisés dans le système et préciser leur nature. Dans le module « Pièces », cliquez sur le bouton « Créer un nouveau type de pièce ». L'écran suivant, « Détails du type de pièce », s'ouvrira. L'étape suivante consiste à ajouter le nom du t

État de l'amiante

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un enregistrement amiante nécessite un statut. Les statuts par défaut ajoutés dans Ostara sont Confirmé, Suspecté et Retiré. La section Statut amiante des Données de base permet au client de spécifier d'autres statuts amiante s'il le souhaite (ou s'il souhaite renommer les statuts existants). Sélectionnez Bâtiment > État de l'amiante dans le menu

Tableau des autorisations Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le tableau suivant des autorisations, regroupées par catégorie, détaille par nom d'autorisation, l'objectif de l'autorisation et toutes les autorisations associées qui doivent également être sélectionnées pour que cette autorisation prenne effet (dans la colonne Dépendances). Actif Audits Autorisation Bâtiment Communication Données de base des contr

Comment ajouter une tâche PPM à un contrat

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour ajouter une tâche PPM à un contrat, la première étape consiste à localiser le contrat auquel la tâche PPM doit être ajoutée. Une fois le contrat localisé, dans l'onglet PPM, à l'aide du bouton « Modifier les actions » situé dans le coin supérieur droit de l'écran, sélectionnez l'action « Ajouter une tâche PPM » : La boîte de dialogue « Ajouter

Suppression d'une facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une facture n'est plus nécessaire, vous pouvez la supprimer du système. Pour ce faire, elle doit être en attente d'approbation ou rejetée. Cliquez ensuite sur le bouton « Supprimer » ci-dessous. Remarque : ce bouton ne sera disponible que pour les ressources disposant de l'autorisation « Peut supprimer la facture ». Cliquer sur le bouton « Suppri

Affichage/Modification d'une facture Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter/modifier une facture existante, l'utilisateur doit d'abord localiser la facture qu'il souhaite modifier en effectuant une recherche de facture . Une fois la facture à modifier localisée, l'utilisateur peut l'ouvrir en double-cliquant dessus ou en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton « Suivant ». La facture s'ouvre alors et

Introduction aux profils

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Chaque personne nécessitant un accès au système se voit attribuer un profil. Pour plus d'informations sur les personnes, veuillez consulter la section «  Personnes ». Les « Profils » regroupent les utilisateurs, ce qui signifie que chaque profil possède des autorisations spécifiques. Ces autorisations sont donc transmises aux utilisateurs associés à

Ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Autoriser la ressource à lister et à consulter les ordres de travail dans l'autorisation Ordres de travail     Possibilité d'ajouter ou de modifier des documents d'ordre de travail Ordres de travail Permet à l'utilisateur d'ajouter et de modifier des documents joints à l'ordre de travail sélec

Réception de l'actif

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, selon les paramètres du système, l'utilisateur peut enregistrer un article acheté et le convertir en immobilisation . La procédure est identique à celle d'un enregistrement classique, à une étape supplémentaire près. Une fois les articles pouvant être enregistrés comme immobilisation sélectionnés et leur quantité saisie, cliquez s

Niveaux d'administration du profil

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les profils possèdent un niveau appelé niveau d'administration. Ce niveau détermine les fonctions et les autorisations auxquelles le profil (et par conséquent les utilisateurs) auront accès. Cela est déterminé en attribuant à un profil une valeur comprise entre 1 et 10. Si un profil a un niveau de 10, il ne peut accéder qu'aux autorisations du nivea

Types de contact

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Chaque contact du système, qu'il s'agisse d'un contact lié à un bâtiment ou à une ressource, doit être associé à un « Type de contact ». L'écran « Types de contact » permet à l'utilisateur de configurer ces types en fonction de la zone sélectionnée. Pour afficher les « Types de contact », cliquez sur le bouton « Types de contact ». Voici le bouton «

Visualisation/Modification des bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter les détails d'un bâtiment, vous devrez suivre les étapes suivantes : Cliquez sur l'onglet « Bâtiment » en haut de l'écran. L'utilisateur verra alors apparaître les éléments de menu suivants : La première étape consiste à sélectionner le client pour lequel créer le bâtiment. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consultez

Actions liées à l'ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Nom de l'autorisation Catégorie associée But Dépendances Peut accepter un emploi Actions liées à l'ordre de travail Possibilité d'accepter la mission actuellement sélectionnée. Active l'option « Accepter la mission » dans les menus déroulants Agent, Appel entrant et Appel sortant. Peut lister les filtres des ordres de travail, peut passer et recevoi

Consulter l'historique des notes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certaines commandes peuvent contenir de nombreuses informations ajoutées, et certains utilisateurs peuvent avoir besoin de consulter ces notes pour trouver des informations spécifiques. Pour ce faire, il est possible de consulter l'historique des notes ajoutées à la commande. Il existe deux méthodes : Bouton Afficher l'historique des notes Sur l'écr

Dates de livraison fournies

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur dispose déjà des dates de livraison d'une commande, il peut alors la mettre à jour en utilisant le bouton « Dates de livraison fournies ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Dates de livraison fournies » pour afficher la fenêtre contextuelle Dates de livraison fournies. Veuillez saisir les dates de livraison

Ajouter des notes pour les autorisations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est parfois possible que des informations complémentaires soient disponibles et utiles à l' entrepreneur ou à d'autres utilisateurs. Pour ce faire, utilisez la fonction « Ajouter des notes » . Consultez la page « Ajouter des notes à une tâche » pour plus de détails. Autorisations : Peut ajouter des notes publiques aux activités des ordres de trav

Risques liés à l'amiante

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Un enregistrement amiante peut être associé à un risque. Les risques liés à l'amiante fournissent des informations de sécurité supplémentaires à l'utilisateur dès le début des travaux sur le site. La section « Risques liés à l'amiante » des données de base permet au client de spécifier d'autres risques liés à l'amiante s'il le souhaite (ou s'il souh

Succursales et niveaux 2

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'une structure hiérarchisée soit nécessaire pour certaines ressources. Dans ce cas, un siège social (ou niveau 1) comprend une ou plusieurs succursales (ou niveaux 2). Les ressources externes sont réparties entre sièges sociaux et succursales, tandis que les ressources internes sont réparties entre niveaux 1 et niveaux 2. Pour conf

Tarifs et disponibilités des retouches - Horaires

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour modifier les tarifs et la disponibilité d'une ressource, sélectionnez-la dans la liste des ressources et cliquez sur le bouton « Tarifs et disponibilité ». Le premier écran qui s'affiche est celui des groupes de clients « Tarifs et disponibilités ». Sélectionnez ensuite le groupe de tarifs du client souhaité et double-cliquez dessus pour affich

Onglet PPM - Ajouter un ou plusieurs bâtiments à une tâche PPM Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les bâtiments seront ajoutés automatiquement lors de l'ajout d'une nouvelle ligne de tâche PPM. Toutefois, si d'autres bâtiments ont été ajoutés à un contrat, il est possible de les ajouter à une ligne de tâches PPM de la manière suivante : Cliquez sur l'onglet PPM. Mettez en surbrillance la ligne de tâche PPM à laquelle le nouveau bâtiment doit êtr

Estimation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une alternative à la définition d'un coût fixe consiste à autoriser les estimations. Alors que les coûts fixes correspondent à des montants précis que les ressources peuvent facturer à la fin des travaux, les estimations sont des coûts estimés soumis par la ressource avant son intervention. À la fin des travaux, la facturation ne prendra en compte q

Créer un devis - Vue sur un seul écran

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une demande de devis à l'aide de la vue à écran unique, cliquez simplement sur l'onglet « Créer une demande », puis sur le bouton « Créer une demande de devis » et suivez ces étapes : En cliquant sur le bouton « Créer un devis », le premier écran du processus de création de devis s'affiche. Selon que l'utilisateur gère un seul site ou plu

Présentation des équipements et des services

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le bouton « Équipements et services » contient la fonctionnalité permettant de modifier les types d’équipements et de services dans l’ensemble du système, ainsi que toutes les associations qu’ils peuvent avoir, telles que les types de pièces et les symptômes. La manière dont un élément de travail ou un actif est identifié à des fins de reporting doi

Demande de devis

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, lors de la réception d'une demande de devis, le montant proposé peut être jugé trop élevé ou présenter des incohérences. Dans ce cas, l'utilisateur peut demander au prestataire de réviser et de modifier le devis en utilisant l'action « Demander une révision du devis ». La sélection de cette option affichera l'écran suivant : Vous

Documents des personnes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, les utilisateurs peuvent posséder des documents relatifs à des personnes du système. Ces documents peuvent être ajoutés à l'aide du bouton « Ajouter/Modifier/Afficher des documents » après avoir sélectionné une personne dans la liste des personnes. Pour plus d'informations sur le chargement de documents, consultez la page « Ajoute

Changer de client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ostara permet de configurer le compte d'un utilisateur pour le lier à tous les autres comptes qu'il utilise avec Ostara . Les utilisateurs peuvent avoir différents comptes selon leur périmètre d'activité, car tous les éléments nécessaires ne sont pas accessibles depuis un seul compte, ou utiliser Ostara pour différents clients. Plutôt que d'avoir à

1.24 - Affectation en attente - Rappelé

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Demande de mise à jour de l'ETA

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lorsqu'un ordre de travail est associé à une ressource mais qu'aucune heure d'arrivée estimée (ETA) n'a été fournie, le client peut souhaiter connaître l'ETA de l'intervenant sur site. Dans ce cas, l'utilisateur peut utiliser l'une des deux actions suivantes pour demander une mise à jour de l'ETA : « Demander une mise à jour de l'ETA (courriel) » ou

Affecter à l'ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour que les factures non affectées soient payées, il est nécessaire de les associer à des ordres de travail valides dès que leurs numéros sont connus. Pour ce faire, utilisez le bouton « Associer à un ordre de travail » et procédez comme suit : Dans la liste des factures, sélectionnez une facture non attribuée à laquelle affecter l'ordre de travail

Onglet Créer un bon de commande

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les bons de commande permettent aux utilisateurs d'obtenir les articles nécessaires à leur activité et au site où ils se trouvent. Pour créer un bon de commande, cliquez sur l'onglet « Créer une tâche », puis sur le bouton « Créer un bon de commande » et suivez les étapes suivantes : Cliquer sur le bouton « Créer un bon de commande » affichera l’écr

Modification des pièces/équipements

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois une tâche terminée, il est possible que certaines pièces ou certains équipements aient été omis lors de l'arrêt de la tâche ou qu'ils aient été ajoutés incorrectement et nécessitent une correction. Cette correction peut être effectuée à l'aide de l'action « Modifier les pièces ou les équipements » . Sur l'écran Détails de la tâche (pour les

Cesser un emploi avec des actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si la tâche interrompue comporte un ou plusieurs actifs, l'onglet Actif(s) s'affichera à la place de l'onglet Emplacement. Après avoir fourni les informations de revisite, le ou les équipements s'affichent. Cette page présente tous les équipements actuellement en cours d'exécution. Pour chaque équipement affiché, son statut doit être sélectionné dan

Prendre une photo

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Appuyer sur le bouton « Prendre une photo » dans la liste des actions depuis l’écran Détails de l’actif affichera l’écran Photo de l’actif : Veuillez noter qu'un type d'image doit être sélectionné dans le menu déroulant intitulé « Sélectionnez un type d'image… ». Les options standard sont : Devant Dos Côté gauche Côté droit Haut Bas Intérieur Ces ty

Autorisations système

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos des autorisations système Cette section explique les différentes autorisations utilisées dans le système. Elle définit : Quel est l'objectif de chaque autorisation ? Les différents domaines concernés par les autorisations Les dépendances nécessaires au fonctionnement de chaque permission Niveaux d'administration des autorisations Les autori

Localisation des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour consulter les ordres de travail sur l'application mobile, appuyez sur la section « Ordres de travail » de la page d'accueil. La liste des ordres de travail attribués à l'utilisateur s'affiche alors (jusqu'à 25 ordres). Pour afficher davantage d'ordres de travail, faites défiler la page vers le bas et appuyez sur le bouton « Appuyer pour charger

Ajouter des notes privées sur une offre d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que les utilisateurs aient besoin d'ajouter des informations sensibles ou confidentielles aux tâches afin que seules quelques personnes puissent y accéder. Cela est possible grâce à l'action « Ajouter des notes - Privé » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Ajouter des notes - Privé> pour afficher la fenêtre con

Création d'emploi - Sélection des ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création d'une tâche, l'utilisateur peut également choisir la ressource qui l'exécutera. Cette opération s'effectue dans l'onglet « Ressources ». Cet onglet affiche la liste des ressources disponibles dans le système, capables d'effectuer la tâche. L'utilisateur peut sélectionner une ressource parmi celles-ci. Une ressource peut avoir un

Attribuer/Accepter un emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources pouvant allouer des tâches peuvent également souhaiter en prendre certaines. Au lieu de proposer deux boutons pour chaque action, les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour effectuer les deux actions se verront proposer l'action « Allouer une ressource/Prendre » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'acti

Devis en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Devis en attente » affiche tous les devis nécessitant une action, qu'il s'agisse d'une sélection ou d'une demande. Chaque devis est accompagné d'une date d'échéance indiquant s'il est en retard (en rouge), s'il est à traiter dans les 15 prochaines minutes (en orange) ou s'il reste plus de 15 minutes avant l'échéance (en vert). L'utilisate

Détails du poste Actions Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Sur la page Détails de l'offre d'emploi, les utilisateurs peuvent effectuer certaines actions. Les actions disponibles dépendent de plusieurs facteurs : le statut et le type de l'offre, ainsi que les autorisations de l'utilisateur sur son profil. Si une action est grisée, elle est actuellement indisponible. Survolez ces actions avec la souris pour o

Accepter le poste

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette option ne peut être utilisée que si la ressource n'a pas été prédéfinie comme « Acceptation automatique » pour les ordres de travail. L'option « Accepter la tâche » ne doit être utilisée que lorsqu'une confirmation directe de la ressource a été reçue, par fax ou par e-mail, indiquant qu'elle a accepté l'ordre de travail émis, si le portail n'a

Ajouter des notes publiques sur une offre d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est parfois possible de disposer d'informations complémentaires utiles pour la ressource ou d'autres utilisateurs. Pour ce faire, utilisez l'action « Ajouter des notes - Publiques » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action « Ajouter des notes - Public » pour afficher la fenêtre contextuelle Ajouter des notes. Saisissez les notes s

Fixation des coûts fixes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de l'exécution d'une tâche, l'utilisateur peut avoir besoin de définir la valeur fixe de celle-ci si la valeur initiale est incorrecte ou si des travaux supplémentaires sont effectués. Cette opération peut être réalisée à l'aide du bouton « Définir le coût fixe ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Définir les coûts fixes

0,03 - Planification des ressources et des affectations en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Allocation d'une ressource

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources ou autres utilisateurs peuvent avoir besoin d'attribuer une tâche à l'une de leurs agences ou à un sous-traitant spécifique. Pour ce faire, utilisez le bouton « Attribuer une ressource ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Allouer une ressource » pour afficher la fenêtre contextuelle Allouer une ressource. Cette

Modifier une offre d'emploi

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive que les informations relatives à une tâche soient incorrectes et nécessitent une correction avant d'être attribuées à une ressource . Cette correction s'effectue via l'action « Modifier la tâche » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Modifier la tâche> pour afficher le processus « Modifier la tâche » . Remarque

Types de correction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

C’est ici que les types de réparation sont configurés. Le menu « Type de réparation » affiche la liste de tous les types de réparation disponibles pour le client. Ces types sont utilisés à la fin d’un ordre de travail. Cliquez sur « Types de réparation » pour configurer les types de réparation du client. La première étape consiste à sélectionner le

Introduction au bon de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le bouton « Ordre de travail » contient les fonctionnalités permettant de déterminer les types d’ordres de travail disponibles dans le système ainsi que les notifications pouvant être utilisées. Le bouton « Ordre de travail », lorsqu'on clique dessus, comprend les zones suivantes : Types d'ordres de travail Notifications

Introduction aux domaines

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Immobilier Ce module n'est pas seulement un référentiel de données, mais aussi la source des données utilisées dans tout le système. Il contient des informations telles que : Superficie des ventes et superficie totale. Disponibilité d'accès – y compris les heures d'occupation et d'ouverture afin de faciliter l'attribution d'un cré

API

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Qu'est-ce que l'API Ostara ? L'API (Interface de Programmation d'Application) permet l'interaction du système Ostara avec une autre application logicielle. Elle constitue le mode de communication entre Ostara et d'autres sources de données. Introduction L'API Ostara a été créée pour fournir aux entrepreneurs qui utilisent actuellement (ou à qui il a

Exporter la liste des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que l'utilisateur souhaite consulter tous les ordres de travail de sa liste dans une seule liste, sans avoir à changer de page. Dans ce cas, il peut utiliser la fonction « Exporter » . La fonction « Exporter » permet d'exporter l'intégralité de la liste des ordres de travail au format CSV. Cette option est disponible pour toutes les

Introduction à la finance

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Finance La gestion de la maintenance est impossible sans des données financières précises pour étayer la prise de décision. Le module Finance offre une visibilité complète des données et permet d'établir des rapports. Ses fonctionnalités de gestion financière incluent : Systèmes de comptabilisation automatique des charges pour les

Onglet Bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'onglet Bâtiments permet aux utilisateurs de créer des codes QR et des codes de présence pour des bâtiments spécifiques. Ces codes sont utilisés par les utilisateurs mobiles pour se connecter au bâtiment et accéder à leurs tâches sur le site. L'accès à l'onglet Bâtiments est soumis à des autorisations. Pour créer et imprimer un code QR ou un code d

Créer des personnes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il existe plusieurs raisons de créer un profil utilisateur. Certains utilisateurs accèdent au système pour effectuer des tâches spécifiques, d'autres servent de contacts pour les bâtiments, tandis que d'autres encore font office de contacts ressources et de prestataires. Les profils utilisateurs peuvent être enregistrés dans le système à titre de ré

Périodes contractuelles - Renouveler la période contractuelle

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cela permet à l'utilisateur de renouveler un contrat en créant une nouvelle période reprenant les informations de la période précédente, à partir d'une date choisie par l'utilisateur. L'option « Ajouter une période de contrat » permet quant à elle de créer une nouvelle période de contrat sans copier d'informations. Sur l'écran « Périodes de contrat 

Autoriser

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Autoriser un ordre de travail signifie que celui-ci est accepté et que le flux de travail peut se poursuivre. Pour autoriser un ordre de travail, cliquez sur le bouton « Autoriser ». Voici la fenêtre contextuelle d'autorisation d'ordre de travail. Les utilisateurs devront fournir une référence et des informations complémentaires avant de pouvoir aut

Documents de référence

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que les ressources doivent télécharger des documents, tels que des conditions générales ou des évaluations de performance. Ces documents sont associés à la ressource dans le système et accessibles à tout moment (en cas de besoin et si l'utilisateur dispose des autorisations requises). Pour ajouter des documents aux ressources, clique

Introduction aux sous-menus des ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Outre la consultation et la modification des ressources externes et internes, le module Ressources propose d'autres fonctionnalités telles que l'ajout de documents, la création de succursales ou de ressources de niveau 2 et l'ajout d'ordres de travail au planificateur. Ces fonctions sont accessibles via le groupe de menus Actions du ruban du module

Accepter le poste

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si une tâche a été attribuée à un utilisateur, celui-ci peut l'accepter en utilisant l'action « Accepter la tâche » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Accepter la tâche> pour afficher la fenêtre contextuelle « Accepter la tâche » . Saisissez la date et l'heure d'arrivée estimées, manuellement ou à l'aide du calendrier.

Introduction à la mise à jour des citations

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour mettre à jour Ostara avec les détails du devis, suivez ces étapes : Cliquez sur le module « Ordre de travail ». Recherchez l'ordre de travail à mettre à jour. Pour plus d'informations, consultez la page « Sélectionner un ordre de travail » . Une liste des ordres de travail correspondant aux critères définis dans la recherche sera affichée. Pour

Consulter les documents

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Certaines missions peuvent nécessiter le téléchargement de documents. Il peut s'agir de documents relatifs au bâtiment, au devis sélectionné ou même à la mission elle-même. La consultation de ces documents peut être requise. Pour ce faire, utilisez l'action « Afficher les documents » . Sur l'écran Détails de l'emploi, sélectionnez l'action < Affi

Onglet Application

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les utilisateurs qui souhaitent utiliser l'application Ostara principale devront d'abord se connecter au portail pour la télécharger. Pour ce faire, accédez à l'onglet « Application ». Un lien de téléchargement s'affichera alors. Cliquez sur ce lien pour afficher l'option permettant d'enregistrer le fichier d'installation. Enregistrez le fichier, pu

Ordres de travail concernés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'écran « Ordres de travail concernés » s'affiche dès qu'une action est effectuée sur le contrat et qu'elle affecte les ordres de travail existants. Ces actions peuvent inclure la suppression d'un bâtiment, la modification de sa date ou même l'annulation du contrat. Après avoir effectué une action ayant une incidence sur un ordre de travail, l'écran

Choisir le devis préféré

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois tous les détails du devis saisis, l'utilisateur devra sélectionner le devis qu'il souhaite traiter. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes : Pour choisir le devis qui vous convient, sélectionnez la ligne « Devis » puis cliquez sur le bouton « Sélectionner ». L'utilisateur sera ensuite invité à confirmer son choix. Une fois satisfait, il

Mise en attente d'un ordre de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour mettre une commande de travail en autorisation (activation ou désactivation), appuyez sur le bouton correspondant dans le menu Actions, depuis l'écran de détail de la commande de travail. L'écran qui s'affichera quelle que soit l'option choisie sera identique, à l'exception du titre qui sera soit « Hors attente », soit « En attente ». Pour ajou

Liste des courriels entrants

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des courriels entrants affiche tous les courriels reçus du système, qu'ils proviennent de services externes ou de réponses automatiques des contacts. Par défaut, la liste affiche la date du jour et uniquement les courriels reçus aujourd'hui. En cliquant avec le bouton droit sur la liste et en sélectionnant « Sélectionner une date… », vous p

Achats exceptionnels

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste « Achats en cours » affiche toutes les commandes d'achat non terminées associées à l'utilisateur. Ce dernier peut modifier le nombre de commandes affichées simultanément sur une même page et filtrer ou exporter la liste vers Excel. Si la liste initiale est trop longue, l'utilisateur devra la filtrer avant de l'afficher. Cliquer sur une comm

Arrêter une introduction au travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources devront pouvoir interrompre leurs tâches depuis le portail. Selon que l'emplacement de la machine a été défini ou non, cela peut se faire à l'aide de deux actions : « Arrêter la tâche » et « Arrêter la tâche - Admin ». Arrêt des travaux - Équipe sur le terrain Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Arrêter la tâche 

Suppression d'une facture client

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il arrive parfois qu'une facture client ait été créée par erreur ou ne soit plus nécessaire. Dans ce cas, elle peut être supprimée. Ouvrez la facture client à supprimer, puis, dans le menu déroulant Actions de l'en-tête Statut, cliquez sur « Supprimer la facture ». La fenêtre de confirmation s'affiche alors, vous demandant de confirmer la suppressio

2.00 et 3.00 - Présence en attente/Présence commencée

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Ressources externes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour afficher/modifier une ressource externe, cliquez sur « Liste des ressources » et ouvrez une ressource dont la colonne Type de ressource indique « Externe », soit en double-cliquant dessus, soit en sélectionnant la ressource et en cliquant sur « Suivant ». Voici l'écran « Ressource externe », onglet « Détails ». Toutes les informations relatives

Modification - Budget du projet

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver que la tâche doive être imputée en tant que dépense d'investissement plutôt qu'en tant que dépense courante. Dans ce cas, l'utilisateur devra modifier le code budgétaire du projet. Cette opération s'effectue à l'aide du bouton « Modifier - Budget du projet ». Sur l'écran Détails du projet, sélectionnez le bouton « Modifier » pour aff

Onglet Crédits - Crédits incitatifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'onglet Crédits permet de vérifier s'il existe des incitations (remises) liées à la bonne exécution des travaux. Pour ajouter ou modifier des informations, l'utilisateur devra cliquer sur le bouton « Modifier ». La fenêtre suivante s'ouvrira alors : Remarque : Les éléments ci-dessous servent uniquement à alimenter les services de reporting : Utilis

Introduction aux pratiques courantes

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Cette section du guide détaille les zones et écrans communs qui apparaissent à plusieurs reprises tout au long de l'application. Veuillez utiliser le menu ci-dessous pour parcourir les différentes sections. Sélection des clients Ajouter/Modifier/Afficher des documents Données personnalisées Filtres intelligents Fonctionnalité clic droit Sélectionner

Lier les ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, plusieurs ordres de travail peuvent être liés entre eux et il peut être nécessaire de les lier. Pour ce faire, utilisez le bouton « Lier l’ordre de travail ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Lier l'ordre de travail ». En sélectionnant le bouton, deux options supplémentaires apparaissent : « Lier un ordre

Introduction aux articles d'achat figurant sur le reçu

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fois que l'utilisateur du site a reçu les articles souhaités, il doit les enregistrer dans le système. Pour ce faire, il utilise le bouton « Enregistrer les articles achetés ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Reçu des articles d'achat » pour afficher l'écran « Reçu des articles d'achat ». Saisissez le bon de livraison d

0.00 - Création

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Supprimer la facture

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il peut arriver qu'une facture ne soit plus nécessaire et doive être supprimée du système. Pour ce faire, utilisez le bouton « Supprimer la facture ». Utilisez la fonction de recherche de factures pour trouver la facture, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton « Supprimer la facture ». Un message de confirmation s'affichera indiquant que les factu

Introduction aux contrats

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module Contrats Le module Contrats permet la représentation numérique des contrats papier. Le contrat formalise tout accord conclu avec la base de ressources. Il est établi à partir des éléments définis dans l'analyse des besoins de services (périmètre et affectation des ressources), tout en autorisant des dérogations à ses exigences. Le

Création d'une introduction aux actifs

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les actifs peuvent être utilisés dans les ordres de travail réactifs, sur devis et de maintenance préventive et sont faciles à créer. Cliquez sur le bouton « Créer un actif » pour en créer un nouveau. La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consultez la page « Sélection du c

Fonctionnalité Copier dans le presse-papiers

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Une fonctionnalité courante utilisée dans de nombreuses vues de liste du système est la fonction « Copier dans le presse-papiers ». Elle permet à l'utilisateur de copier n'importe quelle vue de liste ou de grille et de la coller dans Excel afin de simplifier et de gagner du temps lors de la génération de rapports. Pour utiliser cette fonction, veuil

Introduction à la délégation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Qu'est-ce que c'est? S'appuyant sur la fonctionnalité d'usurpation d'identité déjà performante, la délégation permet aux utilisateurs d'enregistrer leurs congés annuels dans le système et de désigner un collègue à qui déléguer leurs responsabilités/bâtiments pendant leur absence. Contrairement à l'usurpation d'identité qui se limite à l'accès aux or

Introduction aux doublons/événements

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Lors de la création d'une tâche, il est possible que des tâches similaires existent déjà ou qu'un événement soit en cours dans le bâtiment concerné. Dans ce cas, l'onglet « Doublons/Événements » s'affiche pendant le processus. Il est également possible que les prochaines interventions (PPM) soient affichées et que l'utilisateur puisse y associer la

Lier les ordres de travail sur le planificateur

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, différents ordres de travail apparaîtront dans le planificateur. Ces ordres de travail sont appelés « ordres de travail de liaison potentiels ». Les « Ordres de travail potentiellement liés » s’afficheront en violet dans le planificateur. En survolant un ordre de travail, vous verrez son type, ses dates de début et de fin, ainsi q

Périodes financières

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Il est possible de saisir plusieurs périodes financières pour faciliter le suivi du budget et des dépenses. La configuration des périodes financières est obligatoire avant la création de tout budget ou de toute valeur comptable. Pour créer une période financière, cliquez sur le bouton « Périodes financières ». Voici l'écran « Périodes comptables ».

Onglet Bâtiments - Supprimer les bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour retirer un bâtiment d'un contrat, l'utilisateur devra d'abord le sélectionner. Cliquez sur le bouton Actions de l'onglet Bâtiments. Le menu suivant s'affichera : Cliquez sur l'option de menu « Supprimer le bâtiment ». La fenêtre « Motif de la modification du contrat » s'ouvrira alors. Toutefois, si des ordres de travail sont concernés, l'écran

Transmettre un ordre de travail à une ressource externe

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, certaines tâches peuvent ne pas être réalisées par la ressource interne à laquelle elles ont été affectées. L'utilisateur peut alors les confier à une ressource externe. Cette opération s'effectue via l'action « Confier à une ressource externe » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Transmettre à une ressou

Commande non requise

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si l'utilisateur décide qu'il n'a plus besoin des articles de cette commande, il peut l'annuler et indiquer qu'elle n'est plus nécessaire. Pour ce faire, il suffit d'utiliser l'action « Commande inutile » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Commande non requise > pour afficher la fenêtre contextuelle « Commande non requi

Dates de livraison fournies

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Si un utilisateur dispose déjà des dates de livraison d'une commande, il peut alors la mettre à jour en utilisant l'action « Dates de livraison fournies » . Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Dates de livraison fournies > pour afficher la fenêtre contextuelle « Dates de livraison fournies » . Veuillez indiquer les dates d

Tarifs et disponibilités - Introduction à la réponse

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les tarifs et la disponibilité ne peuvent être configurés que depuis la vue Liste afin d'éviter les conflits pouvant survenir en cas de modification des types d'ordres de travail dans la ressource. Pour définir les tarifs et la disponibilité d'une ressource, sélectionnez-la dans la liste des ressources et cliquez sur le bouton « Tarifs et disponibil

Introduction aux bâtiments

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Le bouton « Bâtiment » contient la fonctionnalité permettant de modifier les informations spécifiques au bâtiment pour le client sélectionné, telles que l’emplacement et le type de bâtiment. Le bouton « Bâtiment », lorsqu'on clique dessus, comprend les zones suivantes : Groupements Lieux Types et formats de bâtiments Types d'amiante État de l'amiant

Demande de devis Chase (courriel)

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, une ressource peut avoir été sollicitée pour un devis mais ne pas avoir répondu, ce qui amène le client à demander des nouvelles. Deux options s'offrent alors à lui : relancer la demande de devis par e-mail ou par téléphone. Voici comment relancer une demande de devis par e-mail : Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le b

Liste des ordres de travail

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'écran de détail de l'ordre de travail est divisé en 3 sections différentes. La première de ces sections est la liste des ordres de travail. La liste des ordres de travail affichera à l'utilisateur tous les numéros d'ordres de travail qu'il peut consulter. La liste des ordres de travail indique l'ancienneté de l'ordre de travail en jours et son sta

Consulter les rapports

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les rapports constituent un outil précieux pour les clients souhaitant consulter leurs données. Ils permettent d'afficher ces données de manière très détaillée et précise, répondant ainsi aux besoins des utilisateurs. Chaque rapport dispose d'un ensemble de filtres configurables avant son exécution. Toutes ces opérations sont accessibles depuis l'on

Restrictions sonores

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les restrictions de bruit fonctionnent de la même manière que la disponibilité du bâtiment . Bien qu'elles ne soient pas obligatoires pour la création d'un bâtiment, elles peuvent être exigées par votre client, la mairie ou les riverains. Il est donc important de consigner les périodes pendant lesquelles la présence de personnel est déconseillée. Ce

Introduction à la gestion des factures

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

L'application Ostara centralise la saisie et le traitement des factures. Les actions relatives aux factures sont accessibles via deux outils : la section « Finance » de la page de travail du centre d'assistance et les boutons du menu (Actions sur les factures) du module Finance. Les actions disponibles dépendent du statut de l'ordre de travail ou de

Introduction aux sous-menus des ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Outre la consultation et la modification des détails des actifs, le module Actifs propose d'autres fonctionnalités, telles que l'ajout de documents et de données personnalisées. Ces fonctionnalités sont accessibles via le groupe de menus Actions du ruban du module Actifs. Remarque : Pour y accéder, sélectionnez la ressource à modifier. Voici les zon

Citation exceptionnelle

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

La liste des devis en cours affiche tous les ordres de travail associés à l'utilisateur qui n'ont pas encore été finalisés. Pour consulter cette liste, accédez à Menu > Ordres de travail > Listes > Standard > Devis en cours. Chaque ordre de travail affiche une date d'échéance indiquant s'il est en retard (en rouge), s'il est à réaliser d

SRA - Introduction au périmètre et à l'allocation des ressources

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

À propos du module SRA Le module d'affectation des ressources (SRA) et du périmètre (quoi, où, quand) définit les niveaux de service requis pour les types d'équipements/services, par ressource, pour tous les ordres de travail opérationnels et non opérationnels. La fonctionnalité SRA permet à l'utilisateur d'ajouter plusieurs ressources à un périmètr

Fournir une heure d'arrivée prévue

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les ressources peuvent être tenues de fournir une heure d'arrivée estimée (ETA) pour effectuer la tâche qui leur a été assignée. Cela peut se faire à l'aide de l'action « Fournir une ETA ». Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l'action < Fournir une ETA> pour afficher la fenêtre contextuelle « Fournir une ETA » . Sélectionnez la date

Liste des factures non approuvées

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour rechercher une facture non approuvée , accédez à Menu > Factures > Recherche > Non approuvées pour afficher la liste des « Factures non approuvées ». Cette section affiche les factures non approuvées pour lesquelles une ou plusieurs raisons expliquent leur non-validation. Chaque facture comprend un numéro, un statut, une date, un numér

2.10 - Présence en attente

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Introduction aux autorisations de consultation

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Seuls les utilisateurs autorisés à autoriser les ordres de travail peuvent consulter les autorisations. Les actions d'autorisation sont visibles dans la section « Ordres de travail ». Dans les ordres de travail, cliquez sur « Liste des autorisations ». L'écran de recherche d'autorisations s'affiche alors, présentant tous les ordres de travail en cou

Consultation/modification des factures clients Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Les factures clients peuvent être consultées et recherchées comme n'importe quelle autre facture. Lors de leur consultation, il est également possible de les modifier en ajoutant ou en supprimant des ordres de travail, ou en modifiant les informations existantes. Pour rechercher des factures clients, cliquez sur le bouton « Afficher les factures cli

Resource En Route

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

De la même manière qu'un utilisateur d'application mobile peut « Démarrer un déplacement pour une intervention » , un utilisateur du portail peut également indiquer qu'une «  Intervention » est en cours de traitement . Ainsi, les utilisateurs sur site sont informés de l'arrivée imminente d'un technicien et une heure d'arrivée estimée peut être fourn

Créer une tâche réactive - Vue sur un seul écran

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une tâche réactive à l'aide de la vue à écran unique, cliquez simplement sur l'onglet « Créer une tâche », puis sur le bouton « Créer une tâche réactive » et suivez ces étapes : En cliquant sur le bouton « Créer une intervention réactive », le premier écran du processus s'affiche. Selon que l'utilisateur gère un seul site ou plusieurs, de

Créer une tâche réactive - Assistant

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Pour créer une tâche réactive à l'aide de l'assistant, cliquez simplement sur l'onglet « Créer une tâche », puis sur le bouton « Créer une tâche réactive » et suivez ces étapes : Cliquer sur le bouton « Créer une tâche réactive » affichera la première étape du processus : l’onglet « Bâtiment ». Selon le nombre de bâtiments disponibles pour l’utilisa

Jours fériés

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans le système, les jours fériés seront affichés dans les fenêtres de planification afin de fournir les informations nécessaires lors de la planification des travaux. Les jours fériés sont configurables dans la section « Système », accessible via l'onglet « Jours fériés ». Ces jours fériés s'appliqueront à tous les clients du système. Utilisez les

Autorisations Détails Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

En cliquant sur un élément de la liste « Ordres de travail dans la liste des autorisations », la page « Détails de l’autorisation » s’affiche. Cette page présente les sous-rubriques suivantes : Détails du bâtiment Détails du travail Informations sur l'emplacement Notes Notes sur le bâtiment Requis ETA Les données figurant sous chaque sous-rubrique s

Création d'un registre de l'amiante Introduction

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

On peut trouver de l'amiante dans les bâtiments, et les entreprises de construction doivent en être informées avant d'intervenir sur ces sites. Pour ce faire, il est nécessaire de créer une fiche amiante. Pour ce faire, l'utilisateur doit cliquer sur le bouton « Créer une fiche amiante ». La première étape consiste à sélectionner le client à utilise

Demande de devis Chase (Téléphone)

Published December 2nd, 2025 by Ostara Systems

Dans certains cas, une ressource peut avoir été sollicitée pour un devis mais ne pas avoir répondu, ce qui amène le client à demander des nouvelles. Deux options s'offrent alors à lui : relancer la demande de devis par e-mail ou par téléphone. Voici comment relancer une demande de devis par téléphone : Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez l