E-mailrapporten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Deze zijn nu verplaatst naar het tabblad Systeem. Zie de pagina 'E-mail' voor meer informatie hierover.

Veelgestelde vragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Algemeen – Vragen en antwoorden 1.1 Referentie Kolomwijzigingen en lay-outs opslaan Vraag Kunnen kolommen per gebruiker worden ingesteld? Antwoord Het instellen van kolomgroottes, volgorde, enz. wordt tijdens de installatie gedaan. Daarom ziet één gebruiker die op dezelfde machine inlogt altijd dezelfde lay-out die hij op die specifieke machine heef

Interne bronnen creëren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een interne resource te maken, klikt u op 'Nieuwe resource maken' en vervolgens op 'Intern (niveau 1)'. Dit is het scherm 'Nieuwe interne resource' en hier worden alle resourcedetails ingevoerd. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd. Resourcenummer is een door het systeem gegenereerd veld dat ervoor zorgt dat elke resourcerecord een uniek n

In afwachting van autorisatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst Werkorders in afwachting van autorisatie toont alle werkorders die momenteel in het autorisatieproces zitten. Deze lijst wordt doorgaans aan een resourcegebruiker gegeven, zodat deze werkorders kan bekijken die in de autorisatie zijn vergrendeld. Deze werkorders worden uit alle andere lijsten verwijderd om te voorkomen dat resources niet-go

Lijst met mislukte e-mails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst met mislukte e-mails toont alle e-mails die de afgelopen maand niet zijn verzonden. De datum van de mislukte verzending, de afzender van de e-mail, het onderwerp en de reden waarom de e-mail niet is verzonden, worden weergegeven. Hier is een voorbeeldlijst: Door te dubbelklikken of de e-mail te selecteren en op "Volgende" te klikken, wordt

Verzoek om ETA-update

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een werkorder bij een resource hoort, maar er geen ETA is opgegeven, wil de klant mogelijk de ETA voor hun aanwezigheid op de locatie weten. In dat geval kan de gebruiker een van de twee acties gebruiken om de ETA bij te werken: 'ETA-update aanvragen (e-mail)' of 'ETA-update aanvragen (telefoon)'. Dit kan zelfs wanneer de werkorder nog in af

Werkorders zoeken door een lijst te definiëren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de werkorder niet bekend is, kan de gebruiker een meer geavanceerde zoekopdracht uitvoeren via het zoekmenu 'Lijst definiëren' . Selecteer Werkorders > Zoeken > Lijst definiëren. Met deze optie kan de gebruiker op verschillende manieren zoeken, waaronder op locatie, resource, type apparatuur/service, aanmaakdatum en type werkorder. Nadat u

Werkorder koppelen > Nieuwe werkorder maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een gebruiker kan een werkorder koppelen aan een geheel nieuwe werkorder. Er zijn vier opties beschikbaar: koppelen aan een 'Reactieve' werkorder, een 'Offerte' werkorder, een 'Audit' werkorder of een 'Inkoop' werkorder. Om deze taak uit te voeren, selecteert u deze in de lijst 'Agentacties' en kiest u het type nieuwe werkorder dat u wilt koppelen.

Snelle zoekwerkorder

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als u het nummer van de te bekijken werkorder weet, kunt u via Snel zoeken naar werkorder direct naar de werkorder gaan. Voer het werkordernummer in en klik op "OK" De gebruiker kan nu het scherm met werkorderdetails zien van de werkorder die is ingevoerd in de snelle zoekopdracht.

Tabblad Werkorder

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het tabblad Werkorder op het factuurscherm toont samenvattende informatie over de werkorder die aan de factuur is gekoppeld. Voor standaardfacturen wordt het volgende scherm weergegeven: In het gedeelte Werkorder aan de linkerkant worden de relevante gegevens van de werkorder waaraan de factuur is gekoppeld, weergegeven. Aan de rechterkant worden al

Inchecken in een gebouw

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Door op "Inchecken bij gebouw" te tikken, wordt de gebruiker gevraagd de incheckmethode van de klant te gebruiken om te bewijzen dat hij/zij zich op de juiste locatie bevindt. Afhankelijk van de klant moet de gebruiker een van de volgende handelingen uitvoeren om verder te gaan: Bluetooth GPS QR-code Bluetooth Met de Bluetooth-functie kan de gebruik

Inkomstenbestedingen ten opzichte van budget

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De portal biedt de gebruiker de mogelijkheid om de financiële uitgaven van zijn/haar gebouw(en) te vergelijken met het beschikbare budget. Dit wordt weergegeven in de tegel ' Inkomstenuitgaven naar budget ' en geeft het inkomstenbudget voor een bepaalde periode weer in een diagram met drie balken: Huidige maand - Hoeveel is er deze maand uitgegeven,

Bestelling niet vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de gebruiker besluit dat hij de artikelen in deze bestelling niet meer nodig heeft, kan hij deze annuleren en aangeven dat hij ze niet meer nodig heeft. Dit kan via de knop 'Bestelling niet nodig'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Bestelling niet vereist' om het pop-upvenster 'Bestelling niet vereist' weer te geven. Geef aan waarom d

Een kostenraming opstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het uitvoeren van een opdracht kan de Gebruiker worden gevraagd de geschatte waarde van de opdracht in te stellen om de Klant een idee te geven van de verwachte kosten. Dit kan via de knop 'Schatting instellen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Schatting instellen' om het pop-upvenster 'Schatting instellen' weer te geven. Voer de

Chase offerteaanvraag (telefonisch)

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kan het voorkomen dat een medewerker om een offerte voor een klus is gevraagd, maar niet heeft gereageerd, waardoor de klant een update hierover wil. Dit kan op twee manieren: een offerteaanvraag (e-mail) of een offerteaanvraag (telefoon) uitvoeren. Hieronder wordt uitgelegd hoe u een offerteaanvraag (telefoon) uitvoert: Selectee

Klanten verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Client(s) verwijderen'. Dit venster wordt geopend: Dit venster bevat alle cliënten die al voor deze SRA zijn geselecteerd. De gebruiker kan één of meerdere cliënten aanvinken om te verwijderen. Gebruik het snelzoekfilter als er meerdere cliënten in de SRA beschikbaar zijn. Als

Bekijk documenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij sommige opdrachten wordt informatie via een document geüpload. Dit kunnen documenten over het gebouw, de geselecteerde offerte of zelfs de opdracht zelf zijn. Het kan nodig zijn om deze documenten te bekijken. Dit kan via de knop 'Documenten bekijken'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Documenten bekijken' om alle documenten weer te g

Inleiding tot contracten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de contractenmodule Met de Contractenmodule kunt u papieren contracten digitaal weergeven. Het contract wordt gebruikt om elk formeel contract weer te geven dat met de resourcebasis wordt afgesloten. Een contract wordt opgesteld op basis van elementen die zijn vastgelegd in de SRA (scope en resourcetoewijzing), waarbij afwijkingen van de SRA-ve

Ontvangst naar activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen, afhankelijk van de systeeminstellingen, kan de gebruiker een inkoopartikel ontvangen en omzetten in een actief. Hetzelfde proces wordt gevolgd als bij een reguliere ontvangst, met uitzondering van een extra stap aan het einde van het proces. Zodra de artikelen die als actief kunnen worden geregistreerd, zijn aangevinkt voor ontv

Notities toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In dit gedeelte van een inkooporder kan de gebruiker aanvullende informatie toevoegen die is verstrekt om de vereisten van de inkooporder duidelijker te maken. Voer de gewenste tekst in het tekstvak in en klik op OK.

WO Detailpagina

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat u op een werkorder in de werkorderlijst hebt geklikt, wordt de detailpagina van de werkorder weergegeven. De koptekst van de pagina is WO: xxxxxxx, waarbij xxxxxxx het werkordernummer van de geselecteerde werkorder is. Op deze pagina vindt u de volgende subkoppen: Bouwdetails Werkdetails Locatie-informatie - Als activa worden toegepast op een

Een fabrikant bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kan het nodig zijn om bestaande fabrikanten in het systeem te bekijken of te bewerken vanwege algemene vragen over de fabrikantgegevens of om gegevens van de fabrikant bij te werken. Volg de onderstaande stappen om fabrikanten te bekijken: Klik op de knop "Fabrikantenlijst". Er verschijnt een lijst met alle fabrikanten in het systeem. Om een fa

Externe bronnen creëren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een externe resource te maken, klikt u op 'Nieuwe resource maken' en vervolgens op 'Extern (hoofdkantoor)'. Dit is het scherm 'Nieuwe externe resource'. Hier worden alle resource-, bedrijfs- en financiële gegevens van de resource ingevoerd. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd: Resourcenummer is een door het systeem gegenereerd veld dat er

Factuur verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms zijn bepaalde facturen onjuist of niet meer nodig en moeten ze uit de werkorder worden verwijderd. Dit kan via de functie Factuur verwijderen op het scherm Werkorder. Wanneer u zich in de juiste werkorder bevindt, gaat u naar het gedeelte Facturen op de helpdeskwerkpagina. Klik op het factuurnummer met de hyperlink. De factuur wordt in een nieu

Bekijk details van een baanintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de details van een taak te bekijken, tikt u op de gewenste taak op de WO-lijstpagina. De WO-detailpagina wordt geopend. De WO-detailpagina toont alle informatie over de WO, verdeeld in: gebouwdetails, werkdetails, locatiegegevens, kosten en aanwezigheidsgegevens. De " Het menu rechtsboven op de pagina biedt meer opties om de details van de taak t

2.00 & 3.00 - In afwachting van aanwezigheid/Aanwezigheid gestart

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Factuur ongeldig maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het is mogelijk dat er, nadat een factuur is gevalideerd, een reden is om deze ongeldig te verklaren. Dit kan in het systeem worden gedaan. Om een factuur ongeldig te verklaren, voert u de volgende stappen uit: Zoek de factuur met behulp van de functie 'Factuur zoeken' (de factuur moet de status 'Gevalideerd' hebben) en klik op de knop 'Factuur onge

Herstelwerkzaamheden vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat een geplande preventieve onderhoudstaak (PPM) is voltooid, is het mogelijk dat er aanvullende werkzaamheden nodig zijn om een storing te verhelpen. Dit betekent dat er een reactieve taak moet worden gestart. Dit kan via de knop 'Herstelwerkzaamheden vereist'. Na het voltooien van een PPM wordt de pop-up 'Remedial Works' weergegeven. Door op 'J

Taak stoppen > Beheerdersintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer de resource het werk heeft voltooid, moet dit worden geregistreerd in de werkorder. Dit kan op verschillende manieren; de eerste die hieronder wordt besproken, is wanneer het hoofdkantoor van de engineer belt om te melden dat de engineer het werk heeft voltooid. Het eerste wat u moet doen, is de betreffende werkorder vinden . Selecteer in he

Werkorder gefactureerd aan klant – Reset

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Raadpleeg de Finance - Finance Management User Guide .

Sectie 3 - Aanwezigheid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toewijzen van middelen en het opstellen van een aanwezigheidsschema

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In dit gedeelte van een werkorder kan de gebruiker een resource toewijzen en het schema instellen voor wanneer het werk moet worden uitgevoerd. Als de werkorder deel uitmaakt van een SRA of contract, wordt de resource automatisch geselecteerd en wordt de planning automatisch ingesteld op de overeengekomen SLA. Als er meerdere resources in de SRA zij

Een werkorder in de wacht zetten/uit de wacht zetten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een werkorder in de autorisatie- of uit de wachtstand te halen, tikt u op de overeenkomstige knop in het actiemenu terwijl u zich op het detailscherm van de werkorders bevindt. Het scherm dat u met beide opties opent, ziet er precies hetzelfde uit, met uitzondering van de koptekst die 'Uit de wacht' of 'In de wacht' moet zijn. Om een verwijzing n

Factuur – Verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Raadpleeg de Finance – Finance Management User Guide

Activa creëren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De portal biedt gebruikers de mogelijkheid om activa te creëren die zich op locatie of elders bevinden. Deze activa kunnen worden gecreëerd via het tabblad Activa met behulp van de functie Activa creëren. Hieronder wordt beschreven hoe u een Activa creëert: Als u op het tabblad 'Assets' klikt, wordt de pagina 'Assets' geopend, samen met het pop-upve

1.00 - 2.00 - Alle 1.x-staten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Activacondities

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Voor elk activum kan een 'Conditie' worden geregistreerd in de activarecord. Deze condities kunnen worden gedefinieerd met de knop 'Activaconditie'. De activacondities worden ingesteld op het niveau van de beheermaatschappij en bepalen wat er wordt weergegeven in het veld 'Conditie' bij het bekijken/aanmaken van een activum. Wanneer u in het vervolg

Tabblad Reactieve SLA's - Gebouw(en) toevoegen aan een reactieve taak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik op het tabblad Reactieve SLA's. Klik op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op Gebouw(en) toevoegen aan taaktype(n). Dit venster wordt geopend: Vanaf hier kunnen gebruikers verschillende handelingen uitvoeren, zoals Bulk selecteren, Alles selecteren, Alles wissen, Alle gefilterde items selecteren, Alle gefilterde items wissen en Ni

2.20 & 3.20 & 4.22 - In afwachting van aanwezigheid/Aanwezigheid gestart/Taak onvoltooid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Externe bronnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een externe bron te bekijken/bewerken, klikt u op 'Bronnenlijst' en opent u een bron waarbij 'Extern' in de kolom Brontype staat door erop te dubbelklikken of door de bron te selecteren en op 'Volgende' te klikken. Dit is het scherm Externe resource - tabblad Details. Alle informatie over de resource wordt hier weergegeven. Dit varieert van resou

5.22 - Taak voltooid - Geen factuur verwacht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Verificatievragenlijsten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Verificatievragenlijsten werken iets anders dan andere vragenlijsten. Deze vragenlijsten worden ingevuld zodra een werkopdracht is voltooid en worden gebruikt om te verifiëren of het uitgevoerde werk aan de juiste standaard voldoet. Verificatievragenlijsten worden aangemaakt met hetzelfde mechanisme als reguliere vragenlijsten, maar hebben iets ande

Documenten toevoegen/bewerken/bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het bekijken van de Asset kunnen gebruikers documenten/afbeeldingen uploaden die betrekking hebben op de Asset om meer informatie over de Asset te verstrekken. Dit kan nuttig zijn voor resources die in de toekomst aan de Asset werken. Dit kan worden gedaan met de knop <Documenten toevoegen/bewerken/bekijken>. Dit werkt op dezelfde mani

4.00 & 4.01

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Notities bekijken/vertalen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms voegt een gebruiker notities toe aan een werkorder die door een andere gebruiker moeten worden bekeken. Om deze notities te bekijken, zoekt u de gebeurtenis in het gedeelte Werkgeschiedenis en klikt u erop. Afhankelijk van de toegevoegde notities worden deze direct in de gebeurtenis weergegeven of verschijnt er een link met de tekst "Klik hier.

0,00 - 1,24 - Alle staten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Citaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan citaten maken Citaten Hiermee kunnen gebruikers offertewerkorders maken. Activeert de optie Offertewerkorder maken op het tabblad Werkorders. Kan citaten bewerken Citaten Hiermee kunnen gebruikers offertewerkorders bewerken Kan resourcemarkering specificeren Citaten Kan offertedetail

Wijzigen van onderdelen/apparatuur/materiaal

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een taak is voltooid, is het mogelijk dat er onderdelen zijn gemist tijdens het stopzetten van de taak of dat er onderdelen onjuist zijn toegevoegd en dat deze moeten worden aangepast. Dit kan via de knop 'Onderdelen/Apparatuur/Materialen wijzigen'. Selecteer op het scherm Taakdetails (voor voltooide taken) de knop 'Onderdelen/Apparatuur/Mat

Desktopapplicatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebruikers die waarschijnlijk de hoofdapplicatie Ostara zullen gebruiken, moeten eerst inloggen op de portal om deze te downloaden. Ga hiervoor naar Avatar Menu > Beheer > Desktopapplicatie. Vereiste: Gebruikersaccount moet 'Bureaublad' aangevinkt hebben Machtigingen : Kan desktopapplicatie downloaden  

Reactieve taak maken - Wizardweergave

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een reactieve taak te maken met behulp van de wizardweergave, klikt u eenvoudigweg op het tabblad 'Taak maken' en vervolgens op de knop 'Reactieve taak maken'. Volg vervolgens deze stappen: Door op de knop 'Reactieve taak aanmaken' te klikken, wordt de eerste stap van het proces 'Reactieve taak aanmaken' weergegeven: het tabblad 'Gebouw'. Dit kan

Kopieer client

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de functie 'Client kopiëren' kunt u een nieuwe client aanmaken op basis van een bestaande client (ook wel de 'Referentieclient' genoemd). Om een client te kopiëren, klikt u op de knop 'Client kopiëren' in het menu. Let op: Wanneer u een client kopieert, worden niet automatisch alle bronnen en fabrikanten van de gekopieerde client toegewezen aan

Notities toevoegen voor autorisaties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms is er aanvullende informatie beschikbaar die nuttig kan zijn voor de aannemer of andere gebruikers. Dit kan via de actie 'Notities toevoegen' . Zie de pagina ' Notities toevoegen aan een opdracht' voor meer informatie. Rechten : Kan openbare notities over werkorderactiviteiten toevoegen, kan privénotities over werkorderactiviteiten toevoegen

Offerte maken - Weergave op één scherm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een offerteaanvraag te maken met behulp van de weergave op één scherm, klikt u eenvoudigweg op het tabblad 'Aanmaken offerteaanvraag' en vervolgens op de knop 'Aanmaken offerteaanvraag'. Volg vervolgens deze stappen: Het is mogelijk om het aanmaakproces op één scherm uit te voeren. In plaats van tabbladen te gebruiken, verschijnen de secties één

Tabblad Berichten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het tabblad 'Berichten' werkt op dezelfde manier als de widget 'Mijn berichten' op de startpagina. Zie de pagina 'Mijn berichten' voor meer informatie.

Het verstrekken van een ETA

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources moeten mogelijk een geschatte aankomsttijd (ETA) opgeven voor de taak die aan hen is toegewezen. Dit kan met de actie 'ETA opgeven'. Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < ETA opgeven> om het pop-upvenster 'ETA opgeven' weer te geven. Selecteer de datum en tijd van de ' ETA' met behulp van de knop 'Kalender' of door deze hand

Wijzig SRA-gegevens

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de SRA-gegevens te kunnen wijzigen, moet de gebruiker eerst de SRA vinden die moet worden gewijzigd met behulp van de SRA-zoekfunctie . Zodra u de betreffende SRA hebt gevonden, klikt u op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie SRA-gegevens wijzigen. Dit scherm wordt geopend: SRA-naam is een vrij tekstveld dat op elk mom

Tabblad Reactieve SLA's - Reactieve taak(en) verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

U kunt dit bereiken via het tabblad Reactieve SLA's: Klik op de knop 'Acties'. Dit menu wordt weergegeven: Klik op 'Taak(ken) verwijderen'. De gebruiker krijgt dan alle taaktypen te zien die momenteel in het contract staan. Selecteer alle taaktypen die u uit dit contract wilt verwijderen. Met behulp van het snelzoekvak onderaan dit venster kan de ge

Lijst met werkorders die in afwachting zijn van audit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In de Auditmodule van het systeem is er ook een lijst met werkorders die in afwachting zijn van een audit. Deze lijst is te bekijken via de knop Werkorders in afwachting van een audit weergeven.

Gebouwen verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als u gebouwen wilt verwijderen uit taaktypen, klikt u op de knop Acties naast de velden Werkordertypen, Subwerkordertypen en Apparatuur-/servicetypen. Dit menu wordt weergegeven: Klik op Gebouw(en) verwijderen uit taaktype(n). Dit venster wordt geopend: Vanaf hier kan de gebruiker verschillende handelingen uitvoeren, zoals Bulk selecteren, Alles se

Aankoopartikelen verzonden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De leverancier moet de site laten weten wanneer zijn artikelen zijn verzonden. Dit kan via de actie 'Artikelen kopen en verzenden' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Artikelen inkopen verzonden> om het pop-upvenster 'Artikelen inkopen verzonden' weer te geven. Dit werkt op dezelfde manier als de actie ' Bevestigen' . Voer eventue

Op zoek naar een contractintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een gebruiker een bestaand contract wil bekijken of bewerken, moet hij dit eerst opzoeken. Dit kan door de volgende stappen te volgen: Contractzoekscherm Scherm met contractenlijst

Tabblad Reactieve SLA's - Gebouw(en) verwijderen uit een reactieve taak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om gebouwen uit een reactieve taak te verwijderen, klikt u op de knop Acties naast de velden Werkordertypen, Subwerkordertypen en Apparatuur-/servicetypen. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de knop 'Gebouw(en) uit taaktype(n) verwijderen'. Dit venster wordt geopend: Vanaf hier kunnen gebruikers verschillende handelingen uitvoeren, zoals Bulk selec

Een fabrikant aanmaken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Fabrikanten zijn de bedrijven die verantwoordelijk zijn voor het aanmaken van de assets die aan het systeem worden toegevoegd of erin bestaan. Elke asset moet aan een fabrikant worden gekoppeld. Soms bestaan fabrikanten nog niet in het systeem, wat betekent dat ze helemaal opnieuw moeten worden aangemaakt. Dit doet u door op de knop 'Nieuwe fabrikan

Begin met reizen voor werk

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Door de knop 'Start reis voor opdracht' in het menu Acties te selecteren, wordt de pagina 'Start reis voor opdracht' geopend. Deze pagina biedt de gebruiker de mogelijkheid om te bevestigen dat hij of zij is begonnen met reizen naar deze specifieke werkorder en biedt toegang tot knoppen om de verwachte aankomsttijd voor deze specifieke opdracht in t

Aankoopartikelen verzonden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik in het menu Agentactie op de optie Verzonden artikelen kopen. Selecteer de verzenddatum door te klikken op de vervolgkeuzepijl in de kalender of door deze handmatig in te voeren. Deze datum wordt toegepast op alle artikelen in de lijst. Als de artikelen verschillende verzenddata hebben, kunt u dit aangeven door op de individuele regels te klikk

Een taak stoppen met activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de taak die wordt gestopt een of meer activa bevat, wordt het tabblad Activa weergegeven in plaats van het tabblad Locatie. Nadat u de informatie over het herbezoek hebt verstrekt, wordt/worden de activa weergegeven. Deze pagina toont alle activa die momenteel in behandeling zijn. Voor elk weergegeven activum moet de status ervan worden geselect

Asbeststatus

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een asbestregistratie vereist een status. De standaardstatussen die in Ostara worden toegevoegd, zijn Bevestigd, Verdacht en Verwijderd. In de sectie Asbeststatus in Core Data kan de klant andere asbeststatussen opgeven indien hij/zij andere statussen nodig heeft (of de opgegeven statussen wil hernoemen). Kies Gebouw > Asbeststatus in het menu Ke

SRA-zoekscherm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik in de modules Contracten op de knop SRA Zoeken. Het SRA-zoekscherm wordt geopend. Vul relevante informatie in om de getoonde zoekresultaten te verfijnen. Let op: er moet een klant geselecteerd zijn om resultaten te kunnen tonen. Hoe meer zoekvelden u invult, hoe nauwkeuriger de resultaten zullen zijn. Als u het vakje Door mij gemaakt? aanvinkt,

1.09 - Geannuleerd

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een werkorder doorgeven aan een externe bron

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kunnen bepaalde werkorders niet worden voltooid door de interne resource waaraan ze zijn toegewezen. In deze gevallen kan de gebruiker het werk doorgeven aan een externe resource om het te voltooien. Dit kan via de actie ' Doorgeven aan externe resource' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Doorgeven aan externe re

Tabblad Reactieve SLA's - Taaktype wijzigen Opmerkingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Notities kunnen op taakniveau worden toegevoegd en zijn van toepassing op alle gebouwen die aan die taak zijn gekoppeld. Notities over taaktypen kunnen op de volgende manier worden toegevoegd/gewijzigd: Nadat de taaktypen aan het contract zijn toegevoegd, kan de gebruiker eventuele notities die relevant zijn voor een specifieke taak wijzigen of toev

Chase Offerte Aanvraag

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kan het voorkomen dat een resource om een offerte voor een opdracht is gevraagd, maar niet heeft gereageerd, waardoor de klant een update hierover wil. Dit kan worden gedaan met behulp van een van de twee Chase Offerteaanvraag-acties: 'Chase Offerteaanvraag (e-mail)' en 'Chase Offerteaanvraag (telefoon)' . Hieronder wordt uitgele

Feestdagen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In het systeem zijn alle feestdagen zichtbaar in planningsvensters om informatie te verstrekken tijdens het plannen van werkzaamheden. Feestdagen kunnen worden geconfigureerd in de sectie Systeem, via de sectie 'Feestdagen'. Deze feestdagen gelden voor alle klanten binnen het systeem. Gebruik de filtercombinaties om de weergave van Jaar/Land te bepe

Feedback geven

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een taak is voltooid, is er de mogelijkheid om feedback te geven over hoe goed dit werk is uitgevoerd en ook over het algemene gedrag van de resource. De feedback kan positief of negatief zijn. Zie de pagina Feedback geven voor meer informatie. Machtigingen: Kan feedback geven op werkorders

Bewerk bezorgkosten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het openen van een inkooporder kan het voorkomen dat een leverancier de ' Leveringskosten' wil bijwerken. Dit kan via de actie 'Leveringskosten bewerken' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Leveringskosten bewerken> om het pop-upvenster 'Leveringskosten bewerken' weer te geven. Dit scherm toont de berekende bezorgkosten en of

Tariefgroepen toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om tarieven en beschikbaarheid toe te passen, zijn clienttariefgroepen vereist. Om een nieuwe clienttariefgroep aan een resource toe te voegen, voert u de volgende stappen uit: Selecteer een resource uit de resourcelijst en klik op de knop 'Tarieven en beschikbaarheid' in het lintmenu. Hiermee wordt het scherm 'Clientgroepen met tarieven en beschikb

Meeteenheden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit scherm maakt het mogelijk om meeteenheden te configureren. Gebruikers kunnen hier bepalen welke meeteenheden in het systeem worden gebruikt en wat elke meeteenheid is. Klik op de knop 'Meeteenheden' om de huidige meeteenheden in het systeem te bekijken. De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt gaat worden. Zie de pagina Client

Verdere/geen verdere informatie vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms heeft een taak in 'Autorisatie' meer informatie nodig of is informatie die eerder vereist was, nu niet meer nodig. Deze acties kunnen worden uitgevoerd met de acties 'Meer informatie vereist' en 'Geen meer informatie vereist' . 'Verdere informatie vereist' Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Verdere informatie vereist> om het p

Artikelen retourneren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de website onjuiste, beschadigde of te veel artikelen ontvangt, kunnen ze deze retourneren via de knop 'Aankoopbon'. Vink op het scherm 'Aankoopbon' het vakje ' Retourneren?' aan naast de artikelen die geretourneerd moeten worden. Klik op ' Bon opslaan'. Dit opent de sectie ' Retourneren' . Hier moet de gebruiker een retourautorisatienummer en e

Weiger baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een taak aan een gebruiker is toegewezen, kan de gebruiker de taak weigeren. Dit kan met de actie 'Taak weigeren' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actieknop < Taak weigeren> om het pop-upvenster 'Taak weigeren' weer te geven. Voer eventuele <Opmerkingen> in met betrekking tot de weigering en klik op <Opslaan> om de taak

Een nieuw inventarisartikel toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Onderdelen worden verbruikt bij het stoppen van een werkorder en kunnen aan de voorraad worden toegevoegd. Om een voorraadartikel aan het systeem toe te voegen, klikt u eerst op de knop 'Nieuw voorraadartikel aanmaken'. Als u op 'Nieuw inventarisartikel aanmaken' klikt, wordt het scherm 'Inventarisartikeldetails' geopend. Hier worden alle benodigde

Weigeren te citeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen, wanneer de Klant een ' Offerteaanvraag' aanvraagt bij een ' Resource' , kan de ' Resource' mogelijk geen offertedetails verstrekken, omdat deze niet het gespecificeerde type werk uitvoert of om een andere reden. In deze gevallen heeft de ' Resource' de mogelijkheid om de offerte af te wijzen met de actie <Offerte weigeren>

Een broninleiding bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het is mogelijk dat informatie over bronnen moet worden bekeken of bewerkt. Dit kan eenvoudig worden gedaan door op de knop 'Bronnenlijst' te klikken. Zodra u hierop klikt, wordt de bronnenlijst weergegeven. Vanaf hier kunt u een bron bekijken/bewerken door erop te dubbelklikken of door een item te selecteren en op de knop 'Volgende' te klikken. De

Een taak voltooien

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het afronden van een taak wordt eerst gevraagd of een herbezoek nodig is. Als een herbezoek nodig is, toets dan 1, als geen herbezoek nodig is, toets dan 2 en als er assistentie nodig is, toets dan 0. Als optie 2 is geselecteerd, wordt de werkorder bijgewerkt en beëindigt het systeem het gesprek. Als u optie 0 selecteert, wordt dezelfde algemene

Stop Job > Field Team - Activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra de resource het werk heeft voltooid, moet dit worden geregistreerd in de werkorder. Dit kan op verschillende manieren. De tweede manier is door de monteur rechtstreeks vanaf de locatie te bellen. Het eerste wat u moet doen, is de betreffende werkorder vinden . Selecteer in het menu Agentacties de optie Taak stoppen > Veldteam. De rest van h

Reactieve taak maken - Weergave op één scherm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een reactieve taak te maken met behulp van de weergave op één scherm, klikt u eenvoudigweg op het tabblad 'Taak maken' en vervolgens op de knop 'Reactieve taak maken'. Volg vervolgens deze stappen: Wanneer u op de knop "Reactieve taak aanmaken" klikt, wordt het eerste scherm in het proces voor het aanmaken van een reactieve taak geopend. Dit gebe

Vaste kosten vaststellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het uitvoeren van een taak kan het nodig zijn dat de gebruiker de vaste waarde van de taak opnieuw moet instellen omdat de oorspronkelijke waarde onjuist is of omdat er extra werk is verricht. Dit kan worden gedaan met de knop 'Vaste kosten instellen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Vaste kosten instellen' om het pop-upvenster

Klantselectie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is het scherm 'Cliëntselectie'. Dit scherm verschijnt meestal wanneer de gebruiker die toegang heeft tot de gegevens, toestemming heeft om meerdere cliënten te bekijken. Dit scherm verschijnt wanneer de gebruiker toegang nodig heeft tot een element in de applicatie of wanneer er een element moet worden aangemaakt dat cliëntspecifiek moet zijn, z

Autorisaties Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de Autorisatiemodule Het systeem kan worden ingesteld om autorisatie- en beoordelingsregels te bevatten die op elk moment in de levenscyclus van de werkorder kunnen worden geactiveerd op basis van een set criteria. Deze regels kunnen op verschillende niveaus worden toegepast en de autorisatoren worden per profiel bepaald. Met de functie Autoris

Dashboard

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als u terug wilt naar het Dashboard of specifieke lijsten wilt raadplegen die alleen op het Dashboard te vinden zijn, is er een snelle en eenvoudige manier om dit te doen. Klik op het Ostara Nexus -logo in de linkerbovenhoek van de portal of ga naar Menu > Home. De gebruiker keert dan terug naar zijn/haar Dashboard (de pagina die verschijnt zodra

Contracten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan contractdocumenten toevoegen of bewerken Contracten Mogelijkheid om documenten toe te voegen, te bewerken en te verwijderen uit een contract. Activeert de knop 'Documenten toevoegen/bewerken/bekijken' op het tabblad 'Contracten'. Kan contracten bewerken Kan contracten opstellen Contr

Een taak toewijzen/aannemen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources die taken kunnen toewijzen, willen mogelijk ook taken opnemen. In plaats van twee knoppen voor elke actie, krijgen gebruikers met de rechten om beide acties uit te voeren de actie 'Resource toewijzen/nemen' te zien. Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Resource/Afname Toewijzen> om het pop-upvenster 'Resource/Afname Toewijz

Rapporten Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de Rapportenmodule Met het Ostara -systeem kan de klant alle kerngegevens integraal exporteren en de gegevens naar wens bewerken. Ostara Systems Limited is van mening dat klanten niet moeten betalen voor het extraheren van hun eigen gegevens en streeft naar volledige transparantie. Elke module binnen het Ostara systeem bevat een aantal vooraf g

Activa creëren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De portal biedt gebruikers de mogelijkheid om activa te creëren die zich op de site of elders bevinden. Ga hiervoor naar Menu > Activa > Nieuw. Hiermee wordt de pagina 'Create Asset' geopend, waar de gebruiker de schermen kan volgen om een nieuwe Asset voor een van zijn sites te maken. Client - Als de gebruiker toegang heeft tot meerdere clien

1.23 - In afwachting van acceptatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bestelling niet vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de gebruiker besluit dat hij de artikelen in deze bestelling niet meer nodig heeft, kan hij deze annuleren en aangeven dat hij ze niet meer nodig heeft. Dit kan via de actie 'Bestelling niet nodig' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Bestelling niet vereist> om het pop-upvenster 'Bestelling niet vereist (Annuleren)' weer te ge

0,00 - Creatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Citaten selecteren en deselecteren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Selecteer citaat Nadat een resource een offerteaanvraag heeft ingediend, moet de klant de juiste offerte voor de opdracht selecteren. Dit doet hij met de actie < Offerte selecteren> . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Offerte selecteren> om de pagina ' Offerte selecteren' weer te geven. Elke offerteaanvraag wordt weergegeven

Taak toewijzen - per e-mail/telefoon

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebruikers van de portal hebben mogelijk de mogelijkheid nodig om taken toe te wijzen aan 'Resources' . Dit kan op twee manieren: 'Toewijzen via e-mail' en 'Toewijzen via telefoon' . 'Toewijzen via e-mail' Selecteer op het scherm Taakdetails de actie 'Taak toewijzen - via e-mail' om het pop-upvenster 'Toewijzen via e-mail' weer te geven. Het enige d

Een klus op afstand oplossen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms is het mogelijk dat een resource een taak kan voltooien terwijl hij/zij niet op locatie is. Daarom is er een manier nodig om de taak op afstand te stoppen. Dit kan met de actie 'Reparatie op afstand' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Remote Fix> om het pop-upvenster 'Remote Fix' weer te geven. Voer de datum en tijd in waaro

Activa vinden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om activa in de mobiele app te vinden, tikt u bovenaan de homepage op 'Activa' om het gedeelte 'Activa' te openen. Tik hier op 'Activa' om de pagina 'Filterlijst' te openen, waar de gebruiker een gebouwnaam/-nummer kan invoeren. Door op 'Zoeken' te tikken, worden alle gebouwen weergegeven die relevant zijn voor de ingevoerde tekst. Tik op het/de gew

Normen en wetgeving

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Normen en wetgeving moeten eerst worden aangemaakt om certificaatvereisten te kunnen aanmaken, die vervolgens selecteerbaar worden binnen PPM-contracten. Klik op 'Normen en wetgeving' om de in het systeem beschikbare normen en wetgeving te bekijken/wijzigen. Dit is de knop "Normen en wetgeving": De eerste stap is het selecteren van de client die geb

Inloggen op het systeem

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het eerste dat de gebruiker moet doen, is het bovenstaande nummer bellen, afhankelijk van wie de client is, om toegang te krijgen tot het ATAS-systeem. Vervolgens klinkt een welkomstbericht met de naam van het systeem dat momenteel wordt aangeroepen. Vervolgens gaat de gebruiker naar het hoofdmenu. Het hoofdmenu bevat 3 opties: Om de ETA op te nemen

Start/Stop taak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de WO nog niet is gestart, is de knop "Start Job" zichtbaar, anders wordt de knop "Stop Job" weergegeven. Start baan Nadat u in het actiemenu op de knop 'Start Taak' hebt getikt, toont het apparaat de pagina 'Start Taak'. Deze pagina toont de starttijd, die automatisch wordt ingevuld met de tijd en datum van het apparaat. Vragen die tijdens de w

Inkomstenbegrotingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Omzetbegrotingen worden gebruikt om de uitgaven van niet-gekapitaliseerde werkorders te monitoren. Volg deze stappen om een omzetbegroting in te stellen: Klik op de knop 'Omzetbegrotingen' en selecteer een klant. Zie de pagina 'Klantselectie' voor informatie over het selecteren van een klant. Selecteer een financieringsperiode in het dropdownmenu en

Introductie van de planner

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources kunnen nodig zijn om werkorders voor de week te plannen of om specifieke taken uit te delen aan hun vestigingen/Tier 2-resources. Dit kan met behulp van de Planner. Om de Planner te openen, selecteert u de resource in de resourcelijst en klikt u op de knop 'Planner'. Door op de knop 'Planner' te klikken nadat u een resource hebt geselectee

HTML-editor

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de HTML-editor kunnen gebruikers wijzigingen aanbrengen in, of bestaande e-mailsjablonen in het systeem bekijken. Om de HTML-editor te openen, gaat u naar de knop 'Sjabloonconfiguratie' op het tabblad 'Systeem' en selecteert u een e-mail of sms-bericht om te configureren. Hier is een voorbeeld van hoe de HTML-editor eruitziet: De editor is verde

Zoeken op werkordernummer

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de werkorder Het nummer is dan al bekend, in plaats van de werkorderlijsten en het doorzoeken ervan. Zoeken op werkordernummer kan worden uitgevoerd door te klikken op de pictogram of door te navigeren naar Menu > Werkorders > Zoeken > Op nummer . Hiermee kan de gebruiker het nummer van de werkorder invoeren en de werkorder direct opene

Aankoopartikelen bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een sitegebruiker een fout heeft gemaakt in zijn bestelling en de artikelen moet aanpassen, kan hij de bestelling bijwerken om ervoor te zorgen dat deze correct is. Dit kan via de actie 'Aankoopartikelen bewerken' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie <Inkoopartikelen bewerken> om het scherm 'Inkoopartikelen bewerken' weer te geve

Documenttypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Documenten kunnen aan de meeste onderdelen van het systeem worden toegevoegd. Bij het uploaden van een document wordt de gebruiker gevraagd een type (en vaak ook een subtype) op te geven. Klik op 'Documenttypen' om de beschikbare documenttypen in het systeem te bekijken/wijzigen. Dit is de knop 'Documenttypen': De eerste stap is het selecteren van h

PPM-tabblad - Gebouw(en) toevoegen aan een PPM-taak Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebouwen worden automatisch toegevoegd wanneer u een nieuwe PPM-taakregel toevoegt . Als er echter andere gebouwen aan een contract zijn toegevoegd, kunnen deze op de volgende manier aan een PPM-taakregel worden toegevoegd: Klik op het tabblad PPM's. Markeer de PPM-taakregel waaraan het nieuwe gebouw moet worden toegevoegd. Klik op de knop 'Acties b

Tabblad Veelgestelde vragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het tabblad FAQ (Veelgestelde vragen) toont alle veelgestelde vragen en de antwoorden daarop, allemaal op één pagina. De weergegeven vragen zijn afhankelijk van de ingelogde gebruiker. Zie de pagina Hoe doe ik dat? voor meer informatie over deze pagina.

Inleiding tot onderdeeltypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Onderdeeltypen worden op twee gebieden in het systeem gebruikt. Ten eerste worden onderdeeltypen in kerngegevens gekoppeld aan apparatuurtypen en kunnen ze daarom tijdens het stopzetten van een taak door een gebruiker worden gebruikt bij het voltooien van een werkorder om aan te geven welk specifiek onderdeel of component van een apparaat is toegevo

2.10 - In afwachting van aanwezigheid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aangepaste gegevens

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is het scherm Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken. Met velden voor aangepaste gegevens kunnen gebruikers aanvullende informatie over de huidige module invoeren die mogelijk niet in een van de vooraf gedefinieerde velden voor die module valt. Net als bij Documenten toevoegen/bewerken/bekijken is de mogelijkheid om aangepaste gegevens

Kerngegevens

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan documenten toevoegen Kerngegevens Biedt de mogelijkheid om documenten aan het hele systeem toe te voegen Kan dynamische uitvoering aan profiel toewijzen Kerngegevens Kan asbestrisico's associëren Kerngegevens Kan asbeststatus associëren Kerngegevens Mogelijkheid om asbeststatussen aa

Opbouw op nul zetten - Helpdesk

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de toerekening op nul te zetten, zie Toerekening op nul zetten

API

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wat is de Ostara API? API (Application Program Interface) maakt de interactie tussen het Ostara -systeem en andere softwareapplicaties mogelijk. Het is de communicatiemethode tussen Ostara en andere gegevensbronnen. Invoering De Ostara API is ontwikkeld om aannemers die momenteel Ostara gebruiken (of onlangs zijn gevraagd Ostara te gebruiken) voor h

Sectie 4 - Voltooiing

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

5.21 - Taak voltooid - In factuurproces

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Uitleg over zoekprioriteitsscores

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hieronder worden de regels beschreven die worden gevolgd bij het zoeken naar apparatuur-/servicetypen en symptomen bij het aanmaken van een werkorder. Het standaardmechanisme voor het zoeken naar een apparaat/service voor het aanmaken van een reactieve werkorder is als volgt: [Het Item] [De fout] Het bovenstaande staat in systeemtermen ook bekend al

Certificaten toevoegen/bekijken/verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bepaalde taken kunnen niet worden voltooid door simpelweg het werk te voltooien. Voor sommige taken is het uploaden van een certificaat vereist als onderdeel van de taakvoltooiing. U kunt certificaten uploaden met de actie ' Certificaten toevoegen/bekijken/verwijderen' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Certificaten toevoegen/bekijk

Tabblad Offerte maken - Wizardweergave

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een offerteaanvraag te maken met behulp van de wizardweergave, klikt u eenvoudigweg op het tabblad 'Aanmaken offerteaanvraag' en vervolgens op de knop 'Aanmaken offerteaanvraag'. Volg vervolgens deze stappen: Door op de knop 'Offerte maken' te klikken, wordt de eerste stap van het proces 'Offerte maken' weergegeven: het tabblad 'Gebouw'. Dit kan

Introductie van het bouwevenement

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De laatste actie die de gebruiker in de gebouwmodule kan uitvoeren, is het aanmaken en bekijken van 'Gebeurtenissen'. Gebeurtenissen kunnen elk type activiteit zijn dat plaatsvindt in een of meer gebouwen, aangezien de gebruiker dit naar eigen inzicht kan aanpassen. Als er bijvoorbeeld een vermoeden bestaat dat de zomeruitverkoop bij de klant van in

Bron verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De gebruiker kan een resource uit een SRA willen verwijderen. Dit kan op de volgende manier: Markeer op het tabblad Resource op de SRA de resource die u wilt verwijderen door er één keer op te klikken. Klik op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie Bron verwijderen. Het volgende bericht wordt weergegeven: Als u op Ja klikt,

Tarieven en beschikbaarheid bewerken - Uren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de tarieven en beschikbaarheid van een resource te bewerken, selecteert u de resource in de resourcelijst en klikt u op de knop 'Tarieven en beschikbaarheid'. Het eerste scherm dat verschijnt, is het scherm Tarieven en Beschikbaarheid Cliëntgroepen. Selecteer hier de Cliënttariefgroep voor de gewenste cliënt en dubbelklik om de tarieven te openen

Selecteer werkorder voor auditintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In gevallen waarin gegevenscontroles nodig zijn om de integriteit van de invoer in het systeem te waarborgen, kan een Desktop Audit worden aangemaakt. Na het aanmaken kan de gebruiker de werkorders selecteren die deel uitmaken van de audit. Door te klikken op "Werkorders selecteren voor audit" verschijnt het pop-upvenster 'Zoek werkorders voor audit

Voorraad instellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om het voorraadniveau voor een specifieke voorraadlocatie op het inventarisartikel in te stellen, selecteert u de knop 'Voorraad instellen' wanneer het inventarisartikel geopend is. Na het selecteren van de knop 'Voorraad instellen' wordt het scherm 'Voorraad instellen' weergegeven. Hier selecteert de gebruiker het gebouw en de locatie waarvoor de v

Inleiding werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de Werkordersmodule De module Werkorders van Ostara Mobile is een interface die gebruikmaakt van gegevens uit de module Kerngegevens om nauwkeurige foutregistratie en -beheer mogelijk te maken. Deze module binnen de mobiele applicatie is primair gericht op contractanten en interne bronnen: het operationele aspect van de levenscyclus van een wer

Een baan aannemen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms zien resources een taak die hun hoofdkantoor of andere resources aan hen hebben toegewezen en willen ze die taak aannemen omdat deze bij hun functie past. Dit kan via de knop 'Aannemen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Opnemen' om het pop-upvenster Opnemen weer te geven. Het veld 'Resourcenaam' en de vervolgkeuzelijst worden grijs

Feedback geven

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een taak is voltooid, is er de mogelijkheid om feedback te geven over hoe goed het werk is uitgevoerd en over het algemene gedrag van de resource. De feedback kan positief of negatief zijn. Zie de pagina Feedback geven voor meer informatie.

Systeemmachtigingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de systeemmachtigingen In deze sectie worden de verschillende machtigingen in het systeem uitgelegd. Het definieert: Wat het doel is van elke toestemming De verschillende gebieden waarop de machtigingen van invloed zijn De afhankelijkheden die elke toestemming nodig heeft om te functioneren Toestemmingsbeheerniveaus Rechten hebben een niveauwaa

PQR

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

P TERMIJN DEFINITIE Bovenliggende activa Geeft de hiërarchische relatie tussen activa aan. Een getagd actief is bijvoorbeeld de bovenliggende activa van een ondergeschikt actief. Ouderhulpbron Verwijst naar Tier 1 en hoofdkantoorbronnen Wachtwoord Dit is samen met een gebruikersnaam vereist om toegang te krijgen tot de applicatie of de portal Betali

Contractperiodes - Contractperiode verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hiermee kan de gebruiker een toekomstige contractperiode verwijderen. Let op: als de contractperiode al is begonnen, dient de gebruiker het contract te annuleren en opnieuw aan te maken. Om een contractperiode te verwijderen, markeert u de te verwijderen periode en klikt u op de knop Verwijderen. Als de periode al is gestart (Actief), wordt het onde

Bewerk ontvangen items

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een sitegebruiker een fout heeft gemaakt op een bon of als de aantallen moeten worden aangepast, kan hij of zij de bon bijwerken om ervoor te zorgen dat deze correct is. Dit kan via de actie 'Ontvangen artikelen bewerken' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Ontvangen items bewerken> om het scherm 'Ontvangen items bewerken' wee

Inleiding tot sjabloonconfiguratie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In het systeem worden verschillende e-mails en sms-berichten gebruikt die informatie verstrekken aan diverse gebruikers. Mochten de gegevens in deze e-mails echter niet helemaal correct zijn of moeten worden aangepast, dan kan dit via het menu Sjabloonconfiguratie. In het menu Sjabloonconfiguratie zijn er drie hoofdgebieden waarin de verschillende e

Contactgegevens van een gebruiker bijwerken via het portaal

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een gebruiker zijn/haar contactgegevens wil bijwerken, kan hij/zij dit doen door in te loggen op het Ostara portaal en te klikken op 'Mijn gegevens bewerken' in de rechterbovenhoek van de pagina. Wanneer u op de link 'Mijn gegevens bewerken' klikt, worden de huidige contactgegevens van de gebruiker weergegeven. U kunt kiezen uit drie tabblad

Geplande vervaldatum

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De geplande (voorheen bekend als PPM) Werkorders die vervallen " Tegel" laat een gebruiker zien hoeveel geplande werkorders er zijn Moeten binnen de komende 30 dagen in actie komen en wat de verwachte aankomsttijd voor elk is. Er worden maximaal 10 werkorders tegelijk weergegeven. Door een <Werkorder> uit de lijst te selecteren, wordt de pagin

Factuur verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat een factuur niet meer nodig is en uit het systeem moet worden verwijderd. Dit kan via de knop 'Factuur verwijderen'. Zoek de factuur via de functie 'Factuur zoeken' , markeer de factuur die u wilt verwijderen en klik op de knop 'Factuur verwijderen'. Er verschijnt een bevestigingsbericht dat de geselecteerde facturen worden ver

Werk niet vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mocht een reactieve werkorder niet langer nodig zijn, dan is het mogelijk om deze te annuleren in de portal. Gebruikers die de bevoegdheid hebben om de actie 'Werkorder annuleren' uit te voeren, krijgen de actie 'Werk niet nodig (Annuleren)' te zien. Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Werk niet vereist (Annuleren)> om 'Werk niet ve

Autorisatiedetails Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als u op een item in de lijst Werkorders in autorisatie tikt, wordt de pagina Autorisatiedetails weergegeven. Deze pagina toont de volgende subkoppen: Bouwdetails Werkdetails Locatie-informatie Notities Bouwnotities Vereist Verwachte aankomsttijd De gegevens onder elk van deze subkoppen zijn alleen-lezen en kunnen niet vanaf deze pagina worden bewer

Werkorderlijst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het detailscherm van de werkorder is verdeeld in drie verschillende secties. De eerste sectie is de WO-lijst. In de WO-lijst worden alle werkordernummers weergegeven die de gebruiker kan bekijken. In de WO-lijst wordt de leeftijd van de werkorder in dagen en de status ervan weergegeven. Gebruik de vernieuwknop om de lijst actueel te houden. Met de l

Inleiding voor het maken van een offertewerkorder

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een offerte is een soort werkopdracht die wordt gebruikt om een of meerdere offertes te verkrijgen voordat de klant beslist welke resource het werk zal uitvoeren. Om een offerte voor een werkorder aan te maken, klikt u op de knop 'Offerte voor werkorder aanmaken'. De eerste stap is het selecteren van de te gebruiken cliënt. Zie de pagina ' Cliëntsel

1.04 - In afwachting van toewijzing - Teruggeroepen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

GHI

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

G TERMIJN DEFINITIE Bruto (financiën) Totale waarde vóórdat er enige aftrek is gedaan H TERMIJN DEFINITIE Zijn er contractuele SLA's? Bij het aanmaken van een contract met reactieve elementen kunt u kiezen of er SLA's van toepassing zijn. Als dit niet is aangevinkt, kunt u geen SLA's instellen voor uw reactieve taken in het contract. Hoogtebeperking

Maak SRA-introductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een nieuwe SRA te maken, klikt u op de menuknop Nieuwe SRA maken. Vervolgens wordt dit scherm geopend. Elk weergegeven veld wordt hieronder beschreven: Een naam is een vrij veld en kan worden gebruikt om de SRA een naam te geven. Dit kan dezelfde naam zijn als de SRA-beschrijving, maar u kunt het ook aanpassen aan uw eigen interne processen of st

Vergrendelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

'Vergrendelen' is een systeemfunctie waarmee meerdere gebruikers een SRA/contract tegelijkertijd kunnen bekijken. Zodra een gebruiker de SRA of het contract begint te bewerken, wordt elke andere actie geblokkeerd, waardoor andere gebruikers de SRA/het contract niet tegelijkertijd kunnen wijzigen. Dit is een zeer nuttige manier om ervoor te zorgen da

Een taak met meerdere locaties stoppen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de PPM-taak die wordt gestopt meerdere locaties bevat, wordt het tabblad Locaties normaal weergegeven, maar met een paar wijzigingen. Er wordt een lijst met alle locaties op de PPM weergegeven, samen met een selectievakje en een status voor elke locatie. Op dit scherm kan de gebruiker kiezen aan welke locaties er tijdens zijn bezoek is gewerkt d

Bronnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan contractantdocumenten toevoegen Bronnen Kan niet-goedgekeurde catalogusartikelen goedkeuren/afwijzen Bronnen Mogelijkheid om catalogusupdates en wijzigingen van leveranciers goed te keuren of af te wijzen. Deze actie stelt inkoopgebruikers in staat om cataloguswijzigingen te beoordel

1.02 - In afwachting van toewijzing - Resource niet bereikbaar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Chase offerteaanvraag (e-mail)

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kan het voorkomen dat een medewerker om een offerte voor een opdracht is gevraagd, maar niet heeft gereageerd. De klant wil dan graag een update hierover. Dit kan op twee manieren: een offerteaanvraag (e-mail) of een offerteaanvraag (telefoon). Hieronder wordt uitgelegd hoe u een offerteaanvraag (e-mail) kunt uitvoeren: Selecteer

E-mailregels

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In de onderstaande tabel staat welk type e-mail wordt verzonden en wat de oorzaak is van de verzending: Type werkorder Trekker E-mailtype Verzonden naar? Reactief Toewijzen E-mail toewijzen Hulpbron Reactief Op Stop Job Voltooide e-mail Gebouwcontact Reactief Bij herinvoeren (toewijzen) Toewijzen na terugroeping Hulpbron Reactief Over het vrijgeven

Call-in-acties - Inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Acties voor oproepen zijn allemaal toegankelijk via de knop 'Actie voor oproepen' op de Helpdesk. De acties die beschikbaar zijn wanneer een oproep wordt ontvangen, zijn afhankelijk van de status van de werkorder. Elke actie voor oproepen (na voltooiing) wordt weergegeven als een gebeurtenis in het venster 'Gebeurtenissen' aan de rechterkant van de

1.20 - In afwachting van toewijzing

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het bekijken van de Asset kunnen gebruikers gegevens toevoegen die betrekking hebben op de Asset om details te verstrekken die niet in andere delen van de Asset Detail passen. Dit kan met behulp van de functie Aangepaste gegevens, die toegankelijk is via de knop 'Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken'. Wanneer u op deze knop klikt,

Aankoopartikelen bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een gebruiker wijzigingen wil aanbrengen in de artikelen op een inkooporder, gebeurt dit op exact dezelfde manier als op de portal. Zie de pagina ' Artikelen bewerken' voor de stappen.

Niet-goedgekeurde cataloguslijst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Elk item dat aan een catalogus wordt toegevoegd (inclusief volledige catalogi) moet worden goedgekeurd voordat het beschikbaar is in het systeem. Hiervoor moet een gebruiker met de juiste catalogusrechten de itemwijzigingen zoeken en controleren. Door op de knop 'Lijst met niet-goedgekeurde catalogi' te klikken, wordt een lijst weergegeven met alle

Inleiding tabblad Activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Assetmanagement houdt zich bezig met het optimaliseren van de totale kosten van activa over de gehele levensduur en is een multifunctionele discipline. Het vereist inzicht in en beheersing van risico's in alle fasen van de levenscyclus van activa, en de ontwikkeling en implementatie van processen voor concept, ontwerp, installatie, inbedrijfstelling

Erkennen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een leverancier de inkooporder wil bevestigen en accepteren, moet hij hiervoor een specifieke actie uitvoeren. Dit kan met de actie 'Bevestigen' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Bevestigen> om het pop-upvenster 'Bevestigen' weer te geven. Voer eventuele opmerkingen over de bestelling in en specificeer eventuele 'Leverdata'

Sectie 2 - ETA-bepaling

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Vragen over banen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het aanmaken, starten en stoppen van taken kunnen, afhankelijk van de configuratie die door de systeembeheerder is ingesteld, een of meer vragen worden weergegeven. Op het tabblad Vragen moet de gebruiker specifieke vragen beantwoorden die door de systeembeheerder zijn bepaald. Nadat u de contactgegevens hebt verstrekt of de controles op dup

Citaten toevoegen of wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een offerteaanvraag wordt ingediend, heeft de gebruiker de mogelijkheid om offertes toe te voegen of te wijzigen . Dit kan via de actie 'Offertes toevoegen of wijzigen' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Offertes toevoegen of wijzigen> om de pagina 'Offertes toevoegen of wijzigen' weer te geven. Dit scherm toont alle 'Off

Een ETA verstrekken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra het gedeelte 'ETA-bepaling' is bereikt, moet de verwachte aankomsttijd voor de klus worden ingevoerd. De beller wordt gevraagd dit in te voeren in een 4-cijferige 24-uursnotatie. Een voorbeeld: als de verwachte aankomsttijd 8:30 uur was, zou de gebruiker 08:30 invoeren. Vervolgens moet een van de volgende opties worden gekozen: Als de verwacht

Maak een foto

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Foto maken' tikt in de actielijst terwijl u zich op het WO-detailscherm bevindt, wordt het scherm 'Foto maken' weergegeven: Houd er rekening mee dat u een afbeeldingstype moet selecteren uit het keuzemenu met het label 'Selecteer een afbeeldingstype...'. De standaardopties zijn: Fout: Pre Fout: Post Deze typen geven het type af

Betalingsvoorwaarden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

"Betalingsvoorwaarden" zijn resourcespecifieke gegevens waarmee een resource zijn/haar betalingsvoorwaarden in het systeem kan weergeven. Op het scherm "Betalingsvoorwaarden" kan de gebruiker de betalingsvoorwaarden configureren die worden gebruikt bij het aanmaken van een resource. Om de "Betalingsvoorwaarden" te bekijken, klikt u op de knop "Betal

Servicetypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Servicetypen vertegenwoordigen de services die worden uitgevoerd onder het bijbehorende werkorder-/subwerkordertype. Subservicetypen worden gebruikt om de classificatie/het type van het servicetype weer te geven. Bijvoorbeeld: het servicetype kan 'morsen' zijn, terwijl de subservicetypen 'biologisch' en 'chemisch' kunnen zijn. De eerste stap is het

Autorisaties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst Autorisaties toont alle werkorders die autorisatie/weigering van de gebruiker vereisen voordat ze kunnen worden verwerkt. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Autorisaties. Alleen gebruikers met een autorisatieprofiel hebben hier toegang toe. De gebruiker kan het aantal werkorders dat

Verandering - Activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen gevallen zijn waarin de activa aan een taak onjuist zijn toegevoegd, hetzij omdat het verkeerde activa zijn, hetzij omdat er geen activa aan de taak hadden moeten zijn. In deze gevallen kunt u de knop 'Wijzigen - Activa' gebruiken om dit te wijzigen. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Wijzigen' om de extra wijzigingsopties weer t

Acties Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Acties' in de linkerbovenhoek van het scherm 'Beelddetails activa' tikt, wordt het menu met activa-acties weergegeven: De beschikbare opties zijn: Maak een foto Activa bewerken Bekijk documenten/foto's Aangepaste gegevens Asset aanmaken (zolang de rechten aanwezig zijn) Om terug te keren naar de pagina met activadetails, tikt u

Gekoppelde werkorders verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige werkorders zijn mogelijk onjuist aan een werkorder gekoppeld en moeten worden verwijderd. Als dit het geval is, kunt u dit doen via de knop 'Gekoppelde werkorder verwijderen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Gekoppelde werkorder verwijderen' om het pop-upvenster Gekoppelde werkorder verwijderen weer te geven. Hier wordt een lijs

Gebouwtypen en -formaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Elk gebouw heeft een 'Gebouwtype/-formaat' nodig. Deze kunnen worden geconfigureerd en toegevoegd in de sectie 'Typen & Formaten'. Deze worden gebruikt om de verschillende typen te bepalen waaruit elk gebouw kan bestaan. De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt gaat worden. Zie de pagina Clientselectie voor meer informatie ove

Inchecken bij het gebouw

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Door op "Inchecken bij gebouw" te tikken, wordt de gebruiker gevraagd de incheckmethode van de klant te gebruiken om te bewijzen dat hij/zij zich op de juiste locatie bevindt. Afhankelijk van de klant moet de gebruiker een van de volgende handelingen uitvoeren om verder te gaan: Bluetooth GPS QR-code Bluetooth Met de Bluetooth-functie kan de gebruik

Een taak bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kunnen de details van een taak onjuist zijn en moeten ze worden aangepast voordat ze aan een resource worden toegewezen. Dit kan via de knop 'Taak bewerken'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak bewerken' om het proces Taak bewerken weer te geven. Let op: Deze actie is alleen beschikbaar bij status 0.03 - In afwachting van toewijzi

Verzoek om ETA-update

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een werkorder bij een resource hoort, maar er geen geschatte aankomsttijd (ETA) is opgegeven, wil de klant mogelijk de verwachte aankomsttijd (ETA) op de locatie weten. In dat geval kan de gebruiker een van de twee acties gebruiken om de ETA bij te werken: ' ETA-update aanvragen (e-mail)' of ' ETA-update aanvragen (telefoon)' . Dit kan zelfs

0,00 - 0,15 - Alle staten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een kostenraming opstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het gebruik van schattingen binnen het Ostara systeem verschilt van het vaststellen van vaste kosten. Het toevoegen van vaste kosten aan een werkorder bepaalt in feite de totale kosten van de werkorder die door de aannemer worden gefactureerd zodra de werkorder is voltooid, ongeacht de hoeveelheid arbeid of onderdelen die zijn gebruikt. Een schattin

Een taak bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kunnen de details van een taak onjuist zijn en moeten ze worden aangepast voordat ze aan een resource worden toegewezen. Dit kan via de actie 'Taak bewerken' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Taak bewerken> om het proces 'Taak bewerken' weer te geven. Let op: Deze actie is alleen beschikbaar bij status 0.03 - In afwachting

Inleiding tot audits

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de module Audits (RFI - Verzoeken om informatie) Het doel van deze module is om een mechanisme te bieden waarmee een reeks vragen kan worden gecreëerd voor elke groep gebruikers, die op een bepaald moment tijdens het werkproces van de werkorder kunnen worden gesteld. De antwoorden op deze vragen worden vervolgens gebruikt om statistieken te cre

Een factuur bekijken/bewerken Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een bestaande factuur te kunnen bekijken of bewerken, moet de gebruiker eerst de factuur die hij/zij wil bewerken, zoeken door een factuurzoekopdracht uit te voeren. Zodra de gebruiker de factuur heeft gevonden die hij/zij wil bewerken, kan hij/zij de factuur openen door erop te dubbelklikken of door de factuur te markeren en op de knop "Volgende

Inleiding tot het weergeven van niet-goedgekeurde facturen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om facturen te bekijken die momenteel wachten op beoordeling of die gewijzigd moeten worden, klikt u op het tabblad Factuur en selecteert u de optie 'Niet-goedgekeurde facturen weergeven'. Wanneer u op de optie 'Niet-goedgekeurde facturen weergeven' klikt, verschijnt de lijst met niet-goedgekeurde elektronische facturen. Deze lijst toont alle factur

Profielbeheerniveaus

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Profielen hebben een niveauwaarde, een zogenaamd beheerniveau. Het beheerniveau van een profiel bepaalt welke functies/rechten dat profiel (en daarmee de gebruikers) toegang hebben. Dit wordt bepaald door een profiel een waarde tussen 1 en 10 te geven. Als een profiel niveau 10 heeft, heeft het alleen toegang tot de machtigingen op beheerniveau 10.

Voltooide gepauzeerde taak - Geen bezoek

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mocht een resource een werkorder pauzeren in de verwachting dat deze opnieuw moet worden voltooid, maar het eerste bezoek resulteert in het afsluiten van het probleem/de service, dan is de mogelijkheid om een taak te voltooien zonder een tweede bezoek mogelijk met behulp van de actie 'Gepauzeerde taak voltooien - Geen bezoek'. Deze actie is alleen b

Certificaten toevoegen/bekijken/verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bepaalde taken kunnen niet worden voltooid door het werk alleen maar af te ronden. Voor sommige taken is het uploaden van een certificaat als onderdeel van de taakvoltooiing vereist. Certificaten uploaden kan via de actie 'Certificaten toevoegen/bekijken/verwijderen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Certificaten toevoegen/bekijken/verwi

2.10 & 3.10 - In afwachting van aanwezigheid/Aanwezigheid gestart

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

5.x staten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Vestigingen en Tier 2's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen zich situaties voordoen waarin een gelaagde structuur voor bepaalde resources vereist is. Een gelaagde structuur is wanneer een hoofdkantoor of Tier 1 een of meer vestigingen of Tier 2's eronder heeft. Externe resources worden gesplitst in hoofdkantoren en vestigingen, terwijl interne resources worden gesplitst in Tier 1's en Tier 2's. Om

0.13 - In afwachting van offerteaanvraag

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Inleiding tot gebouwen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de knop 'Gebouw' kunt u gebouwspecifieke informatie voor de geselecteerde client wijzigen, zoals gebouwlocaties en gebouwtypen. Wanneer u op de knop 'Gebouw' klikt, verschijnen de volgende gebieden: Groeperingen Locaties Gebouwtypen en -formaten Asbesttypen Asbeststatus

Lijst met verzonden e-mails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst met verzonden e-mails toont alle e-mails die vanuit het systeem zijn verzonden. Dit kunnen e-mails zijn die werkorders aan resources toewijzen, klanten informeren dat een werkorder is geannuleerd of meldingen van werkorders bijwerken. Bij het openen toont de lijst standaard alleen de e-mails die vandaag zijn verzonden. Net als bij de lijst

Bevestig specificatie/stuur offerteaanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen heeft de gebruiker die de offerte maakt mogelijk geen rechten om de 'Offerteaanvragen' naar de 'Specificatie' te sturen, omdat dit door anderen kan worden afgehandeld. Voor deze gebruikers is er de actie 'Specificatie bevestigen/Offerteaanvragen verzenden' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Specificatie bevestige

Tabblad Gebouwen - Bouwdata wijzigen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de start-/einddatum van een gebouw te wijzigen, moet de gebruiker eerst het gebouw selecteren waarvan hij de datum wil wijzigen. Klik op de knop Acties op het tabblad Gebouwen. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Gebouw wijzigen' (deze functionaliteit is ook toegankelijk door te dubbelklikken op het gebouw). Dit venster wordt geopen

Een inventarisartikel bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan op een gegeven moment nodig zijn om de details van een inventarisartikel te bekijken of te bewerken. Dit kan door op de knop 'Lijst inventarisartikel' te klikken. Wanneer u op de knop "Lijst met inventarisartikelen" klikt, wordt de lijst met inventarisartikelen weergegeven. Deze bevat alle artikelen die voor alle klanten in het systeem zijn

Een inkoopwerkorder maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een inkoopwerkorder aan te maken, klikt u op de knop 'Inkoopwerkorder aanmaken'. Het proces is hetzelfde als het aanmaken op de portal, dus volg de stappen op het tabblad 'Inkooporder aanmaken '.

Inleiding tabblad Reactieve taak maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het aanmaken van een reactieve taak zijn er, afhankelijk van de machtigingen van de gebruiker, twee manieren om dit te doen: Reactieve taak maken - Wizardweergave Offerte maken - Weergave op één scherm

Notities toevoegen voor autorisaties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms is er aanvullende informatie beschikbaar die nuttig kan zijn voor de aannemer of andere gebruikers. Dit kan worden gedaan met de actie 'Notities toevoegen'. Zie de pagina ' Notities toevoegen aan een opdracht' voor meer informatie.

Factuur bekijken - Google Chrome-paneel

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Uitstekende quote

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst met openstaande offertes toont alle nog niet voltooide offertewerkorders die aan de gebruiker zijn gekoppeld. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Openstaande offerte. Elke werkorder toont een vervaldatum die aangeeft of de werkorder te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minute

2.20 - In afwachting van aanwezigheid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Herplannen van de aanwezigheid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn dat de resource of de klant de mogelijkheid heeft om de aanwezigheid bij de opdracht opnieuw in te plannen. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat de opdracht urgenter wordt of omdat de resource opgehouden is door een andere opdracht. Als de opdracht opnieuw moet worden ingepland, kan dit via de knop 'Aanwezigheid op

Portaalintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Welkom bij Ostara Systems, een CAFM-oplossing die duidelijkheid en controle biedt op alle aspecten van reactief, gepland en geoffreerd onderhoud. Daarnaast ondersteunt het financiële controles en besparingen, gezondheid en veiligheid, naleving van wetgeving en risicobeheer, duurzaamheid, energie-efficiëntie en naleving van MVO-doelstellingen. De Ost

Factuur – Toevoegen/Bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Raadpleeg de gebruikershandleiding Financiën - Financieel management

Duplicaatcontrole

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Duplicaatcontrole wordt uitgevoerd bij het toevoegen van gebouw(en) aan taaktype(n), indien "SRA alleen voor PPM-doeleinden" is uitgevinkt of indien een SRA van "Inactief" naar "Actief" is gezet. Let op: de duplicaatcontrole wordt NIET uitgevoerd op een SRA die "Inactief" is of waarbij "SRA alleen voor PPM-doeleinden" is aangevinkt. Er mogen geen SR

Accepteer baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een taak aan een gebruiker is toegewezen, kan de gebruiker de taak accepteren. Dit kan met de actie 'Taak accepteren'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak accepteren' om het pop-upvenster Taak accepteren weer te geven. Voer de datum en tijd van de verwachte aankomsttijd (ETA) in, handmatig of via de kalender. Voer het 'Resource Ref

3.10 - Aanwezigheid gestart

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

1.12 - In afwachting van toewijzing - Resource niet bereikbaar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

0,03 - In afwachting van resource- en toewijzingsschema

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

1.24 - In afwachting van toewijzing - Teruggeroepen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Inleiding werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de Werkordersmodule De Werkorders-module van Ostara is een gebruiksvriendelijke interface die gebruikmaakt van gegevens uit de Core Data-module om nauwkeurige foutregistratie en beheer van geoffreerde werkzaamheden mogelijk te maken. De Helpdesk kan alle onderhoudswerkzaamheden volgen en registreren, met een directe koppeling naar alle gegevens

0,04 - In afwachting van toewijzing van middelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Maak een foto

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Foto maken' tikt in het actiemenu terwijl u zich op een pagina met autorisatiegegevens bevindt, wordt de pagina 'Foto maken' geladen. Om een afbeeldingstype te selecteren, tikt u op de vervolgkeuzelijst 'Selecteer een afbeeldingstype...'. De beschikbare opties worden weergegeven: Fout: Pre en Fout: Post. Selecteer een van deze

Tarieven en beschikbaarheid bewerken - Reactie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de tarieven en beschikbaarheid van een resource te bewerken, selecteert u de resource in de resourcelijst en klikt u op de knop 'Tarieven en beschikbaarheid'. Hiermee wordt de pagina Tarieven en beschikbaarheid weergegeven. Hier worden de tarieven weergegeven die de resource in rekening brengt en wanneer de resource beschikbaar is om te werken. E

Algemeen filter

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen bepaalde gebruikers zijn die toegang hebben tot meerdere klanten en de bijbehorende taken. Om deze gebruikers te helpen de benodigde ' Werkorders' te vinden, is er een filter beschikbaar in de portal genaamd 'Algemeen filter'. Om toegang te krijgen tot het filter, klikt u op het filterpictogram naast het avatarmenu in de rechterbovenhoek v

Klanten toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Cliënt(en) toevoegen'. Dit venster wordt geopend: Dit venster bevat alle cliënten die beschikbaar zijn voor selectie (deze gegevens variëren afhankelijk van de cliënten die de gebruiker kan bekijken en de taaktypen die voor deze SRA zijn gekozen). De gebruiker kan meerdere cli

Een onderdeeltype bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan op een gegeven moment nodig zijn om de details van een onderdeeltype te bekijken of te bewerken. Dit kan door op de knop 'Onderdeeltypelijst' te klikken. Wanneer u op de knop "Onderdeeltypelijst" klikt, wordt de onderdeeltypelijst weergegeven. Deze bevat alle onderdeeltypen die voor alle klanten in het systeem zijn ingevoerd. Dubbelklik of m

Tabblad Gebouwen - Gebouw verplaatsen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een gebouw van het ene contract naar het andere contract te verplaatsen, moet de gebruiker eerst het te verplaatsen gebouw selecteren. Klik op de knop Acties op het tabblad Gebouwen. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Gebouw verplaatsen'. Het volgende scherm opent dan: Kies het contract waarnaar u het gebouw wilt verplaatsen. De be

Contractperiodes - Contractperiode toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hiermee kan de gebruiker een nieuwe periode instellen die helemaal opnieuw kan worden aangemaakt, terwijl met 'renew'/'copy' een vervolgperiode wordt aangemaakt met alle bestaande gegevens van de vorige periode, beginnend op de dag na afloop ervan (maar met uitzondering van gebouwen waarvoor de periode is ingekort). Klik in het scherm 'Contractperio

Selecteer/deselecteer citaat

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra de offerteaanvragen zijn ontvangen, moet de gebruiker de juiste offerte selecteren zodat de resource het werk kan voltooien. Om een offerte te selecteren, gaat u naar het menu 'Agentacties' en kiest u de actie 'Offerte selecteren'. Om een reeds geaccepteerde offerte te deselecteren, kiest u de actie 'Offerte deselecteren'. Het volgende scherm

Een baan aannemen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources zien soms een taak die hun hoofdkantoor of andere resources aan hen hebben toegewezen en willen die taak mogelijk aannemen omdat deze bij hun functie past. Dit kan met de actie < Take> . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie <Neemen> om het pop-upvenster 'Neemen ' weer te geven. Het veld ' Resourcenaam' en de vervolgkeuz

Tabblad Credits - Stimuleringscredits

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Via het tabblad Credits kunt u controleren of er kortingen zijn verbonden aan de correcte uitvoering van werkzaamheden. Om gegevens toe te voegen of te wijzigen, moet de gebruiker op de knop 'Wijzigen' klikken. Dit venster wordt dan geopend: Let op: de onderstaande items worden uitsluitend gebruikt om rapportageservices aan te sturen: Niet-systeemge

Een reactieve werkorder maken Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een reactieve werkorder te maken, klikt u op de knop "Reactieve werkorder maken". De eerste stap is het selecteren van de te gebruiken cliënt. Zie de pagina ' Cliëntselectie ' voor meer informatie over hoe u dit kunt doen. Deze pagina wordt alleen weergegeven als er meerdere cliënten zijn om uit te kiezen. Als er slechts één cliënt is, wordt die

Contractperiodes - Bekijk contractperiode

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een contract is geselecteerd in de zoekresultaten, wordt het scherm 'Contractperiode' weergegeven. Hier kan de gebruiker contractperiodes toevoegen en wijzigen, en contractperiodes bekijken. Om een contractperiode te bekijken, selecteert u een periode in het gedeelte 'Contractperiodes' en klikt u op de knop 'Bekijken'. U kunt ook dubbelklikken

Contractperiodes - Contractperiode verlengen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hiermee kan de gebruiker een contract verlengen door een nieuwe periode aan te maken met alle bestaande gegevens van de vorige periode, beginnend op een door de gebruiker opgegeven dag. Met 'Contractperiode toevoegen' kan de gebruiker een nieuwe contractperiode helemaal opnieuw toevoegen zonder gegevens te kopiëren. Klik in het scherm 'Contractperio

Ontvangst aankoopartikelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra de goederen zijn ontvangen, kan de inkooporder worden verwerkt door de ontvangst van de gekochte artikelen te registreren. U kunt dit als volgt doen: Klik in het menu 'Agentactie' op de optie 'Aankoopartikelen ontvangen'. Dit venster wordt geopend: Voer het nummer van de leveringsbon in die u heeft ontvangen. Let op: Dit veld is verplicht. Van

Offerte aanvragen Beoordeling

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kan bij het ontvangen van een offerteaanvraag de offertewaarde te hoog worden geacht of kunnen er inconsistente details zijn. In deze gevallen kan de gebruiker de resource verzoeken de offerte te beoordelen en aan te passen met de actie 'Offertebeoordeling aanvragen'. Als u deze optie selecteert, wordt het volgende scherm weergeg

Een verificatie na een bezoek uitvoeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige gebruikers moeten mogelijk een verificatie-RFI uitvoeren op werkorders voor hun locaties. Dit gebeurt met de actie 'Verificatie na bezoek' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Verificatie na bezoek> om het scherm 'Verificatie na bezoek' weer te geven Beantwoord hier alle vereiste vragen en klik, zodra u ze allemaal hebt ing

Een ETA verstrekken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de klant een geschatte aankomsttijd (ETA) te geven, heeft de gebruiker twee opties. Ten eerste door op de knop " " vanuit de geselecteerde WO en selecteer "Geef ETA op" in het menu. Ten tweede kan de gebruiker op de knop "Geef ETA op" tikken, onderaan de pagina onder de kop "Aanwezigheidsgegevens". Beide opties tonen de pagina "Geef ETA op". De p

Offertedetails verstrekken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een offerteaanvraag wordt ingediend, moeten resources offertegegevens kunnen verstrekken voor alle opdrachten waarvoor de klant een offerte heeft aangevraagd. Dit kan via de knop 'Offertegegevens verstrekken'. Gebruikers op het hoofdkantoor kunnen dit niet alleen voor hun eigen offertes doen, maar ook voor hun vestigingen. Selecteer op het s

Hulpbron onderweg

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Net zoals een gebruiker van een mobiele applicatie een 'Reis voor een opdracht starten' kan starten, kan een portalgebruiker een ' Werkorder' markeren als 'Resource onderweg' . Dit stelt eindgebruikers op locatie op de hoogte dat een medewerker onderweg is en als onderdeel van deze actie kan een ETA worden verstrekt, waardoor de locatie op de hoogte

Onderdelen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de onderdelenmodule De Onderdelenmodule bevat Onderdelen, Onderdeeltypen, Voorraadlocaties en Inventarisartikelen. Zo ziet de Onderdelenmodule eruit: Onderdeeltypen Onderdelen Inventaris

1.00 - In afwachting van toewijzing

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Asbestrisico's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een asbestregistratie kan een risico bevatten. Asbestrisico's bieden de gebruiker extra veiligheidsinformatie bij aanvang van de werkzaamheden op de locatie. De sectie Asbestrisico's in Kerngegevens stelt de klant in staat om andere asbestrisico's te specificeren indien hij/zij andere risico's nodig heeft (of de opgegeven risico's een andere naam wi

Taak toewijzen > Per e-mail

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de resource niet is ingesteld voor automatische toewijzing van werkorders, maar er ten minste één persoon is die e-mails kan ontvangen, is de actie Taak toewijzen > Agent per e-mail beschikbaar. Deze actie werkt op een vergelijkbare manier als de actie Taak toewijzen, behalve dat er alleen een notitie nodig is. Zodra de notitie is verstrekt,

WO-lijst - Filterspagina

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De WO-lijst kan worden gefilterd met behulp van de " "knop in de rechterbovenhoek. Door op " ", worden een aantal categorieën weergegeven; Gebouw, Type en ETA. Details van de filters zijn als volgt: Inchecken bij gebouw - Hiermee kan de gebruiker inchecken bij een gebouw via Bluetooth, GPS of door een QR-code in het gebouw te scannen. Met één van de

Introductie mobiele app

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Welkom bij de gebruikershandleiding voor de Ostara mobiele applicatie. Met deze applicatie kunnen gebruikers hun opdrachten (werkorders) eenvoudig vinden, uitvoeren en voltooien vanaf hun mobiele apparaat. De Ostara mobiele applicatie is compatibel met Android, iOS en Windows 8 Mobile en kan worden gedownload in de relevante App Store voor uw appara

Bekijk notitiegeschiedenis

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aan sommige werkorders is mogelijk veel informatie toegevoegd en sommige gebruikers moeten deze notities mogelijk doornemen voor specifieke informatie. Dit kan door de geschiedenis van notities die aan de werkorder zijn toegevoegd, te bekijken. Er zijn twee manieren om dit te doen: Knop Notitiegeschiedenis weergeven Selecteer op het scherm Taakdetai

Inleiding tot apparatuur en diensten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de knop 'Apparatuur en services' kunt u de typen apparatuur en services in het hele systeem wijzigen, evenals de bijbehorende koppelingen, zoals onderdeeltypen en symptomen. De manier waarop een stuk werk of een asset wordt geïdentificeerd voor rapportagedoeleinden, moet de gebruiker sturen en niet vereisen dat er op elk niveau expertise is vere

YZ

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ja TERMIJN DEFINITIE Ja Weging (RFI) Hiermee kunt u de weging invoeren voor elke meerkeuzevraag die met “ja” wordt beantwoord Z

Inleiding Vereiste herstelwerkzaamheden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is een manier om een reactieve werkorder aan te maken die gekoppeld is aan een voltooide PPM voor eventuele herstelwerkzaamheden die nodig zijn na een gepland onderhoudsbezoek. Dit kan door de onderstaande stappen te volgen. Ten eerste het bekijken van een werkopdracht waaruit blijkt dat er herstelwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Klik via

Wijziging van SLR-gebouw

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

U kunt dit doen door het gebouw te markeren en op de knop SLR's wijzigen te klikken in het gedeelte Gebouwen van de SRA. Zie SLR's van taaktypen wijzigen voor meer instructies over het wijzigen van SLR's van gebouwen.

Tabblad PPM's - PPM-gebouwdetails wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit kan alleen op taakniveau (zie 'PPM-taakdetails wijzigen' ). Vanaf hier is het echter mogelijk om notities of instructies toe te voegen (alle toegevoegde instructies zijn zichtbaar op de portal). specifiek voor een gebouw. Het is ook mogelijk om een datum voor automatisch genereren toe te voegen die alleen van toepassing is op het gebouw waaraan

QR-codes

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de menuoptie Sites kunnen gebruikers QR-codes voor specifieke sites maken. QR-codes worden gebruikt door mobiele gebruikers. Ze scannen de code om in te loggen op de sites en zo taken op die specifieke site te starten. Om een QR-code voor een site te maken en af te drukken, gaat u naar Menu > Sites. Let op: Afhankelijk van uw systeeminstellin

SRA's - Reikwijdte en toewijzing van middelen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de SRA-module De module Scope (Wat, Waar, Wanneer) & Resource (Wie) Toewijzing (SRA) biedt de vereiste serviceniveaus voor apparatuur-/servicetypen per resource voor alle operationele en niet-operationele werkorders. Met de SRA-functionaliteit kan de gebruiker meerdere resources toevoegen aan een bepaalde scope op het niveau van werkorderty

Inleiding tot begrotingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ostara biedt de mogelijkheid om budgetten in te stellen ter ondersteuning van de rapportage en vergelijking van werkelijke uitgaven met budgetten. Er kan een budget worden ingesteld voor elke locatie, en wel op het niveau van werkordertype, subwerkordertype of tot aan de individuele apparatuurtypen. Er zijn twee soorten budgetten: omzetbudget en kap

Aan-/afmelden van extra engineers

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen gevallen zijn waarin engineers werkorders uitvoeren waarvoor meerdere engineers tegelijk nodig zijn. Dit kan worden bereikt met de acties 'Extra engineers aanmelden' en 'Engineers afmelden'. Zodra de werkorder is gestart, wordt 'Aanmelden extra engineers' weergegeven. Als u hierop tikt op de WO-detailpagina of in het actiemenu, verschijnt

5.00 - Alle staten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

5.28 - Taak voltooid - WO ingesteld op niet voltooid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Audits

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan een verzoek om informatie creëren Audits Biedt de mogelijkheid om alle functies op het tabblad Audit uit te voeren. Kan een werkorder-auditgroepdefinitie maken Audits Kan verzoek om informatie bewerken Audits Biedt de mogelijkheid om de geselecteerde vragenlijst te bewerken en een vo

Bekijk offertedetails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Voordat een autorisatieaanvraag voor een opdracht wordt goedgekeurd of afgewezen, kan een autorisator de details van de offerte nader bekijken. Dit kan via de knop 'Offertedetails bekijken'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Offertedetails bekijken' om de volledige details van de offerte te bekijken. De pagina 'Offertedetails bekijken' bi

Verbindingstest

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij verbindingsfouten zoals 'Kan geen verbinding maken met service' kunnen gebruikers hun connectiviteit met het Ostara -systeem controleren. Gebruik hiervoor de optie Verbindingstest op het tabblad Systeem. Als u hierop klikt, wordt het volgende scherm weergegeven: Om de verbindingstest uit te voeren, klikt u zodra het scherm geopend is op de knop

Autoriseren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een taak vereist is en alles in orde is, wil de autorisatiegever de taak autoriseren zodat deze door de resource kan worden uitgevoerd. Dit kan met de actie 'Autoriseren' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie <Autoriseren> om het pop-upvenster ' Autoriseren' weer te geven. Hier moet de gebruiker informatie over de autorisatie opge

Bewerk bezorgkosten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een gebruiker wijzigingen wil aanbrengen of bezorgkosten wil toevoegen aan een inkooporder, kan dit op de volgende manier worden gedaan: Wanneer u op de Agentactie, Bewerk bezorgkosten, klikt, wordt dit scherm geopend: Hiermee krijgt de gebruiker de berekende verzendkosten te zien. Als de verzendkosten moeten worden gewijzigd, vinkt u het vakje

Inleiding e-mailsectie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het gedeelte E-mail van het lint bevat verschillende lijsten met verschillende informatie over de e-mails die zijn verzonden, ontvangen en helemaal niet verzonden. Deze lijsten zijn: Lijst met mislukte e-mails Lijst met inkomende e-mails Lijst met verzonden e-mails Volg de onderstaande pagina's voor meer informatie over deze gebieden: Lijst met misl

Bekijk documenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de optie Document bekijken in het menu Acties tikt, wordt het scherm Documenten bekijken weergegeven. Er wordt een lijst weergegeven met alle documenten die aan deze werkorder zijn gekoppeld: Tik op 'Gerelateerde documenten weergeven' om alle documenten te bekijken die betrekking hebben op die werkorder/het gebouw/de activa. U kunt nogm

Gezondheid en veiligheid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Agent Asbest Acceptatie Gezondheid en veiligheid Kan asbest toevoegen of bewerken Gezondheid en veiligheid Mogelijkheid om asbest voor gebouwen te maken en te bekijken. Activeert de knoppen 'Nieuw asbest maken' en 'Asbest bekijken'. Kan asbestregister bekijken Gezondheid en veiligheid Mo

Werk niet vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Mocht een reactieve werkorder niet langer nodig zijn, dan is het mogelijk om een werkorder te annuleren in de portal. Gebruikers die de bevoegdheid hebben om de werkorder te annuleren, krijgen de knop 'Werk niet nodig' te zien. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Resource toewijzen/Opnemen' om het pop-upvenster 'Resource toewijzen/Opnemen'

Tabblad Toepassing

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebruikers die waarschijnlijk de hoofdapplicatie Ostara zullen gebruiken, moeten eerst inloggen op de portal om deze te downloaden. Ga hiervoor naar het tabblad 'Applicatie'. Vervolgens wordt een link naar de download van de applicatie weergegeven. Na het klikken op de link verschijnt de optie om het installatiebestand op te slaan. Sla het bestand o

Inleiding tot kerngegevens

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de kerndatamodule De ruggengraat van elk systeem is de kerndatamodule. Het geheim van de snelheid en nauwkeurigheid van het Ostara -systeem schuilt in de datastructuur van de kerndatamodule. Hierdoor zorgt het systeem voor consistente gegevens in alle modules. Door eenmalige invoer van gegevens verlopen de processen efficiënter en wordt de tijd

Herinner je een baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de gebruiker de resource om een bepaalde reden nodig heeft om terug te keren naar een taak. Dit kan zijn als het voltooide werk de fout niet heeft opgelost, of als de fout na korte tijd is teruggekeerd. Dit kan worden gedaan met de actie 'Taak terugroepen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak terugroepen' om het p

Autorisatieacties Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Terwijl u zich op de pagina met autorisatiedetails bevindt, kunt u het actiemenu openen door op de knop " "knop in de rechterbovenhoek van de applicatie. De beschikbare acties zijn de volgende: Maak een foto Autoriseren Weigeren In de wacht / Uit de wacht Informatie / Geen informatie vereist Bekijk documenten Om een van deze acties uit te voeren, ti

Override AOV's (gemiddelde orderwaarden)

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ostara biedt de mogelijkheid om gemiddelde orderwaarden in te stellen. Deze worden gebruikt om toerekeningen toe te passen op werkzaamheden die niet zijn uitgevoerd of waarvan de tarieven van de aannemer niet bekend zijn. Klik op de knop 'AOV's overschrijven' en selecteer een cliënt. Zie de pagina 'Cliëntselectie ' voor informatie over het selectere

0.12 - In afwachting van specificatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tabblad Catalogi

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het tabblad 'Catalogi's' bevat een lijst met catalogi die relevant zijn voor de ingelogde leverancier. Als u op een catalogus klikt, wordt een lijst met alle artikelen in die catalogus weergegeven. Hier is een voorbeeld van een cataloguspagina: Catalogus maken Bekijk catalogi

Replicatie bouwen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat u wijzigingen hebt aangebracht in een gebouw op een PPM-taak in een contract en OK hebt geselecteerd om de wijzigingen door te voeren, wordt het volgende venster geopend als de factuurwaarde, perioden of periodestructuur van een PPM-taak zijn gewijzigd: Hier kan de gebruiker de wijziging repliceren naar andere gebouwen in die PPM-taak: Geen re

Gekoppelde werkorders verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige werkorders zijn mogelijk onjuist aan een werkorder gekoppeld en moeten worden verwijderd. Als dit het geval is, kunt u dit doen met de actie 'Gekoppelde werkorder verwijderen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Gekoppelde werkorder verwijderen> om het pop-upvenster 'Gekoppelde werkorder verwijderen' weer te geven. Hier wor

Contractzoekscherm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik in de Contractmodule op de knop Contract zoeken. Het scherm 'Contract zoeken' wordt geopend. Vul relevante informatie in om de getoonde zoekresultaten te verfijnen. Let op: er moet een klant geselecteerd zijn om resultaten te kunnen tonen. Hoe meer zoekvelden u invult, hoe nauwkeuriger de resultaten zullen zijn. Als u het vakje Door mij gemaakt

In de wacht/uit de wacht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kan het zo zijn dat een werkorder op dit moment niet kan worden geautoriseerd totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan, maar de autorisator deze niet wil weigeren. De functie 'In de wacht' stelt gebruikers in staat dit te doen. Door een werkorder in de wacht te zetten, is het duidelijk dat deze is uitgevoerd, ook al is er geen wens om in deze

Herwaardering aanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen is de autorisatiegever het mogelijk niet eens met de waarde van de vaste kosten die zijn vastgesteld voor een reactieve werkorder, omdat deze mogelijk te duur is. In dat geval kan de autorisatiegever verzoeken om de vaste kosten te laten beoordelen en opnieuw te versturen. Dit kan via de knop 'Herwaardering aanvragen'. Door op de

Verdere informatie/Geen verdere informatie vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De knoppen 'Meer informatie vereist' en 'Geen meer informatie vereist' worden gebruikt om te bepalen of een werkorder die 'In autorisatie' is, meer informatie nodig heeft of dat er eerder informatie nodig was en nu niet meer nodig is. Als er meer informatie nodig is, klikt u op 'Meer informatie vereist' en voltooit u de volgende stap: Als u op 'Verd

Documenten toevoegen/bewerken/bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen hebben gebruikers documenten/afbeeldingen die betrekking hebben op een taak en die ze aan een taak moeten toevoegen, zodat andere gebruikers er toegang toe hebben. Dit kan via de knop 'Documenten toevoegen/bewerken/bekijken'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Documenten toevoegen/bewerken/bekijken' om het scherm Docume

Een werkorder maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tik op de startpagina op 'Werkorder aanmaken' om de pagina 'WO aanmaken' te openen. Afhankelijk van de systeeminstellingen heeft de gebruiker de mogelijkheid om een WO aan te maken door te zoeken naar de naam/het nummer van het gebouw: Of door ze te vragen de barcode te scannen van het activum waarvoor ze een WO willen maken, met behulp van de knop

Slimme filters

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een veelgebruikte functie in veel lijstweergaven in het systeem zijn slimme filters. Slimme filters worden gebruikt om het zoeken in lijsten sneller en eenvoudiger te maken door informatie weer te geven die de waarde of een deel van de in het filter ingevoerde waarde bevat. Bijvoorbeeld: als er een gemengde lijst is van 1000 werkorders met alle type

Inleiding tot de bron

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De knop 'Resource' bevat de functionaliteit om resourcespecifieke gegevens, zoals betalingsvoorwaarden en resourcegroeperingen, te wijzigen en aan te maken. Wanneer u op de knop 'Bronnen' klikt, verschijnen de volgende gebieden: Betalingsvoorwaarden Brongroeperingen

1.03 - In afwachting van acceptatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Inleiding tot algemene praktijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In dit gedeelte van de handleiding worden de algemene gebieden en schermen beschreven die op verschillende plaatsen in de applicatie voorkomen. Gebruik het onderstaande menu om door de verschillende secties te bladeren. Klantselectie Documenten toevoegen/bewerken/bekijken Aangepaste gegevens Slimme filters Rechtermuisklikfunctionaliteit Een bron sel

Brongroeperingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

'Resourcegroeperingen' worden gebruikt om te beperken welke financiële informatie een gebruiker kan bekijken voor de resources onder die specifieke groeperingen. Dit is een goede manier om gebruikers te beperken tot het bekijken van specifieke details van resources. Via het scherm 'Resourcegroeperingen' kunnen gebruikers deze resourcegroeperingen aa

Wijziging - Projectbudget

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen gevallen zijn waarin de opdracht onder Kapitaal in plaats van Omzet moet worden gefactureerd. Om dit te doen, moet de gebruiker de code van het projectbudget op de opdracht wijzigen. Dit kan via de actie ' Wijzigen - Projectbudget' . Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Wijzigen' om de extra wijzigingsopties weer te geven. Klik op

Wijzigen - Type apparatuur/service

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als het type apparatuur/service voor de klus onjuist is, kunt u dit wijzigen met de knop 'Wijzigen - Type apparatuur/service'. Selecteer op het scherm 'Taakdetails' de knop 'Wijzigen' om de extra wijzigingsopties weer te geven. Klik op 'Wijzigen - Apparatuur-/servicetype' om het scherm 'Wijzigen - Apparatuur-/servicetype' te openen. Voer een apparaa

Autorisaties Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de Autorisatiemodule Het systeem kan worden ingesteld om autorisatie- en beoordelingsregels te bevatten die op elk moment in de levenscyclus van de werkorder kunnen worden geactiveerd op basis van een set criteria. Deze regels kunnen op verschillende niveaus worden toegepast en de autorisatoren worden bepaald door het profiel. Met de functie Au

Contract maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een nieuw contract aan te maken, moet u eerst de SRA vinden op basis waarvan het contract moet worden aangemaakt. Zie 'Zoeken naar een SRA' voor meer instructies. Zodra de SRA is geselecteerd, klikt u op het tabblad Bron. Als er meerdere bronnen aan deze SRA zijn toegewezen, markeert u de bron waarvoor u een contactpersoon wilt aanmaken en klikt

Herwaardering aanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen is de autorisatiegever het mogelijk niet eens met de waarde van de vaste kosten die zijn vastgesteld voor een 'Reactieve Werkorder', omdat deze mogelijk te duur is. In dat geval kan de autorisatiegever verzoeken om de vaste kosten te laten controleren en opnieuw te versturen. Dit kan via de actie 'Herwaardering aanvragen' . Selec

Klanten bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Cliënt(en) weergeven'. Hiermee worden alle cliënten die aan de gekozen SRA zijn gekoppeld, als alleen-lezen weergegeven.

Systeemintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Via de knop "Systeem" kunt u wijzigingen aanbrengen in cliënten of nieuwe cliënten aanmaken. Wanneer u op de knop "Systeem" klikt, omvat dit (maar is niet beperkt tot) de volgende gebieden: Clientconfiguratie Kopieer client Aangepaste gegevensspecificatie Feestdagen Veelgestelde vragen over het portaal Workflow-e-mailsjablonen

Afmelden/ Ostara verlaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als gebruikers het systeem niet langer nodig hebben, zijn er twee manieren om de applicatie af te sluiten. Deze bevinden zich op het tabblad Systeem en zijn als volgt: Als u op de knop "Afmelden" klikt, verschijnt er een bevestigingsbericht met de vraag of de gebruiker zeker weet dat hij/zij zich wil afmelden. Als u "Ja" selecteert, wordt de gebruik

Berichtenlijst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De portal biedt gebruikers de mogelijkheid om te zien of ze berichten hebben ontvangen over hun werkorders . Dit wordt weergegeven in de tegel 'Ongelezen berichten' en door te navigeren naar Menu > Werkorders > Berichtenlijst . Het aantal ongelezen berichten wordt hier weergegeven. Door op het aantal berichten te klikken (blauw gemarkeerd), wo

Geen antwoord

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u een Call Out-actie uitvoert, kunt u indien nodig aangeven dat er geen antwoord was bij de resource. Dit doet u door de optie Geen antwoord te selecteren en vervolgens de volgende stappen te volgen: Selecteer bij Call Out-acties de resource en de naam van de persoon die wordt gecontacteerd. Deze wordt automatisch ingevuld in het veld Callee

Een nieuwe batchregel maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een nieuwe batchregel te maken, moet de gebruiker de volgende stappen volgen: Klik bovenaan het scherm op het tabblad Werkorders. De gebruiker krijgt de volgende menu-items te zien: Nieuwe batchregel maken - hiermee kan de gebruiker een nieuwe batchregel maken in Ostara . Batchregel bewerken : hiermee kan de gebruiker een bestaande batchregel bew

Offertedetails verstrekken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een offerte-werkorder wordt aangemaakt, moeten resources offertegegevens kunnen verstrekken voor alle werkorders waarvoor de klant een offerte heeft aangevraagd. Dit kan via de knop 'Offertegegevens verstrekken' . Let op: Hoofdkantoorgebruikers kunnen dit niet alleen voor hun eigen offertes doen, maar ook voor hun vestigingen. Selecteer op h

Offerte aanvragen Beoordeling

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kan het voorkomen dat een ' Offerteaanvraag' de waarde van de offerte als te hoog wordt beschouwd of dat er inconsistente details zijn. In deze gevallen kan de gebruiker de resource vragen de offerte te beoordelen en aan te passen met de actie ' Offertebeoordeling aanvragen' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Off

2.00 - In afwachting van aanwezigheid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bezit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan activadocumenten toevoegen of bewerken Bezit Mogelijkheid om documenten toe te voegen of te bewerken die aan activa zijn gekoppeld en de knop Documenten toevoegen/bewerken/bekijken op het tabblad Activa te activeren Kan gelabelde activa maken, kan activa bekijken Kan de locatie van e

FAQ - Veelgestelde vragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De portal biedt de gebruiker de mogelijkheid om veelgestelde vragen (FAQ) binnen zijn bedrijf en de antwoorden daarop te bekijken. Deze sectie kan ook toegang bieden tot gebruikershandleidingen en telefoonnummers van de helpdesk, indien de klant dat hier wil zien. Deze sectie is volledig aanpasbaar. Deze vragen worden specifiek voor de Klant geconfi

Een werkorder weigeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als u een werkorder wilt weigeren, tikt u op de knop 'Weigeren' in het actiemenu op de pagina met werkorderdetails.

Catalogus downloaden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een leverancier alleen de kosten van zijn artikelen in een catalogus hoeft aan te passen vanwege een prijsstijging/-daling, kan hij de waarden van alle artikelen of een aantal artikelen tegelijk in bulk aanpassen. Dit kan via de actie 'Catalogus downloaden' . Ga naar Menu > Catalogi > Lijst . Dit retourneert een lijst met alle catalogi waa

1.22 - In afwachting van toewijzing - Resource niet bereikbaar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bekijk documenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij sommige opdrachten is informatie geüpload via een document. Dit kunnen documenten over het gebouw, de geselecteerde offerte of zelfs de opdracht zelf zijn. Het kan nodig zijn om deze documenten te bekijken. Dit kan via de actie 'Documenten bekijken' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Documenten bekijken> om alle documenten we

Toewijzen van middelen en/of opstellen van schema Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In dit gedeelte van een werkorder kunt u uw resource toewijzen en het schema instellen voor wanneer u wilt dat het werk wordt uitgevoerd. Wanneer u op de actie klikt, verschijnt het scherm 'Resource toewijzen' en/of 'Schema instellen'. Dit scherm toont een planner waarin de gebruiker de gewenste datum en de resource kan kiezen die de taak zal uitvoe

Agentacties - Reactief, Offerte, PPM, Audit Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Agentacties zijn allemaal toegankelijk via de knop 'Agentactie' op de helpdesk. De acties die voor de agent beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de status van uw werkorder. Zodra de werkorder is aangemaakt en de resource en planning zijn ingesteld, zijn de volgende agentacties beschikbaar in de vervolgkeuzelijst. Elke agentactie (na voltooiing) wo

Introductie van de knop Wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er zijn verschillende details die kunnen worden gewijzigd in een taak, afhankelijk van de rechten van de gebruiker. Dit kan met de knop 'Wijzigen'. Na het klikken hierop verschijnt een lijst met opties waarmee de details van de taak naar wens kunnen worden gewijzigd. Wijzigen - Type apparatuur/service Verandering - Reden Verandering - Activa Wijzigi

Notities bekijken/vertalen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In de Werkordergebeurtenissen is het mogelijk om een Gebeurtenisitem te hebben waaraan Notities zijn toegevoegd. Deze kunnen worden bekeken door op de Notities-hyperlink te klikken. Hierdoor worden alle Notities over die Gebeurtenis in een pop-upvenster weergegeven. In sommige gevallen, wanneer een gebruiker een andere taal gebruikt, verschijnt er b

4.10 & 4.11 - Aanwezigheid gepauzeerd - Tijdelijke oplossing van kracht/probleem blijft bestaan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Niet-toegewezen banen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst Niet-toegewezen taken toont alle reactieve werkorders die momenteel niet aan een resource zijn toegewezen. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Niet-toegewezen taken. Elke werkorder toont een vervaldatum die aangeeft of de werkorder te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten

Uitstekende PPM

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Openstaande PPM' toont alle PPM-taken die nog niet zijn voltooid en die aan de gebruiker zijn gekoppeld. Elke taak heeft een vervaldatum die bepaalt of de taak te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden voltooid (in oranje tekst) of dat het langer dan 15 minuten duurt voordat de taak moet worden voltooid (in groene t

Een bronintroductie maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klanten gebruiken resources om werkorders die in het systeem zijn geplaatst, uit te voeren en te voltooien. Elke resource heeft specifieke contactgegevens, werkordertypen en klanten, naast andere details. Er zijn twee soorten resources beschikbaar: extern (hoofdkantoor) en intern (niveau 1). Externe resources zijn resources die zijn ingehuurd om wer

Een werkorder doorgeven aan een externe bron

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kunnen bepaalde werkorders niet worden voltooid door de interne resource waaraan ze zijn toegewezen. In deze gevallen kan de gebruiker het werk doorgeven aan een externe resource om het te voltooien. Dit kan via de knop 'Doorgeven aan externe resource'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Doorgeven aan externe resource'.

Instellingen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De " Het menu toont een aantal verschillende acties, afhankelijk van waar het geopend is. Op de startpagina worden de volgende instellingsopties weergegeven: Afmelden Synchronisatielogboek Instellingen Wachtwoord wijzigen Diagnostiek Instelling

Bewerk ontvangen items

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een sitegebruiker een fout heeft gemaakt op een bon of als de aantallen moeten worden aangepast, kan hij of zij de bon bijwerken om ervoor te zorgen dat deze correct is. Dit kan via de knop 'Ontvangen artikelen bewerken'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Ontvangen items bewerken' om het scherm 'Ontvangen items bewerken' weer te geven

Bron(nen) toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een resource is een aannemer die de omvang van de werkzaamheden uitvoert die op het vorige tabblad is gespecificeerd. Het toewijzen van een resource gebeurt via het tabblad Resource van de SRA op de volgende manier: Klik op de Acties-knop Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Resource(s) toevoegen'. Let op: als er meer dan één cliënt is

Hulpbron onderweg

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Net zoals een gebruiker van een mobiele applicatie een "Reis voor een opdracht starten" kan starten, kan een portalgebruiker een werkorder markeren als "Resource onderweg". Dit stelt eindgebruikers op locatie op de hoogte dat een medewerker onderweg is en als onderdeel van deze actie kan een verwachte aankomsttijd worden doorgegeven, zodat de locati

Een klantfactuur verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kan het voorkomen dat een klantfactuur onjuist is aangemaakt of niet meer nodig is. In dat geval kan deze worden verwijderd. Open de klantfactuur die u wilt verwijderen en klik in de vervolgkeuzelijst 'Acties' in de kop 'Status' op 'Factuur verwijderen'. Vervolgens wordt het venster 'Klantfactuur verwijderen' geopend, waarin de gebruiker wordt

Taak toewijzen - via e-mail

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebruikers van de portal hebben mogelijk de mogelijkheid nodig om taken aan resources toe te wijzen. Dit kan via twee opties: Toewijzen via e-mail en Toewijzen via telefoon. Hieronder wordt uitgelegd hoe u kunt toewijzen via e-mail: Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak toewijzen - via e-mail' om het pop-upvenster Taak toewijzen - via e-

Woordenlijst Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De Ostara Systems-woordenlijst: abc DEF GHI JKL MNO PQR STU VWX YZ

Een klantfactuur indienen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra aan een klantfactuur alle benodigde werkorders zijn toegevoegd, is deze klaar om te worden ingediend. Open de klantfactuur die klaar is voor verzending en klik in de vervolgkeuzelijst 'Acties' in de kop 'Status' op 'Factuur verzenden'. Vervolgens wordt het venster 'Klantfactuur verzenden' geopend, waarin de gebruiker wordt gevraagd te bevestig

Meerdere activa aanmaken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het aanmaken van assets is er een functie die het maken van meer assets eenvoudiger maakt. Op de pagina 'Create Asset' heeft de gebruiker twee opties: Selecteer 'Building' en 'Existin Asset'. Na het kiezen van 'Existin Asset' kan de gebruiker zoeken naar een bestaande asset. Nadat de bestaande Asset is geselecteerd, krijgt de gebruiker een aanta

Inleiding tabblad Offerte maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het aanmaken van een offerteaanvraag kunt u dit op twee manieren doen, afhankelijk van de machtigingen van de gebruiker: Tabblad Offerte maken - Wizardweergave Offerte maken - Weergave op één scherm

Autorisatiefilters

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Filter' in de rechterbovenhoek tikt terwijl u zich op de pagina met de autorisatielijst bevindt, verschijnt het menu met autorisatiefilters: Het menu Autorisatiefilter biedt u de volgende opties: Filteren op type Filter op gebouw Wis alle filters Filteren op type Wanneer u op de knop 'Filteren op type' in het menu Autorisatiefi

Inleiding tot de vacaturepagina

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een taak is geselecteerd, wordt de pagina Taakdetails weergegeven. Deze pagina toont alle details over de geselecteerde taak, zoals de taakbeschrijving, de resource die de taak uitvoert, de overeengekomen aanwezigheidstijd en de taakgeschiedenis. Indien ingelogd als resource, kan de gebruiker alleen de taken zien die aan die resource zijn toeg

0.10 - In afwachting van planning en specificatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Plaats op/neem uit de greep

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kan het zo zijn dat een taak op dit moment niet kan worden geautoriseerd totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan, maar de autorisator de taak niet wil weigeren. Dit kan met de knop "In de wacht zetten". Door een taak "In de wacht te zetten" is zichtbaar dat de taak is uitgevoerd, ook al is er geen wens om in deze fase verder te gaan. Het is

Aanvragen van extra ingenieurs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat een technicus bij een klus arriveert en ontdekt dat de klus niet op tijd kan worden geklaard of te moeilijk is voor één persoon. In dat geval moet hij of zij een aanvraag indienen voor extra technici. Dit kan via de knop 'Extra technici aanvragen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Extra engineers aanvragen' om het p

Rapporten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan uitsluitingen in werkorderrapporten bewerken Rapporten Mogelijkheid om werkorderuitsluitingen toe te voegen voor het uitsluiten van gegevens uit rapportage, zoals de prestatieverslagen Kan rapportmagazijnen vernieuwen Rapporten Kan rapporten zoeken Rapporten Biedt de mogelijkheid om

Een baan beginnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources moeten hun taken vanuit de portal kunnen starten, mits de locatie van de machine is ingesteld. Dit kan met de actie 'Taak starten'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak starten' om het proces Taak starten weer te geven. Nadat u 'Start Taak' hebt geselecteerd, wordt het eerste tabblad weergegeven, afhankelijk van wat er bij het

Reactieve werkorder maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding voor het maken van een Reactieve werkorder . Afhankelijk van de configuratie en rechten van elke gebruiker zijn bepaalde stappen echter mogelijk niet van toepassing en wordt de gebruiker automatisch naar het volgende toepasselijke scherm geleid. Een reactieve werkorder maken Om een reactieve werkorder t

Inleiding tot het maken van een auditwerkorder

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een audit is een type werkopdracht dat wordt gebruikt om via RFI's gegevens te verzamelen over de status van een gebouw of andere gebieden. Om een auditwerkorder te maken, klikt u op de knop 'Audit maken' en volgt u de onderstaande stappen. Let op: U moet een audit-RFI en auditredenen hebben aangemaakt voordat u een auditwerkorder kunt aanmaken. Zie

Werkorders koppelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kunnen bepaalde werkorders aan andere werkorders worden gekoppeld en moeten ze mogelijk aan elkaar worden gekoppeld. Dit kan via de actie 'Werkorder koppelen' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Werkorder koppelen> . Wanneer u op de knop klikt, verschijnen er nog twee acties: ' Werkorder koppelen - Bestaande ko

Duplicaten/Gebeurtenissen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms is het bij het aanmaken van een taak mogelijk dat er al taken bestaan die mogelijk duplicaten zijn, en dat het specifieke gebouw waarvoor de taak wordt aangemaakt, een gebouwgebeurtenis heeft. Als een van deze twee aanwezig is, verschijnt het tabblad 'Duplicaten/Gebeurtenissen' tijdens het aanmaken van de taak. Het is ook mogelijk dat er aankom

In afwachting van autorisatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst met werkorders 'In afwachting van autorisatie' toont alle taken die momenteel in het autorisatieproces zitten. Deze lijst wordt doorgaans aan een resourcegebruiker gegeven, zodat deze werkorders kan bekijken die in de autorisatie zijn vergrendeld. Deze werkorders worden uit alle andere lijsten verwijderd om te voorkomen dat resources niet-g

Erkennen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een leverancier de inkooporder wil bevestigen en accepteren, moet hij hiervoor een specifieke actie uitvoeren. Dit kan via de knop 'Bevestigen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Bevestigen' om het pop-upvenster 'Bevestigen' weer te geven. Voer eventuele opmerkingen over de bestelling in en specificeer eventuele bezorgdata voor een of

Een asset-introductie maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Activa kunnen worden gebruikt in reactieve, geoffreerde en PPM-werkorders en zijn eenvoudig aan te maken. Klik op de knop 'Activa aanmaken' om een nieuw activum aan te maken. De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt gaat worden. Voor informatie over hoe u dit kunt doen, zie de pagina Clientselectie. Het scherm 'Activadetails' vers

Inleiding tabblad Banen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Via het tabblad Taken kunnen gebruikers openstaande taken in verschillende groepen en statussen bekijken. Het biedt ook de mogelijkheid om de lijsten te filteren en te exporteren naar Excel. Het tabblad Taken wordt doorgaans alleen weergegeven voor systeembeheerders, autorisatoren en resources. Hieronder vindt u de lijsten waarin de taken zijn verde

Weigeren te citeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen, wanneer de klant een offerteaanvraag indient bij een resource, kan de resource mogelijk geen offertedetails verstrekken, omdat deze bijvoorbeeld niet het gespecificeerde type werk uitvoert of iets anders. In deze gevallen kan de resource de offerte afwijzen met de actie 'Offerte weigeren'. Gebruikers op het hoofdkantoor kunnen d

Autorisaties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst "Autorisaties" toont alle taken die door de gebruiker zijn geautoriseerd/geweigerd voordat ze kunnen worden uitgevoerd. Elke taak heeft een vervaldatum die bepaalt of de taak te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden voltooid (in oranje tekst) of dat het langer dan 15 minuten duurt voordat de taak moet worden voltooi

Inleiding tot landgoederen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de Estates-module Deze module is niet alleen een dataopslagplaats, maar ook de bron van de gegevens die in het hele systeem worden gebruikt. Het bevat informatie zoals: Oppervlakte van de verkoopruimte en totale oppervlakte. Beschikbaarheid van toegang – inclusief bezette en handelstijden om te helpen bij het toewijzen van een geschikte tijd vo

Bewerk bezorgkosten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het openen van een inkooporder kan het voorkomen dat er al een beslissing is genomen over de bezorgkosten voor de bestelling, waardoor de leverancier deze moet bijwerken. Dit kan via de knop 'Bezorgkosten bewerken'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Leveringskosten bewerken' om het pop-upvenster 'Leveringskosten bewerken' weer te geve

E-mailsjablonen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hieronder vindt u een lijst met alle verschillende e-mail- en sms-berichten die u kunt configureren via het menu Sjabloonconfiguratie: E-mail - Contract-e-mails: Lijst met geannuleerde werkorders: verzendt een annuleringsmail met een CSV-bijlage met een lijst van alle werkorders die op basis van het contract zijn geannuleerd. Werkorderlijst - Stuurt

Inleiding Actiesmenu

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De " Het menu 'Opdrachtdetails' op de pagina 'Werkorderdetails' biedt de gebruiker toegang tot een aantal verschillende acties die op de werkorder kunnen worden uitgevoerd. De acties die hier worden weergegeven, zijn afhankelijk van de status van de werkorder. De beschikbare acties zijn als volgt: Start taak / Stop taak (alleen beschikbaar als gesca

Werkorders lokaliseren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om werkorders in de mobiele app te vinden, tikt u op de homepage op het gedeelte Werkorders. Dit toont een lijst met werkorders die aan de gebruiker zijn toegewezen, met maximaal 25 WO's. Om meer WO's te bekijken, scrolt u omlaag en tikt u op de knop 'Tik om meer te laden...' om nog 25 items te bekijken, tot een maximum van 200 WO's. WO's die in afw

Inleiding tot het bouwen van submenu's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Door op elk van de actiemenuknoppen op de menubalk te klikken, kan de gebruiker verschillende informatie over het gebouw toevoegen, zoals: Submenu Nieuw gebouwgebeurtenis maken Lijst met gebouwgebeurtenissen Beschikbaarheid van het gebouw Geluidsbeperkingen Locaties in kaart brengen Bekijk asbest in het gebouw Bouwdocumenten PTW Boeken Aangepaste ge

Wijzig bron

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit dient te worden gebruikt als de oorspronkelijke resource geen werk kan accepteren of als er een autorisatie is ontvangen om de aan het werk toegewezen resource te wijzigen. De regels voor hertoewijzing waarbij de oorspronkelijke resource nog steeds is toegewezen, zijn specifiek voor elk managementbedrijf. Zorg er dus voor dat de juiste autorisat

Werkorder maken - Activa beschikbaar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het proces 'Reactieve werkorder aanmaken ' is het mogelijk dat de storing/het probleem waarvoor de werkorder wordt aangemaakt, verband houdt met een specifiek bedrijfsmiddel . Als dat het geval is, volg dan deze stappen om ervoor te zorgen dat het bedrijfsmiddel wordt geselecteerd tijdens het aanmaken van de werkorder: Navigeer naar de pagin

Clientconfiguratie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klanten worden in het systeem toegevoegd als een 'Klant'. Als er gegevens over de klant moeten worden gewijzigd, zoals de naam van de klant, dan kan dat in het gedeelte 'Clientconfiguratie'. De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt gaat worden. Voor informatie over hoe u dit kunt doen, zie de pagina Clientselectie. Zodra de klant

PTW Boeken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Werkvergunningsboeken worden door Resources gebruikt bij het bezoeken van een gebouw om te bevestigen dat ze zich op de juiste locatie bevinden en toestemming hebben om werkzaamheden uit te voeren. Door deze boeknummers bij elk gebouw te registreren, is het mogelijk om het door de engineer opgegeven boeknummer te traceren tijdens het begin van de we

1.10 & 1.12 & 1.13

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beschikbaarheid van het gebouw

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Beschikbaarheid van het gebouw is verplicht voor elk nieuw gebouw dat wordt aangemaakt, omdat het rechtstreeks is gekoppeld aan het werkorderproces. De beschikbaarheid van het gebouw staat standaard altijd op 'Gesloten', dus het is belangrijk om te bepalen wanneer het gebouw bezet of beschikbaar is. Dit maakt het mogelijk om een werkorder aan te mak

Inkoopfactuur/creditnota indienen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een factuur of creditnota voor een inkooporder in te dienen, klikt u op het tabblad Facturen en selecteert u de optie 'Inkoopfactuur indienen' of 'Inkoopcreditnota indienen'. Wanneer u op de optie 'Inkoopfactuur indienen' of 'Inkoopcreditnota indienen' klikt, verschijnt het scherm 'Inkoopfactuur indienen' of 'Inkoopcreditnota indienen'. Voer het

Veelgestelde vragen over het portaal

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De Ostara Webportal kan gebruikers een widget bieden met de titel "Hoe doe ik dat?". Deze widget kan worden gebruikt om veelgestelde vragen te tonen. Deze vragen worden geconfigureerd in de sectie Veelgestelde vragen van de portal van Core Data en zijn specifiek voor het beheerbedrijf. Door te klikken op 'Portal FAQ's' in het gedeelte 'Systeem' van

Inleiding tot sjabloonconfiguratie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In het systeem worden verschillende e-mails en sms-berichten gebruikt die informatie verstrekken aan diverse gebruikers. Mochten de gegevens in deze e-mails echter niet helemaal correct zijn of moeten worden aangepast, dan kan dit via het menu Sjabloonconfiguratie. In het menu Sjabloonconfiguratie zijn er drie hoofdgebieden waarin de verschillende e

VWX

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

V TERMIJN DEFINITIE Geldig vanaf (RFI) Is de datum waarop de RFI geldig is vanaf Geldig voor (RFI) Is de datum waarop de RFI geldig is Validatiedatum (financiën) Specifieke datum om vast te leggen en te identificeren wanneer de validatie heeft plaatsgevonden om te bevestigen dat een factuur voor betaling kan worden goedgekeurd Waarde per WO-storing

Desktop-audit uitvoeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat een werkorder is gemarkeerd voor audit, heeft de gebruiker de mogelijkheid om een audit op de werkorder uit te voeren. Ga bij een werkorder die is gemarkeerd voor audit naar het menu 'Agentacties'. Ga vervolgens naar 'Audit' en kies 'Desktopaudit uitvoeren'. Dit opent een scherm met alle desktopaudits die betrekking hebben op de WO. Klik op 'V

Een bron selecteren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is het scherm 'Resource(s) selecteren'. Vanuit dit scherm kunt u een of meer resources selecteren, ongeacht of deze intern of extern zijn en of het een hoofdkantoor of een filiaal betreft. Dit scherm verschijnt bij het aanmaken van SRA's en RFI's, en andere onderdelen van het systeem. Hier is een voorbeeld: Om een resource te selecteren, selecte

Uw wachtwoord wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms moet een gebruiker zijn of haar wachtwoord wijzigen om veiligheidsredenen, persoonlijke redenen, enz. Dit kan door te klikken op de knop 'Wachtwoord wijzigen' in de systeemmodule. Dit werkt op dezelfde manier als wanneer een gebruiker zich voor het eerst aanmeldt bij het systeem. ( Let op : deze actie is niet zichtbaar als u zich aanmeldt bij h

Een verificatie na een bezoek uitvoeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige gebruikers moeten mogelijk een verificatie-RFI uitvoeren op werkorders voor hun locaties. Dit kan via de knop 'Verificatie na bezoek'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Opnemen' om het pop-upvenster Opnemen weer te geven. Hiermee opent u het scherm 'Verificatie na bezoek'. Beantwoord hier alle vereiste vragen en klik, zodra u ze a

Inleiding: Facturen van klanten bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klantfacturen kunnen net als elke andere factuur worden doorzocht en bekeken. Wanneer u klantfacturen bekijkt, kunt u ze ook bewerken door werkorders toe te voegen of te verwijderen, of door bestaande gegevens in de klantfactuur te wijzigen. Om naar klantfacturen te zoeken, klikt u op de knop 'Klantfacturen bekijken'. De eerste stap is het selectere

Inleiding tot klantfacturering

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De Ostara -applicatie biedt een gecentraliseerd systeem voor factuurinvoer en -verwerking. Binnen het Ostara systeem worden twee factuurcategorieën ondersteund: resourcefacturen en klantfacturen. Resourcefacturen vallen onder Factuurbeheer. In het gedeelte Klantfactuur kan de gebruiker een klantfactuur aanmaken, een of meer werkorders aan die klantf

Reden voor contractwijziging

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat u wijzigingen in een contract hebt aangebracht en op OK hebt geklikt om de wijzigingen door te voeren, wordt dit venster geopend: Hier kan de gebruiker de reden voor de contractwijziging vastleggen. Reden voor wijziging: dit is een vooraf ingevulde lijst met een kort overzicht van de doorgevoerde wijziging. Aanvullende informatie is een vrij t

Uitstekende quote

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Openstaande offerte' toont alle offertes die nog niet zijn voltooid en die aan de gebruiker zijn gekoppeld. Elke taak heeft een vervaldatum die bepaalt of de taak te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden uitgevoerd (in oranje tekst) of dat het langer dan 15 minuten duurt voordat de taak moet worden uitgevoerd (in g

Aankoopartikelen verzonden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De leverancier moet de website laten weten wanneer zijn artikelen zijn verzonden. Dit kan via de knop 'Artikelen kopen die zijn verzonden'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Verzonden inkoopartikelen' om het pop-upvenster 'Verzonden inkoopartikelen' weer te geven. Dit werkt op dezelfde manier als de actie Bevestigen. Voer eventuele opmerk

Profielen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aan elke persoon die toegang tot het systeem nodig heeft, wordt een profiel toegewezen. Voor meer informatie over "Personen" kunt u de sectie " Personen " raadplegen. Met "Profielen" worden gebruikers gegroepeerd, wat betekent dat verschillende profielen verschillende rechten toegewezen krijgen. Dit betekent dus dat de rechten van de profielen worde

0,00 - 1,00 - Alle 0.x-toestanden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Activageschiedenis bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het bekijken van een asset worden de details ervan weergegeven. De gebruiker kan echter ook de geschiedenis bekijken van de taken waaraan de asset is gekoppeld. Klik op de pagina Assetdetails op het tabblad 'Geschiedenis' om de pagina 'Geschiedenis' voor de asset te openen. Op deze pagina krijgt de gebruiker een lijst te zien met de taken waaraa

Taak toewijzen - Telefonisch

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebruikers van de portal hebben mogelijk de mogelijkheid nodig om taken aan resources toe te wijzen. Dit kan op twee manieren: Toewijzen via e-mail of Toewijzen via telefoon. Hieronder wordt uitgelegd hoe u telefonisch kunt toewijzen: Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak toewijzen - Telefonisch' om het pop-upvenster 'Taak toewijzen - Te

Rapporten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het menu-item 'Rapporten' bevat een lijst met verschillende rapporten met informatie uit het Ostara systeem, variërend van gegevens over specifieke soorten taken, SLA-prestaties, facturen en meer. Welke rapporten beschikbaar zijn, is afhankelijk van de toegang die de gebruiker heeft gekregen. Het kan dus voorkomen dat sommige gebruikers rapporten he

5.20 - Taak voltooid - Wacht op aanvullende informatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Factuur indienen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het menu Facturen in de portal bevat alle functies voor het factureren van een werkorder . Om een factuur in te dienen, navigeert u naar Hoofdmenu > Facturen > Nieuw > Factuur . De pagina ' Factuur indienen ' wordt geopend. Deze pagina is ook toegankelijk door te klikken op ' Factuur ' in de tegel ' Snelle toegang - Facturen ' op het dashbo

Herwaardering aanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen is de autorisator het mogelijk niet eens met de waarde van de vaste kosten die zijn vastgesteld voor een reactieve werkorder, omdat deze mogelijk te duur is. In dat geval kan de autorisatiegever verzoeken om de vaste kosten te laten beoordelen en opnieuw te versturen. Dit kan via de knop 'Herwaardering aanvragen'. Selecteer op he

Aanvragen van extra ingenieurs accepteren/weigeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat een engineer een verzoek voor extra engineers heeft ingediend, heeft de klant de mogelijkheid om het verzoek te accepteren of te weigeren. Dit kan via de knop 'Extra engineers accepteren/weigeren'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Aanvraag extra technici accepteren/weigeren' om het pop-upvenster 'Aanvraag extra technici accepteren/

Nieuw gebouwevenement maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebouwgebeurtenissen worden gebruikt om gebruikers te attenderen op bepaalde details of gebeurtenissen op de site waarvoor ze werkorders aanmaken/bekijken. Om een gebouwgebeurtenis aan te maken, klikt u op de knop 'Nieuwe gebouwgebeurtenis aanmaken' en volgt u deze stappen: Nadat u op 'Nieuwe bouwgebeurtenis aanmaken' hebt geklikt, selecteert u eers

Gebruikersnaam/wachtwoordherinnering

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het is mogelijk dat een gebruiker zijn gebruikersnaam of wachtwoord vergeet, waardoor hij geen toegang meer heeft tot de applicatie. In dat geval kan hij een gebruikersnaamherinnering aanvragen die per e-mail naar de gebruiker wordt verzonden, of een nieuw wachtwoord instellen. Om dit te doen, hoeft u alleen maar op de betreffende knop 'Vergeten' na

Bekijk asbest in het gebouw

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Door een asbestregister per gebouw aan te maken, kunt u deze gegevens eenvoudig raadplegen. Het asbestregister wordt aan alle bronnen getoond als onderdeel van het startproces van de werkordervergunning, zodat u volledig inzicht hebt voordat de werkzaamheden beginnen. Zie de module Asbestregistratie voor meer informatie. Wanneer de gebruiker op 'Asb

Een asset-introductie maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tik op het scherm met de lijst met activa op de knop " ", centraal onderaan de applicatie. Hiermee wordt de pagina "Activa aanmaken" geopend: Standaard is de optie 'Gebouw selecteren' geselecteerd. Deze optie wordt gebruikt om een object helemaal opnieuw te maken. Als er echter een bestaand object met vergelijkbare gegevens bestaat, kunt u dit vinde

Onderdelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Onderdelen (of onderdeelartikelen) worden gebruikt in de inventaris. Door onderdeelartikelen te definiëren, kunnen deze beschikbaar worden gemaakt om voorraadartikelen te maken die kunnen worden geselecteerd bij voltooiing van de werkorder. Een nieuw inventarisartikel toevoegen Een inventarisartikel bekijken/bewerken

DEF

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

D TERMIJN DEFINITIE Datum laatste controle Dit is een datumveld voor een activum, waarin u de laatste keer kunt aangeven dat dit activum is gecontroleerd om te bevestigen dat alle geregistreerde details correct waren. Decimalen (RFI) Dit is een veld waarmee u kunt aangeven hoeveel decimalen er zijn toegestaan voor waardevragen in uw RFI Standaardsch

Introductie voor gebruikers van meerdere sites

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige gebruikers kunnen vacatures in verschillende gebouwen bekijken. Dit worden 'Multi-site-gebruikers' genoemd en bestaan meestal uit beheerders of gebruikers van het hoofdkantoor die eenvoudig toegang hebben tot informatie over vacatures in verschillende gebouwen. Het onderstaande scherm toont een voorbeeld van hoe een vacaturelijst eruitziet v

Werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Geef resource toestemming om werkorders in autorisatie weer te geven en te bekijken Werkorders     Kan werkorderdocumenten toevoegen of bewerken Werkorders Hiermee kan de gebruiker documenten toevoegen en bewerken die aan de geselecteerde werkorder zijn gekoppeld. Activeert de knop Docum

1.10 - In afwachting van toewijzing

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Batchregels bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan zijn dat u op een gegeven moment informatie over batchverwerking wilt bekijken of bewerken. U kunt dit eenvoudig doen door op de knop 'Lijst met batchregels' te klikken. U vindt dan de batchregel die u wilt bekijken/bewerken. Nadat u hierop hebt geklikt, verschijnt het scherm Batchregel zoeken. Hier kan de gebruiker de client specificeren wa

Asbest

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige locaties kunnen sporen van "asbest" bevatten en bevatten een "asbest" -registratie die mogelijk door een bron of een specifieke gebruiker moet worden bekeken. Dit kan worden gedaan door te navigeren naar Menu > Locaties > Asbest. Hiermee worden alle asbestregistraties weergegeven voor locaties waartoe de gebruiker toegang heeft, na sel

Redenen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Redenen beschrijven waarom een werkorder wordt aangemaakt. Daarom stelt deze module een gebruiker in staat om alle in het systeem opgeslagen redencodes toe te voegen of te bewerken. Redencodes zijn specifiek voor de klant. Eerst moet een set redenen worden geselecteerd. Dit doet u door op het menu 'Redenen' te klikken en een set te selecteren uit de

Rapporten bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Rapporten zijn een zeer nuttige manier voor klanten om hun gegevens te bekijken. Ze kunnen gegevens op zeer complexe en nauwkeurige manieren weergeven, die grotendeels aansluiten op de behoeften van de gebruikers. Elk rapport heeft een aantal filters die vóór de uitvoering kunnen worden ingesteld om dit te bereiken. Dit kan allemaal via het tabblad

Inleiding tabblad Taak maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De portal biedt de gebruiker de mogelijkheid om opdrachten aan te maken voor problemen die zich in of rond zijn of haar gebouw hebben voorgedaan, zonder dat hiervoor toegang tot de Ostara -applicatie nodig is. Dit omvat de mogelijkheid om zowel reactieve als offerteopdrachten aan te maken. Het aanmaakproces kan via een 'tabblad'-aanpak (zoals te zie

Onderdeeltypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is verplaatst naar een aparte module. Zie het onderdeel Onderdelen voor meer informatie.

Leverdata opgegeven

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een inkooporder door een leverancier is bevestigd, wil de gebruiker de leverdatum van het artikel of de artikelen weten. Als de leverancier een leverdatum heeft opgegeven, kan de gebruiker de inkooporder als volgt bijwerken: Klik op 'Agentacties' in het lintmenu en vervolgens op 'Gegeven leveringsdata'. Dit scherm wordt geopend: Als de gebruik

0,00 - Creatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Stroomschema van het ATAS-systeem Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bekijk de stroomdiagrammen voor het ATAS-systeem via onderstaande links: Sectie 1 - Inloggen Sectie 2 - ETA-bepaling Sectie 3 - Aanwezigheid Sectie 4 - Voltooiing

Een ETA verstrekken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Van resources kan worden gevraagd een schatting te geven van wanneer ze zullen arriveren om de toegewezen taak uit te voeren. Dit kan via de knop 'Geef verwachte aankomsttijd op'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'ETA opgeven' om het pop-upvenster 'ETA opgeven' weer te geven. Selecteer de datum en tijd van de ETA met behulp van de knop 'K

Taak aanmaken - Bronselectie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het proces 'Taak aanmaken' is het ook mogelijk om de resource te bepalen die de gebruiker de taak wil laten uitvoeren. Dit kan op het tabblad 'Resource'. Dit tabblad toont een lijst met resources in het systeem die de taak kunnen uitvoeren en waaruit de gebruiker kan kiezen. Een resource kan een overeengekomen SLA-tijd hebben omdat hij/zij i

WO-lijstpagina

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De pagina met de lijst met werkorders toont een lijst met maximaal 25 werkorders die zijn toegewezen aan het gebruikersprofiel dat is aangemeld op het apparaat. Om meer dan 25 werkorders weer te geven, scrolt u naar beneden en klikt u op de knop 'Tik om meer te laden...'. Hiermee worden nog eens 25 werkorders geladen, tot een maximum van 200 werkord

ATAS - Geautomatiseerd tijd- en aanwezigheidssysteem Introductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wat is ATAS ? ATAS (Automated Time and Attendance System) is een telefoniesysteem waarmee medewerkers zich kunnen in- en uitloggen voor opdrachten waaraan ze momenteel werken. Elke klant heeft een specifiek ATAS-telefoonnummer dat gekoppeld is aan hun gegevens. Dit betekent dat medewerkers werkorders kunnen bijwerken zonder contact op te nemen met e

Inleiding tot het stoppen van een baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources moeten hun taken via de portal kunnen stoppen. Afhankelijk van de locatie van de machine, kan dit met twee acties: 'Taak stoppen' en 'Taak stoppen - Beheerder'. Stop Job - Veldteam Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak stoppen' om het pop-upvenster Taak starten weer te geven. Wanneer u 'Taak stoppen' selecteert, wordt het tabbl

Een hulpbron toewijzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources of andere gebruikers moeten mogelijk een taak kunnen toewijzen aan een van hun vestigingen of aan een specifieke aannemer. Dit kan met de actie 'Resource toewijzen' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Resource toewijzen> om het pop-upvenster 'Resource toewijzen' weer te geven. In deze lijst worden de beschikbare bronnen

Tabblad Start

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als u terug wilt naar de startpagina of specifieke lijsten wilt raadplegen die alleen op de startpagina te vinden zijn, is er een snelle en eenvoudige manier om dit te doen. Door op het tabblad 'Start' te klikken, keert de gebruiker terug naar zijn startpagina (de pagina die verschijnt zodra hij inlogt). Deze pagina is beschikbaar vanaf elke pagina

Reactieve herhalingsbezoeken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een systeeminstelling bepaalt of er herhalingstarieven kunnen worden gebruikt. Als er geen tariefactie 'Reactieve herhaling' in de vervolgkeuzelijst staat, neem dan contact op met uw systeembeheerder om dit in te schakelen. Om de reactieve herhalingstarieven en beschikbaarheid van een resource te bewerken, selecteert u de resource in de resourcelijs

Een baan beginnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources moeten hun taken vanuit de portal kunnen starten, mits de locatie van de machine is ingesteld. Dit kan met de actie 'Taak starten' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie 'Taak starten' om het proces 'Taak starten' weer te geven. Wanneer u 'Start Taak' selecteert, wordt het eerste tabblad weergegeven, afhankelijk van wat er tegen he

Interne bronnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een interne resource te bekijken/bewerken, klikt u op 'Resourcelijst' en opent u een resource waarbij 'Intern' in de kolom Resourcetype staat door erop te dubbelklikken of door de resource te selecteren en op 'Volgende' te klikken. Dit is het tabblad 'Details interne resource'. Alle informatie over de resource wordt hier weergegeven, zoals de naa

Werkorders koppelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kunnen bepaalde werkorders aan andere werkorders gekoppeld worden en moeten ze mogelijk aan elkaar gekoppeld worden. Dit kan via de knop 'Werkorder koppelen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Werkorder koppelen'. Na het selecteren van de knop verschijnen er nog twee acties: Werkorder koppelen - Bestaande koppelen... e

Vragen over werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens de Bij het aanmaken van werkorders en het starten en stoppen van taken kunnen, afhankelijk van de configuratie die de systeembeheerder heeft ingesteld, een of meer vragen worden weergegeven. Op het tabblad 'Vragen' moet de gebruiker specifieke vragen beantwoorden die door de systeembeheerder zijn bepaald. Nadat u de contactgegevens hebt vers

0.11 - In afwachting van planning

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een werkorder autoriseren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Autoriseren' in het actiemenu tikt terwijl u zich op de pagina met autorisaties bevindt, wordt de pagina voor het autoriseren van een werkorder weergegeven. Om een referentie toe te voegen, tikt u op het tekstvak 'Referentie'. Dit is een vrij tekstvak, dus u kunt tekst, cijfers of een combinatie van beide invoeren als dat nodig

Offerteaanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Offerteaanvraag' toont alle offerteopdrachten die wachten op een offerteaanvraag van de gebruiker voordat ze kunnen worden uitgevoerd. Elke opdracht heeft een vervaldatum die aangeeft of de opdracht te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden uitgevoerd (in oranje tekst) of dat er meer dan 15 minuten resteren voordat

Locaties in kaart brengen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Locatietoewijzingen worden gebruikt tijdens het aanmaken van werkorders om locaties te specificeren waaraan gewerkt moet worden. Door de actie Locatietoewijzingen voor een gebouw te gebruiken, specificeert u deze details. Een nieuw gebouw heeft standaard geen locatietoewijzingen, dus deze moeten worden toegevoegd bij het aanmaken van een nieuw gebou

Bekijk instructies

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms willen gebruikers de instructies in de vragenlijst alleen maar bekijken. In dat geval kan dit via de actie 'Instructies bekijken' in een vragenlijstcategorie. Ga in een vragenlijst naar het tabblad 'Inhoud' en selecteer een categorie. Selecteer vervolgens in de vervolgkeuzelijst 'Acties' de actie 'Instructies bekijken'. Hiermee wordt het scherm

Verwijderen uit contracten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat de gebruiker een einddatum voor een contractbeheer heeft ingevoerd, kan hij ervoor kiezen om de data voor dit gebouw te verwijderen/in te korten in elk contract waarop deze van toepassing is. Dit kan op de volgende manier: Om de data van een contract te verwijderen/in te korten voor het gebouw waarvoor de gebruiker zojuist de einddatum van het

Bouwdocumenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebouwdocumenten is de plek waar u documenten naar het geselecteerde gebouw kunt uploaden. Dit kunnen zaken zijn zoals bouwcertificaten, risicobeoordelingen, plattegronden, afbeeldingen, enz. De documenten worden allemaal op één plek bij het gebouw bewaard en zijn toegankelijk wanneer nodig, zolang de gebruiker hiervoor toegang heeft. Zie de pagina

Inkoopfactuur indienen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het menu Facturen in de portal bevat alle functies voor het factureren van een werkorder . Om een inkoopfactuur in te dienen, navigeert u naar Hoofdmenu > Facturen > Nieuw > Inkoopfactuur . De pagina ' Inkoopfactuur indienen ' wordt geopend. Deze pagina is ook toegankelijk door te klikken op ' Inkoopfactuur ' in de tegel ' Snelle toegang -

abc

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

A TERMIJN DEFINITIE Rekeningcode Unieke alfanumerieke code gekoppeld aan de rekeningen Opbouw Dit zijn de verwachte kosten van een werkorder. Vóór aanwezigheid is de toerekening gebaseerd op de gemiddelde orderwaarde voor dit type werkorder. Na aanwezigheid is deze gebaseerd op de tarieven die zijn geregistreerd voor de resource. Adres Is het adres

Bekijk catalogi Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De pagina Catalogi weergeven toont alle catalogi die zijn aangemaakt voor de aangemelde leverancier. Om de details van een catalogus te bekijken, klikt u op een catalogus in de lijst. Hiermee worden alle artikelen in de catalogus weergegeven, samen met een aantal acties die u met de catalogus kunt uitvoeren. Standaard worden alle uitlopende artikele

Lijst met gebouwgebeurtenissen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om gebouwgebeurtenissen te bekijken, klikt u op de knop 'Lijst gebouwgebeurtenissen'. Vervolgens wordt een lijst weergegeven met alle gebouwgebeurtenissen voor alle klanten in het systeem. Elke gebeurtenis wordt weergegeven met een beschrijving, start- en einddatum, het type gebeurtenis, of deze actief is of niet, de betreffende werkordertypen en ap

Een factuur verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer de factuur niet langer nodig is, kunt u deze uit het systeem verwijderen. Om een factuur te verwijderen, moet deze in de status ' Niet goedgekeurd' of 'Afgekeurd' staan. Klik op de onderstaande knop <Verwijderen>. Let op: deze knop is alleen beschikbaar voor resources met de machtiging 'Kan factuur verwijderen'. Als u op de knop <Ve

Ostara Logo Menu

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het Ostara -logomenu bevat een aantal handige acties die de gebruiker kan uitvoeren. Om deze acties te openen, klikt u eenvoudig op het Ostara pictogram linksboven in de applicatie om de lijst met acties weer te geven. Zoals te zien is in de bovenstaande schermafbeelding, heeft de gebruiker 5 acties tot zijn beschikking: E-maillogboeken Logmap opene

Het instellen van de aanwezigheidstijd

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het opgeven van een starttijd is allereerst het PTW-nummer (Permit To Work) nodig. Dit is een uniek 6-cijferig nummer dat u onderaan het Permit To Work-boek vindt. De naam hiervan kan variëren afhankelijk van de aangesloten klant en kan indien nodig worden gewijzigd. Het systeem controleert de geldigheid van het ingevoerde vergunningsnummer. Als

Algemeen filter

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige gebruikers zijn mogelijk niet alleen multisitegebruikers, maar ook multiclientgebruikers. Dit betekent dat ze toegang hebben tot meerdere clients en de bijbehorende taken. Om multisite- en multiclientgebruikers te helpen de benodigde werkorders te vinden, is er in de portal een filter beschikbaar: het 'Algemeen filter'. Met het filter 'Algem

Catalogus uploaden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een leverancier kan de optie ' Catalogus uploaden' gebruiken om wijzigingen in zijn catalogus aan te brengen. Dit doet hij door de bestaande catalogus te downloaden, de gewenste wijzigingen in het bestand aan te brengen en het bestand vervolgens terug te uploaden naar Ostara met de actie ' Catalogus uploaden' . Selecteer op het scherm ' Catalogus be

Bekijk notitiegeschiedenis

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aan sommige werkorders is mogelijk veel informatie toegevoegd en sommige gebruikers moeten deze notities mogelijk doornemen voor specifieke informatie. Dit kan door de geschiedenis van notities die aan de werkorder zijn toegevoegd, te bekijken. Er zijn twee manieren om dit te doen: Actie 'Notitiesgeschiedenis weergeven' Selecteer op het scherm Taakd

Sectie 1 - Inloggen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Offerteaanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst met offerteaanvragen toont alle offertewerkorders die wachten op een offerteaanvraag door de gebruiker voordat ze verder kunnen worden verwerkt. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Offerteaanvragen. Elke werkorder toont een vervaldatum die aangeeft of de werkorder te laat is (in rode

Werkorders koppelen aan de Scheduler

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen verschijnen er verschillende werkorders in de scheduler. Deze werkorders staan bekend als "Potentiële Link Werkorders". "Potentiële gekoppelde werkorders" worden paars weergegeven in de planner. Door met de muis over een werkorder te bewegen, worden het type werkorder, de start- en einddatum en het type apparatuur/service van de

Niet-toegewezen banen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Niet toegewezen' toont alle reactieve taken die momenteel niet aan een resource zijn toegewezen. Elke taak heeft een vervaldatum die aangeeft of de taak te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden uitgevoerd (in oranje tekst) of dat het langer dan 15 minuten duurt voordat de taak moet worden uitgevoerd (in groene teks

Verplaats voorraad

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms moet voorraad verplaatst worden tussen verschillende voorraadlocaties. Dit kan via de knop 'Voorraad verplaatsen'. Na het selecteren van de knop "Voorraad verplaatsen" wordt het scherm "Voorraad verplaatsen" weergegeven. Van hieruit selecteert de gebruiker het gebouw en de locatie waar de voorraad vandaan moet worden gehaald in de betreffende v

Bekijk activadetails Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de details van een asset te bekijken, tikt u op de gewenste asset op de assetlijstpagina. De assetdetailpagina wordt geopend. De assetdetailpagina toont alle bekende informatie over de asset, zoals serienummer, locatie, type en conditie van de apparatuur. Het menu 'Acties' rechtsboven op de pagina biedt meer opties om de details van het object te

Het invullen van RFI's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aan sommige werkorders zijn RFI's gekoppeld die in bepaalde fasen van de levenscyclus van de werkorder moeten worden uitgevoerd. Deze kunnen optreden tijdens het aanmaken, starten en stoppen van de werkorder en nadat de werkorder is voltooid. Hieronder ziet u een voorbeeld van een RFI: Het enige dat u hoeft te doen, is de vragen te beantwoorden en,

Alleen offerte SRA

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Offertes worden doorgaans anders verwerkt in het systeem dan reactieve offertes. Daarom is het mogelijk om SRA's aan te maken die alleen van toepassing zijn op offertewerkorders. De volgende stappen beschrijven hoe u SRA's "Alleen offerte" aanmaakt: Klik op de knop 'Nieuwe SRA aanmaken' om het onderstaande scherm te openen. Voer hier de naam en besc

Verandering - Reden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de reden voor de taak onjuist is, kunt u deze wijzigen met de actie 'Wijzigen - Reden' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie ' Wijzigen' om de extra wijzigingsopties weer te geven. Klik op < Wijzigen - Reden> om de pop-up 'Wijzigen - Reden' weer te geven. Kies een reden uit de keuzelijst. Klik na het selecteren op <Opslaan>

In afwachting van offertes

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Offerte in behandeling ' toont alle offertewerkorders die wachten op actie, of het nu gaat om selectie of om verzending ter aanvraag. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Offerte in behandeling. Elke werkorder toont een vervaldatum die bepaalt of de werkorder te laat is (in rode tekst

Een voorbeeld van een vragenlijst bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De Audit-module bevat ook een zeer nuttige functie die toegankelijk is wanneer u de vragenlijst bekijkt. Dit is de functie 'Vragenlijst bekijken'. Hiermee kunt u vooraf bekijken hoe de vragenlijst eruitziet wanneer deze in het hele systeem wordt geopend. Alle categorieën die voor de vragenlijst zijn aangemaakt, worden weergegeven, samen met de vrage

Een voorraadlocatie toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Voorraadlocaties zijn de locaties in gebouwen die aan een inventarisartikel zijn gekoppeld. Elke voorraadlocatie hoort bij een specifiek gebouw, maar er kunnen meerdere voorraadlocaties aan één gebouw worden gekoppeld. Om een nieuwe voorraadlocatie toe te voegen, klikt u op de knop 'Nieuwe voorraadlocatie aanmaken'. De eerste stap is het selecteren

Certificaten toevoegen/bekijken/verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Selecteer 'Certificaten toevoegen/bekijken/verwijderen' via de knop Agentactie. Dit scherm verschijnt. Klik en dan gaat dit venster open. Vul alle relevante gegevens in. Selecteer een bestand door op de knop 'Selecteren' te klikken. Zodra het juiste bestand is gekozen, klikt u op de knop 'Uploaden'. U keert dan terug naar het vorige scherm. Vanaf hi

Client wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Ostara kan het account van een gebruiker zo configureren dat het gekoppeld wordt aan andere accounts waarvoor hij Ostara gebruikt. Gebruikers kunnen verschillende accounts hebben op basis van de omvang van hun werk, waarbij niet alles wat ze nodig hebben via één account toegankelijk is, of ze kunnen Ostara voor verschillende clients gebruiken. In pl

Voltooide werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst Voltooide taken toont alle voltooide werkorders . Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Voltooide taken. Elke werkorder toont een datum "Voltooid" met details over wanneer de werkorder is voltooid en een "Type werk", aangezien alle soorten werkorders in deze lijst kunnen worden weergege

Instellingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op 'Instellingen' in het menu tikt, ziet u in het hoofdmenu de volgende koppen: Offline actie ingeschakeld Starttabblad van de startpagina Gebruik de opties rechts van deze koppen om de instellingen te wijzigen. Offline acties ingeschakeld Deze optie heeft een aan- of uitknop om te bepalen of deze optie is ingeschakeld of niet. Als deze op

Documenten toevoegen/bewerken/bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen hebben gebruikers documenten/afbeeldingen die betrekking hebben op een taak en die ze aan een taak moeten toevoegen, zodat andere gebruikers er toegang toe hebben. Dit kan via de actie 'Documenten toevoegen/bewerken/bekijken' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Documenten toevoegen/bewerken/bekijken> om het sch

Taak stoppen > Beheer - Activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer de resource het werk heeft voltooid, moet dit worden geregistreerd in de werkorder. Dit kan op verschillende manieren; de eerste die hieronder wordt behandeld, is wanneer het hoofdkantoor van de engineer belt om te melden dat de engineer het werk heeft voltooid (op basis van activa). Het eerste wat u moet doen, is de betreffende werkorder vi

3.20 - Aanwezigheid gestart

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Reparatietypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hier worden de Fix-typen geconfigureerd. Het menu 'Fix-typen' toont een lijst met alle Fix-typen die specifiek beschikbaar zijn voor de klant. Deze worden gebruikt na voltooiing van een werkorder. Klik op 'Fix-typen' om de Fix-typen voor de klant te configureren. De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt gaat worden. Zie de pagina

Artikelen retourneren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de website onjuiste, beschadigde of te veel artikelen ontvangt, kunnen ze deze retourneren via de knop 'Aankoopbon'. Vink op het scherm 'Aankoopbonnen' het vakje 'Retourneren?' aan naast de artikelen die geretourneerd moeten worden. Klik op 'Bon opslaan'. Dit opent de sectie 'Retourneren'. Hier moet de gebruiker een retourautorisatienummer en ee

Uitstaande geplande (voorheen PPM)

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst met openstaande PPM's toont alle geplande werkorders die nog niet zijn voltooid en die aan de gebruiker zijn gekoppeld. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Openstaande PPM's. Elke werkorder toont een vervaldatum. Deze datum bepaalt of de werkorder te laat is (in rode tekst), of deze b

Desktopaudits

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Binnen de module Audits is er een sectie genaamd Desktop Audits. Desktop Audits worden gebruikt om klanten systematisch willekeurige subsets van gegevens te laten selecteren voor handmatige audits op de door anderen ingevoerde gegevensintegriteit. Er zijn drie soorten desktop audits mogelijk: Werkorder - dit wordt gebruikt om de werkorder zelf te co

Aangepaste gegevensspecificatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er zijn vijf gebieden binnen het systeem die elk vijftien door de gebruiker gedefinieerde velden bieden voor gebruik op managementbedrijf- of clientniveau. Dit zijn: Gebouw, Activa, Werkorder, Personen en Resource. De velden Gebouwen, Activa en Werkorder kunnen worden hernoemd op managementbedrijfsniveau of op een specifieker clientniveau. Omdat Res

Call Out-acties - Reactief, Offerte, PPM, Audit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alle Call Out-acties zijn toegankelijk via de knop 'Call Out Action' op de Helpdesk. De beschikbare acties wanneer een Call Out wordt uitgevoerd, zijn afhankelijk van de status van de werkorder. Elke Call Out-actie (na voltooiing) wordt weergegeven als een gebeurtenis in het venster 'Gebeurtenissen' aan de rechterkant van de helpdesk. Dit zorgt voor

0,15 - In afwachting van offerteselectie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Taaktypen toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik op de knop Acties naast de velden Werkordertypen, Subwerkordertypen en Apparatuur-/servicetypen. Dit menu wordt weergegeven: Alle acties die niet kunnen worden uitgevoerd, worden uitgeschakeld met een toelichting eronder Klik in het menu op Taaktype(n) toevoegen. Dit venster wordt geopend: Hier worden alle taaktypen voor de geselecteerde cliënt

Delegaties configureren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om delegaties voor een gebruiker te configureren, moet de gebruiker naar het tabblad Verlof van de gewenste persoon gaan. Klik hier op de knop 'Toevoegen' om een nieuwe verlofaanvraag toe te voegen. Nadat de gebruiker de categorie/het type aanvraag en de startdatum heeft geselecteerd, kan hij/zij via de vervolgkeuzelijst 'Delegeren aan' kiezen of hi

Inventaris Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Via het gedeelte Inventaris van de Onderdelenmodule kunt u voorraadlocaties aanmaken om voorraadartikelen op te slaan. U kunt voorraadartikelen ook bewerken en voorraad beheren. Een voorraadlocatie toevoegen Een voorraadlocatie bekijken/bewerken Een inventarisartikel bekijken/bewerken Inventarisdocumenten

4.22 - Taak onvolledig

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Autorisatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan autorisatieredenen toevoegen/bewerken Autorisatie Biedt de mogelijkheid om autorisatie- en weigeringsredenen toe te voegen en te bewerken in kerngegevens. Activeert de optie 'Autorisatieredenen' en 'Redenen voor weigering van autorisatie' in het dropdownmenu 'Redenen' in Kerngegevens

Kopieer naar klembordfunctionaliteit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een veelgebruikte functie in veel lijstweergaven in het systeem is de functionaliteit 'Kopiëren naar klembord'. Hiermee kan de gebruiker elke lijst-/rasterweergave kopiëren en in Excel plakken om het proces te vereenvoudigen en tijd te besparen bij het uitvoeren van rapporten. Volg de onderstaande stappen om deze functionaliteit te gebruiken: Ga naa

1.01 - In afwachting van toewijzing - Aanvullende informatie vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Reactieve prioriteiten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Reactieve werkorderprioriteiten worden door eindgebruikers gekozen bij het aanmaken van werkorders via elk platform. Dit is per machtiging geregeld, waardoor de mogelijkheid om de prioriteit te wijzigen kan worden beperkt tot bepaalde profielen. Daarnaast is het mogelijk om bepaalde prioriteiten te beperken tot bepaalde profielen om verder te bepale

Notities toevoegen aan een taakintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms is er aanvullende informatie beschikbaar die nuttig kan zijn voor de resource of andere gebruikers. Dit kan worden gedaan met de actie 'Notities toevoegen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Notities toevoegen - Openbaar' om het pop-upvenster Notities toevoegen weer te geven. Voer de gewenste notities in en klik op 'Opslaan' om ze aa

Citaten toevoegen of wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een offerteaanvraag wordt ingediend, heeft de gebruiker de mogelijkheid om offerteaanvragen voor deze offerteaanvraag toe te voegen en te wijzigen. Dit kan via de knop 'Offertes toevoegen of wijzigen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Offertes toevoegen of wijzigen' om de pagina Offertes toevoegen of wijzigen te openen. Dit scher

Activa-risico's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Voor elk actief kan een 'Risico' worden geregistreerd in de activarecord. Dit kan worden gebruikt om het risico van het actief te bepalen. Deze risico's kunnen worden gedefinieerd met de knop 'Activarisico'. Activarisico's worden ingesteld op het niveau van de beheermaatschappij en bepalen wat er wordt weergegeven in het veld 'Risico' bij het bekijk

Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aangepaste gegevensvelden zijn beschikbaar waarmee gebruikers aanvullende informatie over een asset kunnen invoeren die mogelijk niet in een van de vooraf gedefinieerde velden valt. Zie de pagina Aangepaste gegevens voor meer informatie over het configureren van aangepaste gegevens.

Inleiding tot asbestdossiers

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de asbestmodule Door een asbestregister voor uw landgoed in Ostara aan te maken, kunt u deze gegevens eenvoudig raadplegen. Het asbestregister wordt aan alle betrokkenen getoond als onderdeel van de vergunningsprocedure voor de start van de werkzaamheden, zodat ze volledig inzicht hebben voordat de werkzaamheden beginnen. Vereisten voor het opz

TOP-gegevens bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

ATAS-gegevens bewerken is een sectie waar de fonetische weergave van de gebouwnaam kan worden gewijzigd. Bij het openen van dit scherm ziet de gebruiker de gebouwnaam, het gebouw-ID en de huidige fonetische naam van het gebouw. In het tekstveld kan de gebruiker de uitspraak van het gebouw en de manier waarop het door het ATAS-systeem wordt uitgespro

Werkorders in afwachting van verificatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Werkorders die nog moeten worden geverifieerd, worden weergegeven in de tegel ' Aangepaste lijst '. Als u deze vragenlijsten moet invullen, worden ze hier weergegeven en kunt u alle werkorders die nog moeten worden geverifieerd, bekijken. Vereiste: Lijst met werkorders die in afwachting zijn van verificatie, werkorders die momenteel in afwachting zi

Inleiding tot het genereren van PPM-werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de gebruiker bij het aanmaken van een contract heeft aangegeven dat de PPM's op deze werkorder handmatig moeten worden gegenereerd, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd om deze werkorders aan te maken: Om PPM-werkorders te genereren, klikt u op de knop Acties bewerken. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'PPM-werkorders gene

Gebouwgebeurtenis zoeken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een bouwevenement te vinden, volgt u deze stappen: Klik bovenaan het scherm op de knop 'Gebouwgebeurtenis zoeken'. Hiermee worden alle ingestelde bouwgebeurtenissen weergegeven. Door te dubbelklikken op een gebeurtenis krijgt de gebruiker toegang tot alle reeds ingestelde gebeurtenisdetails. Dit kan ook gedaan worden door de regel te markeren en

Werkorder koppelen > Bestaande koppelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan zijn dat een reeks werkorders aan elkaar gekoppeld moet worden, zodat ze allemaal samen gevolgd kunnen worden. In dat geval kan de gebruiker een werkorder koppelen aan een bestaande werkorder. Dit wordt weergegeven op de pagina Gebeurtenissen op de helpdesk, samen met het werkordernummer waaraan de order nu gekoppeld is. Voor 'Bestaande werk

Inleiding tot de submenu's van activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Naast het bekijken en bewerken van activadetails, zijn er nog een aantal andere functies in de module Activa, zoals het toevoegen van documenten en aangepaste gegevens. Deze functies zijn te vinden in de lintmenugroep Acties in de module Activa. Let op: Om de wijzigingen toegankelijk te maken, selecteert u het item waarin u wijzigingen wilt aanbreng

Taak stoppen > Beheer - PPM met activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer de resource het werk aan een PPM met activa heeft voltooid, moet dit worden geregistreerd in een PPM-werkorder. Dit kan op de volgende manier: Het eerste wat u moet doen, is de betreffende werkorder vinden . Selecteer in het menu Agentacties de optie Taak stoppen > Beheer. De gebruiker wordt vervolgens gevraagd of de werkorder opnieuw moe

Een gebouw toevoegen aan een PPM-taak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een gebouw toe te voegen aan een bestaande PPM-taak, zoekt u het contract waaraan de PPM is gekoppeld. Dit kunt u het beste doen met behulp van de contractzoekfunctie: details hier. Zodra u het contract hebt gevonden, controleert u of het gebouw op het contract staat. Dit doet u door het tabblad Gebouwen te selecteren en te filteren om er zeker v

Scherm met contractenlijst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op OK klikt, wordt een lijst weergegeven met alle contracten die aan de ingevoerde zoekcriteria voldoen (als de lijst te lang is, moet de gebruiker mogelijk de zoekcriteria iets verder specificeren). Zodra de gebruiker het contract heeft gevonden om te bekijken/bewerken, kan hij het markeren en op de knop Volgende klikken, of dubbelklikken

Call-in-acties - Reactief, offerte, PPM, auditintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Acties voor oproepen zijn allemaal toegankelijk via de knop 'Actie voor oproepen' op de Helpdesk. De acties die beschikbaar zijn wanneer een oproep wordt ontvangen, zijn afhankelijk van de status van de werkorder. Elke actie voor oproepen (na voltooiing) wordt weergegeven als een gebeurtenis in het venster 'Gebeurtenissen' aan de rechterkant van de

Hoe voeg ik een PPM-taak toe aan een contract?

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een PPM-taak aan een contract toe te voegen, moet u eerst het contract zoeken waaraan u de PPM-taak wilt toevoegen. Zodra het contract is gevonden, selecteert u op het tabblad PPM de actie 'PPM-taak toevoegen' met behulp van de knop 'Acties bewerken' in de rechterbovenhoek van het scherm: Dit opent het dialoogvenster PPM-taak toevoegen. Vul hier

Factuur/Creditnota indienen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een factuur of creditnota voor een opdracht in te dienen, klikt u op het tabblad Facturen en selecteert u de optie 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen'. Wanneer u op de optie 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen' klikt, verschijnt het scherm 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen'. Voer het werkordernummer in en klik op de knop '

Een gebouwintroductie maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een gebouw te maken, volgt u deze stappen: Klik bovenaan het scherm op het tabblad Gebouw. De gebruiker krijgt dan de volgende menu-items te zien: Om een gebouw te maken, klikt u op de knop 'Nieuw gebouw maken'. De eerste stap is het selecteren van de klant waarvoor het gebouw moet worden gemaakt. Zie de pagina 'Klantselectie ' voor meer informat

Een gebouw uit een PPM-taak verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een gebouw uit een bestaande PPM-taak te verwijderen, zoekt u het contract waaraan de PPM is gekoppeld. Dit kunt u het beste doen met behulp van de contractzoekfunctie: details hier. Zodra het contract is gevonden, selecteert u het tabblad PPM en zoekt u naar de PPM-taak waaruit het gebouw moet worden verwijderd. Selecteer via 'Acties bewerken' i

Extra ingenieurs accepteren/weigeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat een engineer een verzoek voor extra engineers heeft ingediend, heeft de Client de mogelijkheid om het verzoek te accepteren of te weigeren. Dit kan via de optie 'Extra engineers accepteren/weigeren' in het menu 'Agentacties'. Klik op de Helpdesk-werkpagina op de knop 'Agentacties' en selecteer 'Extra engineers accepteren/weigeren' in het menu.

Agentacties - Inkoopintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Agentacties zijn allemaal toegankelijk via de knop 'Agentactie' op de helpdesk. De acties die voor de agent beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de status van uw werkorder. Zodra de werkorder is aangemaakt en de leverancier en leverdatum zijn ingesteld, zijn de volgende agentacties beschikbaar in de vervolgkeuzelijst. Elke agentactie (na voltooiin

Call Out-acties - Inkoopintroductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Alle Call Out-acties zijn toegankelijk via de knop 'Call Out Action' op de Helpdesk. De beschikbare acties wanneer een Call Out wordt uitgevoerd, zijn afhankelijk van de status van de werkorder. Elke Call Out-actie (na voltooiing) wordt weergegeven als een gebeurtenis in het venster 'Gebeurtenissen' aan de rechterkant van de helpdesk. Dit zorgt voor

Gekoppelde werkorder verwijderen - Inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een gebruiker kan een gekoppelde werkorder willen verwijderen. In dat geval kan dit op verschillende manieren: via de menuopties Agentacties, Inbellen en Uitbellen. Klik op de menuoptie 'Gekoppelde werkorder verwijderen'. Het scherm 'Gekoppelde werkorders' verschijnt: Klik op het selectievakje in de linkerkolom van een of alle werkorders die u wilt

Reparatie op afstand

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige werkorders kunnen worden opgelost zonder dat aanwezigheid op de locatie nodig is. Dit wordt een Remote Fix genoemd. De werkorder kan worden bijgewerkt via de volgende stappen: Voer de datum en tijd van voltooiing in door op de pijlen te klikken. Er worden dan een kalender en een klok weergegeven of door de relevante velden in te vullen. Zodr

Een taak toewijzen/aannemen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources die taken kunnen toewijzen, willen er mogelijk ook een aantal nemen. In plaats van twee knoppen voor elke actie, krijgen gebruikers die de rechten hebben om beide acties uit te voeren de knop 'Resource toewijzen/nemen' te zien. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Resource toewijzen/Opnemen' om het pop-upvenster 'Resource toewijzen

Uitstekende reactieve

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Openstaand' toont alle reactieve werkorders die nog niet zijn voltooid en die aan de gebruiker zijn gekoppeld. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Openstaand reactief. Elke werkorder toont een vervaldatum. Deze datum bepaalt of de werkorder te laat is (in rode tekst), of deze binnen

Activadocumenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Voor elk type asset is er de mogelijkheid om documenten te uploaden. Dit kunnen zaken zijn zoals gebruikershandleidingen, stuklijsten, certificaten, enz. De documenten worden allemaal op één plek bij de asset bewaard en zijn toegankelijk wanneer nodig, zolang de gebruiker hiervoor toegang heeft. Zie de pagina Documenten toevoegen/bewerken/bekijken v

Werkorder converteren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat er bij een werkorder meerdere prijzen voor het werk worden gevraagd, of dat het werk naar verwachting een voor reactief werk vastgestelde waarde zal overschrijden. In deze gevallen wordt de werkorder omgezet in een offerte. Dit doet u via de volgende stappen: Klik in het menu Agentacties op 'Werkorder omzetten naar offerte'. Kl

Vraag extra ingenieurs aan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat een technicus bij een opdracht aanwezig is en zich realiseert dat de opdracht niet op tijd kan worden voltooid of te moeilijk is voor één persoon (alleen bij reactieve werkorders). De gebruiker moet daarom een verzoek indienen voor extra technici. Dit kan via het menu 'Inbellen > Resource' en vervolgens 'Extra technici aanvr

Aankoopartikelen bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een gebruiker van de site een fout heeft gemaakt in zijn bestelling en de artikelen wil aanpassen, kan hij de bestelling bijwerken om ervoor te zorgen dat deze correct is. Dit kan via de knop 'Aankoopartikelen bewerken'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Inkoopartikelen bewerken' om het scherm Inkoopartikelen bewerken te openen. Dit s

Lijst met inkomende e-mails

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst met binnenkomende e-mails toont alle e-mails die via externe services in het systeem zijn binnengekomen. Dit kunnen door het systeem gegenereerde antwoorden zijn of antwoorden van de contactpersonen zelf. Bij het openen staat de lijst standaard ingesteld op de datum van vandaag en worden alleen de e-mails weergegeven die vandaag zijn verzon

Schatting instellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een alternatief voor het instellen van vaste kosten is het toestaan van ramingen. Waar vaste kosten vaste bedragen zijn die resources kunnen factureren na voltooiing van de werkzaamheden, zijn ramingen geschatte kosten die door de resource worden ingediend vóór aanwezigheid en na voltooiing. De facturering houdt alleen rekening met de daadwerkelijke

Stel de toerekening in op nul

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Op basis van de gemiddelde orderwaarden (AOV's) die aan een werkorder zijn gekoppeld, is het mogelijk om deze AOV's te overschrijven en de toerekening op nul te zetten. Deze regels zijn specifiek voor elke beheermaatschappij en moeten worden gecontroleerd met de financieel manager. Dit is een geautomatiseerd proces, dus gebruikers moeten dit zelf be

Hoe maak ik een nieuw contract aan?

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een nieuw contract aan te maken, moet u eerst een SRA aanmaken of de SRA zoeken waarop het contract gebaseerd moet zijn. Alle contracten moeten afkomstig zijn van een SRA. Om de SRA te vinden, gebruikt u de SRA-zoekfunctie door deze stappen te volgen. Zodra de SRA is aangemaakt/gelokaliseerd, selecteert u op het tabblad 'Resource' de resource waa

Inleiding tot aankoopbonnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een sitegebruiker de gewenste artikelen heeft ontvangen, moet hij of zij deze in het systeem registreren. Dit kan via de knop 'Aankoopartikelen registreren'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Ontvangstartikelen inkoop' om het scherm Ontvangstartikelen inkoop te openen. Vul de pakbon in het veld Pakbon in. Als alle artikelen zijn ont

Geen antwoord

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zie de pagina Geen antwoord voor informatie hierover

Herinneringstaak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de gebruiker een werkorder moet terugroepen, bijvoorbeeld als de fout niet is opgelost door het voltooide werk, of als de fout na korte tijd is teruggekeerd. Dit is mogelijk voor zowel reactieve als offertewerkorders. Om een werkorder terug te roepen, gebruikt u eerst de Agent-actie 'Taak terugroepen'. De gebruiker krijgt vervo

Mensen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan een wachtwoord reset beheren Mensen Biedt de gebruiker de actie 'Wachtwoord opnieuw instellen' vanuit een personenlijst Kan mensen bekijken Kan een wachtwoordset beheren Mensen Biedt de gebruiker de actie 'Wachtwoord instellen' vanuit een personenlijst en op een persoonsrecord Kan me

Taaktypen verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik op de knop Acties naast de velden Werkordertypen, Subwerkordertypen en Apparatuur-/servicetypen. Dit menu wordt weergegeven: Klik op Taak(ken) verwijderen in het menu. Dit venster wordt geopend: Hier worden alle taaktypen weergegeven die momenteel in de geselecteerde SRA staan. Selecteer alle taaktypen die u uit de SRA wilt verwijderen. Met beh

Uitstekende inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst Openstaande Inkoop toont alle nog niet voltooide inkoopwerkorders waartoe de huidige gebruiker toegang heeft. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Openstaande Inkoop. De gebruiker kan het aantal werkorders dat tegelijk op een pagina wordt weergegeven, naar eigen voorkeur aanpassen en d

Inleiding tot activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de activamodule Assetmanagement houdt zich bezig met het optimaliseren van de totale kosten gedurende de levensduur van activa en is een multifunctionele discipline. Het vereist inzicht in en beheersing van risico's in alle fasen van de levenscyclus van activa, en de ontwikkeling en implementatie van processen voor concept, ontwerp, installatie

Op zoek naar een SRA-introductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een gebruiker een bestaande SRA wil bekijken of bewerken, moet hij deze eerst opzoeken. Dit kan door de volgende stappen te volgen: SRA-zoekscherm SRA-lijstscherm

Activa bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Activa bewerken' in het menu Acties tikt terwijl u zich op het scherm 'Activadetails' bevindt, wordt de pagina 'Activa bewerken' weergegeven: Om de wijzigingen op deze pagina te verzenden, tikt u eenvoudig op de knop 'Verzenden' in de rechterbovenhoek van de app. Om wijzigingen te annuleren, tikt u op de knop 'Terug' in de link

Documenten toevoegen/bewerken/bekijken - Agentacties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kan het nodig zijn om documenten te uploaden of zelfs bestaande documenten te bewerken. Dit kan door te klikken op 'Documenten toevoegen/bewerken/bekijken' in het lintmenu 'Acties'. Zie de pagina 'Documenten toevoegen/bewerken/bekijken ' voor meer informatie over het toevoegen, bewerken of bekijken van documenten.

Betrokken werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het scherm 'Betrokken werkorders' verschijnt zodra er een actie op het contract wordt uitgevoerd die van invloed is op bestaande werkorders. Deze acties omvatten het verwijderen van een gebouw, het wijzigen van de datum van een gebouw op het contract of zelfs het annuleren van het contract zelf. Nadat een actie is uitgevoerd die van invloed is op ee

Herinner je een baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de gebruiker de resource om een bepaalde reden nodig heeft om terug te keren naar een taak. Dit kan zijn als het voltooide werk de fout niet heeft opgelost, of als de fout na korte tijd is teruggekeerd. Dit kan worden gedaan met de actie 'Taak terugroepen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop < Taak terugroepen> o

Snel zoeken Contractnummer

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de Gebruiker alle Werkorders wil zoeken die voor een bepaald Contract zijn opgesteld, kan dit op de volgende manier worden gedaan: Voer het contractnummer in en klik op “OK” De lijst met werkorders verschijnt dan met de record(s) die voldoen aan de opgegeven criteria. De lijst met werkorders verschijnt zonder records als er geen records voldoen

Lijst met werkorders die gemarkeerd zijn voor audit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat werkorders zijn gemarkeerd voor audit, kan de gebruiker al deze werkorders bekijken via de auditmodule met de knop 'Werkorders gemarkeerd voor audit weergeven'. De werkorders worden vervolgens in een lijst weergegeven, samen met de datum waarop ze zijn voltooid en het/de bijbehorende audittype(s).

Taak maken - Activa beschikbaar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het proces 'Taak aanmaken' is het mogelijk dat de fout/het probleem waarvoor de taak wordt aangemaakt, verband houdt met een specifiek bedrijfsmiddel. Als dat het geval is, volgt u deze stappen om ervoor te zorgen dat het bedrijfsmiddel wordt geselecteerd tijdens het aanmaken van de taak: Klik op het tabblad 'Taak aanmaken' om de eerste stap

Mensen Documenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen kunnen gebruikers documenten hebben die specifiek betrekking hebben op personen binnen het systeem. Deze documenten kunnen worden toegevoegd met de knop Documenten toevoegen/bewerken/bekijken wanneer u een persoon selecteert in de personenlijst. Zie de pagina Documenten toevoegen/bewerken/bekijken voor meer informatie over het up

Tarieven en beschikbaarheid bewerken - Service Level Achievement

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de tarieven en beschikbaarheid van een resource te bewerken, selecteert u de resource in de resourcelijst en klikt u op de knop 'Tarieven en beschikbaarheid'. Het eerste scherm dat verschijnt, is het scherm Tarieven en Beschikbaarheid Cliëntgroepen. Selecteer hier de Cliënttariefgroep voor de gewenste cliënt en dubbelklik om de tarieven te openen

Tabblad Gebouwen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Via het tabblad Gebouwen kunnen gebruikers Quick Response (QR)-codes en aanwezigheidscodes voor specifieke gebouwen aanmaken. Deze codes worden gebruikt door mobiele gebruikers, die de code scannen om in te loggen bij het gebouw en zo werkzaamheden op de betreffende locatie te kunnen starten. Het tabblad Gebouwen is afhankelijk van machtigingen. Om

Taakintroductie toewijzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra alle details voor het maken van de werkorder zijn ingevoerd en de resource en het schema zijn ingesteld, kan de werkorder aan de resource worden toegewezen. De resource kan de werkorder dan accepteren en verwerken. U kunt een werkorder toewijzen via de volgende stappen: Voer de naam van de persoon bij de resource in door te klikken op de vervo

Een factuur verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer de factuur niet langer nodig is, kunt u deze uit het systeem verwijderen. Om een factuur te verwijderen, moet deze in de status 'Niet goedgekeurd' of 'Afgekeurd' staan. Klik op de onderstaande knop 'Verwijderen'. Let op: deze knop is alleen beschikbaar voor resources met de machtiging 'Kan factuur verwijderen'. Als u op de knop 'Verwijderen'

Aankoopartikelen verzonden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De leverancier moet de website laten weten wanneer zijn artikelen zijn verzonden. Dit kan via de knop 'Artikelen kopen die zijn verzonden'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Verzonden inkoopartikelen' om het pop-upvenster 'Verzonden inkoopartikelen' weer te geven. Dit werkt op dezelfde manier als de actie Bevestigen. Voer eventuele opmerk

SRA-lijstscherm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op OK klikt, wordt een lijst weergegeven met alle SRA's die aan de ingevoerde zoekcriteria voldoen (als de lijst te lang is, moet de gebruiker mogelijk de zoekcriteria verder definiëren). Zodra de gebruiker de SRA heeft gevonden om te bekijken/bewerken, kan hij deze markeren en op de knop Volgende klikken, of dubbelklikken om naar de detai

Oplossing - Stel 'Fail' in op 'Pass'

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een PPM-werkorder een 'Fail'-certificaat heeft gekregen en de uitgevoerde herstelwerkzaamheden de 'Fail' nu als 'Pass' aanmerken, kan dit worden gedaan nadat de herstelwerkorder is gestopt. Dit kan via een pop-up tijdens het 'Stop Job'-proces of via de Agent Action 'Remedial - Set Fail to Pass'. Na het voltooien van een herstelopdracht die aan P

Bekijk documenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Door op de knop 'Documenten bekijken' in het actiemenu te tikken terwijl u zich op de detailpagina met autorisaties bevindt, wordt de documentenpagina geopend. Deze bevat een lijst met alle documenten die op deze werkorder van toepassing zijn. Bovenaan de lijst bevindt zich de knop Gerelateerde documenten weergeven/verbergen. Als u hierop tikt, word

MNO

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

M TERMIJN DEFINITIE Beheerde datum Datum waarop de diensten in een gebouw beginnen. Deze moet worden ingevuld om een gebouw te laten zien in het proces voor het aanmaken van een werkorder. Beheer Klant De personen of het bedrijf voor wie een dienst wordt verleend Beheermaatschappij Het primaire bedrijf dat verantwoordelijk is voor het aangaan van Re

Mensen en profielen Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De toegang tot het systeem wordt beheerd via het gedeelte 'Mensen en profielen' in Core Data. Wanneer u op de knop 'Mensen en profielen' klikt, verschijnen de volgende onderdelen: Mensen creëren Mensen bekijken/bewerken Profielen Beschikbaarheidsrechten voor personen

JKL

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

J TERMIJN DEFINITIE Functietitel Dit is het veld voor een contactpersoon voor een gebouw of bron waarin u de functietitel invoert K TERMIJN DEFINITIE Bekend als Naam Een gebouw kan een officiële naam hebben, maar onder een andere naam bekendstaan. In dit veld kunt u de 'Bekend als naam' invoeren. Dit veld wordt weergegeven in alle zoekschermen voor

Gefaseerde betalingen bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als er aan een werkorder een hoge vaste kostenpost is toegevoegd, kan het nodig zijn om de betaling in meerdere fasen te splitsen, zodat deze niet in één keer wordt gefactureerd en alleen op bepaalde datums kan worden gefactureerd. Dit doet u met de actie 'Gefaseerde betalingen bewerken' en door de onderstaande stappen te volgen: Door op de actie te

Snel zoeken Factuur

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als het factuurnummer van de klant al bekend is, kan de gebruiker in plaats van te zoeken met de optie 'Klantfacturen bekijken', de optie 'Snel zoeken naar factuur' gebruiken. Klik op de knop 'Snel zoeken naar factuur' en voer het factuurnummer in. Klik vervolgens op 'OK' om de zoekopdracht uit te voeren. Omdat dit op basis van een gedeeltelijke zoe

Weiger baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een taak aan een gebruiker is toegewezen, kan de gebruiker de taak weigeren. Dit kan met de actie 'Taak weigeren'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Taak weigeren' om het pop-upvenster Taak weigeren weer te geven. Voer eventuele opmerkingen over de weigering in en klik op 'Opslaan' om de taak te weigeren. U kunt ook op 'Annuleren' kli

Wijzigen - Type apparatuur/service

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In gevallen waarin het type apparatuur/service op de taak onjuist is, moet de actie ' Wijzigen - Type apparatuur/service' worden gebruikt om dit te wijzigen. Selecteer in het scherm 'Taakdetails' de knop ' Wijzigen' om de extra wijzigingsopties weer te geven. Klik op ' Wijzigen - Apparatuur/Servicetype' om het scherm ' Wijzigen - Apparatuur/Servicet

Prioriteer contacten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms zijn bepaalde contactpersonen wellicht geschikter om te contacteren dan andere, dus is enige prioritering nodig. De knop 'Contactpersonen prioriteren' kan dit probleem oplossen. Wanneer u op de knop 'Contacten prioriteren' klikt, wordt het scherm 'Contacten prioriteren' weergegeven. Dit scherm toont alle contactpersonen voor de geselecteerde re

Aanvragen van extra ingenieurs

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een technicus kan bij een klus aankomen en er dan achter komen dat de klus niet op tijd kan worden geklaard of te moeilijk is voor één persoon. In dat geval moet hij of zij een verzoek indienen voor extra technici. Dit kan via de actie 'Extra technici aanvragen' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Extra engineers aanvragen> om het

Item toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een leverancier één artikel wil toevoegen, kan hij dit aan een specifieke catalogus toevoegen in plaats van een geheel nieuwe catalogus aan te maken. Dit kan via de knop 'Artikel toevoegen'. Selecteer op het scherm Catalogus bekijken de knop 'Item toevoegen' om het pop-upvenster 'Items toevoegen' weer te geven. Hier kan de gebruiker de artikelge

Inleiding Financiën

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de module Financiën Onderhoudsbeheer is niet mogelijk zonder accurate financiële gegevens ter ondersteuning van het besluitvormingsproces. De financiële module biedt volledige inzichtelijkheid in de gegevens en rapportage. De functionaliteit voor financieel beheer omvat: Automatische toerekeningssystemen voor reactieve en PPM-werkzaamheden (geb

Inloggen op Ostara

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het openen van de Ostara -applicatie verschijnt als eerste het inlogscherm. Dit is een zeer eenvoudig scherm waarop gebruikers hun inloggegevens invoeren om toegang te krijgen tot de applicatie. Als de huidige gebruiker al eerder is ingelogd bij Ostara (d.w.z. het wachtwoord is al ingesteld), volgt u deze stappen: Voer bij het openen van de appl

In afwachting van acties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In de lijst 'In afwachting van acties' worden alle taken weergegeven die meer informatie of invoer van de gebruiker nodig hebben voordat ze kunnen worden voltooid. In dit overzicht kan de gebruiker de datum van voltooiing zien: hierin staat de datum vermeld waarop de werkorder de status Voltooid (5.xx) heeft bereikt. Ook is er een kolom 'Dagen sinds

Onderdelen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan onderdeeltypen toevoegen Onderdelen Mogelijkheid om nieuwe onderdeeltypen per klant toe te voegen en de knop Onderdeeltypen op het tabblad Kerngegevens in te schakelen Kan kerngegevens bewerken, kan kerngegevens creëren Kan onderdelen toevoegen Onderdelen Kan onderdeeltypen bewerken

Een taak stoppen met activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de taak die wordt gestopt een of meer activa bevat, wordt het tabblad Activa weergegeven in plaats van het tabblad Locatie. Nadat u de informatie over het herbezoek hebt verstrekt, wordt/worden de activa weergegeven. Deze pagina toont alle activa die momenteel in behandeling zijn. Voor elk weergegeven activum moet de status ervan worden geselect

Nieuwe klantfactuur aanmaken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het aanmaken van een klantfactuur is een eenvoudig proces. U doet dit door te klikken op de knop 'Nieuwe klantfactuur aanmaken'. De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt zal worden. Zie de pagina Clientselectie voor meer informatie over hoe u dit kunt doen. Als de gebruiker slechts toegang heeft tot één client, wordt die client st

Nieuwe factuur maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het maken van facturen, creditnota's, proforma's en dergelijke gebeurt allemaal via hetzelfde proces. Klik op de knop 'Nieuwe factuur aanmaken'. De eerste stap is het selecteren van een klant via het scherm 'Klanten selecteren'. Zie de pagina 'Klanten selecteren' voor meer informatie over het selecteren van klanten . Vervolgens wordt dit scherm geop

Werkorderdetails wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wijzigingen in een werkorder kunnen worden aangebracht via Agentacties - "Beller wijzigen": Klik op een van de velden die u wilt bewerken en klik op 'OK' als u klaar bent. Als u op 'Annuleren' klikt, sluit u de werkorder af zonder wijzigingen aan te brengen. Wijzigingen in een werkorder kunnen ook worden aangebracht via Agentacties - "Reden voor wij

Een gebouw toevoegen aan een contract

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hoe voeg ik een gebouw toe aan een contract? Als een gebouw niet aan een PPM-taak kan worden toegevoegd, is de kans groot dat het niet op het tabblad Gebouw van het contract staat. Wanneer een nieuw contract wordt aangemaakt, worden alle gebouwen in de bijbehorende SRA automatisch toegevoegd aan het tabblad Gebouwen van het nieuwe contract. Mochten

Verdere/geen verdere informatie vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms heeft een taak in "Autorisatie" meer informatie nodig of is informatie die eerder vereist was, nu niet meer nodig. Deze acties kunnen worden uitgevoerd met de knoppen "Meer informatie vereist" en "Geen meer informatie vereist". Verdere informatie vereist Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Verdere informatie vereist' om het pop-upvenst

Voltooide taken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Voltooide taken' toont alle taken die zijn voltooid. Elke taak toont een 'Voltooiingsdatum' met details over wanneer de taak is voltooid en een 'Type' om het type taak aan te geven, aangezien alle typen taken in deze lijst kunnen worden weergegeven. De gebruiker kan het aantal taken dat tegelijk op één pagina wordt weergegeven, naar eigen

Wijzig start- en stoptijden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de Gebruiker de Start- en Stoptijden die eerder voor een Werkorder zijn ingesteld, moet wijzigen. Dit kan via de volgende stappen: Zoek de werkorder met behulp van de knop Snel zoeken . Selecteer in het menu 'Agentacties' de optie 'Start- en stoptijden wijzigen'. Het volgende scherm verschijnt: Let op: Als er meer dan één aanwe

Niet toegewezen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Niet toegewezen' toont alle werkorders die momenteel niet aan een contractant zijn toegewezen. Om deze lijst te bekijken, gaat u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Niet toegewezen. Elke werkorder  Geeft een vervaldatum weer die bepaalt of het werk te laat is (in rode tekst), of het binnen 15 minuten moet worden inge

Catalogus uploaden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat de leverancier de wijzigingen in het bestand heeft aangebracht en de aanpassingen in het systeem wil toepassen, moet hij de catalogus kunnen uploaden. Dit kan via de knop 'Catalogus uploaden'. Selecteer op het scherm Catalogus bekijken de knop 'Catalogus uploaden' om de pagina Catalogus uploaden weer te geven. Hier kan de gebruiker naar het be

Uitstekende inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Openstaande inkoop' toont alle inkoopopdrachten die nog niet zijn voltooid en die aan de gebruiker zijn gekoppeld. De gebruiker kan het aantal opdrachten dat tegelijk op één pagina wordt weergegeven, naar eigen voorkeur aanpassen en de lijst filteren of exporteren naar Excel. Als de oorspronkelijke lijst te groot is, moet de gebruiker de l

Planning van werk over vestigingen/niveau 2 heen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om werkorders voor verschillende vestigingen/niveau 2 te plannen met behulp van de Planner, volgt u deze stappen: Open de Planner door de juiste Hoofdkantoor/Tier 1-resource te selecteren in de resourcelijst en op 'Planner' te klikken. Het scherm 'Werkorderplanning' wordt weergegeven. Onderaan het scherm vindt u de secties Werkordertypen, Ongeplande

Verzenden - Aankopen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra alle aanmaakgegevens voor de werkorder zijn ingevoerd, de leverancier en de leverdatum zijn ingesteld, kan de werkorder naar de leverancier worden verzonden ter bevestiging en verzending . U kunt een werkorder indienen via de volgende stappen: Klik in het menu Agentactie op de optie Verzenden. Selecteer de leverdatum door te klikken op de drop

1.13 - In afwachting van acceptatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tabblad PPM's - PPM-bouwperioden wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit kan alleen op taakniveau als er al PPM's zijn gegenereerd. Zie PPM-periodes wijzigen . Vanaf hier is het echter mogelijk om individuele factuurwaarden voor gebouwen te wijzigen en notities of instructies toe te voegen (toegevoegde instructies zijn zichtbaar op de portal). Als er gebouwen zijn toegevoegd waarvoor geen PPM's zijn gegenereerd, kunn

Niet-toegewezen taken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Niet toegewezen' toont alle reactieve taken die momenteel niet aan een resource zijn toegewezen. Elke taak heeft een vervaldatum die aangeeft of de taak te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden uitgevoerd (in oranje tekst) of dat het langer dan 15 minuten duurt voordat de taak moet worden uitgevoerd (in groene teks

Werkorderinformatie - Reactief, Offerte, PPM en Audit Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is het tweede gedeelte. Het gedeelte Werkorderinformatie toont de belangrijkste details waaruit deze werkorder bestaat. Dit scherm is verdeeld in verschillende blokken, die elk informatie bevatten over verschillende aspecten van de werkorder, van financiën en locaties tot gekoppelde werkorderdetails. De hoofdpagina van de Helpdesk Werkpagina too

Inleiding van de delegatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wat is het? Voortbouwend op de reeds succesvolle imitatiefunctie, stelt delegeren gebruikers in staat hun jaarlijkse verlof in het systeem te registreren en een collega te selecteren aan wie ze hun verantwoordelijkheden/gebouwen delegeren tijdens hun afwezigheid. In plaats van alleen toegang te geven tot werkorders (zoals het geval is met de imitati

Een vragenlijstinleiding maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Vragenlijsten worden gebruikt om audits/vragenlijsten te maken, configureren en uit te voeren. Een vragenlijst maakt het mogelijk om op verschillende punten in de workflow een reeks vragen toe te voegen en antwoorden op die vragen te verkrijgen, die worden vastgelegd in de werkorder. Deze vragen kunnen worden beoordeeld en gewogen en de resultaten v

Vaste kosten instellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een werkorder een specifieke, reeds overeengekomen waarde heeft, is het mogelijk om deze kosten toe te passen op de werkorder om ervoor te zorgen dat de juiste waarde wordt weergegeven. Dit doet u met de actie 'Vaste kosten instellen', waarbij u de onderstaande stappen volgt: Als u op de actie klikt, wordt het scherm Vaste kosten instellen weerg

0,09 - Geannuleerd

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bron kan geen werk accepteren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het toewijzen van een werkorder aan een resource kan de gebruiker worden geïnformeerd dat de resource het werk niet kan uitvoeren. Om dit vast te leggen, gebruikt u de actie 'Resource kan werk niet accepteren' en volgt u deze stappen: Vul alle relevante gegevens in, inclusief de naam van de beller en eventuele opgegeven referentienummers. In som

Lijst met niet-goedgekeurde facturen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om te zoeken naar een niet-goedgekeurde factuur , navigeert u naar Menu > Facturen > Zoeken > Niet-goedgekeurd om de lijst ' Niet-goedgekeurde facturen ' te retourneren. Hier worden alle niet-goedgekeurde facturen weergegeven die om een of meer redenen niet zijn gevalideerd. Elke factuur bevat een factuurnummer, status, factuurdatum, opdrac

Inleiding SRA-acties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Deze zijn bedoeld om een gebruiker te begeleiden bij het maken/bewerken van een SRA. Maak SRA Wijzig SRA-gegevens Klanten toevoegen Klanten verwijderen Klanten bekijken Taaktypen toevoegen Taaktypen verwijderen Taaktype wijzigen SLR's Kopieer taaktype SLR's Gebouwen toevoegen Gebouwen verwijderen Wijziging van SLR-gebouw Bron(nen) toevoegen Bron ver

Een onderdeeltype toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In deze sectie kunt u onderdeeltypen configureren. Hier kunnen gebruikers bepalen welke onderdeeltypen in het systeem worden gebruikt en wat elk onderdeel is. Klik in de module 'Onderdelen' op de knop 'Nieuw onderdeeltype maken'. Het volgende scherm met details over het onderdeeltype wordt geopend. De volgende stap is het toevoegen van de naam van h

Tabblad Reactieve SLA's - Kopieer SLA's van taaktypen naar taaktypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat de gebruiker een SLA aan een taaktype in het contract heeft toegevoegd, kan hij deze nu naar andere taaktypen kopiëren. Dit kan op de volgende manier: Deze kunnen worden ingesteld op het niveau van het type werkorder of het niveau van het type subwerkorder en taak. Markeer de taakregel die u wilt kopiëren. Klik op de knop 'Acties'. Dit menu wo

Extra factuurregels toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen moeten aannemers extra regels toevoegen aan het filter, omdat er verschillende btw-tarieven gelden voor onderdelen, arbeid etc. Deze extra regels kunnen worden toegevoegd met de knop ' Extra factuurregel toevoegen... '. Wanneer de gebruiker hierop klikt, wordt een venster getoond waarin de details van de extra regel kunnen worden

Extra factuurregels toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen moet de resource mogelijk extra regels aan de factuur toevoegen, omdat er verschillende BTW-tarieven gelden voor onderdelen, arbeid etc. Deze extra regels kunnen worden toegevoegd met de knop 'Extra factuurregel toevoegen...'. Door hierop te klikken, krijgt de gebruiker een venster te zien waarin de details van de extra regel kun

Categorie-instructies

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen instructies worden toegevoegd aan RFI-categorieën om details te geven over de inhoud van de vragenlijst. Dit kan onder andere aangeven wat de gebruiker moet invullen en wat het doel van de vragen is. Om instructies aan een vragenlijstcategorie toe te voegen, volgt u de volgende stappen. Instructies worden aan een categorie toegevoegd met b

Wijziging - Projectbudget

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen gevallen zijn waarin de opdracht onder Kapitaal in plaats van Omzet moet worden gefactureerd. Om dit te doen, moet de gebruiker de code van het projectbudget op de opdracht wijzigen. Dit kan via de knop 'Wijzigen - Projectbudget'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Wijzigen' om de extra wijzigingsopties weer te geven. Klik op 'Wi

Privénotities toevoegen aan een taak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms moeten gebruikers gevoelige of vertrouwelijke informatie aan taken toevoegen, zodat slechts een select aantal mensen deze kan bekijken. Dit kan met de actie 'Notities toevoegen - Privé' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Notities toevoegen - Privé> om het pop-upvenster Notities toevoegen weer te geven. Voer de gewenste notit

Inleiding tot de werkorderprocesstroom

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nu de werkorder is aangemaakt, kan de gebruiker de processtroom voortzetten met behulp van de lintmenuknoppen 'Inbellen', 'Uitbellen' en 'Agentacties'. De acties 'Inbellen' en 'Uitbellen' moeten worden gebruikt bij correspondentie met de client en resource. Agentacties moeten worden gebruikt voor updates die niet in realtime worden ontvangen. Oproep

Aangepaste gegevens bouwen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aangepaste gegevensvelden zijn beschikbaar waarmee gebruikers aanvullende informatie over een gebouw kunnen invoeren die mogelijk niet in een van de vooraf gedefinieerde velden valt. Zie de pagina Aangepaste gegevens voor meer informatie over het configureren van aangepaste gegevens.

Accepteer baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit kan alleen worden gebruikt wanneer een resource niet vooraf is gedefinieerd als 'Automatisch accepteren' voor werkorders. 'Taak accepteren' mag alleen worden gebruikt wanneer een directe bevestiging van de resource is ontvangen dat deze de werkorder heeft geaccepteerd die per fax of e-mail is ingediend, voor het geval de portal niet is gebruikt.

Tabblad PPM's - PPM-taakstructuur wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit kan via het tabblad PPM's. Dit tabblad toont de gebruiker alle PPM's en de gebouwen waarop ze van toepassing zijn. Wijzigingen die hier worden aangebracht, zijn alleen van invloed op de periode die de gebruiker bewerkt; eerder gegenereerde toekomstige periodes worden niet beïnvloed. Dit kan via het tabblad PPM's. Dit tabblad toont de gebruiker a

Inleiding tot contracten en SRA's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de module Contracten en SRA's Dit is het gebied waar u een SRA en een contract kunt opzetten met behulp van resources die al in het systeem zijn ingesteld. Zo ziet de module Contracten eruit: Zie de afzonderlijke pagina's Contracten en SRA's verderop voor meer informatie. SRA's - Reikwijdte en toewijzing van middelen Contracten

Start taak > Beheerder

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De tweede manier waarop dit kan worden gedaan, is door het hoofdkantoor van de technicus te bellen om te melden dat de technicus ter plaatse is. Ten eerste door de betreffende werkorder te vinden . Nadat de gebruiker op 'Start Taak > Beheer' heeft geklikt, krijgt hij een asbestregister te zien. Hierin worden alle asbestgevallen in het gebouw verm

Een hulpbron toewijzen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Resources of andere gebruikers moeten mogelijk een taak kunnen toewijzen aan een van hun vestigingen of aan een specifieke aannemer. Dit kan via de knop 'Resource toewijzen'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Resource toewijzen' om het pop-upvenster 'Resource toewijzen' weer te geven. In deze lijst worden de beschikbare bronnen op drie ma

Een asset-introductie bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan zijn dat u op een gegeven moment informatie over activa wilt bekijken of bewerken. U kunt dit eenvoudig doen door op de knop 'Activa zoeken' te klikken. Zodra u erop klikt, verschijnt het scherm 'Activa zoeken'. Hier worden de details van de zoekopdracht gespecificeerd om ervoor te zorgen dat de juiste activa worden gevonden. De enige verpli

5.11 & 5.12 - Taak voltooid - In factuurproces/Geen factuur verwacht

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebouwen toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als u gebouwen wilt toevoegen aan taaktypen, klikt u op de knop Acties naast de velden Werkordertypen, Subwerkordertypen en Apparatuur-/servicetypen. Dit menu wordt weergegeven: Klik op 'Gebouw(en) toevoegen aan taaktype(n)'. Dit venster wordt geopend: Vanaf hier kunt u verschillende handelingen uitvoeren, zoals Bulk selecteren, Alles selecteren, Al

Taaktype wijzigen SLR's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra de apparatuur-/servicetypen zijn vastgelegd, wordt het hoofdscherm 'SRA - In afwachting van aanmaak' weergegeven en zijn de apparatuur-/servicetypen zichtbaar. De serviceniveauvereisten voor elk van de taakregels kunnen nu worden ingesteld. Als de SRA is ingesteld voor 'Alleen PPM-doeleinden', kunnen de SLR's niet worden ingesteld, omdat dit n

Werkorders plannen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de Planner kunnen resources werk plannen voor zichzelf of voor hun vestigingen/Tier 2-resources, zowel voor vandaag als voor een later tijdstip. Volg deze stappen om werkorders te plannen: Open de Planner door de resource (alleen Tier 1 of hoofdkantoor) in de resourcelijst te selecteren en op 'Planner' te klikken. Het scherm 'Werkorderplanning'

Tabblad Inkooporder maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Inkooporders worden aangemaakt zodat gebruikers alle benodigde artikelen en de locatie waar ze zich bevinden, kunnen verkrijgen. Om een inkooporder aan te maken, klikt u op het tabblad 'Taak aanmaken', vervolgens op de knop 'Inkooporder aanmaken' en volgt u deze stappen: Door op de knop 'Inkooporder aanmaken' te klikken, wordt het scherm 'Inkooporde

Bulk PPM-gebouwupload

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met deze actie kan de gebruiker meerdere gebouwen tegelijk toevoegen, factuurwaarden bijwerken en de begin- en einddatum van bezoeken op PPM's wijzigen met behulp van een spreadsheet. Deze actie kan ook worden gebruikt voor verlopen contracten, maar ALLEEN de factuurwaarden van gebouwen kunnen op deze manier worden gewijzigd. Als u op Acties bewerke

Een inventarisartikel bekijken/bewerken Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een onderdeel is aangemaakt met het gebruik 'Voorraad', wordt er een voorraadartikel aangemaakt. Voorraadartikelen zijn gekoppeld aan een specifiek onderdeel en kunnen bestaan uit één of meer voorraadlocaties. Elk voorraadartikel bevat ook de hoeveelheid onderdelen op voorraad en de gemiddelde aanschafprijs van het onderdeel. Voorraadartikelen

Tabblad PPM's - Gebouw(en) verwijderen uit een PPM-taak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om gebouwen uit een PPM-taakregel te verwijderen, moet de gebruiker de PPM-taak selecteren waaruit hij het gebouw wil verwijderen en vervolgens op de knop 'Acties bewerken' klikken. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Gebouw(en) verwijderen'. Dit venster wordt geopend: Vanaf hier kunnen gebruikers verschillende handelingen uitvoeren, z

ETA aanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een werkorder door een resource is geaccepteerd, wil de gebruiker de verwachte aankomsttijd op de locatie weten. Om een verwachte aankomsttijd op te vragen, volgt u deze stappen: Vanuit Call Out – Resource in het lintmenu: Voer de naam in van de persoon die bij de resource is gecontacteerd door te klikken op de vervolgkeuzepijl in het veld 'Ge

Bevestig specificatie/stuur offerteaanvragen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In sommige gevallen heeft de gebruiker die de offerte maakt mogelijk geen rechten om offerteaanvragen naar de resources te versturen, omdat dit door anderen kan worden afgehandeld. Voor deze gebruikers is er de actie 'Specificatie bevestigen/Offerteaanvragen verzenden'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Specificaties bevestigen/Offerteaan

STU

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

S TERMIJN DEFINITIE Planner De tool die wordt gebruikt om te bevestigen wanneer een reactieve of geoffreerde werkorder moet worden uitgevoerd. Het toont de beschikbaarheid van het gebouw en de aannemer en eventuele beperkingen op specifieke data. Serienummer (activum) De unieke alfanumerieke waarde van de fabrikant die aan een specifieke apparatuur

In afwachting van verificatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'In afwachting van verificatie' toont alle taken die momenteel wachten op een reeks verificatievragen. Elke taak heeft een vervaldatum die aangeeft of de taak te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden voltooid (in oranje tekst) of dat het langer dan 15 minuten duurt voordat de taak moet worden voltooid (in groene tek

Cataloguslijst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Door op de knop Cataloguslijst te klikken, wordt een lijst met alle catalogi in het systeem weergegeven. Elke catalogus heeft een naam, de leverancier waarvoor deze bestemd is, wanneer deze is aangemaakt en wie deze heeft aangemaakt. Dubbelklikken op een catalogus of een catalogus selecteren en op "Volgende" klikken, opent de catalogus en toont de a

Werkorderacties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan een baan accepteren Werkorderacties Mogelijkheid om de momenteel geselecteerde taak te accepteren. Activeert de optie 'Taak accepteren' in de vervolgkeuzemenu's Agent, Inbellen en Uitbellen. Kan werkorderfilters weergeven, kan oproepen maken en ontvangen, kan direct werkorderlijsten

Inleiding tot contractuele acties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Deze zijn bedoeld om een gebruiker te begeleiden bij het maken/bewerken van een contract. Tabblad Gebouwen - Gebouwen toevoegen Tabblad Gebouwen - Bouwdata wijzigen Tabblad Gebouwen - Gebouw verplaatsen Tabblad Gebouwen - Gebouwen verwijderen Contractperiodes - Contractperiode toevoegen Contractperiodes - Contract opzeggen Contractperiodes - Contrac

Tabblad Onderdelen - Onderdelen toevoegen aan een contract

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als het contract alleen PPM betreft, is het tabblad Onderdelen uitgeschakeld en niet selecteerbaar in het contract. Als het contract echter niet alleen PPM betreft, kan dit op de volgende manier worden gedaan: Klik op het tabblad Onderdelen. Alle onderdelen die al aan het contract zijn toegevoegd, zijn hier zichtbaar. Klik op de knop Acties > Ond

Activageschiedenis bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Bij het bekijken van een activum worden de details ervan weergegeven. De gebruiker kan echter ook de geschiedenis bekijken van de werkorders waaraan het activum is gekoppeld. Klik op de pagina met activumdetails op het tabblad <Geschiedenis> om de pagina met de geschiedenis van het activum weer te geven. Op deze pagina krijgt de gebruiker een

De werkorderlijst exporteren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms wil de gebruiker alle werkorders in de werkorderlijst in één lijst bekijken zonder van pagina te wisselen. In dat geval kan de gebruiker de functie 'Exporteren' gebruiken. Met "Exporteren" kan de gebruiker de volledige werkorderlijst exporteren naar een CSV-bestand. De optie "Exporteren" is te vinden in alle werkorderlijsten. Om deze optie te g

Zoekvenster

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als het taaknummer al bekend is, kan de gebruiker het zoeken naar de taak in de juiste lijst overslaan en er direct naar zoeken. Dit doet hij in het zoekvenster. Klik op het tabblad Taken en selecteer Zoeken om het venster te openen. Er zijn twee manieren om in dit scherm te zoeken: op taaknummer of via de optie Geavanceerd. Om een specifieke taak t

Taak annuleren - Inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de gebruiker een werkorder moet annuleren. Dit kan via de optie 'Taak annuleren'. Deze optie is alleen beschikbaar totdat de werkorderitems zijn verzonden. Daarna kan de gebruiker de werkorder niet meer annuleren. Klik op het menu 'Agentacties' en selecteer 'Taak annuleren'. Het venster 'Taak annuleren' wordt geopend. Voer even

Werkorder koppelen > Nieuwe werkorder maken - Inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een gebruiker kan een werkorder koppelen aan een geheel nieuwe werkorder. Er zijn vier opties beschikbaar: koppelen aan een 'Reactieve' werkorder, een 'Offerte' werkorder, een 'Audit' werkorder en een 'Inkoop' werkorder. Om deze taak uit te voeren, selecteert u deze in de lijst 'Agentacties' en kiest u het type nieuwe werkorder dat u wilt koppelen.

Gekoppelde werkorder verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een gebruiker kan een gekoppelde werkorder willen verwijderen. In dat geval kan dit op verschillende manieren: via de menuopties Agentacties, Inbellen en Uitbellen. Klik op de menuoptie 'Gekoppelde werkorder verwijderen'. Het scherm 'Gekoppelde werkorders' verschijnt: Klik op het selectievakje in de linkerkolom van een of alle werkorders die u wilt

Citaten selecteren en deselecteren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Selecteer citaat Nadat een resource een offerteaanvraag heeft ingediend, moet de klant de juiste offerte voor de klus selecteren met de knop 'Offerte selecteren'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Offerte selecteren' om de pagina Offerte selecteren te openen. Op dit scherm worden alle offerteaanvragen weergegeven, van de laagste prijs lin

Asbest Tab

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Sommige gebouwen kunnen sporen van asbest bevatten en bevatten een asbestregistratie die mogelijk door een resource of een specifieke gebruiker moet worden bekeken. Dit kan via het tabblad 'Asbest'. Dit tabblad toont alle asbestregistraties voor de gebouwen waartoe de gebruiker toegang heeft, na selectie. Elke registratie toont de locatie van het as

Tabblad PPM's - PPM-activa toevoegen - Gespecificeerd

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een PPM-taakperiode te wijzigen/toe te voegen, moet de gebruiker de PPM-taak markeren die hij/zij wil wijzigen/toevoegen en vervolgens op de knop 'Acties bewerken' klikken. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Taakdetails wijzigen'. Dit scherm opent dan: Selecteer Gespecificeerd activum uit de vervolgkeuzelijst Koppelingstype en klik

Financiële perioden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen meerdere financiële perioden worden ingevoerd om het budgetteren en de uitgaven beter te kunnen volgen. Financiële perioden moeten worden ingesteld voordat er budgetten of AOV's kunnen worden aangemaakt. Om een financiële periode aan te maken, klikt u op de knop 'Financiële perioden'. Dit is het scherm 'Financiële Perioden'. Hier worden al

Inleiding tot activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de activamodule Assetmanagement houdt zich bezig met het optimaliseren van de totale kosten gedurende de levensduur van activa en is een multifunctionele discipline. Het vereist inzicht in en beheersing van risico's in alle fasen van de levenscyclus van activa, en de ontwikkeling en implementatie van processen voor concept, ontwerp, installatie

Beschikbaarheid van mensen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Contacten van een resource zijn mogelijk alleen beschikbaar op bepaalde tijden en dagen. Het kan nodig zijn dit in het systeem te registreren. Dit kan door naar het Persoonsdossier te gaan, het tabblad Verlof te selecteren en op de knop 'Beschikbaarheid' te klikken. Wanneer u op de knop "Beschikbaarheid" klikt, wordt het scherm "Beschikbaarheid van

Alleen intern SRA

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Binnen het systeem zijn er twee soorten resources: interne en externe. In veel gevallen zijn interne resources het eerste aanspreekpunt vóór externe resources voor de uitvoering van werkzaamheden. Het is daarom mogelijk om SRA's aan te maken die alleen van toepassing zijn op interne resources. De volgende stappen beschrijven hoe u SRA's alleen voor

Een asbestregistratie bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kan het nodig zijn om een bestaand asbestdossier te zoeken en te bekijken. Dit kan door op de knop 'Asbest bekijken' te klikken. Volg deze stappen om een asbestdossier te bekijken: De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt gaat worden. Zie de pagina Clientselectie voor meer informatie over hoe u dit kunt doen. Er wordt een lij

Uitsluitingen van prestatiemetriek

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de prestatiedashboardrapporten kunnen klanten gegevens analyseren, zoals First Fix-percentages en de respons op serviceniveauprestaties. Er kunnen zich situaties voordoen waarin specifieke werkorders moeten worden weggelaten uit de berekeningen van het prestatiedashboard. Als gevolg hiervan worden werkordernummers toegevoegd aan de lijst met uit

Tabblad Details - Toewijzings- en/of acceptatie-instellingen wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Via het tabblad Details kan de gebruiker opdracht- en/of acceptatietypen wijzigen/toevoegen voor alle geplaatste werkorders. Dit scherm is verdeeld in drie secties (Reactief, Offerte en PPM) en wordt gebruikt om het vereiste automatiseringsniveau voor de toewijzing en acceptatie van werkorders te bepalen. Als u op het tabblad Details klikt, verschij

Kapitaalbegrotingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Kapitaalbudgetten worden gebruikt om de uitgaven van kapitaalwerkorders te monitoren. Dit gebeurt door kapitaalcodes aan te maken die vervolgens op werkorders kunnen worden toegepast om de uitgaven te monitoren. Volg deze stappen om een kapitaalbudget in te stellen: Klik op de knop 'Kapitaalbegrotingen' en selecteer een klant. Zie de pagina 'Klantse

Inleiding tot factuurbeheer

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De Ostara -applicatie biedt een gecentraliseerd systeem voor factuurinvoer en -verwerking. Factuuracties zijn allemaal toegankelijk via twee tools: de sectie 'Financiën' op de Helpdesk-werkpagina en de lintmenuknoppen (Factuuracties) in de module Financiën. De beschikbare acties zijn afhankelijk van de status van de huidige werkorder of factuur. Elk

Vereisen van herstelwerkzaamheden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De lijst 'Vereiste herstelwerkzaamheden' toont alle PPM's met een mislukt certificaat waarvoor nu herstelwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Elke taak heeft een vervaldatum die aangeeft of de taak te laat is (in rode tekst), of deze binnen 15 minuten moet worden uitgevoerd (in oranje tekst) of dat het langer dan 15 minuten duurt voordat de taak

Werkorder gefactureerd aan klant – Bevestigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Raadpleeg de gebruikershandleiding Financiën - Financieel management

Weigeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het weigeren van een werkorder betekent dat de autorisatiegever de werkorder niet wil accepteren, wat betekent dat het werk niet zal plaatsvinden. Om een werkorder te weigeren, klikt u op de knop 'Weigeren'. Zodra u op de knop 'Weigeren' klikt, verschijnt er een waarschuwingsbericht, afhankelijk van het type werkorder. Voor offertes: Weet u zeker da

Inleiding tot het weergeven/bewerken van activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het is mogelijk dat u op een gegeven moment informatie over activa moet bekijken of bewerken. Dit kunt u ook via het tabblad 'Activa' doen: Door op het tabblad 'Assets' te klikken, wordt de pagina 'Assets' geopend, samen met de pop-up 'Assets zoeken'. De gebruiker kan deze ook bereiken door op de knop 'Assets weergeven...' te klikken. Het pop-upvens

Inleiding tot autorisatietaken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De portal biedt autorisatoren ook de mogelijkheid om taken te bekijken en te autoriseren/weigeren. Het bekijken en autoriseren van taken op de portal als autorisator is een iets ander proces en vereist het gebruik van het tabblad 'Taken' (dit wordt uitgebreider uitgelegd op de pagina 'Taken '). Om een taak te bekijken die autorisatie vereist, klikt

Kopieer taaktype SLR's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat de gebruiker een SLR aan een taaktype op de SRA heeft toegevoegd, kan hij deze kopiëren naar andere taaktypen. Dit kan op de volgende manier: Markeer de taakregel die gekopieerd moet worden. Klik op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie Taaktype kopiëren SLR naar Taaktype(n). Dit venster wordt geopend: Vink alle taak

Aangepaste gegevens van mensen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Aangepaste gegevensvelden zijn beschikbaar waarmee gebruikers aanvullende informatie kunnen invoeren voor een persoonsrecord die mogelijk niet in een van de vooraf gedefinieerde velden valt. Aangepaste gegevens kunnen worden ingevoerd met de knop Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken. Zie de pagina Aangepaste gegevens voor meer informatie

Werkordertypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Op dit scherm kunt u de werkordertypen configureren. Met 'Werkordertypen' kunt u bepalen welk type werkorder (WO) moet worden aangemaakt. Klik op de knop 'Werkordertypen' om de werkordertypen te bekijken die momenteel in het systeem aanwezig zijn. Let op: Werkorder- en subwerkordertypen moeten bestaan voordat u gerelateerde apparatuur- en servicetyp

Pre-kwalificatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Indien prekwalificatie voor het systeem is ingeschakeld, is beheer van prekwalificatie vereist. Dit kan door op de knop 'Prekwalificatie' te klikken. Door op de knop 'Pre-kwalificatie' te klikken, wordt het scherm 'Resource PQQ-uitsluitingen' weergegeven. Hier wordt een lijst weergegeven met alle huidige resources met PQQ-records. U kunt er nieuwe a

Een werkorder stopzetten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Medewerkers moeten hun werkorders vanuit het portaal kunnen stoppen. Afhankelijk van of de machinelocatie is ingesteld, kan dit met twee acties: ' Taak stoppen' en ' Taak stoppen - Beheerder' . Stop Job Selecteer op het scherm 'Werkorderdetails' de actie ' Taak stoppen' om het scherm 'Taak stoppen' weer te geven. Na het selecteren van ' Taak stoppen

Tabblad Reactieve SLA's - Reactieve taaktypen toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit kan via het tabblad Reactieve SLA's. Dit scherm toont alle taaktypen en SLA's die in de SRA voor het contract zijn ingevoerd. Als er taaktypen aan de SRA zijn toegevoegd of als er taaktypen uit een contract zijn verwijderd en nu moeten worden toegevoegd, kunt u dit doen door op de knop 'Acties' te klikken. Klik op de knop 'Acties'. Dit menu word

Groeperingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Groeperingen zijn de manier waarop gebruikers gebouwen kunnen groeperen, bijvoorbeeld per geografische divisie/regio/gebied of per manager/eigenaar. Deze zijn volledig onafhankelijk van elkaar te gebruiken door elke klant. Ze worden toegevoegd bij het aanmaken van een gebouw en worden over het algemeen gebruikt voor rapportagedoeleinden en filtering

Inventarisdocumenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebruikers kunnen documentatie hebben die betrekking heeft op specifieke inventarisartikelen en deze willen uploaden tegen specifieke inventarisartikelen. Dit kan door het inventarisartikel te selecteren en op de knop Documenten toevoegen/bewerken/bekijken te klikken. Zie de pagina Documenten toevoegen/bewerken/bekijken voor meer informatie over het

Contacttypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Voor elk contact in het systeem, of het nu een gebouwcontact of een resourcecontact is, is een 'Contacttype' vereist. Via het scherm 'Contacttypen' kan de gebruiker deze typen configureren voor het geselecteerde gebied. Om de 'Contacttypen' te bekijken, klikt u op de knop 'Contacttypen'. Dit is de knop "Contacttypen": De eerste stap is het selectere

Feedback geven

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een werkorder door de resource is gestart, is er de mogelijkheid om feedback te geven over hoe goed dit werk is uitgevoerd en ook over het algemene gedrag van de resource. Feedback wordt gegeven via de portal of de agentactie 'Feedback' > 'Positief' of 'Feedback' > 'Negatief': Klik in het menu Agentacties op 'Feedback > Positief/Negat

Systeem

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan openbare opslagdocumenten koppelen Systeem Mogelijkheid om openbare opslagdocumenten die over delen van het systeem worden gedeeld, in of uit te schakelen Kan wachtwoord wijzigen Systeem Biedt de mogelijkheid om het wachtwoord van de gebruiker te wijzigen en activeert de knop Wachtwo

Privénotities toevoegen aan een taak

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms moeten gebruikers gevoelige of vertrouwelijke informatie aan taken toevoegen, zodat slechts een select aantal mensen deze kan bekijken. Dit kan met de actie 'Notities toevoegen - Privé'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Notities toevoegen - Privé' om het pop-upvenster Notities toevoegen weer te geven. Voer de gewenste notities in en

Bulk zoeken naar werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de Gebruiker wil zoeken naar een groep specifieke opgestelde Werkorders, kan dit op de volgende manier worden gedaan: Klik op de knop 'Bulk zoeken naar werkorders'. Dit venster wordt geopend: Plak een lijst met werkordernummers waarnaar u wilt zoeken en klik op OK. Let op: U kunt handmatig getallen typen met behulp van de toetsen "ctrl" en "ente

Inleiding tot het bijwerken van citaten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om Ostara bij te werken met offertegegevens, volgt u deze stappen: Klik op de module Werkorder. Zoek naar de werkorder die u wilt bijwerken. Zie de pagina Werkorderlijst selecteren voor meer informatie. Er wordt een lijst met werkorders weergegeven die voldoen aan de criteria die u tijdens het zoeken hebt opgegeven. Om een werkorder te bekijken, dub

De specificatie definiëren en het schema voor aanwezigheid instellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In dit gedeelte van een geoffreerde werkorder kunt u de volledige specificatie van de geoffreerde werkorder definiëren. Ook kunt u hier de planning instellen voor wanneer de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Om de specificatie van deze werkorder te definiëren, typt u eenvoudig een nauwkeurige beschrijving in het veld 'Specificatie'. Dit is de

Tarieven en beschikbaarheid - Openingstijden Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De tarieven en beschikbaarheid kunnen alleen worden ingesteld vanuit de lijstweergave. Hiermee worden conflicten vermeden die kunnen ontstaan als werkordertypen in de resource tegelijkertijd worden gewijzigd als tarieven en beschikbaarheid worden gewijzigd. Om resourcetarieven en beschikbaarheid in te stellen, selecteert u de resource in de resource

Helpdesk Werkpagina Factuuracties Introductie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Deze acties worden weergegeven op de Helpdeskwerkpagina in de module Werkorders. Facturen toevoegen/bewerken Factuur verwijderen Bevestig WO gefactureerd aan klant - Helpdesk Reset Bevestig WO Gefactureerd aan Klant Opbouw op nul zetten - Helpdesk

Stop Job > Introductie van het veldteam

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De tweede manier waarop dit gedaan kan worden, is als de monteur rechtstreeks vanaf de locatie belt. Het eerste wat u moet doen, is de betreffende werkorder vinden . Selecteer in het menu Agentacties de optie Taak stoppen > Veldteam Na het scherm 'Herhaling vereist' wordt de startdatum van de opdracht weergegeven. Het veld 'Startdatum opdracht' w

De gewenste offerte kiezen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra alle offertegegevens zijn ingevoerd, kan de gebruiker selecteren met welke offerte hij verder wil gaan. Volg hiervoor de volgende stappen: Om een gewenste quote te selecteren, markeert u de Quote-regel en klikt u vervolgens op de knop Selecteren. De gebruiker wordt vervolgens gevraagd te bevestigen dat hij zeker weet dat dit de te selecteren o

Leverdata opgegeven

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een gebruiker de leverdata voor een inkooporder al kent, kan hij de order bijwerken met deze data. Dit kan via de knop 'Leverdata opgegeven'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Aangegeven leverdata' om het pop-upvenster 'Aangegeven leverdata' weer te geven. Voer eventuele bezorgdata in voor een of alle artikelen. Het invoeren van bezor

Maak CIS

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is een specifieke actie om het werk dat aan de werkorder is gekoppeld, te identificeren als geregistreerd in het kader van de bouwsector. Deze actie kan alleen worden gebruikt als de resource al is geregistreerd als CIS-geregistreerd. Als u niet zeker bent van de vereisten en regels met betrekking tot CIS-werk, neem dan contact op met de financi

Reset Bevestig WO Gefactureerd aan Klant

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een werkorder onjuist aan de klant is gefactureerd, is er een optie om de bevestiging te resetten. Om de vlag 'Werkorder gefactureerd aan klant' op een werkorder te resetten, gaat u naar de actie 'Werkorder gefactureerd aan klant' in het menu 'Agentacties' en kiest u 'Resetten'. Ga in de betreffende werkorder naar de vervolgkeuzelijst 'Agentacti

Factuur valideren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een factuur in het systeem is ingevoerd, moet deze twee stappen doorlopen voordat deze ter betaling kan worden ingediend. Deze stappen zijn goedkeuring en validatie. Facturen kunnen worden gevalideerd zodra ze zijn goedgekeurd. Om een factuur te valideren, voert u de volgende stappen uit: Zoek de factuur met behulp van de functie Factuur zoeke

Inleiding tot financiële acties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Werkorder gefactureerd aan klant – Bevestigen Werkorder gefactureerd aan klant – Reset Factuur – Toevoegen/Bewerken Factuur – Verwijderen

Inleiding tot het bekijken/bewerken van mensen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat een gebruiker alle personen op een bepaalde locatie of voor een bepaalde bron wil bekijken. Deze en vele andere zoekopdrachten kunnen worden uitgevoerd met de knop 'Personenlijst'. Met deze functie is het mogelijk om binnen het systeem naar personen te zoeken op basis van criteria zoals klant, profiel, categorie en gebouw. Klik

Factuur zoeken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er zijn een aantal manieren waarop facturen kunnen worden bekeken in het lintmenu Financiën. Met de knop "Facturen bekijken" krijgt u een eenvoudig lijstoverzicht van alle facturen (geautoriseerd, niet-goedgekeurd, gevalideerd en ingediende betalingen). U kunt de facturen filteren en sorteren om specifieke sets factuurtypen weer te geven. De knop 'S

Een werkorder bekijken Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een werkorder te bekijken, voert u de volgende stappen uit: Klik op het menu Werkorders. De gebruiker krijgt vervolgens de volgende submenu-items te zien: Er zijn verschillende manieren om een werkorder in het systeem te vinden. Snelle zoekwerkorder Werkorderlijst Snel zoeken Contractnummer Bulk zoeken naar werkorders

Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het bekijken van de Asset kunnen gebruikers gegevens toevoegen die betrekking hebben op de Asset om details te verstrekken die niet in andere delen van de Asset Detail passen. Dit kan met behulp van de functie 'Aangepaste gegevens' , die toegankelijk is via de knop 'Aangepaste gegevens toevoegen/bewerken/bekijken' . Wanneer u op deze knop kl

Toewijzen aan werkorder

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om niet-toegewezen facturen tot betaling te verwerken, moeten ze worden toegewezen aan geldige werkorders zodra de werkordernummers bekend zijn. Dit kan via de knop 'Toewijzen aan werkorder' en door het volgende te doen: Markeer in de Factuurlijst een niet-toegewezen factuur waaraan u de werkorder wilt toewijzen. Klik op de knop "Toewijzen aan werko

Werkorderdocumenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Met de optie ' Documenten toevoegen/bewerken/bekijken ' in het lintmenu kan de gebruiker een document aan deze werkorder toevoegen. Als er al een document is toegevoegd, kan de gebruiker dit met deze optie ook bekijken of bewerken.

Notities toevoegen - Privé

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In dit gedeelte van een werkorder kan de gebruiker alle informatie toevoegen die als privé en vertrouwelijk kan worden beschouwd en die verband houdt met de vereisten van de werkorder. Dit kan via de actie Notities toevoegen > Privé. Privénotities zijn notities die alleen zichtbaar zijn voor specifieke gebruikers (die dit via hun profiel kunnen d

Inleiding tot taakdetailacties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Op de pagina Taakdetails kunnen gebruikers specifieke acties uitvoeren. Welke acties mogelijk zijn, hangt af van bepaalde factoren: de status van de taak, het type taak en de rechten die de gebruiker heeft voor zijn/haar profiel. Als een actie grijs is, kan deze op dit moment niet worden uitgevoerd. Beweeg de muis over deze grijze acties voor een ui

Batch-vrijgave

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat een gebruiker een of meer werkorders moet vrijgeven in afwachting van batchverwerking, ongeacht of de drempelwaarden voor de batchregels zijn bereikt. Dit kan worden gedaan door eerst een van de werkorders te vinden die gebundeld moeten worden en vervolgens de Agent-actie 'Batchvrijgave' te gebruiken. De gebruiker krijgt dan he

ETA verstrekt

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra een werkorder door een resource is geaccepteerd, wil de gebruiker de verwachte aankomsttijd op de locatie weten. Als de resource een verwachte aankomsttijd heeft verstrekt, kan de gebruiker de werkorder als volgt bijwerken: Klik op 'Agentacties' in het lintmenu en vervolgens op 'ETA verstrekt'. Dit scherm 'ETA verstrekt' verschijnt. Als de geb

Facturen toevoegen/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer het werk voor een werkorder is voltooid, moet de factuur aan de werkorder worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat het werk wordt betaald. Sommige werkorders bevatten mogelijk al facturen, maar deze kunnen onjuiste gegevens bevatten. Beide acties kunnen worden uitgevoerd door naar het gedeelte 'Factuur' van de werkorder te gaan. Om een nieu

Stop klus > Werk niet voltooid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de werkorder om de een of andere reden niet is voltooid en dat deze in het systeem moet worden vastgelegd. In dat geval kunt u dit doen met de actie 'Taak stoppen > Werk niet voltooid'. Het eerste wat u moet doen, is de betreffende werkorder vinden . Selecteer vervolgens in het menu Agentacties de optie Taak stoppen > Wer

Batchen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de werkorder die wordt gemaakt, overeenkomt met een van de batchregels die voor de client zijn geconfigureerd, moeten de volgende stappen worden gevolgd: Tijdens het aanmaakproces, nadat er een controle op duplicaten is uitgevoerd en of de batchregels van toepassing zijn, krijgt de gebruiker het volgende scherm te zien: Overeenkomende regel(s):

Bevestig WO gefactureerd aan klant - Helpdesk

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De actie 'Bevestig WO gefactureerd aan klant' moet worden gebruikt als de betreffende werkorder als factuur aan de klant moet worden verzonden. Deze regels zijn specifiek voor elke managementmaatschappij en moeten worden gecontroleerd met de financieel manager. Om te bevestigen dat de factuur naar de klant is verzonden, gaat u naar de actie 'Werkord

Tabblad Reactieve SLA's - Taaktype kopiëren Gebouwen Taaktype

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat een gebouw aan een taaktype in het contract is toegevoegd, kan de gebruiker dit nu naar andere taaktypen kopiëren. Dit kan op de volgende manier: Markeer de Taakregel waarvan u de gebouwen wilt kopiëren. Klik op de knop 'Acties'. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Taaktype Gebouwen kopiëren naar Taaktype(n)'. Dit venster wordt g

Factuur ter betaling indienen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Zodra facturen zijn goedgekeurd en gevalideerd, kunnen ze definitief ter betaling worden ingediend. Volg onderstaande stappen om een factuur in te stellen op Betalingsindiening: Zoek de factuur met behulp van de functie 'Factuur zoeken' (de factuur moet de status 'Gevalideerd' hebben) en klik op de knop 'Factuur ter betaling indienen'. Hiermee wordt

In afwachting van acties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In de lijst Wachten op acties worden alle werkorders weergegeven die meer informatie of invoer van de gebruiker nodig hebben voordat ze kunnen worden voltooid. Om deze lijst te bekijken, navigeert u naar Menu > Werkorders > Lijsten > Standaard > Wacht op acties. In dit overzicht kan de gebruiker de datum zien waarop de werkorder de statu

Tabblad Reactieve SLA's - Wijziging van SLA's voor gebouwen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de SLA's voor gebouwen te wijzigen, volgt u de volgende stappen: Nadat de gebouwen aan het contract zijn toegevoegd, kan de gebruiker op elk gewenst moment de individuele SLA's voor de gebouwen wijzigen. Markeer het gebouw dat gewijzigd gaat worden. Klik op de knop Gebouw-SLA's wijzigen. Dan gaat dit venster open: Vanaf hier kunnen de verschillen

Helpdesk Werkpagina Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De Helpdesk Werkpagina, of het scherm Werkorderdetails, toont alle informatie en activiteiten met betrekking tot een werkordernummer. Dit omvat wie de oorspronkelijke beller was, wat de huidige status van de taak is, alle gebeurtenissen met betrekking tot het werkordernummer en nog veel meer. Gebeurtenissen tonen veel details over wat er met de werk

Tabblad PPM's - PPM-taakdetails wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de details van een PPM-taak te wijzigen, moet de gebruiker de PPM-taak selecteren die hij/zij wil wijzigen en vervolgens op de knop 'Acties bewerken' klikken. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'PPM-taakdetails wijzigen'. Dit scherm wordt geopend: Het veld 'Korte naam' is een verplicht veld waarmee de gebruiker een verkorte naam voo

Contractperiodes - Contract opzeggen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer een contract moet worden geannuleerd, moet de gebruiker eerst het betreffende contract opzoeken met behulp van de functie ' Zoeken naar een contract' . Selecteer het te annuleren contract door er dubbel op te klikken in het scherm Contractenlijst . Dit venster wordt dan geopend: Vanaf hier moet de gebruiker op de knop "Contract annuleren" kl

Tabblad PPM's - PPM-activa toevoegen - Afgeleid

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een PPM-taakperiode te wijzigen/toe te voegen, moet de gebruiker de PPM-taak die hij/zij wil wijzigen/toevoegen, markeren en vervolgens op de knop 'Acties bewerken' klikken. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'Taakdetails wijzigen'. Dit scherm opent dan: Selecteer 'Afgeleide activa' in de vervolgkeuzelijst 'Verbindingstype' en klik

Tabblad PPM's - PPM-taak(en) toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het toevoegen van een nieuwe PPM-taak gebeurt via het tabblad PPM's. Dit tabblad toont de gebruiker alle PPM-taken en de gebouwen waarop ze van toepassing zijn. De onderstaande schermafbeelding toont er enkele die al zijn ingesteld: Om een nieuwe PPM-taak toe te voegen, klikt u op de knop 'Acties bewerken'. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de men

Kostencodes

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het scherm Kostencodes toont de verschillende kostencodes voor de geselecteerde resource en de geldigheidsdata. Deze worden meestal door klanten gebruikt om Ostara te koppelen aan hun eigen financiële systemen. Als er slechts één klant is, wordt dit scherm direct weergegeven. Als er meerdere klanten zijn, wordt het scherm 'Klant selecteren' weergege

Brondocumenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms moeten resources documenten uploaden, zoals algemene voorwaarden of prestatiebeoordelingen. Deze kunnen worden bijgehouden bij de resource in het systeem en op elk moment worden geraadpleegd (wanneer nodig en mits de gebruiker de juiste rechten heeft). Om documenten te uploaden bij resources, klikt u op de knoppen 'Documenten toevoegen/bewerken

Werkorderlijst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als het nummer van de werkorder niet bekend is of als er een volledige zoekopdracht in het systeem nodig is om een set werkorders te vinden, moet u de functie Werkorderlijst gebruiken. Het eerste tabblad van het scherm 'Definitie van werkorderquery' is het tabblad 'Algemeen'. De gebruiker kan zoeken op basis van één set criteria of een combinatie va

Tabblad Reactieve SLA's - Wijzig reactieve taaktypen SLA's

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de SLA's te wijzigen, volgt u de volgende stappen: Zodra de taaktypen aan het contract zijn toegevoegd (de SLA's worden standaard ingesteld op de SRA ), kan de gebruiker de SLA's op elk moment wijzigen. Deze kunnen worden ingesteld op het niveau van het werkordertype, het subwerkordertype en het taaktype. Markeer de taakregel die u wilt wijzigen.

Financiën

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan factuurdocumenten toevoegen Financiën Mogelijkheid om documenten toe te voegen aan factuurinzendingen Kan factuurdocumenten bekijken, kan een werkorderfactuur toevoegen, kan facturen bewerken, kan werkorders bewerken, kan werkorderfilters weergeven, kan gesprekken voeren en ontvangen

In afwachting van autorisatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Elke werkorder waarvoor autorisatie vereist is, wordt vergrendeld. De gebruiker kan geen agentacties uitvoeren totdat deze is geautoriseerd. De onderstaande schermafbeelding toont een werkorder die is vergrendeld en wacht op autorisatie. De gebeurtenis waarbij de werkorder is geautoriseerd, bevat ook met wie de werkorder moet worden geautoriseerd, o

Tabblad Gebouwen - Gebouwen toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Gebouwen worden automatisch afgeleid van de SRA. Als er meerdere contracten op de SRA staan, kan de gebruiker via dit scherm aangeven welke gebouwen op dit contract van toepassing zijn. Dit kan op de volgende manier: Klik op het tabblad Gebouwen. Klik op de knop Acties. Dit menu wordt weergegeven: Klik op Gebouw(en) toevoegen. Als er geen gebouwen z

Werkorderinformatie - Inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit is het tweede gedeelte voor Inkoop. Het gedeelte Werkorderinformatie toont de belangrijkste details waaruit deze werkorder bestaat. Dit scherm is verdeeld in verschillende blokken, die elk informatie bevatten over verschillende aspecten van de werkorder, van financiën en locaties tot de details van de gekoppelde werkorder. Hier kunt u het werkor

Informatie over het bouwen van werkorders

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het gedeelte Werkorderinformatie toont de belangrijkste gegevens waaruit deze werkorder bestaat. In het hoofdblok Werkorder is een link 'Gebouwinfo' aanwezig. Wanneer u op deze link klikt, wordt een nieuw venster geopend met informatie over asbest en beschikbaarheid. Klik op de link 'Gebouwinfo': Het volgende scherm verschijnt: Zowel de portal als d

Taak annuleren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de gebruiker een werkorder moet annuleren. Dit kan via de optie 'Taak annuleren'. Deze optie is alleen beschikbaar tot het moment dat de werkorder is gestart. Hierna kan de gebruiker de werkorder niet meer annuleren en moet deze in plaats daarvan op voltooid zetten en de opstartkosten op nul zetten . Klik op het menu 'Agentacti

Maak een foto

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Foto maken' tikt in de actielijst terwijl u zich op het scherm Activadetails bevindt, wordt het scherm Activafoto weergegeven: Houd er rekening mee dat u een afbeeldingstype moet selecteren uit het keuzemenu met het label 'Selecteer een afbeeldingstype...'. De standaardopties zijn: Voorkant Rug Zij-Links Zij-Rechts Bovenkant On

Meldingen bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Meldingen worden gebruikt om een probleem met de locatie waarop de huidige werkorder betrekking heeft, te benadrukken. Als een melding is geselecteerd, worden alle contactpersonen in het gebouw die zich voor deze melding hebben aangemeld, per e-mail of sms gewaarschuwd, afhankelijk van hun voorkeur. Om een melding te activeren, volgt u deze stappen:

Verandering - Activa

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen gevallen zijn waarin de activa aan een taak onjuist zijn toegevoegd, hetzij omdat het verkeerde activa zijn, hetzij omdat er geen activa aan de taak hadden moeten zijn. In deze gevallen kunt u de actie ' Wijzigen - Activa' gebruiken om dit te wijzigen. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop ' Wijzigen' om de extra wijzigingsopties wee

Factuurgeschiedenis

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer er een wijziging in een factuur wordt aangebracht, wordt een logboek met de wijzigingen en wie deze heeft aangebracht, vastgelegd in de sectie 'Geschiedenis' van de factuur. Hieronder ziet u een voorbeeld van de geschiedenis van een factuur: Elk record in de geschiedenis toont de status waarnaar de factuur is gewijzigd, de datum en tijd waar

Bevestig WO gefactureerd aan klant

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als onderdeel van het factuurbeheerproces kan het voorkomen dat gebruikers willen aangeven dat hun facturen, of een enkele factuur, aan hun klanten zijn gefactureerd voor een specifieke werkorder. Dit kan via de knop 'WO gefactureerd aan klant bevestigen' en de volgende stappen: Selecteer de factuur of facturen waarvoor u het vlaggetje 'WO-factuur a

Erkennen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De bevestiging van de opdracht mag alleen worden gebruikt wanneer een directe bevestiging van de leverancier is ontvangen dat deze de ontvangst van de per fax of e-mail opgestelde werkopdracht heeft bevestigd, voor het geval dat de portal niet is gebruikt. Klik in het menu Agentactie op de optie Bevestigen. U kunt de leverdatum wijzigen door een dat

Hiërarchieën en imitatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Twee concepten die in het systeem beschikbaar zijn, zijn Hiërarchieën en Imitatie. Hiërarchieën geven senior managers de mogelijkheid om werk op een lager niveau goed te keuren zonder betrokken te zijn bij de initiële autorisatieaanvraag. Dit betekent dat een senior manager niet elke keer een e-mail hoeft te ontvangen wanneer een autorisatie op een

Tabblad PPM's - PPM-perioden wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een gebruiker kan de factuur of frequentie van bezoeken aan een PPM-taak wijzigen wanneer er geen werkorders zijn gegenereerd of wanneer er werkorders zijn, maar alleen als het totale aantal periodes niet verandert. Om een PPM-taakperiode te wijzigen/toe te voegen, moet de gebruiker de PPM-taak die hij/zij wil wijzigen/toevoegen, markeren en vervolg

Tabblad PPM's - Instellingen voor PPM-taakcertificaten wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een PPM-taakcertificaat te wijzigen/toe te voegen, moet de gebruiker de PPM-taak waaraan hij de certificaatkoppeling wil wijzigen/toevoegen, markeren en vervolgens op de knop 'Acties bewerken' klikken. Dit menu wordt weergegeven: Klik op de menuoptie 'PPM-taakcertificaatinstellingen wijzigen'. Dit scherm wordt geopend: Gebruik de vervolgkeuzepijl

Notities toevoegen - Openbaar

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

In dit gedeelte van een werkorder kan de gebruiker aanvullende informatie toevoegen om de vereisten van de werkorder te verduidelijken. Dit doet hij via de actie Notities toevoegen > Openbaar. Openbare notities zijn notities die voor alle gebruikers, zoals klanten en resources, zichtbaar zijn. Kies in het menu Agentacties de optie Notities toevoe

Inleiding tot het bekijken van autorisaties

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Autorisaties kunnen alleen worden bekeken door specifieke gebruikers die bevoegd zijn om werkorders te autoriseren. De autorisatieacties zijn te zien in de sectie Werkorders. Klik in Werkorders op "Autorisatieslijst". Dit opent het scherm Autorisatie zoeken met alle werkorders in Autorisatie die de huidige gebruiker kan bekijken. Elke werkorder toon

Workflow-e-mailsjablonen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Naast de standaard door het systeem gegenereerde e-mails, is het mogelijk om aangepaste workflow-e-mailsjablonen te maken die worden geactiveerd op basis van acties binnen het systeem en naar een specifieke groep gebruikers worden verzonden. Om dit te bereiken: Door te klikken op 'Workflow-e-mailsjablonen' in het gedeelte 'Systeem' van Core Data, wo

Werkorder bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit geeft de gebruiker de mogelijkheid om de oorspronkelijke criteria van de werkorder te wijzigen, variërend van het type beller en de activakoppeling tot het toewijzen van een kapitaalbudgetcode. De items die kunnen worden gewijzigd, zijn afhankelijk van de status van de werkorder. Selecteer 'Werkorder bewerken' in het menu Agentacties. Klik op ee

Locatie van activa wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de locatiegegevens van een object moeten worden gewijzigd. Dit kan zijn omdat het object van positie is veranderd binnen het gebouw, of omdat het naar een heel ander gebouw is verhuisd. In plaats van het hele object te openen en de details hier te wijzigen, klikt u op de knop 'Locatie object wijzigen'. Dit is het scherm 'Locati

Werkorder herstellen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan voorkomen dat de gebruiker een geannuleerde werkorder moet herstellen. Dit kan door de geannuleerde werkorder die u wilt herstellen te zoeken en te klikken op de menuoptie 'Werkorder herstellen' vanuit de acties 'Inbellen', 'Uitbellen' of 'Agent'. Herstellen naar vorige status Nadat u op Herstellen > Naar vorige status hebt geklikt, wordt

Tabblad PPM's - PPM-taak(en) verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Dit kan worden bereikt via het tabblad PPM's. Dit scherm toont alle taaktypen die aan het contract zijn toegevoegd: Markeer de PPM-taak die u wilt verwijderen. Klik op de knop 'Acties bewerken'. Dit menu wordt weergegeven: Klik op PPM-taak verwijderen. De gebruiker krijgt dan het venster Reden voor contractwijziging te zien. Als u de reden voor de c

Notities Geschiedenis

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Werkorders kunnen vaak behoorlijk actief zijn. Er kunnen veel updates en notities in een werkorder worden geplaatst en gebruikers moeten mogelijk specifieke details in deze notities terugvinden. Dit is eenvoudig te doen met de knop 'Geschiedenis'. De knop 'Geschiedenis' toont de volledige geschiedenis van alle notities die aan de werkorder zijn toeg

Inleiding tot werkordergebeurtenissen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het laatste onderdeel is het onderdeel Werkordergebeurtenissen. De verschillende aspecten van het venster Gebeurtenissen worden uitgebreider beschreven in de secties 'Agentacties'. Als overzicht wordt elke wijziging of update in de werkorder weergegeven als een gebeurtenisresultaat in de lijst Gebeurtenissen. Dit omvat het aanmaken van werkorders, h

Tabblad Type - Contractperiodedetails wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Hiermee kan de gebruiker verschillende contractperiodegegevens wijzigen. Klik hiervoor op de knop 'Details wijzigen' in het gedeelte Contractperiode van het tabblad 'Type'. Dit venster wordt geopend: Vanaf hier kan de gebruiker het volgende wijzigen/toevoegen: Referentie van contractant is een vrij veld en moet worden gebruikt om het referentienumme

Werkorder koppelen > Bestaand - Inkoop

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan zijn dat een reeks werkorders aan elkaar gekoppeld moet worden, zodat ze allemaal samen gevolgd kunnen worden. In dat geval kan de gebruiker een werkorder koppelen aan een bestaande werkorder. Dit wordt weergegeven op de pagina Gebeurtenissen op de helpdesk, samen met het werkordernummer waaraan de order nu gekoppeld is. Voor 'Bestaande werk

Inleiding tot de bron

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Over de resourcemodule De Resources-module is niet alleen een dataopslagplaats, maar ook de bron van de gegevens die in het hele systeem worden gebruikt. Deze module is essentieel voor de werking van de helpdesk en voor efficiënte toewijzing, afhandeling en escalatie van werkorders. De module bevat resourcespecifieke informatie, zoals: Contact- en p

Plaats op/neem uit de greep

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms kan het zo zijn dat een taak op dit moment niet kan worden geautoriseerd totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan, maar de autorisatiegever de taak niet wil weigeren. Dit kan worden gedaan met de actie < Plaats in de wacht> . Door een taak 'In de wacht' te zetten, is zichtbaar dat deze is uitgevoerd, ook al is er in dit stadium geen wen

Portaal

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan middelen toewijzen Portaal Hiermee kunnen resources werkorders toewijzen aan onderliggende resources. Activeert de knop 'Resource toewijzen' op een werkorder in de portal. Kan werkorders weergeven, kan de selectielijst van werkorders in de portal bekijken, kan resources toewijzen en

Nieuw gebouwevenement maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Klik bovenaan op de knop 'Nieuwe gebouwgebeurtenis maken'. Het scherm 'Nieuwe gebouwgebeurtenis maken' wordt geopend. Voer eerst een beschrijving van het evenement in en voer de datumparameters in waarop het evenement plaatsvindt. Selecteer een van de volgende drie opties: Info voor werkorder betekent dat deze gebeurtenis in de scheduler in werkorde

Inventaris

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan inventarisartikelen toevoegen Inventaris Mogelijkheid om een inventarisartikel toe te voegen in de inventarismodule in de desktoptoepassing Kan inventarisdocumenten toevoegen of bewerken Inventaris Mogelijkheid om documenten te maken en te bewerken die gekoppeld zijn aan inventarisar

Activa weergeven/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het is mogelijk dat informatie over activa op een gegeven moment bekeken of zelfs bewerkt moet worden. Dit kan gedaan worden door naar Menu > Activa > Lijst te gaan Als u <Lijst> selecteert, wordt het pop-upvenster 'Activa zoeken' weergegeven, dat twee velden heeft: 'Activa zoeken' - Als de gebruiker het exacte activanummer heeft, kan hi

Inleiding tot de tabel met machtigingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De volgende tabel met machtigingen, gegroepeerd per categorie, bevat details over de machtigingsnaam, het doel van de machtiging en alle bijbehorende machtigingen die ook moeten worden geselecteerd om die machtiging van kracht te laten worden (onder de kolom Afhankelijkheden). Bezit Audits Autorisatie Gebouw Mededeling Contracten Kerngegevens Financ

Nieuwe PO-factuur maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het aanmaken van inkooporderfacturen verloopt vrijwel hetzelfde als het aanmaken van gewone facturen. Het belangrijkste verschil zijn de velden die op het scherm worden weergegeven. Volg stappen 1 t/m 12 zoals in het normale factuurproces op de pagina Nieuwe factuur maken . Factuurgegevens kunnen nu worden ingevoerd. Elk veld wordt hieronder uitgele

Offerte Werkorder Maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een offerte -werkorder te maken met behulp van de weergave op één scherm, kunt u Offerte selecteren in het menu Werkorder maken tegel of navigeer naar Menu > Werkorders > Nieuw > Offerte Een locatie selecteren Het gebouwscherm wordt weergegeven, afhankelijk van of de gebruiker één of meerdere sites gebruikt. Voor gebruikers van één site

PPM-generatie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan ppm's exporteren PPM-generatie Biedt de mogelijkheid om contactgegevens te e-mailen over de PPM-taken voor een contract. Activeert de e-mailknop op een contract. Kan contract bekijken, kan contract bewerken Kan ppm's genereren PPM-generatie Biedt de actie Genereer PPM's in de desktop

Documenten toevoegen/bewerken/bekijken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het bekijken van de Asset kunnen gebruikers documenten/afbeeldingen uploaden die betrekking hebben op de Asset om meer informatie over de Asset te verstrekken. Dit kan nuttig zijn voor resources die in de toekomst aan de Asset werken. Dit kan worden gedaan via de knop 'Documenten toevoegen/bewerken/bekijken'. Dit werkt op dezelfde manier als

Mensen creëren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er zijn verschillende redenen om een persoon aan te maken. Sommige personen hebben toegang tot het systeem om specifieke taken uit te voeren, anderen fungeren als gebouwcontacten, terwijl anderen fungeren als resourcecontacten en aannemers. Personen kunnen in het systeem worden opgeslagen ter referentie zonder dat ze hiervoor enige toegang tot het s

Factuur in bulk valideren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als er een groot aantal facturen moet worden gevalideerd, kunt u een bulkvalidatie uitvoeren met de knop 'Bulk Facturen valideren'. Hieronder vindt u de stappen voor dit proces: Nadat u op 'Facturen in bulk valideren' hebt geklikt, kiest u de klant waarvan u de facturen wilt valideren. Zie de pagina ' Klanten selecteren' voor meer informatie over he

Tabblad Rapporten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het tabblad 'Rapporten' bevat een lijst met verschillende rapporten met informatie over specifieke soorten taken, SLA-prestaties en facturen. De beschikbare rapporten zijn afhankelijk van de toegangsrechten van de gebruiker. Het kan dus voorkomen dat sommige gebruikers wel rapporten hebben en andere niet. Bovenaan de lijst bevindt zich een rapportfi

Rekeningcodes

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het scherm Rekeningcodes toont de verschillende rekeningcodes voor de geselecteerde bron en de geldigheidsdata. Deze worden meestal door klanten gebruikt om Ostara te koppelen aan hun eigen financiële systemen. Als er slechts één klant is, wordt dit scherm direct weergegeven. Als er meerdere klanten zijn, wordt het scherm 'Klant selecteren' weergege

Tabblad Onderdelen - Onderdelen uit een contract verwijderen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als het contract alleen PPM betreft, is het tabblad Onderdelen uitgeschakeld en niet selecteerbaar in het contract. Als het contract echter niet alleen PPM betreft, kan dit op de volgende manier worden gedaan: Klik op het tabblad Onderdelen. Alle onderdelen die al aan het contract zijn toegevoegd, zijn hier zichtbaar. Klik op de knop Wijzigen. Dit s

Asbestregistratiedocumenten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Er kunnen zich situaties voordoen waarin een asbestinventarisatie een document of een foto vereist, zoals bij een asbestinventarisatie. Dit kan via de volgende stappen: Zoek het asbestdossier met de knop 'Asbest bekijken'. Hiermee wordt een zoekopdracht uitgevoerd om alle asbestdossiers van de geselecteerde klant te vinden. Zie 'Een asbestdossier be

Werkorder maken - Resourceselectie

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Tijdens het proces 'Werkorder aanmaken ' is het ook mogelijk om de 'Resource' te bepalen die de gebruiker de werkorder wil laten uitvoeren. Dit kan op het 'Resource'-scherm. Dit scherm toont een lijst met 'Resources' in het systeem die de werkorder kunnen uitvoeren, waaruit de gebruiker kan kiezen. Een 'Resource' kan een overeengekomen SLA-tijd hebb

Een taak met meerdere locaties stoppen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de PPM-taak die wordt gestopt meerdere locaties bevat, wordt het tabblad Locaties normaal weergegeven, maar met een paar wijzigingen. Er wordt een lijst met alle locaties op de PPM weergegeven, samen met een selectievakje en een status voor elke locatie. Op dit scherm kan de gebruiker kiezen aan welke locaties er tijdens zijn bezoek is gewerkt d

Voltooid Reactief: Laatste 30 dagen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het portaal biedt de gebruiker de mogelijkheid om alle reactieve Werkorders voor alle locaties waartoe ze toegang hebben, die in de afgelopen 30 dagen zijn voltooid. Dit omvat alle kleine werkzaamheden, slijtage en andere werkorders die in de afgelopen 30 dagen zijn voltooid. Gebruikers kunnen ook feedback geven op deze voltooide werkorders via de d

Item toevoegen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een leverancier één artikel moet toevoegen, kan hij dit aan een specifieke catalogus toevoegen in plaats van een geheel nieuwe catalogus aan te maken. Dit kan via de actie 'Artikel toevoegen' . Selecteer op het scherm 'Catalogus bekijken' de actie ' Artikel toevoegen' om het pop-upvenster 'Artikelen toevoegen' te openen. Hier kan de gebruiker de

0,05 - In afwachting van schema-instelling

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Accepteer baan

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een taak aan een gebruiker is toegewezen, kan de gebruiker de taak accepteren. Dit kan met de actie 'Taak accepteren' . Selecteer op het scherm Taakdetails de actie < Taak accepteren> om het pop-upvenster 'Taak accepteren' weer te geven. Voer de datum en tijd van de verwachte aankomsttijd in, handmatig of via de kalender. Voer indien van t

Overige items niet vereist

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer er een inkooporder is met een gedeeltelijke levering, maar de resterende artikelen niet langer nodig zijn, kan dit op de volgende manier worden bijgewerkt: Het eerste wat u moet doen, is de betreffende inkooporder vinden. Selecteer in het menu Agentacties de optie "Resterende items die niet vereist zijn". De inkooporder krijgt vervolgens de

De werkorderlijst filteren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als er te veel items op een werkorderlijst staan of als de gewenste werkorder zich enkele pagina's verder in de lijst bevindt, kunt u de lijst filteren met de filteroptie . De filteroptie biedt de gebruiker verschillende manieren om de lijst te verfijnen en precies te vinden wat nodig is en op alle werkorderlijsten te vinden is. Volg deze stappen om

Asbest soorten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Een asbestregistratie vereist een type. Er zijn verschillende typen beschikbaar in Ostara . In de sectie Asbesttype in Core Data kan de klant andere asbesttypen opgeven indien hij andere typen nodig heeft (of de opgegeven typen wil hernoemen). Kies Gebouw > Asbesttypen in het menu Kerngegevens. Eenmaal geopend, wordt een lijst met asbestsoorten w

Werkorderberichten

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Werkorderberichten bieden klanten en resources de mogelijkheid om werkorders bij te werken en op de hoogte te worden gehouden van de wijzigingen die door beide partijen zijn aangebracht. Deze wijzigingen kunnen variëren van het toevoegen van notities en documenten tot het aanvragen/verstrekken van een verwachte aankomsttijd (ETA). Er wordt een beric

Start Job > Veldteam

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer de resource op de locatie arriveert om met de werkzaamheden te beginnen, dient hij/zij u hiervan op de hoogte te stellen, zodat u de starttijd van de werkorder kunt registreren. Dit kan op verschillende manieren; de eerste die we zullen bespreken, is als de monteur u vanaf de locatie belt. Zoek eerst de betreffende werkorder op . Nadat de ge

Tarieven en beschikbaarheid - Inleiding tot respons

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

De tarieven en beschikbaarheid kunnen alleen worden ingesteld vanuit de lijstweergave, omdat dit conflicten voorkomt die kunnen ontstaan als de werkordertypen in de resource worden gewijzigd. Om de tarieven en beschikbaarheid van resources in te stellen, selecteert u de resource in de resourcelijst en klikt u op de knop 'Tarieven en beschikbaarheid'

Wijzig resourceprioriteit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als er meerdere resources op een SRA staan, kan de gebruiker deze prioriteren om aan te geven wie de primaire, secundaire, enz. resource is. De prioriteit van de resource is de volgorde waarin ze verschijnen bij het toewijzen van een reactieve werkorder voor een taaktype en gebouw dat aan deze SRA is gekoppeld. Volg de onderstaande stappen om de res

Verandering - Reden

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de reden voor de taak onjuist is, kunt u deze wijzigen met de knop 'Wijzigen - Reden'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Wijzigen' om de extra wijzigingsopties weer te geven. Klik op 'Wijzigen - Reden' om de pop-up 'Wijzigen - Reden' te openen. Kies een reden uit het keuzemenu. Klik op 'Opslaan' om de reden te wijzigen. Klik op 'Annul

3.00 - Aanwezigheid gestart

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Autorisatielijst

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Wanneer u op de knop 'Autorisaties' op de startpagina tikt, wordt u doorgestuurd naar de pagina met de lijst met autorisaties. De lijst bevat standaard de eerste 25 werkorders die geautoriseerd zijn en die geautoriseerd kunnen worden door de gebruiker die op het apparaat is aangemeld. Om meer werkorders in de lijst te bekijken, scrolt u naar beneden

Catalogus maken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een catalogus te maken, navigeert u naar Menu > Catalogi > Nieuw. De pagina ‘ Catalogus uploaden’ wordt geopend. De gebruiker moet eerst een " Catalogusnaam" invoeren en vervolgens een spreadsheetbestand doorbladeren en uploaden. De gebruiker kan een sjabloon downloaden (als hij die nog niet heeft) en het formulier invullen met de gewenste

Bulkkosten aanpassen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een leverancier alleen de kosten van zijn artikelen in een catalogus hoeft aan te passen vanwege een prijsstijging/-daling, kan hij de waarden van alle of een aantal artikelen tegelijk in bulk aanpassen. Dit kan met de knop 'Kosten in bulk aanpassen'. Selecteer op het scherm Catalogus bekijken de knop 'Kosten bulkaanpassing' om de pagina Kosten

Apparatuurtypen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Apparatuurtypen worden gebruikt om de apparatuurtypen weer te geven die betrekking hebben op het subwerkordertype waaronder ze vallen. Subapparatuurtypen worden gebruikt om de verschillende componenten onder een apparatuurtype weer te geven. Bijvoorbeeld: het apparatuurtype kan een roltrap zijn, terwijl het subapparatuurtype de noodstopknop kan zijn

Tabblad Type - Contractgegevens wijzigen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Via het tabblad 'Type' van het contract kunnen gebruikers enkele details van het contract wijzigen, zoals de naam en beschrijving. Om deze details te wijzigen, klikt u op de knop 'Details wijzigen' in het gedeelte 'Contract' op het tabblad 'Type'. Nadat u op 'Details wijzigen' hebt geklikt, wordt het scherm Contractdetails wijzigen weergegeven. Hier

Offerte maken - Weergave op één scherm

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om een offerteaanvraag te maken met behulp van de weergave op één scherm, klikt u eenvoudigweg op het tabblad 'Aanmaken offerteaanvraag' en vervolgens op de knop 'Aanmaken offerteaanvraag'. Volg vervolgens deze stappen: Wanneer u op de knop "Offerte maken" klikt, wordt het eerste scherm in het proces voor het maken van een offerte geopend. Dit gebeu

Inleiding tot machtigingen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Rechten zijn opties waarmee gebruikers specifieke acties binnen het systeem kunnen uitvoeren. Elke machtiging is gekoppeld aan specifieke acties die mogelijk zijn binnen het systeem en heeft een beheerdersniveau dat wordt bepaald door de systeembeheerder. Deze rechten worden vervolgens toegewezen aan specifieke profielen om de gebruikers van het pro

Gebouwen bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de details van een gebouw te bekijken, moet u de volgende stappen volgen: Klik op het tabblad Gebouwen bovenaan het scherm. De gebruiker krijgt de volgende menu-items te zien: De eerste stap is het selecteren van de klant waarvoor het gebouw moet worden gemaakt. Zie de pagina 'Klantselectie ' voor meer informatie over hoe u dit kunt doen. Zodra e

Toewijzen van middelen en het opstellen van een aanwezigheidsschema - Audit

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Nadat u een audit hebt aangemaakt, moet u er een resource aan toewijzen en een schema voor instellen. Nadat de audit is aangemaakt, wordt het scherm 'Resource toewijzen' weergegeven. Dit scherm toont een lijst met beschikbare resources die aan de werkorder kunnen worden toegewezen. Om de resource te selecteren, dubbelklikt u erop of selecteert u de

Bekijk/vertaal notities

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms voegt een gebruiker notities toe aan een werkorder die door een andere gebruiker moeten worden bekeken. Om deze notities te bekijken, zoekt u de gebeurtenis in de sectie Taakgeschiedenis en klikt u erop. Afhankelijk van de toegevoegde notities worden de notities direct in de gebeurtenis weergegeven of wordt er een link 'Klik hier...' weergegeve

Gebouw

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Toestemmingsnaam Geassocieerde categorie Doel Afhankelijkheden Kan bouwdocumenten toevoegen of bewerken Gebouw Hiermee wordt de knop Documenten toevoegen/bewerken/bekijken op het tabblad Gebouwen ingeschakeld, zodat documenten kunnen worden toegevoegd, bewerkt en bekeken Kan gebouwen bewerken OF kan gebouwen bekijken Kan gebouwengebeurtenissen toevo

Mijn gegevens bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als de gegevens van de gebruiker onjuist zijn of moeten worden bijgewerkt, kan dit via de startpagina worden gedaan met de knop 'Mijn gegevens bewerken'. De pagina 'Mijn gegevens bewerken' wordt dan geopend. Op deze pagina kan de gebruiker veel van zijn gegevens wijzigen, zoals voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer op het tabblad 'Detai

Autoriseren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Als een taak vereist is en alles in orde is, wil de autorisatiegever de taak autoriseren zodat deze door de resource kan worden uitgevoerd. Dit kan via de knop 'Autoriseren'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Autoriseren' om het pop-upvenster Autoriseren weer te geven. Dit is het scherm Autoriseren. Hier moet de gebruiker informatie over

Een voorraadlocatie bekijken/bewerken

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Het kan op een gegeven moment nodig zijn om de gegevens van één of meerdere voorraadlocaties te bekijken of te bewerken. Dit kan door op de knop 'Stocklocaties zoeken' te klikken. De eerste stap is het selecteren van de client die gebruikt gaat worden. Zie de pagina Clientselectie voor meer informatie over hoe u dit kunt doen. Wanneer u op de knop '

Een klus op afstand oplossen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms is het mogelijk dat een resource een taak kan voltooien terwijl hij/zij niet op locatie is. Daarom hebben ze een manier nodig om de taak op afstand te stoppen. Dit kan via de knop 'Reparatie op afstand'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Reparatie op afstand' om het pop-upvenster 'Reparatie op afstand' weer te geven. Voer de datum en

Opbouw op nul zetten - Helpdesk

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Om de toerekening op nul te zetten, zie Toerekening op nul zetten

Inleiding tot submenu's van bronnen

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Naast het bekijken en bewerken van externe en interne resources, zijn er nog een aantal functies binnen de Resource-module, zoals het toevoegen van documenten, het aanmaken van vestigingen of Tier 2-resources en het toevoegen van werkorders aan de Planner. Deze functies zijn te vinden in de lintmenugroep Acties in de Resource-module. Dit zijn de geb

Een vragenlijst bekijken/bewerken Inleiding

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Vragenlijsten bevatten veel informatie en het kan lastig zijn om precies alle informatie te onthouden. Daarom kunt u deze vragenlijsten bekijken en indien nodig zelfs wijzigingen aanbrengen. Dit kan eenvoudig door te klikken op de knop 'Vragenlijst'. Zodra u erop klikt, verschijnt het scherm 'Vragenlijst zoeken'. Dit is alles wat u hoeft te doen om

Weigeren

Published December 1st, 2025 by Ostara Systems

Soms is een autorisator het niet eens met de waarde die aan een taak is toegekend. Zodra deze in de lijst verschijnt, kan hij of zij deze weigeren. In dat geval kan de autorisatie worden uitgevoerd met de knop 'Weigeren'. Selecteer op het scherm Taakdetails de knop 'Weigeren' om het pop-upvenster Weigeren weer te geven. Dit is het scherm 'Weigeren'.